高校二級學院辦公室管理工作淺議

趙亞敏

【摘 要】本文闡述了高校二級學院辦公室管理工作的性質及特點,并就新時期如何做好高校二級學院辦公室管理工作進行了探討。

【關鍵詞】高校 二級學院 辦公室管理工作

【中途分類號】G647【文獻標識碼】A【文章編號】1673-8209(2009)11-0-01

高校二級學院是高校的基層教學單位,學院辦公室則是高?；鶎泳C合事務處理部門,起著溝通上下、聯系左右、協調內外的中心樞紐作用。其工作的好壞,直接影響著高校的發展,是高校工作效率能否全面提高的關鍵因素。因此,必須努力改進高校二級學院辦公室的管理工作,使之對高校建設和發展做出更大貢獻。

1 高校二級學院辦公室管理工作的性質及特點

1.1 綜合性

學院辦公室工作涉及面廣,頭緒多,具有綜合性強的特點。具體表現在:工作的來源既有本學院領導交給的工作,又有上級各主管部門下達的任務;工作范圍涉及本單位及協調外單位;工作內容既有專業性較強的工作,又有一般事物性工作;服務的對象既有學生又有教師。由此可見,學院辦公室的工作涉及到學校的各個方面。所以,學院辦公室工作人員都需身兼數職。

1.2 協調性

可以說,綜合協調職能貫穿于高校學院辦公室工作的全過程,它主要包含了以下幾個方面的內容:

1)信息協調。高校學院辦公室是學院的窗口,通過信息的收集、處理、傳遞,使學院內部各部門之間、學院與校內其他單位及校外之間的信息溝通順利進行。

2)關系協調。關系協調的目的是調整和改善各種關系,由于分工不同和人員思想差異等原因,在行政工作中難免會有矛盾出現,辦公室的職能是調整和改善這些關系,避免或減少各種摩擦,創造良好的工作氛圍,培養團結協作的精神。

1.3 輔助性和服務性

學院辦公室的工作具有輔助性和服務性的雙重屬性。從辦公室工作任務來看,其內容到方式,是根據領導工作的需要來確定的,不具有行使權力的性質,都是輔助和服務于領導和領導工作的;其次,從辦公室工作的機構的性質上看,辦公室工作都是圍繞領導的工作辦文、辦公、辦事的,是為領導當參謀助手的,是辦事部門,,不是職能部門,更不是權力部門。第三,從辦公室工作的指導思想上看,辦公室工作要圍繞黨的總目標、總任務,為本級直接領導服務,為相關的各級領導服務,為人民群眾服務。

2 改進高校二級學院辦公室管理工作的有效途徑

2.1 加強隊伍建設,提高人員綜合素質

1)提高政治素質。高校是培養社會主義建設者和接班人的主要陣地。辦公室工作政策性強、責任大等特點,決定了辦公室人員必須具備較高的思想政治水平、較強的政治洞察力和政治敏銳性,方能在大是大非問題上堅定立場,在事關全局的問題上頭腦清醒,抵御各種風險,應對各種復雜局面,經受各種考驗。因此, 辦公室人員必須努力加強政治理論學習, 不斷提高理論政策水平,以避免出現政策性錯誤。

2)提高業務水平。學院辦公室是二級教學單位的綜合辦事部門,它所辦理的事務紛繁復雜,既有常規性、連貫性的日常事務,又有突發性、臨時性的偶發事件。由于辦公室處于學院的中樞位置,辦公室人員如果沒有過硬的業務水平和辦事能力,是無法勝任的。所以,要做好學院辦公室工作,就必須不斷的實踐創新,總結經驗,不斷進步。

3)必須具備寬闊的胸襟和團結合作精神。學院辦公室的每個工作人員雖說都有各自負責的方向,但由于辦公室所辦事務牽涉面廣,涉及人員多,許多事情是需要許多人共同參與、團結合作才能完成。每個人的想法和做法不同,大家難免會有不同意見。因此,辦公室人員必須具備寬闊的胸襟和團結合作精神,從整體工作出發,以高質量完成工作為著眼點,在寬松、平和的心態下,創造安定團結的工作環境和謙虛和諧的工作氛圍,與同事一起來共同完成工作,共同進步、共同提高。

2.2 轉換思維方式:由參與主導型向參謀主導型轉變

從被動辦理事務到主動參與管理服務,將被動應付思維定式和思維習慣轉換成強化工作計劃式。領導工作的主要任務是了解和掌握本單位的情況,根據上級的指示精神,制定方案,指導全局工作。要做出科學的決定決策,就應當取得第一手資料,掌握決策所需的信息。但是,領導的精力和時間畢竟有限,不可能也沒必要事必躬親。這就要求作為直接協助領導決策的辦公室人員,圍繞中心工作,積極為領導出主意、想辦法,主動發揮參謀助手的作用,經常向領導提供全面、真實、準確、可靠的信息和建設性意見,保證決策的科學性。因此,辦公室的每一位工作人員就要在辦文、辦會、辦事的日常性工作中,主動研究學校各個時期的動向性問題,針對領導工作需要,積極提供建設性意見和工作措施等建議;在領導決策之前,加強調查研究,為領導提供真實、準確、詳細、全面的情況及切實可行的參考意見和預案;逐步做到“雨前送傘”、“雪中送炭”,變被動服務為主動服務,由參與主導型向參謀主導型轉變,發揮辦公室工作人員的參謀助手作用。

2.3 增強協調能力,構建和諧辦公環境

協調能力包括內部協調能力和外部協調能力。

1)內部協調也叫橫向協調。學院辦公室工作千頭萬緒,主要可分為常規性工作和突發、應急的實務性工作,其主要辦公室人員有辦公室主任、教務秘書、行政秘書、教務員等。由于分工不同,各自的職責也不同。因此,協調好辦公室人員之間的關系,最大限度地發揮每個人的聰明才智,是學院辦公室進行內部協調的首要任務。其次,辦公室人員自身應加強內部的團結協作意識,同心同德,以誠待人。時刻銘記江澤民同志關于“自重、自省、自警、自勵”的教導,做到忙而不亂,雜而有序,確保辦公室工作在一種和諧、融洽、朝氣蓬勃的內部環境中順利進行。

2)外部協調也叫縱向協調。隨著高校教育體制改革的深化以及利益格局的多樣化,各方面的矛盾越來越多。學院辦公室的重要職能之一就是在自身的職權范圍內,協調本部門與學校各部門之間錯綜復雜的關系。首先,辦公室工作人員要熟悉學校教學、科研、管理等情況,了解各部門的具體工作和業務,避免在協調工作時因主觀盲目性而引起的矛盾和摩擦。其次,辦公室人員要具備一定的語言溝通能力和協調能力,能夠在工作中科學地、巧妙地與各部門人員進行溝通和交流,達到事半功倍的良好效果。再次,在工作中遇到矛盾時,要擺正自身的態度,充分掌握情感在協調藝術中的作用,采取換位思考的方法,尊重和理解他人的困難,認真聽取對方的意見和建議,及時遏制矛盾的公開化和擴大化,構建平等、協作、和諧的辦公室工作環境。

3 結束語

總之,隨著我國高等教育改革與發展步伐的不斷加快,作為高校二級學院辦公室工作人員,要不斷解放思想、更新觀

念,努力提高學院辦公室管理工作的效率和水平,使之更好地為學校的教學、科研和廣大師生員工服務。

參考文獻

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