新時期文書檔案管理與開發利用工作的創新性研究

文/曹縣檔案館 殷憲玉

要想在新時期加強對信息資源的開發與利用，文書檔案管理工作就要針對檔案管理的實質，從數據和資料的視角出發，完善、綜合檔案信息內容，以滿足單位生產和決策方面的數據需求，進一步提高文書檔案工作的政治性以及服務性，探索與新時期技術發展融合的道路，幫助單位在市場經濟競爭中加強競爭力和風險承擔能力。

一、新時期文書檔案管理與開發利用工作的創新意義

首先，做好檔案資源的管理與開發利用工作，真實反映單位員工的個人信息以及個人發展的實際情況，結合單位發展進行記錄、歸檔，成為一種有效憑證。要以全局視角出發，提升檔案資源的利用效率，發揮檔案管理的服務性能，使文書檔案的信息資源能夠真實反映出市場經濟的發展情況，并為企業決策者提供真實的信息服務。其次，新時期文書檔案管理工作能夠提升制度的創新能力，與科學化的管理模式相呼應，使單位在制度方面能夠貼合市場經濟發展趨勢，讓檔案管理工作逐步朝著科學化、法治化以及規范化的方向發展。企業應樹立大局意識，加強機制變革的推進作用，使檔案管理工作能夠與新時期的管理環境相適應。檔案管理人員應重視檔案工作對其他工作的滲透，挖掘檔案數據價值的服務性質，促使檔案工作機制能夠與可持續發展的環境步調相一致，進一步提升文書檔案管理工作的實際價值。最后，管理和開發利用工作創新，還能使文書檔案工作在新時期的要求下，加強基礎設施建設和電子文件接收存儲能力，實現單機編目和檢索目錄創設，進一步加強檔案內容的主動接收能力和信息系統化，提升綜合信息的接收能力，使其成為具有基礎性和實用性的數據資源。這種軟硬件設施的完善還能提升文書檔案管理人員的隊伍素質，使文書檔案管理人員經過專業培訓獲得上崗資格，并熟練掌握檔案的分類和立卷。加強文書檔案管理人員關鍵能力和素質的提升，建立專職文書檔案管理人員的責任落實制度，擴大檔案信息收集范圍，明確檔案信息收集內容，掌握辨別信息數據材料的真偽性，防止文書檔案工作出現數據收集缺失等問題。新時期，隨著信息技術的發展，應融合計算機和微機技術進行文書檔案管理和開發利用工作，進一步提高管理效率和數據的應用頻率，發揮出文書檔案管理中信息數據的真實價值[1]。

二、現階段文書檔案管理與開發利用工作產生的問題

（一）管理方式僵化落后，導致檢索效率低?，F今，多數單位在文書檔案管理工作方面仍存在管理方式僵化落后，管理制度落實不到位等現象。一般來說，通常會出現檔案編號不規范、檔案編題有誤差、案卷目錄和組卷產生分類混亂的現象，并缺乏行之有效的管理規范和數據資源的開發體系，從而忽視了建立管理工作的監督機制，使單位范圍內的文書檔案管理工作質量參差不齊，導致文書檔案在管理過程中資源的開發與利用效率低下。特別是在檔案信息檢索環節，檔案管理工作無法與新時期的信息技術相接軌，忽視了信息技術對于工作效率的提升作用，從而無法實現辦公自動化。以傳統的人工檢索和數據錄入為主的檔案管理工作，過于依賴于文書檔案管理人員，且易在文書檔案分析和歸檔時產生區分困難、歸檔混亂等情況。此外，單位為文書檔案管理工作開發和編制引入了多種檢索形式以及檢索工具，但實際數據開發利用工作環節檢索效率卻極其低下，一方面是由于檢索形式和檢索工具未能及時更新，另一方面是由于檔案數據日積月累，數量不斷增多，導致有些數據未能及時歸檔，或者存在遺漏的情況，這些因素都會迫使檢索效率進一步降低。一旦需要某一類檔案數據，文書檔案管理人員只能在大致范圍內根據檢索目錄確定資源歸檔位置，無法做到對同一專題類的文書檔案材料進行綜合分析和精加工處理。

（二）管理人員專業技能和素質有待提升。新時期，文書檔案管理工作也應拓展思路，創新發展。文書檔案管理工作人員需要具備更高的管理素質和技術應用能力，帶動行業朝著信息化方向發展。但在實際工作過程當中，部分文書檔案管理人員仍然無法掌握并利用電腦和計算機軟件完成檔案數據的資源收集、整理、歸納、分類、輸入、輸出等工作，導致檔案資料收集不及時、檔案資料真偽分辨不清等現象，從而產生檔案資源劃分混亂，檔案數據缺失。

三、新時期文書檔案管理與開發利用工作的創新策略

（一）創新建立檔案管理制度，探索全新的檔案管理工作手段。新時期，文書檔案管理者要結合單位實際發展情況，創新檔案管理工作機制。針對不同機制對傳統的文書檔案管理方法進行彌補和改進，對舊模式中的漏洞和不足加以補充和完善。例如，在創新機制的探索中，管理手段要從內部結構中進行重新建構，樹立領導責任制。加強基礎管理制度的建設完善，逐步建立電子檔案管理系統，針對實際工作中的執行情況和需求，定期對現行的檔案管理制度進行審評，及時找到管理制度中存在的漏洞并加以彌補，從而保證檔案制度能夠始終發揮其完整性和有效性。此外，要立足于信息時代的發展背景，突破傳統的檔案管理模式，對檔案資料收集和整理進行內容創新。要立足于實際發展需求，多方面地利用信息技術手段管理檔案，使文書檔案管理工作在單位發展過程中起到重要的數據支撐作用。單位應對文書檔案的數字化管理模式進行綜合探索，優化檔案信息的記錄形式，建立信息數據庫。例如，將檔案資料信息進行數字化編撰和整體編寫，設置出單位內部獨有的檔案數據庫，并做好檔案的數字編號管理和分類處理，使文書檔案管理人員利用檢索欄目對信息進行高效利用和綜合開發，進一步提升文書檔案管理工作的安全性和數據輸入輸出環節中的保密程度[2]。在此期間，文書檔案管理者也要加強傳統文書檔案管理人員的職業落實，利用信息數據，對檔案資源進行集中收集和提取，從而提高數據信息的關聯性，使用戶在輸入相關信息時，數據庫能及時作出反應，調取與之相應的檔案內容。另外，檔案管理部門還可以利用單位二維碼或企業小程序，設置客戶端訪問單位的檔案系統，快速完成信息錄入和數據傳遞，進一步提升檢索速度和資源開發利用效率，使文書檔案管理工作在程序上縮減流程，提升檔案信息的檢索能力。

（二）立足服務視角，加強檔案管理人員素質和專業技能。一方面，要進一步強化檔案信息管理和開發利用工作的服務性能，在創新意識視角下利用信息技術樹立現代化的檔案管理理念，開展檔案業務工作，使檔案信息能夠通過現代化技術為傳播媒介和管理手段解決實際數據傳輸問題，建立檔案管理的網絡化信息組織結構。企業應將文書檔案的電子管理模式融入各大網絡體系，確保檔案資料從收集整理再到檢索和利用環節都能夠與單位的實際發展部門相聯系，實現資源共享和信息流通。進一步緊抓數據和信息化建設能力，通過采用先進技術進行檔案信息的排查和區分，優化整體信息接收端口，使檔案信息數據能夠在網絡環境下健康運行，最終呈現出立體化的服務能力。另一方面，為切實做到加強檔案管理人員的個人技能和綜合素質，單位檔案管理部門要加強員工的職業道德素養和政治意識引導，樹立起服務思維和細致化管理態度，落實職責意識，加強政治文化理論學習，掌握新形勢下正確的檔案管理方針政策以及路線，進一步加強相關檔案管理法律法規的學習，從而提高自身政治理論和思維水平，具備優良的專業技能和職業素養[3]。例如，單位檔案管理部門可以加強對人事干部檔案的相關專業理論學習，定期組織學習交流會議，或組織學習小組，使文書檔案管理人員在學習過程中積累檔案管理經驗，提升工作技能，從而使技術能力能夠適應單位內部的發展脈絡，幫助文書檔案管理者具備高度的責任感和責任心。此外，檔案管理部門應從內部針對員工進行素質提升和技能培養，改進工作方法，通過開展培訓等方式提高文書檔案管理人員的業務能力，建立獎懲機制與職責落實機制，進一步提高檔案管理與開發利用工作的質量性和高效性。例如，檔案管理部門可以建立健全文書檔案管理部門的人員晉升機制和職稱評選系統，并給予文書檔案管理人員真實的管理獎勵，促使其能夠通過現實激勵，提升職稱評定和職業晉升熱情和追求，逐步吸引年輕的專業人才投入檔案管理領域，使檔案管理工作得到有效開展。

（三）融合信息技術和安全防護，探索文書檔案管理新路徑。首先，要突破傳統文書檔案在立卷歸檔以及整理工作中的繁雜工作步驟，利用計算機和網絡優勢，進一步提高文書檔案的實際管理水平。例如，單位內部的文書檔案管理部門可以強化辦公設備的現代化布置，完善基礎設施建設以及軟件和硬件設施建設，從而更新檔案管理辦法，創新檔案應用模式。在掌握技術的前提下，利用計算機輔助進行立卷工作，憑借文檔一體化的管理系統實現電子案卷的數據建立，減少人工參與的干擾性，進一步發揮電子文書檔案管理工作優勢。其次，檔案管理工作人員還可以利用辦公自動化設備開展數據信息的存儲和檢索工作。紙質檔案在整理過程中一般采用流水排列法進行堆砌擺放資料查找，需要人工查看資料，完成調卷工作。例如，文書檔案管理人員可以利用辦公自動化系統與電子檔案庫建立數據聯系，使數據檔案資料能夠進行有序整合和數字化排列，方便人員在提取檔案信息時，能夠從任意角度進行信息資源的交叉存儲和綜合查閱，從而建立起更加科學和完善的檔案分類方法，并將其作為組卷的塞抽和依據[4]。此外，逐步集中工作量，將分散的工作內容進行綜合處理，并通過動態監督體系加強檔案信息的類型區分和編號索引以及登記負責工作定期進行檔案的級別認定和保管時間的反復審核，切實提高立卷管理水平，使檢索變得更加方便快捷，防止沒有決策支撐作用的數據信息占據數據庫空間。最后，單位文書檔案管理部門要通過網絡平臺的基礎建設，加強對黑客攻擊以及入侵性訪問的嚴格監管，防止檔案信息泄露對單位造成經濟損失。不斷利用科學技術加強網絡防護級別，實現文書檔案的長久保密和持續安全管理，使網絡防御能力值發揮到最大屬性。要重視文書檔案的保密和安全工作建立，從源頭上降低檔案信息泄露的可能性，檔案管理部門可以通過動態網絡監督創新工作方式，設立網絡密鑰和部門防火墻，使管理系統發揮持久能動作用。此外，還要優化檔案記錄載體的穩定性，并進行安全技術上的綜合整頓。例如，檔案管理部門可以建立統一且具有保密級別的立卷模式，始終賦予同一類型信息相同的案卷安全和管理標識，從而幫助混亂的檔案信息進行安全收集，使之成為一個整體[5]。在這樣的管理條件下，文書檔案管理人員就可以利用計算機將網絡上的檔案信息資源進行深入分析，并逐步從知識、信息等單元組織內容中進行框架結構的重新建構為信息的利用者提供不同的瀏覽和查閱角度。

四、結語

綜上所述，文書檔案的管理和開發利用工作是衡量單位檔案管理整體水平的重要指標和核心內容，因此，為了進一步在新時期下探索工作內容的創新路徑，必須加強文書檔案管理工作的重視程度，做好工作的規范化銜接，創新管理機制，探索管理手段，提升管理人員的專業技能素養，并立足服務視角，融合信息技術手段，使文書檔案管理和開發利用工作實現效率提升和動能持續。