提高電子政務檔案利用服務水平的策略研究

蔚慧麗

［摘 要］檔案是歷史發展的重要物質載體，也是記錄企事業單位發展情況的重要史料。而檔案利用服務工作是政務工作的重要組成部分，在日常政務工作中發揮著不可替代的作用。為了進一步提升電子政務檔案利用服務水平，滿足社會公眾對查閱、利用檔案的需求，政務服務部門應該加強對電子政務檔案的認識與重視，并在電子政務環境下革新檔案管理模式?；诖?，文章以電子政務環境為研究背景，首先探討電子政務檔案利用服務趨勢，然后分析電子政務環境下檔案利用率低的原因，最后提出電子政務檔案利用服務水平提升的策略，希望可以為相關單位及其工作人員提供幫助。

［關鍵詞］電子政務環境；檔案利用服務；服務水平提升

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2024.06.059

［中圖分類號］D63；G273.5［文獻標識碼］A［文章編號］1673-0194（2024）06-0185-03

0? ? ?引 言

當前社會已經邁入全新的發展階段，信息技術的廣泛應用給人們的實際生產生活帶來了巨大的變化，同時也成為產業轉型升級、提升工作質量與效率的動力源泉［1］。因此，“信息技術+行業”的模式已經成為新時代背景下各行業發展的必然趨勢。2016年，國家政府部門針對電子政務檔案利用服務制定了一系列政策，旨在電子政務環境下借助各類信息技術進一步提高檔案利用服務水平，并明確指出相關政務服務中心應該優化服務流程、創新服務模式、打破信息壁壘，切實做到讓人民群眾少跑腿、好辦事。對此，政務服務部門應該在電子政務環境下擇優選用電子政務檔案利用服務模式，深入挖掘檔案資源價值，全面提升電子政務檔案利用服務水平與質量。

1? ? ?電子政務環境下政務檔案利用服務趨勢

以往政務服務部門使用傳統刻板的政務檔案利用服務模式，將工作重點更多放在管理上，而電子政務環境下的政務檔案管理工作則更為強調檔案利用。電子政務環境下檔案利用服務工作，并非傳統意義上的檔案利用服務，而是基于一個高度開放、互聯互通的網絡環境下，充分利用各類現代化技術及先進設備組織開展檔案利用服務工作?；诖?，政務檔案的管理與利用模式出現了諸多新變化，具體如下。

1.1? ?檔案服務形式發生新變化

隨著我國科技的創新發展，政務工作逐步朝著信息化、智能化方向轉型升級。所謂電子政務，主要是指國家機關部門在組織開展各類政務活動的過程中，利用信息技術、現代化管理手段等方式，合理優化辦公流程、提高工作效率的一種新穎的、實效性較強的政務檔案利用服務模式［2］。相關人員可以自主利用政務檔案系統查找自己需要的檔案資料。由此，政務服務部門的基礎性電子政務檔案利用服務工作面臨著巨大的沖擊與挑戰，其管理的檔案類型也在不斷創新，如隨之產生的檔案微縮品、照片檔案、檔案影像數據等。除此之外，多元化的檔案信息模式也要求政務服務部門及時革新政務檔案的服務與利用模式。

1.2? ?檔案信息資源更加豐富

電子政務環境下，政務服務部門所使用的一體化政務檔案利用服務平臺可以有效實現電子政務的服務目標，以數字化形式將各類政務檔案內容呈現出來。由此，政務服務各部門之間的信息流通與共享效率得到了明顯提升，為后續政務工作信息化建設、集成化檔案管理等奠定了堅實的基礎。面對這一全新的發展趨勢，政務服務部門的檔案信息資源日益豐富多元，傳統單一化的檔案管理模式已經很難發揮出最大化效用，也無法滿足相關工作人員對政務檔案的利用需求。鑒于此，各級政務服務部門應該創新政務檔案利用服務模式，從而確保豐富多元的政務檔案資源可以得到有效利用，發揮其應有價值。政務服務部門可以搭建電子政務檔案利用服務系統，從而實現電子檔案的建立、管理和檢索，提高政務檔案的精準度，進而提升檔案的服務利用水平［3］。

1.3? ?檔案服務與利用內容更加精細化

在電子政務環境下，進一步提高政務檔案利用服務的精細化程度，是現如今提高政務工作質量與效率的關鍵一步。一方面，隨著政務服務部門工作量的增加與服務范疇的持續擴展，政務檔案資源不斷增多。在實際利用過程中，檔案管理人員需要按照檔案內容進行分類管理，如人事檔案利用、財務檔案利用、專業檔案利用、基建檔案利用等。另一方面，各政務服務部門職能分工不同，不同類目的檔案分布于各職能部門之中，在一定程度上影響政務檔案的服務與利用工作。對此，政務服務部門應該在電子政務環境下針對各部門的業務屬性與發展規律設置好檔案服務與利用內容，從而提高檔案利用率。

2? ? ?電子政務環境下檔案利用率低的原因

第一，檔案管理技術水平還有較大提升空間。近年來，社會經濟飛速發展，各類信息技術被廣泛應用于社會生產生活中，我國已步入信息化時代。隨著電子政務系統廣泛應用在各級單位日常管理工作中，政務工作水平與質量明顯提升，對檔案利用服務也提出了更為嚴格的要求。但是，受技術更新不及時、人才儲備有限、資金支持力度不夠等因素影響，我國檔案服務主體的專業性提升、設備更新等工作進展緩慢，降低了檔案利用率。第二，檔案管理理念亟待更新。在我國社會經濟逐步步入高質量發展階段，檔案管理領域同樣面臨著較為嚴峻的挑戰。由于長期受到傳統檔案管理理念的影響，政務服務部門的檔案管理服務意識較為薄弱，無法結合區域、主題、時間節點等提高檔案利用率。此外，部分政務服務部門尚未形成法律意識，在實際檔案管理工作中沒有按照國家檔案法和相關工作要求組織開展政務檔案利用服務工作。上級領導對政務檔案利用服務工作的重視度不足，沒有積極推進基礎性檔案利用服務工作，也在一定程度上影響著檔案利用率。

3? ? ?電子政務環境下政務檔案利用服務水平的提升策略

正如前文所述，信息技術日趨成熟并廣泛應用給政務服務部門的檔案利用服務工作帶來了諸多新變化。為了在電子政務環境下進一步提高政務檔案利用服務水平，政務服務部門應該從實際出發，結合工作需求和電子政務環境特點等，積極革新政務檔案的利用服務模式，進而有力支撐政務服務“一網通辦”，不斷提升人民群眾的獲得感與滿意度［4］。

3.1? ?合理劃分政務檔案的利用服務工作內容

在電子政務環境下，要想確保政務檔案利用服務模式符合實際工作需求，為各項業務工作的順利開展提供有效助力，政務服務部門應該按照工作性質、個人能力等合理劃分檔案管理人員的工作職責與工作內容，確保分工明確合理，真正提高電子政務檔案的利用服務水平與質量。第一，政務服務部門在組織推進政務檔案利用服務工作的過程中，可以全面收集社會機構、個人、國家政府部門、企業、各級機關事業單位所提出的政務檔案利用需求，在此基礎上科學擴大政務檔案的利用服務覆蓋范疇。這樣便可以真正做到滿足不同層次、不同類型人群的政務檔案利用需求。第二，政務服務部門需要結合實際情況進一步做好各類政務檔案資源的歸集與分類管理工作。在這一過程中，需要重點強調各類政務檔案分類的合理性，便于后期檔案的管理、檢索、利用。第三，政務檔案管理人員應該在實際工作中深度探索各類政務檔案背后蘊含的深層次利用價值，提高檔案利用率。

3.2? ?優化創新政務檔案利用服務模式

在電子政務環境下，各級政務服務部門需要順應時代發展潮流，及時更新政務檔案管理理念與利用服務意識，優化創新政務檔案利用服務模式。第一，組織開展政務檔案推送工作。檔案管理人員應該在工作中提高對大數據技術、云計算技術、互聯網技術、人工智能技術等技術應用的靈活度，從而提高政務檔案利用服務效率與質量［5］。第二，進行專題政務檔案管理，并建立訪問機制，從而確保檔案安全。與此同時，結合工作創新發展需求優化工作流程，強化利用服務工作中的主動性，進而提高政務檔案利用效率與服務質量。

3.3? ?建立健全政務檔案的利用服務信息反饋機制

信息反饋環節是現階段政務檔案利用服務工作的重要組成部分，可以為政務檔案利用服務模式的改革創新提供有效指引。因此，在實際政務檔案利用與服務過程中，檔案管理人員應該熟練掌握互聯網技術、檔案管理軟件及系統的使用操作方法。與此同時，政務服務部門還應該鼓勵用戶借助網絡平臺發布自己對現階段政務檔案利用與服務工作的感受、建議、意見等，并匯總所有建議，在此基礎上采取有效的整改措施。另外，政務服務部門在構建雙向合作機制與反饋機制的過程中，需要進一步明確該機制所面對的主要對象。一是各部門的主要管理人員，為其業務指導工作、綜合管理工作等提供政務檔案利用服務，從而保障單位工作質量與管理水平；二是與電子政務部門關聯性較強的部門，需要在提供政務檔案利用服務的過程中注重相關部門的評價。除此之外，政務服務部門還應該在實際組織開展檔案管理工作的過程中進一步增強管理工作的針對性與實效性，切實提高政務服務部門的檔案利用服務水平與質量［6］。

3.4? ?結合實際制定政務檔案保密管理機制

在電子政務環境下，多數政務服務部門引進了新型政務檔案利用服務模式，并將電子政務平臺作為基礎工作平臺，以此提高政務檔案的管理水平與工作質量。部分政務檔案內容具有保密性，因此，相關工作人員在實際工作過程中，尤其是在開放程度較高的網絡環境中，應該結合實際情況制定相應的政務檔案保密管理機制。例如，嚴格審核電子政務平臺訪問用戶的身份證明、聯絡方式等內容。除此之外，為了進一步提高政務檔案的保密管理成效，政務服務部門還可以引入信息安全保密技術，形成保密審查機制，為政務檔案的完整性與安全性提供保障［7］。

3.5? ?加強隊伍建設

檔案管理人員是政務檔案利用服務工作的執行者，也是各項工作方案及發展戰略的落實者。因此，檔案管理人員的專業能力與綜合素養高低會在一定程度上影響政務檔案的利用服務水平。鑒于此，政務服務部門應該加強檔案管理人才隊伍建設。

第一，政務服務部門可以從人才引進層面著手，通過完善人才福利待遇、加大與專業院校定向人才培養合作力度、拓寬社會招聘渠道等形式吸納更多高素質、專業化的檔案管理人員，進而為電子政務環境下的政務檔案利用服務工作順利開展提供人才支撐。針對新入職的檔案管理人員，政府服務部門可以采用崗前培訓、“老帶新”等形式提高工作人員的崗位適應速度。第二，政務服務部門可以從人才培養層面著手，在全面掌握在崗檔案管理人員工作狀態及其薄弱點的基礎上，組織開展有針對性的培訓活動，確保檔案管理部門所有人員都可以對電子政務檔案利用服務工作形成正確認知，在實際工作中熟練操作各類信息化管理軟件，進而順利推進政務檔案的利用服務工作。第三，電子政務環境下，政務服務部門還應該結合實際情況建立健全工作考核機制與獎懲機制，將檔案管理工作質量、考核結果等與檔案管理人員的績效工作直接掛鉤。如此一來，不僅可以進一步規范檔案管理人員的工作行為與工作態度，同時還可以最大限度調動其工作積極性與主動性。例如，對檔案管理效果好、精細化程度高的檔案管理人員給予適當的物質獎勵；對檔案管理能力明顯不足、工作態度不端正的工作人員給予罰款、停工培訓等懲罰。

4? ? ?結束語

政務檔案是政務工作順利開展的重要參考依據，其不僅可以記錄各項政務工作的開展情況，還可以如實反映現階段政務工作中存在的問題和不足，對于提升整體政務工作質量具有重要的意義。在電子政務環境下，要想進一步提高政務檔案利用服務水平與質量，政務服務部門管理者和檔案管理人員應緊跟時代發展步伐，與時俱進，并及時轉變檔案管理理念，為政務工作的開展提供有力的資源保障。與此同時，政務服務部門還應該深入貫徹落實循序漸進、統籌規劃、具體問題具體分析的基本原則，在全面掌握和分析電子政務環境下政務檔案特點的基礎上，結合部門發展情況及工作屬性、未來發展方向等，積極創新政務檔案管理理念、管理制度、管理模式、管理手段，從而最大限度滿足社會各界所提出的政務檔案查閱與利用需求，做好新時代圍繞中心服務大局的“檔案文章”。

主要參考文獻

［1］周霞.主動適應經濟發展新常態不斷提升檔案利用服務的質量和水平［J］.今日財富（中國知識產權），2018（9）：90.

［2］張平平.基于數字化下政務服務中心檔案服務云平臺的構建［J］.蘭臺內外，2023（26）：34-36.

［3］國務院辦公廳.國務院辦公廳關于印發《政務服務電子文件歸檔和電子檔案管理辦法》的通知［J］.中華人民共和國國務院公報，2023（25）：22-24.

［4］周宏.“互聯網+政務服務”背景下檔案管理工作的優化路徑［J］.黑龍江檔案，2023（4）：165-167.

［5］本刊訊.國務院辦公廳印發《政務服務電子文件歸檔和電子檔案管理辦法》［J］.招標采購管理，2023（8）：6.

［6］慕容昕.如何提高電子政務環境下檔案的利用服務水平

［J］.蘭臺內外，2011（5）：29.

［7］楊禮婧.電子政務環境下如何提高檔案利用服務水平［J］.黑龍江檔案，2023（1）：62-64.