淺析醫院聲像檔案的數字化管理

楊曉光

【摘要】醫院聲像檔案是在醫院各項工作和活動中產生，具有保存價值的照片、底片、影片、錄音帶及錄像帶等。這些聲像檔案對于醫院不同歷史時期的狀況能夠更真實、形象、直觀地反映出來，是紙質檔案無法比擬的。檔案資料中，聲像檔案作為非常重要的組成部分，具有重要的意義。在當前醫院檔案信息化建設過程中，需要加強聲像檔案的數字化管理，從而更好地實現聲像檔案的有效利用，將聲像檔案的重要價值充分地發揮出來。

【關鍵詞】醫院；聲像檔案；數字化管理；管理方法

一、醫院聲像檔案數字化管理的必要性

在醫院聲像檔案的傳統管理模式過程中，由于受制于技術、年限等因素的影響，檔案易發生損毀及報廢等情況，從而導致聲像檔案失去應有的利用價值，給管理工作帶來較大的影響。并且在醫院聲像檔案管理工作中，對保管方面具有嚴格的要求，要有效的控制好溫度、濕度、光照，灰塵及磁場等方面因素帶來的不利影響，這就需要購入大量的儲存設備。在聲像檔案中，磁介質信息載體穩定性較差，這在保存過程中對資料質量會帶來較大的影響，隨著利用次數的增加會導致聲像檔案磨損嚴重，沒辦法進行使用。另外，聲像檔案不僅需要較大的存放空間，而且手工檢索難度也較大。針對于聲像檔案傳統管理中的諸多弊端，需要加快推進醫院聲像檔案的數字化管理，充分地利用計算機、移動硬盤及光盤作為聲像檔案的存儲工具，不僅有效地節省了儲存空間，而且還能夠通過網絡實現聲像檔案資源的遠距離下載使用，加快推動了檔案資源共享的實現，為聲像檔案管理效率和管理質量提高起到了非常重要的作用。

二、醫院聲像檔案數字化管理的辦法

（一）醫院聲像材料的數字化處理

1、醫院照片檔案的數字化處理。對于醫院聲像檔案中的一些照片在數字化處理過程中，可以充分地利用掃描儀和數碼相機來對其進行數字化轉化。在掃描過程中要對分辨率和圖像格式進行合理選擇，確保照片的質量及具有較好的壓縮比，有效地降低存貯的空間。為了保證不失真，一些較為珍貴的照片，可以采用TIFF格式存儲。對于些陳舊及破損的老照片，可以利用PS軟件加以處理。

2、醫院錄音檔案的數字化處理。對于醫院聲像檔案中的錄音帶，可以利用功能強大的錄音軟件將其制成音頻文件，并采用一些較常見的格式進行保存，也可以采用壓縮文件進行保存。在對錄音帶制成音頻文件過程中，需要選擇適當的采樣頻率、錄音聲道和量化標準，在確保不降低原帶質量的情況下，選擇一個合理的數值，確保數字化錄音資料的質量。

3、醫院錄像帶的數字化處理。對醫院錄像帶，可通過視頻采集卡集成MPGE文件格式并轉刻成VCD或DVD?，F行的AdobePremiere、AdobeAfter Effects 6.5或DiscreetCombustion軟件都可完成錄像帶數字化轉換，也可通過數碼錄像機轉錄后刻錄。

（二）醫院實際工作中聲像檔案的數字化管理措施

1、明確范圍，收集整理。長期以來，因為醫院聲像檔案管理的誤區及醫院聲像檔案意識的淡薄，使得個別人員對醫院聲像資料認識不夠，不知道該如何保管，致使該載體資料流失。凡記載醫院召開重要會議、參加外事活動、取得的科研成果、開展的新技術、新項目等照片、底片、VCD、錄音、錄像都在歸檔范圍。醫院檔案管理人員在每一次活動結束后，應積極主動地收集、整理聲像資料，以保證醫院檔案資料的完整性及實用性。

2、分類編目，立卷歸檔。為便于醫院檔案的保存和利用，需根據醫院聲像檔案的內容進行分類編目，立卷歸檔。 首先，醫院照片檔案按拍攝時間、內容分類。同屬一類的照片按時間順序編號，紙質照片應同時填寫其底片號。檔號格式為：全宗號-目錄號-案卷號-流水號（照片號、底片號）。照片編號采用橫寫格式，其格式為照片/底片號-文字說明-拍攝時間-作者。紙質照片檔案應同底片一同歸檔，如已經數字化處理，還應標明數碼目錄號，既可直接保存在計算機內，也可刻成光盤。數碼照片可按其拍攝年代建立文件夾，內設子文件夾，文件夾內應附文件說明（文字說明、拍攝時間、作者等）。數碼照片的檔號格式為全宗號-數碼目錄號-盤號-數碼照片號。永久保存的數碼照片亦應同時沖洗紙質照片保存，以供查閱，其編號應對應數碼照片編號。其次，醫院錄音、錄像檔案按年代、記錄內容分類，按內容編號。同一內容分錄幾盤的應視為一個案卷，編一個案卷號，然后每盤再依次編排序號。其檔號格式為：全宗號-目錄號-案卷號-流水號。已轉換成音頻文件、視頻文件的檔案分類、編目方法與其相同。此類檔案即可存入計算機，也可刻錄成VCD光盤。歸檔時錄音帶、錄像帶應同其光盤一同歸檔。 最后，光盤使用年限通常都較長，但為了避免意外事件發生時對資料帶來不必要的損害，醫院光盤檔案在存檔的同時也要提供一份供查閱時使用，這樣就可以對原始資料進行妥善保管。

3、統一管理，規范使用。在醫院數字化聲像檔案管理過程中，需要建立統一的數據庫和搜索引擎，同時還要進一步對聲像檔案使用制度進行完善，加強對聲像檔案的保管。在具體工作中，需要設置專職人員管理聲像檔案，并定期對醫院的聲像檔案進行檢查，嚴格按借閱手續來管理聲像檔案的借閱工作，對于歸還的聲像檔案管理人員需要認真進行檢查，做好驗收工作。在醫院聲像檔案管理工作中，需要分級進行管理，針對聲像檔案資料的珍貴程度來采取不同的保護范圍，對于一些十分珍貴的聲像檔案盡量不外借。在醫院聲像檔案利用過程中，需要在不影響保密的前提下進行。

三、結束語

醫院聲像檔案作為醫院發展歷史的重要見證，可以為醫院的管理提供重要的信息依據，因此需要強化醫院聲像檔案的管理工作，充分地利用現代化技術來加快實現聲像檔案資料的數字化轉化，利用數字化管理來有效地推動醫院聲像檔案的開發利用工作，從而使其能夠更好地服務于醫院的醫療、教學和科研等工作。

參考文獻

[1]張班吉.數字時代聲像檔案保管模式轉變的研究――以好萊塢為例[J].數字與縮微影像，2015（07）.

[2]張美芳.國外聲像檔案數字化進程對中國聲像檔案保存的啟示[J].數字與縮微影像，2014（12）.

[3]吳秀云.近十年國內外面向檔案館的聲像檔案保護理論研究綜述[J].數字與縮微影像，2014（12）.