針對信息化條件下如何改進檔案管理工作

孫慧

[摘 要]信息化時代的到來改變了檔案管理工作的環境，對檔案管理工作的方式和措施需要進行創新和改進，這樣才能夠推動檔案管理跟上時代發展，發揮安全管理工作的積極作用。本文結合信息化環境的發展和轉變，對信息化條件下檔案管理工作的改進措施進行了分析和探討，旨在為我國檔案管理工作的穩定發展提供支持，進而促進我國社會的全面建設。

[關鍵詞]信息化；檔案管理；改進

一、引言

檔案是對人或事件具體信息進行記錄的一種文件形式，我國檔案管理工作仍處于發展階段，與發達國家檔案管理工作的理念和方式等方面都存在著差距。隨著經濟和科技的不斷進步，信息技術社會生產和管理中應用更加廣泛，面對這種形式，加強檔案管理信息化的建設是非常有必要的。檔案管理的信息化建設能夠有效提升管理工作的效率，避免在傳統人力工作中產生的失誤，降低因工作實施問題而造成的損失。但是在信息化環境下，檔案管理工作的改進仍需要依靠科學的理念和方式進行實施，絕不能夠憑經驗進行工作方式的轉變，因此，本文對信息條件下如何改進檔案管理工作進行了探討。

二、更新檔案管理模式

現代科學技術飛速發展，信息化時代已經改變了人們的工作和生活方式，現代人的身邊總是充斥著大量的信息，對這些信息的妥善處理能夠為其工作和生活提供巨大的便利。檔案管理工作中，所面臨的信息量更是巨大的，在現階段信息化發展得新形勢下，同樣受到了巨大的影響，傳統管理模式面對越來越多的信息資料顯得力不從心，這也對檔案管理工作人員提出了巨大的挑戰。采用傳統檔案管理模式不僅增加了工作人員的工作量，降低了工作效率，更使得檔案工作中出現紕漏的可能性大幅上升。當前，檔案管理工作的重點也應適應數字化管理的需要，從實體檔案管理轉變為對信息資源的管理，以信息為管理對象，對形成的各種門類的檔案進行數字化加工，利用現代化技術手段對檔案信息資源進行管理。經過信息化的檔案資源是可重復、多平臺利用的信息資源，檔案資源只有通過信息化、才能真正實現檔案信息資源的價值和使用價值，它能為經濟發展、科技進步、社會繁榮等諸多領域提供更全面、更高效、更快捷的服務；它能創造最佳的社會效益和經濟效益，使之真正成為未來信息社會國民經濟和社會發展的寶貴戰略資源。

三、建立優秀的檔案服務手段

在檔案個管理工作的改進中，不能夠忽視檔案的根本作用，因此，必須加強對其服務作用的充分發揮。信息化改革中，應充分利用信息化應用技術，建立相關網頁、局域網。檔案館（室）與企事業單位信息管理部門可加強密切配合，建立“電子文件（檔案）數據管理中心”。該中心設在企事業單位檔案館（室），是企事業單位信息資源庫的重要組成部分。電子文件（檔案）數據管理中心集中管理網站內各單位的歸檔電子文件，并在網站上提供有限制性或非保密電子文件查詢、利用服務，實現電子文件信息資源共享。其優點是覆蓋面廣，豐富，利用率高。同時開展在線服務。傳統的檔案利用方式，如到檔案部門利用檔案、參加檔案展覽、閱讀檔案復制件或公布件，特別是到檔案部門利用檔案原件的方式，在信息化里必然要發生變化，至少是部分變化。社會的全面信息化改變了人們工作、和生活的環境，使人們更注重信息的時效性，希望通過信息系統、信息網絡及時準確地獲得多種信息。因此，被動的、手工式的檔案提供利用方式必然逐步被主動的、現代化的檔案服務方式所代替。

四、提高檔案管理人員的素質，實現檔案管理科學化

傳統檔案管理工作方式通常是有人力進行整體和查詢的，在工作方式進行改進的過程中，通過計算機應用系統的應用，能夠大大解放工作人員的勞動，提升工作的整體效率，但是人不能夠忽視工作人員在管理工作中的重要作用。不但如此，工作人員還需要對管理設備進行全面的控制，因此，加強檔案管理工作人員的基本素質是非常必要的，檔案管理工作隊伍的建設是檔案管理工作進行信息化改進的關鍵。

1、檔案工作者必須具有多元化的知識結構，現代科學成果在檔案管理中在大量運用迫使檔案工作人員支學習和掌握理論、文化和管理等有關知識，其中尤為重要的是計算機、數學、生物學等學科的知識，它們對檔案管理實現現代化、信息化具有直接作用。

2、從檔案管理現代化發展趨勢看，檔案工作人員必須具備掌握檔案管理現代化技術、進行檔案信息分析與研究、提供高層次檔案信息服務與咨詢等三方面的能力。檔案管理人員必須學習、學習、再學習，上級檔案管理部門要積極創造條件，有計劃的選送檔案管理人員進行深造，進行離崗培訓，還可以采取以老帶新、以強帶弱的辦法，互幫互學等建立復合型人才群和梯隊型人才結構。作為檔案管理工作者，應看到自身素質與新形勢對檔案工作需要的差距，以時不我待的精神狀態抓緊自身的學習提高，盡快使自己成為合格的檔案工作者。隨著設備的更新和引進，檔案管理部門既要注重引進具有豐富檔案專業知識和實踐經驗，精通業務的各種人才，又要注意引進相關學科的專門人才，合理調整檔案工作者的專業結構、年齡結構和知識結構。

五、提高檔案工作信息與檔案管理的安全化

最后需要考慮的是建立在檔案管理工作信息化基礎問題。信息化管理水平的不斷提高，使得應用技術也不斷得到創新，但是對于現階段信息網絡來說，安全問題對其影響對位巨大的因素。而對于信息社會環境中的檔案管理工作者，信息安全素質是指在網絡環境中管理電子文件的信息安全的意識和能力。檔案信息安全是現今檔案管理工作的生命線研究檔案管理者的素質有利于拓寬檔案管理保護領域、發展檔案管理學的理論研究完善檔案信息安全管理體系。促進檔案信息化建設和檔案管理事業的健康、有序、可持續發展具有重要的現實意義。

六、結語

信息化時代為人們生活帶來了巨大便利，同時也為工作效率提升產生積極作用。傳統檔案管理方式對于現代社會發展的需求來說，已經不能夠被廣泛地應用，對檔案管理工作的信息化改進，使其工作科學發展的必然趨勢，也是信息環境影響下的結果。加強檔案管理工作的改進，需要從觀念和意識方面出發，只有重視工作的信息化建設，才能夠做好管理措施的改進。當然，不僅需要對工作人員的觀念進行發展，更需要對其專業素質進行提升，使其能夠在今后的工作中發揮出更大作用。

參考文獻：

[1]宗輝.淺析現代信息化檔案管理.《辦公室業務》.2013年09期