從傳統到現代 水利檔案管理新方式

張青

檔案管理作為水利部門管理工作中的重要組成部分，對水利部門的運營與發展具有非常重要的作用。水利部門為了挖掘與利用檔案的價值，應加強水利檔案管理建設，轉變檔案管理工作方式，提高檔案管理水平?；诖?，現針對水利檔案管理方式的轉變進行研究，首先概述水利檔案的相關內容，其次分析水利檔案管理現代化的特點，再次探討水利檔案管理從傳統方式向現代化方式轉變的意義，最后提出水利檔案管理方式轉變的策略，以期為其他水利單位提供參考。

在水利部門運行過程中會產生大量的數據資料，這些資料能夠反映水利活動情況，是水利單位中最重要的內容。隨著水利行業的高速發展，水利檔案資料逐漸增多，如果在管理水利檔案時依然采用傳統的管理方式，那么就無法滿足當下水利部門的發展需求，因此需要轉變檔案管理方式。在信息技術普遍應用的今天，電子檔案成為信息時代檔案資料的新形式，水利部門在進行檔案管理時應轉變管理方式，不斷提升檔案管理人員的檔案管理水平。

水利檔案概述

檔案是對組織、個人等方面的情況進行記錄的文件，是人類社會發展中的重要組成部分。在時代發展的過程中，水利單位對檔案管理的需求越來越高，檔案的地位明顯提升，因此需要加強檔案管理工作。水利檔案管理需要建立完善的制度體系，對水利單位中的相關信息資源進行整合，同時以特定的形式進行傳播。在此過程中，需要充分考慮實際情況，根據水利單位的職能與工作性質，采取有效的管理方法，保證檔案管理的質量。隨著時代的發展，水利檔案資料越來越豐富，從檔案資料中不僅能夠了解水利單位的歷史與文化內涵，還能促進水利單位的發展。在對檔案資料進行管理時，應重視對相關資料的收集，同時根據具體情況采取有效措施，做好資料的收集和保存工作。由于傳統的管理方式效率較低，無法滿足信息時代水利單位的需求，水利單位應根據自身情況轉變檔案管理方式，充分利用信息技術進行檔案管理，發揮出水利檔案資料的價值。

水利檔案管理現代化的特點

現代化的水利檔案管理方式相較于傳統的管理方式而言具有鮮明特點，主要表現為以下幾點。一是強調服務意識。在水利檔案管理現代化過程中，最重要的是為水利單位提供全面服務，這需要檔案管理人員具有良好的服務意識，利用現代化方式與手段開展檔案管理工作，提高檔案歸類整合工作的科學性，促進水利單位得到更好的發展。此外，還應從用戶角度出發，不斷拓寬服務領域，對檔案管理工作給予高度重視，使其重心由以往的保存相關數據資料逐漸轉變成為水利事業發展提供更加優良的服務。二是挖掘檔案資料價值。水利工程屬于民生工程，是為廣大人民群眾謀福利的重要工程項目，深入挖掘水利檔案資料價值，公開水利檔案信息，可以引起人們對水利工程的關注與重視，讓更多的人積極參與到水利事業的發展中，加強水利工程監督，推動水利事業的發展。三是要求檔案管理人員具備更高的綜合素養。轉變水利檔案管理方式，要求檔案管理人員具備更高的綜合素養。檔案管理人員應該轉變思想，提升社會責任感，不斷更新與完善自身知識結構，以滿足檔案管理現代化的要求。

轉變水利檔案管理方式的意義

信息時代下傳統檔案管理方式的局限性逐漸顯現出來。由于傳統紙質檔案信息容量有限，在查閱與使用時往往需要翻閱大量文獻資料，大大降低了檔案資料的利用效率以及水利工作效率，因此加強檔案管理方式的轉變具有一定的現實意義。

推動水利事業的現代化發展

在水利事業的發展過程中，水利檔案是非常重要的資料，水利檔案資料記錄了水利事業在建設與發展過程中遇到的各種水利問題、處理措施及水利研究成果等，通過挖掘水利檔案的價值，能夠為水利事業的發展作出重要貢獻。此外，實現水利檔案管理方式現代化還能形成檔案共享管理模式，提高檔案資料的利用率，充分發揮檔案資料的價值，讓檔案管理方式呈現出多元化發展趨勢。在當今社會，經濟高速發展，人們的生活水平得到了明顯改善，對生活品質的要求越來越高，而水利工程作為一項重要的民生工程，會對人們的生活產生重要的影響，因此應進一步提升水利檔案管理質量。采用現代化方式進行檔案管理，既能夠提高水利部門的檔案資料存儲能力，拓展存儲空間，又能提升檔案管理效率，促進水利活動的順利開展和水利事業的現代化發展。

滿足檔案工作發展需求

傳統檔案管理方式下，相關檔案管理人員在對檔案資料進行檢索時，需要逐頁翻閱查找資料，耗費大量的時間；但信息化管理方式下，只需要輸入關鍵詞，就能夠檢索出相關的全部檔案資料，減輕了檔案資料查閱的工作量，提高了檔案資料查閱效率。由此看出，水利檔案管理方式的現代化轉變，不僅能夠滿足水利單位的發展需要，而且契合了水利檔案的發展要求。因此，加快水利檔案管理方式轉變成為水利部門重要的工作內容，應利用信息技術開展檔案管理工作，促進檔案管理方式的轉變，提升水利單位檔案管理能力，滿足新時代水利單位發展的需求，促進檔案管理工作的發展。

優化升級水利工程項目

要想實現水利工程的優化升級，應全面考慮水利工程自身的優勢與特點，對水利檔案進行科學整理，提升水利檔案的管理水平。在水利工程的投入與運行過程中會產生大量的資料，水利單位需要對其進行存儲與管理，而水利檔案資料對水利工程的運行至關重要。例如，水利工程在運行過程中出現故障，需要及時進行維修，并對維修記錄進行整理，同時分析維修中產生的數據，并依托數據制訂科學的維修方案。此外，水利工程在運行過程中還會形成很多原始資料，通過對這些資料進行科學整理，能夠顯著提升水利工程的效率。因此，加強水利檔案管理工作，轉變其檔案管理方式，能夠提高檔案資料管理的質量，為水利工程優化升級提供數據支持。

水利檔案管理方式轉變的策略

隨著時代的發展，國家和社會也對水利檔案管理工作提出了更高的要求，傳統的檔案管理方式已經無法滿足時代的需求，阻礙了水利事業的進一步發展，所以水利部門應當加強檔案管理改革工作，推動水利檔案管理向現代方式轉變。

加強檔案管理隊伍建設

檔案管理隊伍的整體素質與檔案管理工作質量密切相關。在水利檔案管理工作向現代化方式轉變時，要加強檔案管理隊伍建設。員工是一切管理工作的執行者，因此，在轉變檔案管理方式時要加強對檔案管理人員的培訓，提升其職業素養。檔案管理人員在工作之余應積極了解現代化檔案管理理論，掌握信息技術、網絡技術等先進技術以及電子檔案管理方法，使其滿足現代化水利檔案管理工作的要求，并對現代化檔案管理工作給予高度重視，不斷提升自身檔案管理水平。此外，水利管理部門在進行檔案管理隊伍建設時，應改善落后的管理方法，將自身的實際情況與市場發展方向相結合，并加強與相關部門的合作，使水利檔案管理工作得到有效落實。

優化水利檔案管理制度

由于水利檔案管理工作較為復雜，要想實現檔案管理從傳統方式向現代化方式的轉變，不僅要采用先進的管理理念與管理方法，而且還要對檔案管理制度進行優化，使檔案管理制度與檔案管理工作相契合。水利管理部門在優化檔案管理制度時，需要充分結合市場與水利部門的發展情況，提高檔案管理制度的有效性。在對水利檔案管理制度進行優化時，主要從以下兩個方面入手。第一，健全檔案保密制度。檔案管理人員在記錄與保存水利檔案資料時，需要加強保密管理，避免發生保密檔案資料泄漏等情況，給水利部門帶來嚴重的損失，特別是要做好水利科研成果的保密管理工作。要根據現代化水利檔案管理工作情況，不斷完善檔案保密制度，提高檔案管理的安全性，這不僅能夠使水利檔案管理工作更好地開展，而且還能保障個人的工作成果。第二，構建完善的問責制度。構建問責制度，明確檔案管理人員的工作職責，使其樹立正確的工作態度，在出現錯誤時第一時間落實到相應責任人，并對其進行問責。問責制度能夠避免在工作中出現相互推諉責任的情況，促使檔案管理人員明確自身職責，從而更加認真負責地開展檔案管理工作，推動水利檔案管理方式實現現代化轉變。

做好資料采集整理工作

在水利檔案管理過程中，需要做好相關資料的采集與整理工作。從目前的水利檔案資料的管理現狀來看，這項工作有一定的難度，主要原因在于水利材料文件數量較多，所以在對水利資料進行采集時，應根據水利工程的具體情況采取合適的資料采集方法。一般情況下，水利資料采集法主要包括追蹤采集法和分階段采集法。追蹤采集法主要應用于周期較短且檔案資料整理方便快捷的水利工程，具有采集速度快、目標性強等特點，追蹤采集法能夠有效避免由于時間拖延而產生缺漏，在一定程度上保證了檔案資料質量。分階段采集法則主要應用于周期較長的水利工程，采集水利資料信息時應做好采集內容、時間等方面的劃分，確保初始資料的完整性。為了提高水利資料采集的有效性與時效性，還可以借助信息技術，當水利資料形成后的第一時間利用信息技術完成資料的采集與整理工作，為后續管理工作的開展奠定良好基礎。完成采集工作以后，要做好信息整合工作，按照上級部門的要求以及相關規章制度做好水利資料分類、歸檔工作，同時對每個水利資料進行編號，以便后續工作人員檢索、查閱和使用。

實現水利檔案資料共享

根據水利工程的發展情況來看，在傳統的水利檔案資料檔案管理工作中并沒有實現資源共享，各地區很少交流水利資料信息，這導致各個地區的水利發展存在不平衡現象，嚴重阻礙了水利事業的發展。事實上，水利檔案管理是否能夠從傳統方式轉變為現代化方式，與檔案資料共享有著密切的聯系。實現水利檔案的資料共享能夠加強各地區之間的交流，不斷積累水利工程領域的工作經驗，促進水利檔案管理的現代化發展。此外，實現水利檔案管理的現代化，可以加強各地區之間的交流，有利于解決水利事業在發展中遇到的問題，從而提升檔案管理的質量與水平。檔案管理人員還可以通過網絡信息技術隨時隨地對水利資料信息進行檢索，為檔案管理人員的工作提供便利，這也體現出了檔案管理現代化的優勢，能夠推動水利單位更好地發展。

規范水利檔案管理工作

對水利檔案管理工作進行規范時，需要考慮時代發展要求，做好電子資料與和紙質資料的統籌工作。目前，很多水利單位在檔案管理現代化建設中存在明顯不足，管理人員在硬件與軟件方面難以獲得很好的支持，這在一定程度上限制了檔案管理的現代化。為了充分發揮數字化的優勢，應對紙質檔案進行數字化轉存，健全檔案資料分類制度，實現對電子資料的存儲。從實踐來看，水利單位應當根據自身的具體情況與檔案管理現代化特點，拓寬檔案服務范圍，并向檔案管理人員介紹檔案管理特點和成果，使檔案管理人員都能對檔案管理工作形成正確的認識，并在工作過程中相互配合，以便完成對檔案管理的有效宣傳，從而提高檔案管理工作的影響力。

總之，隨著社會的高速發展，水利檔案管理方式也需要進行相應的變革，實現水利檔案管理的現代化發展。為了實現水利檔案管理從傳統方式向現代化方式的轉變，應加強檔案管理隊伍建設，為檔案管理方式的轉變提供相應的人才支持，優化水利檔案管理制度，做好資料采集整理工作，實現水利檔案資料共享，規范水利檔案管理工作，為水利檔案管理方式的轉變奠定堅實的基礎。這樣不僅能夠提升水利檔案管理水平，而且還能夠提升水利檔案管理工作的科學性、合理性，從而促進水利單位更好地發展。

（作者單位：濱州市城鄉水務發展服務中心）