醫院檔案管理存在的問題及發展對策

殷萬芹

[中圖分類號]R197.3[文獻標識碼]B[文章編號]1672-4208(2009)18-0006-02

檔案是重要的信息資源，醫院的檔案記載了醫院發展的基礎性工作，是醫院管理工作的重要部分，它體現了醫院的管理水平。隨著醫療技術水平的不斷提高、各項資金投入的不斷加大，檔案工作從制度建設、軟硬件建設、人員素質等方面都應適應醫院發展的需要，以達到與醫院的發展同步。

1醫院檔案管理的現狀

1.1組織管理方面(1)部分醫院沒有專門的檔案管理機構，醫院檔案室一般隸屬辦公室，有的醫院辦公室、政工科、黨辦綜合為一個科室，檔案人員身兼數職，既要做文書處理工作、人事工資、辦公室的日常事務、領導安排的臨時性工作，還要應對一些應急性工作，常常沒有精力做好檔案管理工作，存在心有余力不足現象。(2)忽視了對檔案管理人員整體素質的要求，沒有將檔案人員的培訓納入繼續教育計劃，造成檔案管理人員的思想觀念、業務知識、管理水平跟不上時代的發展，缺乏創新和活力。沒有將檔案工作納入領導工作議事日程、單位發展規劃和目標考核中，歸檔管理制度落實不到位，在重要科學研究、重點工程項目建設、大型儀器設備管理等工作鑒定驗收時，不能保證檔案人員參加，造成歸檔材料不齊全、不完整。

1.2設施設備從基本建設方面看，檔案庫房面積小，達不到規定的標準要求。辦公室、閱覽室和檔案室沒有分開，檔案安全保管、檔案庫房、檔案裝具等條件及檔案數據庫、網絡安全等硬件建設達不到國家規定的有關標準和要求。

1.3基礎業務建設醫院檔案管理水平不高，在醫院近期和遠期規劃中，一般對醫院發展目標、內外環境建設、醫療設備、技術水平、專業技術人員培訓等都作了比較詳盡的規劃，而對檔案管理、檔案設備投入等考慮較少或完全未納入規劃中，造成檔案管理水平不能與醫療業務同步發展?，F代化管理手段應用較差，整個檔案管理工作中，手工操作方式所占比例較大，檔案規范化和現代化管理水平與實際要求有差距，醫院檔案室雖然配有計算機，有的也安裝了檔案管理軟件，但由于多方面的原因，現代化管理手段沒有得以充分利用，檔案管理水平滯后，影響了檔案業務技術的發展，影響了醫院整體管理水平的提高。

1.4開發利用部分專業技術人員，甚至是領導干部，對檔案利用產生的社會效益和經濟效益缺乏深刻的認識，片面地將檔案利用局限于查時間、查事件、查制度、查規定，僅限于來查什么就找什么，檔案利用工作處于被動狀態。信息資源開發處于零階段。對室藏內容沒有進行有效的宣傳，檔案的利用價值沒能得到充分的體現，造成檔案信息資源的浪費。

2醫院檔案管理的發展對策

2.1加強宣傳力度。提高全員檔案意識加大對檔案法律法規的宣傳，讓全員了解檔案法律法規的內容和檔案工作的重要意義。檔案工作人員要充分利用檔案信息，積極為醫院建設獻計獻策，提供決策依據，使全院職工了解檔案是醫院建設發展不可缺的寶貴信息資源。是醫院積累的不可估量的寶貴財富，檔案工作能幫助提高醫護水平，促進醫院醫療、護理、科研工作，利用檔案信息資源可為醫院創造巨大的社會效益和經濟效益，讓醫院領導意識到醫院檔案工作的重要性，把檔案工作放在重要的位置上。利用會議、展覽、電視、網絡等宣傳形式對有說服力的檔案利用典型事例對檔案信息所起的作用及其意義進行宣傳報道，增強全院職工的檔案意識。

2.2利用考核契機，破解檔案工作難題要充分利用檔案年度考核機會，爭取單位領導在財力、物力、人力上的支持，從根本上解決檔案庫房、設施軟硬件、人員配備的實質性、基礎性的問題，同時，要扎實做好檔案基礎業務建設工作。努力爭取好成績，讓領導充分認識到檔案管理水平是醫院管理水平的具體體現。檔案管理工作得到上級主管部門的認可，能進一步提高領導對檔案工作的認識，加大醫院在檔案管理工作中的投資力度。破解檔案工作在組織管理、基礎業務建設、設施設備建設等方面的難題，逐步達到國家規定的各項標準和要求。

2.3強化獎懲機制，提高檔案管理人員工作積極性根據檔案工作的不同分工，制定切合實際的管理制度，明確職責，將檔案工作目標任務列入相關科室、相關人員的工作目標年度考核中。綜合檔案室作為檔案管理的職能部門。工作目標任務主要負責當年度《檔案法》及有關檔案工作法律法規的貫徹執行，制定相應的規章制度。檢查、指導各職能科室年度檔案工作情況，做好檔案開發利用工作和年度檔案歸檔等工作：對重視檔案工作、檔案收集齊全完整、年度工作任務目標完成好的科室予以獎勵，反之予以通報批評，從而調動科室和個人工作的積極性和主動性，確保檔案管理水平不斷提高。

2.4加強繼續教育，提高檔案管理人員的整體素質醫院檔案工作是一項專業性很強的工作。從事這項工作的人員應是具備較強的文化素質、檔案專業知識和多方面知識的復合型人才。檔案工作人員除熟悉檔案工作法律法規和業務規范，以及檔案學科基礎理論知識外，還要熟練掌握檔案工作程序和管理技巧，掌握醫院醫療業務、基礎建設、行政管理等各方面的專業知識。檔案工作的自動化、數字化、網絡化的發展趨勢，促使檔案管理人員要不斷更新知識，加強學習，具備電子信息的收集、存貯、分類、控制和利用技能，具備網上信息資源的組織和篩選的技能。通過不斷學習，不斷擴展知識面，完善自己的知識結構，提高整體素質，成為一名稱職的檔案工作者。

2.5加強硬件設施的配置，實現檔案現代化管理

隨著科學技術的進步，計算機這一高科技的產品已投入到檔案管理工作中，用計算機儲存、檢索、查閱醫院的各種門類和載體的檔案已成為現實，檔案現代化管理手段的實施。能節省大量的人力、物力和財力，縮短查找時間，提高查準率，能更加方便利用者的查找和閱讀，為利用者節省寶貴的時間，檔案工作人員要不斷研究完善檔案現代化管理手段，提高檔案現代化管理水平。

2.6做好深層次開發，充分發揮檔案應有的作用(1)為了使所保存檔案的內容、項目一目了然，對所需的檔案材料能迅速、準確的查找，要編制科學、實用的檢索工具。這是提高檔案管理水平和做好醫院檔案開發利用的主要手段。(2)檔案工作者深入醫院第一線調研，了解各項工作對檔案信息的需求，有目的地從室藏檔案材料中挖掘有價值的信息。加強二次文獻和三次文獻的編研工作，主動為醫院各項工作提供檔案信息資源。(3)收集利用反饋信息，了解和研究檔案利用的各種反饋信息，可以了解檔案效益發揮的情況，以此總結經驗教訓，從而提高檔案利用率，改變以往那種只管信息輸出，不管用途如何的現象。反饋內容可包括：對提供者的評價、對各種服務方式的評價、對服務水平及質量的評價以及對利用效果的評價。

總之，醫院的檔案工作在醫院整體管理工作中占有非常重要的地位。隨著醫院的不斷發展對檔案工作提出了許多新的問題和挑戰，也向檔案工作提出了許多新的更高的要求，只要我們檔案工作者不斷學習，超越自我，掌握扎實的專業知識、具備良好的綜合素質，就一定能適應不斷發展的檔案管理工作，為醫院的建設做出自己的貢獻。