論集團企業會計電算化下的檔案管理

胡文蓉

【摘 要】集團企業會計電算化下的檔案管理是檔案管理發展到一定階段的產物，為開展高效快捷的檔案管理提供了巨大的技術支持。本文正是基于對會計電算化檔案管理的認識，分析了面臨的形勢和特點，探討了檔案管理中的注意事項。

【關鍵詞】集團企業；會計電算化；檔案管理；會計數據

【中圖分類號】C29【文獻標識碼】A【文章編號】1672-5158（2013）07-0142-01

會計檔案已經成為分析企業經營狀況和發展特點的決策依據和珍貴歷史資料，具有較強的經濟價值，關系到企業的發展方向和經營戰略轉變。同時，會計檔案也是企業檔案體系中的重要組成部分，能夠有效評價企業經營收益。近些年來，會計電算化在檔案管理領域不斷滲透和發展，已經成為企業檔案管理中的得力工具，會計電算化檔案管理在確保檔案信息真實性和權威性的同時，也推動著檔案管理模式和方式的不斷轉變。與些同時，會計電算化檔案管理在取得顯著成績的同時，我們也看到受到經營規模、技術水平、管理經驗等方面因素的影響，會計電算化檔案管理在現實中存在著不少困難和問題，如何加強企業檔案管理，適應會計電算化發展的需要，對于企業業務拓展和經營思路的轉變來說，具有重要的意義，也是檔案管理發展到一定階段面臨的形勢與問題。

一、集團企業會計電算化方式下檔案管理面臨的形勢與特點

目前，很多企業為了充分適應日趨激烈的市場競爭，滿足會計電算化下的檔案管理需要，對集團企業的檔案管理進行了創新發展，如會計電算化檔案管理就是其中的典型做法。然而由于大多數企業缺乏對會計電算化下的檔案管理的全面系統了解和認識，缺乏會計電算化檔案管理的先進經驗和做法，在會計電算化檔案管理中被動地開展檔案管理工作，在現實實踐中將打印出來的會計檔案移交給檔案部門，忽視具有較高參考價值的關聯材料，容易造成會計數據的失真。同時有些企業為了適應會計軟件升級改造，及時采取了升級措施，而忽視會計數據的管理，一些會計數據沒有及時進行歸整，造成會計檔案數據在整合、調用過程中出現不少的問題，降低了會計數據的完整性和安全性。

同時，由于會計電算化檔案管理在現實實踐中與傳統的管理模式不同，會計電算化檔案管理對專業性、完整性、安全性等方面有著較高的要求，而事實是會計電算化檔案管理人員參與度不夠。雖然記賬憑證上打印著制單人、填表人、核對人和主管領導，但實際上，主管領導很少涉及對報表的審核和校對，從中不難看出會計憑證的不完整性和責任分工不明確性。由于會計電算化下的檔案管理在我國還沒有形成成熟完整的管理體系，會計電算化檔案管理制度不完善。既有的制度關聯性不足，制度的覆蓋面狹窄，偏向于對會計電算化檔案管理的技術限制，如要求管理人員在操作過程中對技術操作如何管理，而沒有將技術與業務充分結合，從戰略或者是全局的角度去管理檔案。會計電算化檔案管理要求相關的管理人員既具備會計業務知識，又要具備檔案業務知識和計算機基本技能，但由于檔案管理工作的特殊性，會計電算化下檔案管理人員老化現象嚴重，他們在會計和業務知識的掌握方面具備優勢，但在技術管理方面缺乏足夠經驗等。

二、集團企業會計電算化檔案管理應注意的問題

1、加大會計電算化檔案管理基礎設施投入力度

開展會計電算化檔案管理需要大量配套的基礎設施和設備資源，如計算機、網絡設備等硬件資源，管理軟件、應用系統等軟件資源。這些是會計電算化檔案管理的基礎和前提，同時在基礎設施投入過程中需要財務部門、檔案管理部門、信息技術部門等相關部門的協作和配合。財務部門和檔案管理部門應做好業務的協作和配合體系建設，從財務和檔案管理的角度，提出設計的思路和方法，考慮各方面的因素和條件，做好規劃設計和前期準備工作，加大部門間信息資源共享力度，避免出現“信息孤島”現象。應檔案管理部門應協同信息技術部門做好財務軟件的升級改造工作，提高會計軟件數據的兼容性和標準性，確保財務數據在使用過程中不會因為系統升級而產生影響。

2、加強會計檔案查閱、復制登記制度建設

會計檔案數據關系到整個集團企業的經營效益和銷售業績，是集團企業實現穩健和可持續發展的前提條件。因此，會計檔案在調閱和使用過程中應該遵照嚴格的使用流程和管理規范，調閱或使用會計檔案數據，需要嚴格的審批流程。加大對會計檔案管理系統權限管理力度，通過對檔案管理系統的權限的限制，保證檔案管理系統的獨立性和真實性，確保會計檔案的安全性、完整性、權威性和準確性，使得會計電算化檔案得以充分使用。鑒于會計檔案的完整性，會計檔案在使用過程中要加大制度管理約束，通過對查閱、復制會計檔案制度的嚴格制訂和修訂，確保會計檔案管理系統在制度的制約和約束下能夠正常運轉，為開展集團企業會計電算化下的檔案管理提供制度依據和條件。

3、創新檔案管理措施，提高檔案資料的完整性

為了確保會計電算化檔案信息的完整性，在日常管理中，應當通過設立專門的管理崗位，具體負責檔案資料的存檔、保管和保密工作，提高會計電算化檔案管理的規范性和科學性。由于電子檔案信息容易受到外界環境的影響。因此，在檔案信息的保存過程中應當注意對檔案電子信息的備份和操作，即平時采用計算機打印輸出的會計憑證、銀行日記賬和現金日記賬等，并根據需要裝訂成冊。每份要注明檔案的時間、操作員并貼上保護標簽，加強檔案規范化管理力度，以防止意外事故的發生可能會造成電子檔案數據信息的丟失和毀壞。同時，注重檔案資料的外圍環境管理，檔案信息的保存應當遠離磁場，注意防磁、防水、防火等處理措施，并根據需要定期檢查數據的有效性和完整性，定期對檔案數據信息進行復制，避免因為保護不當所造成的意外損失。在保存介質的選擇上，應特別注重選擇穩定性好、可靠性高、紙張質量效果好的存貯介質，并加強對介質的定期或不定期檢查，防止由于磁性介質損失而導致會計檔案數據的丟失。

4、加強對檔案管理人員的教育培訓，提高人員素質水平

會計電算化檔案管理工作是一項繁瑣而又重要的工作，由于在現實中檔案管理工作多是兼職來實現的，受到時間、精力以及業務熟練程度等方面因素的影響和制約，“有檔不歸”現象時有發生，再加上檔案管理過程中也存在著檔案人員流動性快、工作交接不力現象、檔案丟失等現象。因此，要加大對檔案管理人員的教育培訓，使他們樹立新技術條件下的檔案管理理念，注重會計電算化檔案管理的科學性、高效性，掌握一定的會計電算化檔案管理基礎知識和基本技能，加大對檔案材料的收集歸檔整理力度，辦理好交接手續，確保檔案完整。通過定期或不定期的檔案法律法規、檔案知識的教育培訓，使從事檔案管理工作的人員能夠勝任檔案管理工作，從而有效避免檔案管理在現實實踐中過于被動的局面。

三、結束語

會計電算化檔案管理工作是傳統檔案管理模式發展到一定階段所面臨的產物和選擇，也是檔案管理模式實現創新發展的嘗試和探索。會計電算化的檔案管理克服了傳統檔案管理在運行過程中存在的問題和弊端，為現代化檔案管理開辟了高效、快捷的服務渠道。目前，會計電算化檔案管理雖然還存在著很多的問題，存在著很多不到位的現象，但隨著技術的進步和管理的完善，會計電算化檔案管理措施將會有很大的改進和提高。

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