整合高校檔案資源實行“大檔案”管理分析

王雅新

[摘 要]近些年來，隨著現代化進程的加快和信息時代的來臨，我國社會的發展日益呈現出一種資源整合和信息高速化的現象。作為培養高素質人才的我國高校在過去幾十年來在學科方面取得了長足的發展，為國家和社會培養了大批建設型人才，推動了經濟的發展和全民素質的提高。然而高校在管理方面卻停滯不前，這主要體現在檔案管理不足上。本文就針對這一問題，通過對高校檔案管理的現狀進行分析，進而提出幾點建議。

[關鍵詞]高校；檔案資源；大檔案

我國高等學校在自身辦學的實踐過程中，毫無疑問，都會積累大量有關的檔案資源，如何對這些龐大的檔案資源進行有效的整合，是檔案管理部門面臨的重要任務。隨著我國高校的發展和其它事業的進步，檔案資源在高校管理工作中的重要性日益突出，然而目前我國的高校在檔案資源方面還存在一定的問題，嚴重阻礙著高校的健康有序發展。在信息化和網絡化的條件下，加快整合高校檔案資源，實行大檔案管理是目前迫切需要應對的問題。

一、整合高校檔案資源的重要意義

（一）推進高校事業的發展

檔案資源的管理工作與高校的事業發展有著緊密的聯系，高校的教育教學就是檔案資源的中心工作，通過將學校師生的檔案材料進行集中的分類和管理，能夠加快檔案集合體的形成，同時能夠將有特色和有價值的檔案資源提供給檔案的需求者。此外，高校的檔案資源與教學評估和學生就業等問題息息相關，只有將這些資源進行科學有效的整合，才能形成完善和系統的檔案庫，從而為學生和教師提供便利。不僅提高了檔案部門人員的工作效率，還推進了高校的檔案管理體制的完善和發展。

（二）有利于學生自身的發展

眾所周知，檔案資源不僅是高校的記錄冊，更是學校教師和學生自身的人生經歷書，檔案所與生俱來的權威性和真實性使它與其它資料區別開來，并且是其它資料所無法取代的。檔案對于高校學生來說，檔案是記錄他們生命軌跡的證明，對學生未來的工作和學習都有著重要的作用。因此，高校必須要加強整合檔案資源的水平。

（三）加快檔案服務的現代化

高校檔案資源管理部門在其自身的發展中，要始終以加快實現檔案服務的現代化為目標。在當今的信息時代，現代化技術已經成為高校檔案整合的前提，只有形成一個檔案信息資源的集合體，才能對檔案資源進行有效的管理。通過檔案信息資源的建設和使用，將會加快高校投入現代化設備的進程，從而有助于實現高校檔案資源的共享，最終有效解決高校的信息需求問題。這一點不僅能夠對高校的特色服務起到一定的推動作用，更能夠實現檔案資源的信息化和現代化。

二、目前高校檔案資源整合中存在的問題

（一）高校的檔案管理體制不完善

近些年來，由于高校招生的規模不斷擴大，且信息技術的不斷更新，高校的各類檔案資源越來越多，由于部分高校在檔案管理體制上存在一定的不足，導致了高校檔案資源利用率不高和資源的極大浪費。在體制上存在的原因首先是高校的檔案管理的職能不明確，在具體的檔案管理工作中未能真正落到實處。部分高校雖然在表面上承認檔案工作的重要性，但卻未能設置獨立的檔案管理結構。其次，高校檔案管理體制的單一性也限制著檔案資源的有效整合，不利于充分發揮檔案資源的作用。

（二）高校的檔案整體管理理念淡薄

由于高校檔案管理體制的不健全，使得高校的檔案管理缺乏統一的科學規劃和科學的管理理念。雖然目前大多數高校都具備自己的檔案信息管理系統，但是由于各個部門之間的管理職能不同，在很大程度上存在著較大的差異，從而使部門職能之間出現了分離的傾向，最終形成信息孤島。此外，高校的檔案部門與其它部門之間由于相互隔離，使得在檔案信息化進程中缺乏協調，從而造成信息建設的重復和資源的浪費。

三、在大檔案管理背景下不斷整合高校檔案資源的措施

（一）加強對檔案管理的整體認識

在大檔案體制的背景下，要想不斷提高高校檔案的整合水平，首要措施就是要對其進行整體的把握和分析。高校領導要牢牢樹立檔案資源是高校的第一信息資源這一理念，對檔案資源的重要性給予充分的重視，并且從自身的實際出發，對自身的檔案資源進行有效的整合和傳承。在對檔案資源進行整體的把握后，要把整合的目標進一步的明確，設置學校的特色資源，使檔案資源的利用率發揮到最大。

（二）提高檔案資源的管理水平

管理工作是高校進行有效整合檔案資源的關鍵，通過不斷加強檔案資源的管理水平，促進效益的提升，整合現有的資源。因此，在高效的檔案資源的整合過程中，首先就應該以檔案信息的管理作為出發點和落腳點，進而通過網絡信息化等技術實現信息的及時查詢和傳輸。此外，還應該將檔案信息資源的整合重點放在數據資源庫的建設上來，不僅能夠有效保護珍貴的檔案信息，還能實現最大程度上的資源共享。

（三）加大人才培訓力度

要想真正落實檔案資源的整合工作，還需要一支具備較高信息專業化素質的人才，隨著科技的發展和信息技術的日益更新，檔案資源的整合工作對檔案工作人員的素質也提出了更高的要求，需要不斷優化檔案部門的人才結構。因此，在推進檔案資源整合信息化的過程中，要加大對檔案業務和計算機業務復合型人才的引入，同時，對在職的檔案管理人員進行定期的信息技術培訓，切實提高他們的信息技術素養。

四、結語

綜上所述，加快對高效的檔案資源進行科學的整合，在大檔案管理體制下不斷推進檔案資源，是完善高校管理體制的重要舉措，有助于高校的提高學科教育的同時不斷深化管理制度?？傊?，面對大檔案的管理體制，如何對檔案資源進行有效的整合是高校檔案部門需要面臨的一個挑戰。筆者相信只要在檔案管理的過程中，始終做到統籌兼顧，積極發揮創造性和主動性，就能夠對檔案管理中存在的問題做出相應的解決。

參考文獻：

[1]鄧小紅，張開敏.整合高校檔案資源實行大檔案管理探討[J].才智，2013（36）

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