淺議文書檔案工作的意義和實施

蘇榮清

【摘要】文書檔案的歸類、整理，在檔案管理工作中起著舉足輕重的作用。作為檔案工作者不僅對文書檔案要進行比較全面、系統、完整的鑒定，更要花費大量的人力物力，進行分類、歸檔，使其具有保存及利用價值。本文通過分析文書檔案價值的重要性，以及對文書檔案管理采取哪些措施，以便今后檔案工作者能夠更好地對文書檔案進行管理。

【關鍵詞】文書檔案；意義；實施

一、文書檔案的意義

文書檔案的歸類、整理，在檔案管理工作中起著舉足輕重的作用。文書檔案主要是一些辦理完畢而且具有一定保存價值的文書。其中所提到的“具有保存價值”，說明了有一部分的文書可以成為文書檔案，而有些文件不需要存檔，不具備保存價值。這就需要管理者對文書檔案歸檔范圍和文書檔案鑒定的問題要掌握精準。2006年頒布的國家檔案局八號令本著“對歷史負責，為現實服務，替未來著想”的原則，明確規定了機關文書檔案歸檔的范圍。這對檔案人員的素質要求比較高。檔案人員要明確掌握文書和文書檔案的界限，熟悉文書檔案的規則，一定要認真參照國家和企業的文書檔案整理分類方案，把不屬于歸檔范圍的文書剔除掉，保留有參考價值的文書，保證文書檔案“收集齊全、規范整理、安全保管、合理使用”。

二、文書檔案管理存在一定的問題

（一）文書與檔案工作的銜接問題。文書工作和檔案管理工作直接存在聯系又有著區別，是統一又分工的。但在實際的工作中，文書和檔案往往是不同的人員負責管理，這就會使得文書工作與檔案工作在某種程度上脫節。實際的管理工作中，文書和檔案應該實行一種分塊式的管理制度，這才是一種有效的、相對科學的管理。但是在實際的操作過程中，這一體制卻在一定程度上拉開了文書工作和檔案工作之間的距離。文書工作人員檔案意識淡薄，檔案管理人員通常很少考慮文秘的工作，這使得兩者在銜接的過程中出現很多的脫節的地方。當前，在文書工作和檔案工作的銜接主體上，也就是在公文的格式和處理方法上存在著很多的不規范的，不標準的現象。

（二）對檔案員進行培訓。在一些單位中，文書檔案的管理人員沒有經過檔案專業培訓就直接接手管理文書檔案，這樣的工作人員對于檔案的分類、立卷等專業的文書管理工作只是一知半解，不能深得要領，其專業素質與現代化的文書檔案培訓工作的要求之間存在很大的差距。在部分單位中，檔案管理者雖然是有上崗證書，但是檔案知識陳舊，很少有人參加檔案培訓的深造教育，這些人只是對檔案工作有著基本的認識和了解，并不能及時的更新檔案管理理念，跟不上現代化檔案管理的步伐，更不能夠有效的提高單位檔案管理的水平。尤其是隨著計算機網絡技術的飛速發展，利用計算機進行檔案管理工作是現代化檔案管理的一個必然趨勢。檔案管理人員更加需要加強專業知識的培訓，使單位檔案管理工作更加的標準化和規范化。

（三）各部門配合不夠，影響著檔案管理水平的提高。從單位的各部門收集文件資料，是單位歸檔工作的重要一環，但在工作的過程中卻困難重重，有些部門不愿把歸檔的文件資料送到檔案員處進行統一保管，只為了自己工作的方便不肯上交，時間長了，一些重要的文件資料就容易散失，要追究責任也為時已晚。

三、提高文書檔案管理水平所采取的措施

（一）領導加強對文書檔案的重視。作為單位領導對文書檔案管理工作的重視是做好文書檔案工作的前提，文書檔案的管理人員要積極主動匯報和宣傳文書檔案工作，向領導者宣傳檔案工作的一些法律法規常識，讓單位領導對檔案管理工作有所認識，爭取單位領導的支持。文書檔案管理人員也要不斷地學習新知識，積極主動地學習檔案管理的現代化專業知識，更新管理理念，提高綜合素質，為檔案工作提供更加方便快捷的服務。

（二）規范銜接文書與檔案的工作。整理文件是檔案管理的根本，而文件質量問題直接關系到檔案的質量，想要提高檔案的規范性，必須有高質量的文件作基礎，文書規范化處理文件是檔案規范管理的前提。文書人員要切實做好文書材料的立卷歸檔，提高檔案意識，實現文書和檔案工作系統化，文書人員重視紙張的大小、文字的格式等文件材料的質量，制定標準。例如，必須使用規定的筆進行修改和批閱文件材料。對文件的處理要及時準確，對文件的收發要登記清楚，發現文件有殘缺或丟失，要及時查找。對領導開會時的講話記錄及外出等賬外資料，要及時整理收集并記錄詳盡，確保文件材料的完整。

（三）各部門之間要加強合作，做好文件的收集工作。檔案管理人員要主動地了解業務部門的工作，經常性走動，獲得及時信息，思考檔案的工作如何圍繞單位的中心開展，怎樣做好資料的收集和整理。加強檔案管理和各個部門的溝通，確證資料收集的順暢。分清重點收集資料，關注能夠展示單位歷史、現狀、未來發展的資料，為研究服務，提供有價值的證據。做好文書的基礎工作，調整文書檔案的結構。收集資料是文書檔案的物質基礎，做好鑒定、保管和統計工作。文書人員要善于收集有用的文件資料，整理單位在活動中形成的反映細節的檔案資料，篩選研究，綜合分析，認真整合，發揮檔案信息功能，豐富檔案資源，明確單位的工作在不同時期的重點，服務單位大局，開展文書檔案工作。

（四）完善管理機制。對于檔案管理的規定和程序，要盡可能的細化，簡潔明了，并且具有可操作性。文書檔案工作人員要嚴格的執行公文的規則，嚴格進行審核和簽發，堅決避免濫發文件和發無效的文件現象。在公文正式印刷之前要認真審核簽發的手續是否完整、附件是否完善以及文件的格式是否規范，在印刷以后發送之前工作人員還需要進行再一次的復核。如果需要修改實質性的內容，則需要按照程序進行復審。對于公文的用紙、幅面以及字體、排版等都需要按照嚴格得的技術指標進行。

四、總結

總之，文書檔案管理水平是衡量一個單位管理水平的重要標準。檔案管理直接關系檔案資料的完整性。提高文書管理工作的地位，加強文書工作和檔案管理工作的銜接，增強部門合作，完善工作程序和管理機制，樹立文書檔案管理的規范化和標準化意識，做好檔案資料的收集工作，提高檔案資料的利用率，保證單位的健康發展。