財務部門參與工程分包合同管理的探討

張玉蘭

（中鐵八局集團有限公司，成都 610081）

1 引言

施工企業業態性質，決定了項目工程分包合同具有種類多、標的金額大、履行時間長、外部因素多變、爭議處置難，并且參與合同執行和管理的部門和人員也較多等特點。工程分包合同在風險防范、評審簽訂、履行監督、檔案管理等環節的疏漏問題更是加大了項目合同全周期管理難度。在參與項目分包合同管理過程中，財務部門作為企業要效益、謀發展的重要職能部門之一，肩負起合同風險提示與風險控制的雙重責任，其獨到視角下的關注要點對企業高質量發展發揮著極其重要的作用。

2 財務部門參與分包合同管理的重要性

2.1 分包合同管理是項目資金管理的重要組成部分

加強資金結算支付相關合同條款的評審、執行和監督，既能提升項目履約保障能力，也關系到施工項目資金鏈條的平衡和安全。

2.2 分包合同管理是項目成本管理的關鍵環節

分包合同帶來的簽約風險、履約風險、涉稅風險及其他風險直接或間接地影響著企業的成本。加強分包合同關鍵環節全過程管理，能有效控制項目成本。

2.3 分包合同管理是項目總包履約的重要保證

為兌現總包合同履約，分包合同便是總包合同任務的分解和實施，因此著重抓好分包合同的訂立和實施，有利于降低企業履約風險，達到利益共享。

2.4 分包合同管理是業財融合展示平臺

無論是企業內部控制管理、資金安排要求，還是從風險的角度考慮，財務人員需要逐漸由傳統財務會計向管理會計轉型，主動參與分包合同評審、會簽、監管，做到“從業務中來、到業務中去”，實現真正意義上的業財融合。

3 工程分包合同管理存在的共性問題

3.1 標前策劃不到位，補充合同簽訂多

①標前區段劃分與分包模式策劃不到位。不合理的區段劃分使項目施工作業面形成交叉干擾，既不便于勞動力、物資設備等生產要素的調配，也不利于現場工序銜接。未充分結合工程實際情況評估不同分包模式下項目管理的利與弊，將實質影響項目工期、安全質量、成本控制等管理成效。②計劃提報不準確，物資采購、設備租賃、分包隊伍等關鍵資源配置不合理。在項目進場環節，為迎合業主“高大上”形象要求“跑步進場”，先進場施工后簽合同、口頭約定等搶占地盤等行為，這些未明確的分包合同關系為后期糾紛的產生留下風險隱患。③濫用補充合同，頻頻調整合同履約義務，主輔不分。當合同本身存在籌劃不足或項目客觀條件發生變化時，項目管理層往往選擇簽訂多份補充合同的形式，對合同雙方的權利義務重新進行補充約定。有的補充合同簽訂內容與主合同內容并無關聯關系，補充合同金額也遠超主合同金額，更有甚者分批簽訂合同或補充合同，達到規避招標的目的，形成合同過程管理漏洞。

3.2 合同主體調查不深入，履約能力不滿足

項目管理層法律意識淡薄，缺乏合同風險管控前置意識。在引入分包單位之前，對分包合同主體的企業資質、銀行授信、履約能力、經營業績、訴訟情況等盡調審核把關不嚴，未能完全對合同主體下的分包工程風險進行嚴謹評估并制定相關風控措施，讓一些資質不達標、綜合能力不足的分包企業參與到工程分包中，增加合同履約風險。

3.3 合同范本使用不規范，合同評審不嚴謹

①由于企業規模不斷擴張，人員成長速度跟不上，加之對項目各項管理制度不熟悉，在脫離具體業務實質的情況下盲目套用合同固定模板。如某項目在外租設備時，誤將臨租合同范本套用成月租合同范本使用，簽訂的合同條款與實際經濟業務中的租賃方式與租賃單價不匹配，租賃期間發生的過路費、油料消耗、維修保養等費用承擔主體不清引爭議。②合同評審流于形式，評審人員相互之間形成審核依賴。當分包合同出現結算時間、數量、單價、工作范圍、違約責任等關鍵條款明顯錯誤或約定不明確時，各級合同評審均能審核通過。顯然，因合同評審不嚴謹遺留下的潛在風險點在本環節就形成了合同糾紛隱患。

3.4 合同要素交底不全面，成本費用界定不清楚

負責分包合同簽訂的職能部門未對項目職能部門及分包單位進行充分、全面的合同交底。主要表現在：一是約定范圍方面，施工作業范圍，合同約定的物資、機具設備等使用范圍交底不明確。二是費用承擔方面，交底未細化部門對應的合同責任，加之職能部門不熟悉合同主要內容，合同履行時將應該由分包單位承擔的費用計入了項目成本，如超合同范圍承擔分包單位水電費、伙食費、保險費等。三是制度責任落實方面，分包單位領用項目代為提供的輔助材料、小型機具的，交底時不落實有權領料人制度，物資的領用簽認、保管責任、退還、賠償等問題得不到有效落實。四是標準不定方面，職能部門在合同交底環節溝通不暢，造成實際履約標準與合同約定標準不統一。如某項目物資部門在AB 組填料進場驗收時，采用按車收方（按照送貨車輛的長、寬、高計算）的方式驗收填料數量，并未按照合同約定的方式（工程實體壓實量方）驗收，導致無法核實收方數據的準確性。

3.5 結算支付執行不嚴格，超付墊付情況突出

①不按合同約定支付資金。項目管理層以工期進度為由，僅憑“一支筆、一句話”就超合同約定比例支付分包款，部分工程款支付比例高達100%，甚至辦理無結算或超結算付款，形成諸多例外支付事項，無視合同約定支付條件，增加合同履約風險。②未按照合同約定足額預留或收取各類保證金。未經過內控管理審批流程即返還分包單位質量保證金、履約保證金、農民工工資保證金等。③在分包單位沒有結清農民工工資的情況下，支付其墊付的零星料款；在未辦理扣款清算的情況下支付分包款項；墊付應該由分包單位承擔的輔助材料費、保險費、檢驗試驗費等各類費用，且不及時扣回。

3.6 職能部門信息不對稱，合同封賬管理存在漏洞

封賬環節形成的分包合同管理漏洞，不僅不能及時鎖定項目成本，還給企業造成經濟損失。其主要問題表現在：

①合同分包單位完工退場后，關鍵職能部門之間信息溝通不對稱、責任錯位，長時間拖延賬務核對工作，不能及時組織簽訂封賬協議。②簽訂封賬協議時，分包單位在合同履約期間領用的輔助材料、機具設備等沒有辦清移交手續，造成部分款項無法扣回，物資賠款無法追償。③未經財務部門確認即簽訂封賬協議。部分分包單位直至封賬后也沒有按照合同約定足額開具增值稅發票，甚至某些項目在簽訂封賬協議后才發現開累決算金額與財務賬面開累結算金額存在差異，財務賬面多計成本和債務。④項目合同臺賬管理不到位。要么不建立臺賬，要么建立后存在不同程度的登記更新不及時、記錄不完整等現象。

4 財務部門參與合同全周期管理的應對措施

4.1 樹立合同風險意識，主動參與項目策劃

①提高合同風險防范意識，熟悉合同相關的經濟業務全過程，認真分析合同雙方的目標和意圖，配合合同簽訂責任部門認真評估潛在風險，為后續合同評審、簽訂、履約工作做好充分準備。②提升個人綜合業務能力，主動參與項目分包策劃。按照工程實際情況，合理優化區段劃分，選擇合適的分包模式。綜合考慮項目資源配置情況、分包單位數量、資金支付情況等，抓住成本管控重點，做好項目費用預算、財稅籌劃。

4.2 健全合格準入制度，嚴格審查分包主體履約能力

一是建立分包單位合格名錄。在合同訂立之前，通過政府監管部門相關公共服務平臺以及企查查、天眼查等互聯網信息平臺，對分包單位提供的準入證明材料進行真實性、有效性、合法性核查，對分包方資質、履約、信譽和業績真實性驗證把關，確保分包單位具有真實的法人資格、相應的資質及履約能力，并將核查結果簽字存檔，建立分包單位合格名錄。二是嚴格分包單位納稅信用管理。不接受各類代開發票、虛開發票，防范走逃發票。禁止掛靠，禁止將工程轉包給不具備相應資質的單位和個人。三是動態考評實力分包單位，篩選優秀、淘汰不合格單位。對進入合格名錄的分包單位實施不定期有效跟蹤，以動態管理基礎信息加年度綜合考評相結合的方式，篩選出具有實力的分包單位長期合作，對綜合考評不合格的分包單位淘汰出局，堅決不予入場。

4.3 嚴格審核關鍵條款，控制補充合同簽訂

①遵照法規制度嚴把評審關。合同評審是合同簽訂之前的重要環節，一是嚴格遵照合同評審程序，以合同是否符合國家法律法規、企業管理制度為依據，結合企業內控管理參與合同評審；二是重點審查與財務活動有關的條款，如合同約定支付方式、稅務責任及發票義務、保證金繳納等；三是對于重要的、標的金額較大的分包合同，采用線上與線下相結合的評審方式，組織相關職能部門通過“頭腦風暴法”集體討論，發現和探討合同漏洞，避免隱形風險。②不得隨意簽訂補充合同。若存在政策調整或其他涉及合同變更的事項，應經雙方協商一致，按規定權限和程序簽訂書面補充合同。如因工程數量調整合同額的，超過主合同10%的補充合同應按照相關規定重新履行招標采購程序，原則上擴大合同金額的補充合同也應繳納履約保證金。同時，財務部門還要嚴格執行內部控制及審批流程，將資金支付類補充合同管控納入合同管理重點。③規范使用合同范本。結合有關法律法規，根據內部管理要求及具體經濟業務實質，使用指定的工程項目分包合同文本。分包合同應與分包模式對應，原則上不得進行拆分。特殊情況下需要使用對方提供的合同文本的，應當由分管法律合規工作的上級部門批準。財務部門要積極參與合同范本的定期優化工作，提出建設性意見，為項目職能部門提供規范的工作指引，提高合同評審效率。例如，針對項目在保工期的情況下代付代墊款增多而又無法及時扣回的情況，財務部門建議在勞務分包合同原條款基礎上增加“超合同清單墊付的款項，除甲供材料清單上注明的外，甲方原則上不代購，不墊付資金，確需領用甲方物資、使用甲方服務的，應向甲方提出明確申請，同時約定扣除權利義務”等條款。該類條款在原約定的基礎上縮小并明確了墊付范圍，減少了項目資金占用，同時也降低了履約風險。

4.4 嚴格履行合同交底，落實部門責任

合同交底是施工項目防損堵漏的關鍵一步，交底內容包括合同名稱、合同相對方、工作范圍、主要條款、主要風險和管控措施等。一是各關鍵職能部門在合同交底前認真閱讀合同內容，明確分包方式、合同要件包含的內容及合同執行計劃過程，進行合同分析，發現合同問題，提出合理建議；二是合同簽訂責任部門在固定期限內，根據合同意圖及施工組織模式，重點針對費用承擔主體、結算單價、費用要素清單、風險隱患、墊付款項、違約責任等關鍵條款向其他關鍵職能部門做好交底，并解答各部門交底時提出的問題，形成書面合同交底留檔；三是做好系統內部交底。財務部門要認真解讀合同中關于發票、資金支付、履約保證金和質量保證金的收取、清繳及退付等責任條款，同時關注物資采購、周轉材料、機械設備等承包費用范圍，從源頭上拒絕“三代”（代購、代墊、代建）。

4.5 嚴格遵守結算支付條款，規避墊付超付

①主導誠信履約，杜絕“三拖”（即拖發票、拖進度、拖工資）。在遵守合同約定的基礎上，從“三個加強”入手，一是加強分包結算工程合規發票的取票自查自檢工作，嚴格執行“先票后款”的支付制度，對未取得分包單位增值稅發票的，堅決不予辦理款項支付。二是加強合同履約過程中的扣款管控意識，及時扣留足額扣款等。凡因分包單位原因導致項目工期延長的，由分包單位承擔工期延長期內項目供應物資設備增加的費用，務必及時簽認，從當期計價款中扣除。三是加強勞務工工資監管，嚴格落實勞務工實名制管理，嚴格考勤打卡，做到工資核算準確、及時足額發放，防范通過勞務工工資套取資金的行為。②強化合同履行關鍵節點的監督職能。一是結算環節，在分包單位驗工計價款時，財務部門必須查看當期分包單位領用材料扣款資料，與相關職能部門認真核對各項扣款，扣款資料或清算依據不齊的，不得辦理計價結算。二是清算環節，重點核實是否違規辦理分包結算、違規辦理退場補償、違規承擔缺陷整治費用。對違規辦理費用結算的，不予同意末次清算。三是撥款支付環節，按照合同約定的支付方式撥付計量款，并建立相應的撥款臺賬。以減少資金占用，為企業節約成本為基點，合理安排現金流。不允許擅自提高支付比例，杜絕以任何形式、任何理由向分包單位超付款項。四是臺賬環節，涉及合同特殊事項條款的，如履約保證金、質量保證金、押金、違約金的收取、清繳與退還等，財務部門要建立管理臺賬，加強督促工程分包履約保證金收取、退還工作。③建立健全臺賬管理，實行統一合同檔案管理制度。所有分包合同必須在合同管理部門進行備案建檔，規范編號管理與合同領用，全方位著手降低合同風險。及時建立健全合同管理臺賬，動態更新完善，對推動項目合同信息共享、合同安全保障、合同管理查詢、合同風險預警、合同履約監督等工作具有重大意義。

4.6 做好對賬工作，履行合同封賬管理主導職責

①加強封賬管理。合同簽訂主要責任部門與各相關職能部門在分包單位全部或主要合同義務履行完畢時，及時清理應扣未扣款項，對計價結算、發票開具、支付情況、質量保證金、尾款等進行對賬核實，待最終確認雙方債權債務關系之后才能辦理末次結算，簽訂封賬協議。②履行主導職責。當墊付費用、結算扣款產生爭議時，項目及時履行先行扣款責任，并由項目管理層組織各職能部門開展專題研究，形成的專項報告須提請上級主管部門審批后再執行。③及時處置糾紛。當無法避免產生合同糾紛時，應及時向上級主管部門匯報，并根據具體情況積極妥善處理，充分運用法律武器維護合法權益，促使合同雙方守法守約。對因合同簽訂、履約管理帶來違約、索賠損失的，要及時收集證據，認定責任，力挽損失。

5 結語

財務部門必須增強法律意識，運用《民法典》法律精神，充分發揮自身職能作用，識別隱蔽在合同條款下的各類風險，努力把項目風險降至可控范圍之內。事實證明，分包管理不能忽略財務部門，財務部門不能缺席分包管理。財務部門要主動參與施工項目分包全周期管理，從根源上堵塞管理漏洞，才能為企業把好經濟命脈，保障企業高質量發展。