人事檔案改版工作“三字經”

[摘 要]2012年6月中央組織部印發《關于做好文件改版涉及干部人事檔案有關工作的通知》（組通字[2012]28號）文件中明確規定自2012年7月起全面推行新版人事檔案材料收集與整理，此項工作范圍廣、任務重。我省組織部也進行了全面培訓與工作布置。人事檔案改版工作作為重中之重擺在了人事檔案工作者面前。本人就近半年來該項工作的開展與推進情況進行了回顧與思考。

[關鍵詞]人事檔案；改版

中組部1991年3月頒布的《干部檔案整理工作細則》將干部人事檔案材料的載體定為16開型。在2009年7月頒布的《干部人事檔案材料收集歸檔規定》中明確將載體定為16開（長260毫米，寬184毫米）或國際標準準A4型（長297毫米，寬210毫米）的公文紙。2012年6月中央組織部印發《關于做好文件改版涉及干部人事檔案有關工作的通知》（組通字[2012]28號）文件中強調自2012年7月起全面推行干部人事檔案材料和目錄采用國際標準A4紙型（297*210mm），由此人事檔案材料改版工作全面推開。[1]該項工作范圍廣、任務重。江蘇省作為人事檔案管理先進省份，高度重視改版工作，2012年9月轉發中組部28號文，省委組織部于2013年5月至7月間對全省二百五十多個機關、事業單位人事檔案管理者進行培訓與工作布置。人事檔案改版工作作為重中之重擺在了人事檔案工作者面前。本人所在學校也按照要求全面實施改版工作，工作中邊實踐邊積累邊總結，概況為準備、開展、自查三階段的“三字經”，與同行探討。

一、準備工作階段“清”、“明”、“實”

加強組織與領導，思想認識要“清”。干部人事檔案工作是國家和黨干部人事工作的重要組成部分，干部人事檔案的規范、真實、完整是做好干部工作的基石。檔案改版整理工作從領導到專兼職檔案員都必須高度重視，認清該項工作的重要性、清楚工作的要求、理清工作開展的流程，確保人事檔案改版能井然有序進行。

加強檔案員的學習，工作要求需“明”。必須認真組織整檔人員學習中央組織部《關于做好文件改版涉及干部人事檔案有關工作的通知》（組通字[2012]28號）的精神及相關法律法規，如：《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守秘密法》、《干部檔案工作條例》等，讓管檔人深入了解新規定，領會人事檔案改版的精髓，切實掌握改版的技能，強化檔案人員的崗位職責意識。根據各單位人事檔案工作實際，制定可行、有效的改版工作方案，明確改版各環節任務、明確責任人、明確標準，確保人事檔案改版工作規范實施。

加強前期調研，準備要“實”。在人事檔案改版整理工作中，要涉及檔案柜、檔案盒、檔案備用袋、打孔機等設備的更換，庫房要進行相應的調整。檔案盒、檔案柜更換數量較多、金額較大，因此之前的采購中要注意多咨詢、多比較。檔案用品生產廠家較多，推薦上門的也比比皆是，從本市、本省，遠至河北省涿州。我單位從送貨、物資補充、價格、服務等實際情況考慮，選擇從本市檔案用品門市部購買以上專用產品。與供應商落實使用要求，及時溝通試用情況，確保改版用品能及時按要求到貨。另外，人事檔案管理系統軟件也要升級更新，這樣方能打印出新要求中的“三齡兩歷一身份”表和A4版目錄。江蘇省委組織部針對高校特點還專門設計了高校版人事檔案管理系統，為做好高校人事檔案管理提供了幫助。改版單位要與軟件公司做好溝通，盡快升級系統。所有的軟硬件準備工作都要認真考慮、細致落實，這樣才能保證改版工作開展時得心應手。

二、開展工作階段“嚴”、“準”、“全”

嚴格檔案紀律。在檔案整理過程中，要涉及更換檔案盒、檔案標、備用袋、目錄等，每一個細節都會直接影響到人事檔案信息的外泄，要強化檔案工作人員的職責意識，強化安全意識、保密意識，嚴格遵守、執行檔案工作紀律，確保人事檔案改版全過程在嚴格、安全、有序下進行。本人工作中嚴格遵守“三要三不準”即：整檔要有記錄。每天更換內容要進行必要的記載，如：檔案盒幾號更換***號至***號，一方面避免差錯，另一方面有據可查；整檔要有保護措施。檔案改版過程中必然會有查檔、送檔人員來檔案室。特別是小型管檔單位，僅一管檔人時，整檔人員要將手中整理的檔案妥善放置好，如關閉整檔案室門、將檔案收回檔案柜中等，避免檔案錯拿、遺失、泄密。庫房鑰匙要保管好。整檔過程中，有可能會抽調其他非管檔人員來協助，但人事檔案室的庫房鑰匙萬不能人手一把，一定要專人保管，嚴格控制進出庫房人員的數量，減少檔案被破壞、涂改的人為因素。三不準為：本人及親屬不準接觸相關檔案；非黨員不準參與整檔工作；無負責檔案人員在場不準進行整檔工作。

改版準確到位。為確保改版工作高標準完成，我單位將改版整理工作分為六個階段：（一）制作檔案盒標簽、備用袋標簽；（二）更換檔案盒；（三）修改原分類標、頁碼；（四）補充完善材料；（五）制作新版檔案目錄；（六）整理裝盒。每個步驟都是對現有檔案的再審核過程，前兩個過程技術難度較小，可操作性強，進展也相對迅速。但到了第三階段修改原分類標、頁碼時，就必須仔細甄別材料的有效性與準確性。因人事制度的改革，各個時期形成的材料要求不一樣，所以形成的材料也不一致。如：之前將學生登記表歸入一類履歷材料中，現改為與學籍材料按時間順序歸入四類-1中；第二類新增加了報告個人有關事項材料；之前的“三齡一歷表”改為“三齡兩歷一身份表”；九-1任免與九-2工資材料進行了調換等。這些材料整理要求的改變，使個人的階段性情況體現更集中、更完整、更詳盡。另外對未規定歸檔的多余材料也要進行剔除。如我單位原材料中包含職稱計算機考試證書、錄取通知書等，這些材料在收集歸檔規定中沒再提及，應及時取出，使人事檔案內容精煉、準確。這些階段整理可采取分類集中調整、交叉審核、逐項逐類進行解決，保證人事檔案改版整理準確到位。

材料盡量補全。人事檔案材料的收集是長效機制。平時是普通收集和定向收集為主，此次改版整理就必須將突擊性收集充分運用。干部的獎懲、任用在后期形成的職稱評審、干部任免表等材料中總有所體現，但與之相配套的獎勵登記表、任前考察材料總是漏缺。另外如工資調整材料不連貫也普遍存在。因此必須重點關注這類特殊性材料的收集，需要與相關部門溝通，盡力補齊材料，保證人事檔案材料的完整性，全面性。

三、自查工作階段“勤”、“改”、“思”

改版工作中，各階段需邊工作邊自查。自查時要做到“三勤”：勤與上級主管部門溝通。在遇到特殊問題和情況時，要主動求教于上級主管部門，絕對不能回避問題、自作主張處理問題，要爭取上級的幫助與指導。勤與兄弟單位交流。在組織部培訓時，每期培訓班都制作了通訊錄，人事檔案工作者要運用多種聯系方式，電話、QQ群交流工作經驗，討論工作中遇到的問題與困難，集思廣益開展好工作。勤于抽查。按照中共江蘇省委組織部《關于干部人事檔案審核工作檢查驗收有關問題的通知》（蘇組通[2005]29號）中規定，抽查的方法為：根據現職干部名冊，按照總人數的1.5%左右的比例抽取檔案。省直機關企事業單位，抽查正職3分之2。自查時各單位應適當提高抽查比例，保證改版的質量。

對在與上級主管部門溝通和與兄弟單位交流中發現的問題要知道一處立即改正一處，不能拖延。抽查中發現了問題要及時通報，并進行整改，避免同樣問題再度出現。

管理檔案是手段，最終目的是為了充分利用，發揮檔案的價值。檔案的每一次改革都是為了更好的服務于社會、服務于大眾。[2]人事檔案改版工作之后緊接著的將是人事檔案數字化，它使得紙質干部人事檔案的受損率降低，查全率與查準率提高，檔案流轉更便捷。而改版整理為人事檔案數字化打下了良好基礎，同時改版工作的開展與推進過程也有許多經驗可以被數字化工作所借鑒。因此，思考、總結人事檔案改版工作全過程，分析兩項工作的特點與聯系，可以大大減少在數字化過程中的重復勞動，節約人力、物力、財力和時間。

人事檔案改版工作是與國際接軌，與文書檔案載體統一的體現。伴隨著信息時代的要求，干部人事檔案必將揭開它神秘的面紗，成為重要的信息資源，被開發被利用。

參考文獻：

[1]中共中央組織部.《關于做好文件改版涉及干部人事檔案有關工作的通知》[Z].文件，2012（28）

[2]馮柏霞.淺談如何做好文件改版后人事檔案管理工作[J].辦公室業務，2013（8）：167-168

作者介紹：林娟（1975年8月-），女，漢族，江蘇工程職業技術學院副研究館員，本科，研究方向：人事檔案管理