中央企業檔案管理的困境與解決途徑

張華

【摘要】中央企業的檔案資產是重要的國有資產，必須完整地保存好、充分地利用好。近些年來，央企檔案管理工作有所發展，但距離檔案管理“三納入”、“三同步”依然存在較大差距，普遍存在檔案管理“重收集、輕利用”的現象。本文以中央企業為主要研究對象，總結了該類型企業檔案管理存在的問題，深入分析原因，并最終提出解決途徑。

【關鍵詞】檔案管理；困境；途徑

1、引言

在我國國民經濟中起重要作用的中央企業，檔案管理工作在大數據時代的背景下，面臨著挑戰和新的發展機遇。中央企業檔案是中央企業重要無形資產，是國有資產重要組成部分，要求在當前先進信息技術加速發展的大背景下，充分利用大數據技術推動企業檔案資源開發利用，使檔案資源更好地發揮支持企業決策、管控、創新、發展，提升競爭力的基礎數據資源的作用。

從2010年起，中央企業的檔案工作由過去國家檔案局直接管理轉變為由國務院國資委直接管理與指導。中央企業的檔案管理進入了新的發展時期，尤其是實行檔案評價工作以來，央企的檔案管理工作起到了很好的推動作用，檔案管理體系、制度不斷健全，硬件建設、人員配備不斷加強，館藏資源不斷豐富，管理現代化水平不斷提升，檔案信息資源開發利用不斷加大，央企檔案管理進入了快速發展時期。但隨著科技水平不斷地發展，企業管理水平不斷地提高，當前檔案管理水平已遠遠不能滿足當今時代發展的需要。

2、中央企業檔案管理存在的問題

2.1領導對檔案管理工作的重視程度不高。某些企業領導受短期經濟效益影響，對檔案管理缺乏重視，沒有將檔案管理納入企業重要的基礎管理工作范疇，工作標準和要求不高，“某些企業重經營、輕管理，檔案管理走下坡?！睕]有認識到檔案是現代化企業管理的基礎工作和企業文化建設的重要內容，這是造成檔案管理水平不高的重要原因。

2.2檔案管理投入嚴重不足?！岸鄶灯髽I對檔案管理缺乏重視，有錢也舍不得投資，資金問題成為一些地區和部門檔案工作發展的最大障礙?！痹S多單位的領導往往認為檔案管理只投入不產出，浪費財力、物力、人力，因而對檔案管理不管不問、任其發展、置之不理，造成檔案管理投入嚴重不足。

2.3檔案管理人員數量不足、素質偏低。某些領導認為檔案管理工作是一般事務性工作，不需要什么專業技能，對檔案工作不夠重視，安排一些專業素質以及實踐管理能力不高的非專業人員管理檔案，有的企業的檔案工作甚至停滯，出現了檔案堆積成山等現象。有些企業中的相關檔案人員沒有經過正式的檔案培訓，只是憑借傳統經驗，脫離了檔案的規范化管理要求，更難與現代企業的發展相適應。此外，檔案人員因為工作辛苦、清苦和艱苦，往往思想不穩定，人員變動較頻繁，造成業務不精。

2.4企業全員檔案管理責任意識普遍缺乏。目前，許多企業尚未形成全員參與檔案管理的良好氛圍，很多人都認為檔案管理就是檔案部門的事，與己無關，尤其是部分工程項目的總工及技術資料管理等人員檔案歸檔意識差，對檔案自行立卷要求在思想意識上更是認識不到位，認為不是份內工作，有抵觸和畏難情緒。全員檔案管理責任意識的缺乏，導致檔案形成的前端管理十分薄弱，“誰形成、誰負責、誰移交”的檔案管理要求難以落到實處。

2.5檔案管理現代化管理水平及信息資源開發利用水平不高。許多企業雖然購買、使用了檔案管理軟件，但僅僅實現了電子文件的適時歸檔，以及各類檔案案卷目錄的網上錄入及查詢，距離檔案管理全文數字化的要求還有非常大的差距，檔案信息資源的開發利用工作差距較大，檔案編纂力量普遍薄弱，編研水平不高，編研成果較少，尤其深層次編研資料更是少，使檔案資源不能充分利用。

3、中央企業檔案管理發展途徑

3.1增強意識，堅持依法治檔。依照《檔案法》、《企業檔案工作規范》、《中央企業檔案工作評價辦法》等相關規定，樹立牢固的全員檔案意識。切實加強對檔案工作的組織領導和協調，切實落實把檔案管理“三納入”，即：將檔案工作納入企業發展規劃和年度工作計劃、納入企業管理重要日程與制度、納入相關人員職責和考核范圍，營造全員參與檔案管理的良好氛圍，切實落實“誰形成、誰負責、誰管理”的要求，才能真正促進檔案事業的全面發展。

3.2制定標準，規范檔案管理體系。企業檔案管理制度體系的建立是一件需要長期規劃、逐步推進的系統工程，在建立過程中要重點關注“檔案管理與企業發展相同步”原則，即：檔案管理服務于企業發展，企業發展促進檔案管理。企業應當將檔案工作納入企業發展規劃和年度工作計劃，把企業檔案工作和企業的科研生產、經營管理等活動作為一個有機的整體，建立與現代企業制度融合為自由及整體的企業檔案管理制度體系。

3.3加強培訓，提高檔案人員素質。將檔案工作人員隊伍建設納入企業整體人才隊伍建設體系，統一規劃，統籌安排，確保檔案工作人員隊伍穩定。要采取在職教育、業務培訓、實踐學習等方式，著力培育一支愛崗敬業、忠于職守、積極向上、無私奉獻、業務精湛、開拓創新的高素質檔案工作隊伍。中央企業要關注檔案人員的學歷教育、職稱評聘、工資待遇等各類切身實際問題，為檔案人才的成長進步、施展才華創造條件。

3.4保證資金投入，加強檔案基礎設施建設。應明確檔案工作經費列支科目，并將經費列入預算管理，保障檔案工作有序開展。投入必要的人力、物力、財力，做好檔案庫房安全防范、保管裝具、設施、現代化設備的配置、配備作用，做到設施齊備，同時，要加強人員對設備的使用、維護、保養培訓，做到物盡其用，切實做到檔案管理工作“硬件要硬、軟件不軟”。

3.5提前介入，檔案和企業信息化發展同步。即與企業信息化建設同步規劃、同步建設、同步開展。要將檔案信息化納入企業信息化建設軌道，同步開展并保證進度，滿足檔案業務開展要求，適應檔案信息化、現代化管理需要。要逐步建立數字檔案館，實現檔案資源數字化、信息采集標準化、信息存儲安全化、信息服務網絡化，要逐步建立企業檔案資源目錄數據庫和全文數據庫，滿足檔案信息資源開發利用需要，實現重要檔案資料數字化。

4、結束語

總之，企業檔案管理是一項復雜的、巨大的、長期的系統工程，要把檔案管理放到一個長期的戰略規劃體系中，加強檔案管理信息技術開發，形成有效的檔案文化氛圍，從而使檔案管理形成固定、完成的體系。

參考文獻

[1]張梅屏.轉制改制企業檔案工作現狀分析[J].蘭臺世界，2005（5）：38-39.