高職院校檔案管理工作中的問題分析

紀玲

【摘 要】我國的高職教育規模逐漸增大，高職教育制度體系也在不斷的變革，高職院校的檔案管理工作面臨著較大的機遇和挑戰?，F階段國內高職教育工作的發展中雖然取得一定的成就，但是在高職院校的檔案管理上還存在著管理不嚴，管理隊伍素質參差不齊，管理機制落后，服務手段傳統等一些問題。這些問題是制約國內職高院校工作正常進行的關鍵所在。我們要從加強職高檔案管理制度入手，推動制度體制的改革，提高管理人員的職業素養來提高職院校的檔案管理工作。

【關鍵詞】高職教育規模；制度體制；機遇和挑戰；檔案管理工作

【中圖分類號】G71【文獻標識碼】A【文章編號】1672-5158（2013）07-0336-01

隨著我國國民經濟的發展和教育水平的提升，高職教育是我國大學教育的重要組成部分。近些年來我國的高職教育取得了長足的發展與進步，高職教育的發展進一步的緩解了國內本科院校的招生壓力，同時也滿足了國民對教育資源的需求。雖然國內高職院校取得了很大的發展，但是在實際的工作中，高職檔案管理工作還存在不同程度的問題，本文就這些存在的問題一一指出，并提出自己的改進意見。

1.高職院校檔案管理工作的問題

1.1 高職院校檔案管理制度上的問題所在

高職院校逐年的發展更多的是體現在教學管理和學生管理上，而對于院校的檔案管理上發展較為薄弱。制約職高院校檔案管理工作發展的原因有很多主要體現在：其一，職高院校在學校的發展過程中對檔案管理不夠重視，雖然制訂了相關的管理制度，設立了檔案管理機構，但是管理體制存在漏洞尚不完善，這使得檔案管理機構工作效率低下，不能夠充分發揮檔案管理機構的監管作用。而且在對于職高院校內各院系的檔案管理無法很好地與校檔案管理做好對接，使得一個院校內的檔案不能統一管理，各院系對檔案的管理與院校分開，這種各自為政的檔案管理模式一方面會造成管理成本和管理資源的浪費，另一方面對于來自系部和校部的檔案材料會造成多方歸檔，由于當前職高院校在校人員往往在1萬甚至幾萬以上的規模，這么巨大的檔案規模會使得多方歸檔不僅會給檔案的管理查閱帶了困難也會使得檔案管理難度進一步增加。

其二，高職院校每年在檔案管理上的經費投入不足。每年高職院校的經費投入大多投在院校課程教育和學生獎勵制度上，在檔案管理上的投入一般較低。而隨著科技和社會的發展，檔案管理的模式也在不斷的發展改變，而職高院校的檔案管理設備技術一直較為落后不能及時更新換代，導致高職院校的檔案管理模式和服務質量較低?，F代的檔案管理隨著計算機和互聯網絡的發展，使得網絡化檔案管理成為趨勢。而院校檔案網絡的聯網建立一次投入較大，高職院校的經費一般遠遠落后于本科院校，一方面是由于高職院校不能依托于自身的學科優勢進行引資，另一方面國家每年在高職院校的投資力度較低，再加上高職院校每年的發展，這部分原本不多的教育經費根本不可能過多的投資到檔案建設上。一方面由于教育經費投資額度較低，另一方面職高院校檔案管理分開進行大大提高檔案管理成本難度，這兩點在體制制度上共同制約著高職院校檔案管理的發展進步。

1.2 高職院校對檔案管理的認識上存在著不足

高職院校在日常的工作教學和年度工作制定上更加的側重于教育教學質量，而對于高校的檔案管理重視程度不夠。職高院校的工作重點多放在教育教學質量的提升上，對于檔案管理工作往往是維持在最低水平線上，有時只在年度的上級審核評估期間才對檔案管理進行適當的稍微的改進，而在檢查之后依舊保持原樣。由于院校的不重視，所以也導致職高院校的管理工作人員的職業素質和職業責任感使命感普遍較低。對于檔案的日常管理松散，能省就省，往往會產生檔案丟失混淆。當前我國的職高教育中的師資力量不斷增強，對專業教師隊伍學歷要求越來越高，但是在檔案管理工作方面的人才招聘上較少，目前國內大多高職院校的檔案管理人員學歷和職業素養普遍較低?，F代檔案管理更加側重計算機軟件網絡的應用，而現有的這些人員明顯缺乏相關的知識技能，對于檔案的科學管理方法、檔案的重要性認識等方面不達標。特別是近年來隨著高職教師人員職稱評定辦法的實時，高職院校對于檔案管理人員的職稱評定存在歧視的態度，也致使相關的檔案管理人才不斷流失。

2.高職院校檔案管理問題分析

2.1 高職院校檔案管理面臨的形式問題

高職院校在檔案的管理制度和認識上的不足嚴重阻礙著檔案管理工作的發展。雖然檔案管理的技術設備、管理理論方法在不斷的創新改革。但是國內大多數高職的檔案管理仍舊以人工手動為主，對檔案的管理不能很好的依托于計算機網絡和相關檔案管理軟件進行日常的管理。這種手工記錄查詢的方法在檔案的管理中效率低下，一個高職院校上萬分檔案的人工手動管理使得檢索速度緩慢，材料歸檔難度加大，檔案管理人員的工作強度增加，管理人員的工作積極性和辦事效率降低，這使得高職院校的檔案管理面臨著嚴峻的形勢。

2.2 關于改善高職院校的檔案管理工作

高職院校的檔案管理事關高職院校健康可持續發展的一部分，應當予以足夠的認識。在年度高職院校的工作會議上要對檔案管理工作做出明確的指示，并對檔案管理部門進行適當的資金投入。改善現有的高職院校檔案管理相對落后的模式，引進新的管理技術設備，將檔案管理網絡化，計算機化從而提高檔案管理的效率。對院校檔案管理制度要進行完善，統一對檔案進行管理，這樣方便各種資料及時有效的歸檔，也可以降低檔案管理成本。對于檔案管理人員要進行檔案管理的理論技術培訓，招聘檔案管理方面的人才，從而提升高職院校檔案管理隊伍的整體職業素養。

3.結束語

我國經濟社會的發展推動了國內高職教育的蓬勃發展。目前，高職教育的快速發展中存在些許問題，檔案管理工作一直是國內高職院校的通病和詬病，在很長的一段時期內高職院校的檔案管理工作都引不起校方的足夠認識。在新的時期，為了高職院校的健康發展我們有必要對現有的檔案管理工作進行分析，并根據實際情況進行科學的指導改進。

參考文獻

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