公立醫院科研經費報銷問題梳理及對策分析

周左磊

［摘 要］隨著科研領域“放管服”改革的不斷深化，公立醫院科研經費管理也在不斷革新?？蒲薪涃M的快速增長和加快實現科技自立自強的緊迫形勢對公立醫院科研經費管理提出了更高的要求，以管理創新、數字賦能方式進一步減輕科研人員經費報銷負擔勢在必行。文章以H醫院為例，通過分析其科研經費報銷審核過程中的票據樣式、必要附件、費用概念等多方面問題，找到困擾科研人員的癥結所在，并提出強化政策學習、開展專題培訓、加強業財交流和優化系統功能等4項應對措施，為公立醫院解決科研經費報銷問題提供思路。

［關鍵詞］公立醫院；科研經費；報銷審核

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2024.06.015

［中圖分類號］R197.322［文獻標識碼］A［文章編號］1673-0194（2024）06-0048-03

1? ? ?研究背景

黨的二十大報告提出，要加快實施創新驅動發展戰略，特別是要加強基礎研究，突出原創，鼓勵自由探索。對此，保障科研人員將主要精力用于科學研究工作，賦予其更大的自主支配權，是加快創新發展步伐、實現科技自立自強的重要舉措。公立醫院既是我國醫療服務體系的主體，也是集臨床、科研、教學于一體的綜合性研究單位，是國家科學研究的重要高地，也是展現研究能力的優質平臺。財務審核作為財務部門實行經費監管的重要環節，是對科研活動費用使用的合法、合規審查，直接反映了公立醫院會計核算的質量和財務管理的水準［1］。公立醫院要立足于財務審核崗位，發現制度局限和流程缺陷，進而完善制度、優化流程，進一步提升科研經費管理效益［2］。本文以H醫院為例，對其科研經費報銷過程中的問題進行分析，提出相應的解決對策，以期為公立醫院科研經費報銷提供借鑒，有效減少科研人員的事務性工作。

2? ? ?H醫院科研經費報銷存在的問題

H醫院創建于1907年，現為國家衛生健康委、教育部、上海市三方共建共管的委屬醫院。目前，H醫院有在研科研項目近千項，經費類型有縱向科研經費、橫向科研經費、醫院自籌經費等。為解決科研經費“報銷繁”的問題，H醫院于2018年上線了科研信息管理平臺。對于新立項項目，H醫院“擯棄”了科研經費本，實行電子化管理。該平臺包含倫理審核、項目立項、資金上賬、費用報銷、預算調整等功能模塊，相比紙質經費本，給科研課題管理帶來了較大便利。H醫院推行的電子化管理模式雖然解決了部分報銷難題，提升了操作體驗，但從財務審核角度出發，仍存在一些典型問題。

2.1? ?票據開具日期超過報銷時限

票據作為報銷的重要原始憑證，是科研活動的財務憑據。根據H醫院票據報銷規定，當年開具的票據應于當年報銷完畢，如遇特殊情況延誤的，可酌情處理，但也應于次年3月底前完成報銷。但在實際報銷時，科研人員會因不熟悉規定、不慎遺忘、不可抗力等因素導致當年開具的票據未能趕在規定時限前報銷，相關費用也只能自行承擔。

2.2? ?發票形式及購買方信息錯誤

近年來，隨著全電發票開票試點工作的開展，當前并存著6類發票形式，分別是紙質增值稅普票、紙質增值稅專票、電子增值稅普票、電子增值稅專票、全電增值稅普票、全電增值稅專票。其中，兩類紙質發票須使用發票原件方可報銷。因對發票形式不了解，H醫院科研人員會誤使用紙質發票掃描或復印件進行報銷，導致財務審核不通過。此外，發票購買方信息錯誤也是一個常見問題。部分供應商會將購買方名稱、購買方地址與電話開具為相關高?；蚱渌t院，將購買方納稅人識別號開具為三證合一前的舊稅號，以上均不符合財務審核要求。

2.3? ?發票銷貨清單格式不規范

因單張發票對“貨物或應稅勞務、服務名稱”欄錄入條數有限制，當提供貨物或服務類別較多時，供應商會在該欄錄入“詳見銷貨清單”字樣，附上“增值稅應稅貨物或勞務銷貨清單”（以下簡稱“銷貨清單”），并在清單上蓋具發票專用章。部分供應商會出具“出庫單”“發貨清單”等替代“銷貨清單”，或未在“銷貨清單”上蓋具發票專用章，上述清單格式均不規范?！颁N貨清單”作為發票的組成部分，記載的發票代碼與號碼應與發票一致，同時應蓋發票專用章。

2.4? ?發票名稱大類與明細不匹配

發票“貨物或應稅勞務、服務名稱”欄開具事項由兩部分組成，一是名稱大類，即供應商在單位業務范圍內開具的有關事項；二是相關明細，即供應商根據發生的具體事項對名稱大類的具象描述。因此，發票的名稱大類應與相關明細相匹配，但有時H醫院會出現二者不匹配的情況。比如，發票名稱大類開具“研發服務”，相關明細開具某種試劑；前者對應“測試費”預算項，后者對應“材料費”預算項，不符合財務審核要求。

2.5? ?發票監制章、專用章缺失

前文提到當前并存的發票形式較多，相關印章缺失也成為H醫院科研經費報銷的一個痛點問題。兩類紙質發票問題聚焦于供應商未蓋發票專用章，未提供專票抵扣聯方面；四類電子發票問題聚焦于供應商未按電子發票右下角字樣蓋發票專用章，未提供印有發票監制章的全電發票等方面。

2.6? ?未取得正式的涉外費用發票

因研究需要，科研活動會產生涉外費用，如出境旅費與住宿費、國外期刊文章版面費等。受地域影響，國外發票的形式、格式均與國內大相徑庭，會給經費報銷帶來困擾。正式的國外發票一般應帶有“Invoice”“Receipt”等字樣，發票信息欄（部分國家的住宿費發票除外）應注明單位全稱。但H醫院涉外費用發票不夠正式、合規，一般用付款記錄進行報銷。而費用相關付款記錄、付款回執等材料都不能代替正式發票進行報銷。

2.7? ?未選用正確的發票支付方式

根據《現金管理暫行條例》要求，科研活動發生的費用原則上通過單位開戶銀行進行轉賬結算。因研究急需試劑耗材或技術服務，科研人員會被供應商要求先付款再開票，這就出現私轉公（供應商）、私轉私（供應商銷售）等不規范結算方式。另外，考慮到部分科研活動的特殊性，有關費用（差旅費、版面費、專利費等）可先墊付再報銷，墊付憑據上顯示的收款方名稱應與發票開具單位一致。但H醫院部分科研人員由于不了解相關規定，未選用正確的發票支付方式。

2.8? ?未提供合同付款條件相應材料

當某項經濟業務達到一定金額時，須以書面方式簽訂經濟合同，報銷時隨相關材料一并提供。經濟合同中一般會列明付款條件，如“貨到驗收無誤后一次性付款”“實驗完成交付結果后支付款項”等，但科研人員會因疏忽付款條件未提供相應材料（試劑耗材出入庫單、實驗測試報告等），導致報銷材料完整性不足。

2.9? ?未分清部分費用類別的概念

H醫院科研人員對部分費用類別存在概念混淆的問題，最為典型的是“會議費”與“會議注冊費”。雖然兩類費用同屬“差旅費/會議費/國際交流合作費”預算項，但提供的附件材料截然不同?！皶h費”是指在項目研究過程中組織開展學術研討、咨詢等活動發生的費用，應提供會議通知、會議簽到等材料；而“會議注冊費”是指在項目研究過程中參加會議發生的費用，屬于“差旅費”范疇，應提供出差審批表、會議邀請函等材料。

3? ? ?H醫院科研經費報銷問題的產生原因

3.1? ?難以及時掌握政策與制度

第一，科研經費來源渠道多元，有國家級經費、地市級經費、橫向合作經費，同時按不同部委或單位可進一步細分。盡管《國務院辦公廳關于改革完善中央財政科研經費管理的若干意見》的出臺減輕了科研人員的負擔，卻仍不足以“一文通吃遍天”。由于財經制度更新頻繁，經費報銷涵蓋面廣，科研人員很難及時掌握最近的財經制度或政策。

第二，科研管理部門缺乏系統培訓。雖然管理部門會定期開展專題培訓，但頻次相對有限，溝通方式以文字傳達為主。文字傳達的弊端在于不能及時查收，認知存在偏差，導致溝通效果大打折扣。這樣一來，科研管理部門很難使所有科研人員及時、全面地掌握政策與制度的變化。

第三，科研人員專業受限、精力有限?？蒲腥藛T非財務出身，加上工作忙碌，對政策和制度了解不夠，導致在業務流程、票據規范、預算執行等方面出現問題，給科研工作順利開展帶來一定阻礙［3］。

3.2? ?系統智能化程度有待提升

第一，系統缺少信息提取和智能審核功能。例如，發票記載著報銷必要信息，包括開票日期、開票抬頭、開票內容、發票印章等，以上信息均由人工審核，不僅工作量大，還可能產生差錯［4］。

第二，系統缺少費用分類和政策導覽功能。因該功能缺失，科研人員在填寫報銷單時或錯誤提供報銷材料，或四處找尋費用（如差旅費、會議費、咨詢費等）政策，這增加了科研人員的事務性負擔。

3.3? ?費用報銷人員常有變動

科研經費課題組一般由多人組成，有本院職工、帶教研究生，還可能有院外合作人員。在整個科研項目執行過程中，課題組成員的結構、分工會隨著時間的推移而有所調整?？蒲薪涃M管理注重謹慎性、延續性，成員的更迭需要一定時間的適應期與磨合期，難免對經費報銷造成不利影響，進而給經費后續的使用、審計帶來阻礙和風險［5］。

4? ? ?H醫院科研經費報銷問題的對策

4.1? ?強化政策學習，提高專業水平

政策是一切工作的生命線。只有將政策學懂、弄通、研透，才能準確領會政策精神。只有準確領會政策精神，才能把握好政策的紅線與邊界，為管理工作提供依據，為科研人員提供指導。近些年，中央和地方陸續出臺了有關科研、財經的新政策，對財務管理工作提出了新要求，帶來了新挑戰。財務管理主要負責經費的資金與票據管理，工作人員的專業素養決定了財務管理的質量。因此，H醫院應強化政策學習，通過院內探討、院外交流等形式提高相關人員的專業水平。院內探討有助于新政策的學習領會、落地實施；院外交流可以借鑒起步較早的同行單位的成功經驗，拓寬眼界，打開思路［6］。

4.2? ?梳理政策制度，開展專題培訓

H醫院應圍繞科研經費管理目標，對已印發的各級各類政策制度進行梳理、歸集、分類［7］，從完整性、合規性、適用性和可操作性等4個方面入手，全面深入解讀現行政策制度，幫助科研人員掃清政策盲區，厘清政策要點，確保醫院科研經費報銷工作有序推進。

針對集中反映的報銷問題，定期開展相關專題培訓。2022年，中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發了《關于新時代進一步加強科學技術普及工作的意見》，體現出國家對于科學技術普及（以下簡稱“科普”）工作的高度重視與實施決心?？破帐菫樯鐣蟊娖占翱茖W知識的傳播形式，是實現創新發展的重要基礎。因此，專題培訓也應逐步科普化。一是把專業難懂的財經術語轉化為通俗易懂的大眾話語，結合當前流行的文化元素，讓科研人員從知道到理解，從理解到掌握；二是通過分享報銷經典案例，解析觸及違規行為，警示相關報銷風險，將培訓的實際價值最大化。

4.3? ?加強業財交流，探尋工作方向

一是設置科研財務助理崗位，建立專業管理團隊?？蒲胸攧罩碓诳蒲腥藛T與管理部門之間搭建了一座溝通的橋梁，能降低溝通成本，減少事務性工作，支撐科研人員潛心于科學研究［8］。二是了解業務需求，明確努力方向。通過問卷調查、試點調研、定性座談等方式，搜集、整理科研人員對于科研經費報銷流程、系統功能的需求和建議，尋找相應的優化、解決方案，營造良好的業財融合氛圍。

4.4? ?優化系統功能，提升工作效率

在確保數據安全、穩定的前提下，進一步優化財務報銷系統功能，助力報銷體驗升級。設置獨立的費用模塊。根據各類費用性質，分門別類設置模塊，將對應費用涉及的注意事項、政策制度、附件材料等內嵌于報銷申請環節，幫助申請人提供正確材料，搜索相關文件。引入智能審核技術。利用光學字符識別（Optical Character Recognition，OCR）技術對上傳的發票進行信息提取，以智能規則對提取的信息進行自動校驗，有效解決因發票開票日期、抬頭、內容、清單、印章等標準化問題帶來的報銷難題。

5? ? ?結束語

經費報銷作為公立醫院科研經費管理的重要組成部分，對提高經費使用效益、提升項目完成質量有著深遠影響。以前科研人員除了要完成課題研究，還會被“報銷難”問題束縛，導致身心俱疲。隨著科研經費管理改革文件的陸續出臺，“以人為本”的導向讓“報銷難”問題得到了解決?；诖?，公立醫院在科研經費報銷中應更加關注科研人員的需求，從細節入手解決主要矛盾，讓其不再為經費報銷“傷腦筋”。

主要參考文獻

［1］王路瑤.財務審核報銷中的問題及解決措施研究［J］.財會學習，2021（5）：52-53.

［2］盧俏媚，蔣萍，胡晶瑋.高校財務報銷問題自動分析及報告模式探討［J］.中國總會計師，2022（9）：180-182.

［3］周婷婷.高校財務報銷工作中存在的問題及對策解析［J］.財經界，2021（27）：123-124.

［4］李蕓菲.電子發票對醫院財務報銷的影響分析［J］.財會學習，2021（12）：45-46.

［5］司雯.高?？蒲薪涃M報銷管理中存在問題及對策分析［J］.商訊，2021（19）：179-180.

［6］閆彥彥，段緒坤，王海濤.把好財務審核關，助力醫院高質量發展［J］.當代會計，2021（5）：118-120.

［7］付曼.事業單位財務報銷審核管理研究［J］.財會學習，2022（7）：8-11.

［8］楊茜.破解科研經費報銷難問題的對策分析［J］.財務與會計，2021（17）：74-75.