強化醫院檔案科學規范管理的若干建議

汪媛媛

摘要：科學規范的檔案管理只有堅持與時俱進，才能適應醫院發展新形勢的需要，開創檔案管理工作的新局面，科學規范的檔案管理可以不斷地提升醫院的科學管理水平，做好檔案的開發和利用工作，不但可以實現檔案管理工作的自身價值，而且可以為醫院發展和社會進步做出應有的貢獻，因此本文對醫院檔案管理中存在的問題并就此提出對策，以供同行交流探討。

關鍵詞：醫院；檔案管理；制度；改進；對策

醫院檔案管理工作者在檔案管理崗位上必須具備的基礎知識、基本技能、政治素養、道德素養、管理能力及分析處理問題的基本能力等。檔案管理人員綜合素質的高低直接會影響著醫院檔案業務工作的效率、質量和水平，檔案管理是醫院檔案事業的重要組成部分，也是醫院檔案事業持續、穩定、健康發展的重要保證。

醫院檔案管理人員素質高低是做好檔案工作的關鍵所在，在檔案工作的創新過程中，要對醫院檔案管理人員的素質提新的要求，要改進當前醫院檔案工作，不斷提高工作質量，就必須提高醫院檔案管理人員的素質。只有醫院檔案管理人員素質始終處于最佳狀態，才能保證當前醫院檔案系統有良好的服務效能，促進我院檔案業務的發展。

一、醫院檔案管理中存在的問題

（一）對檔案信息的重要性和科學性認識不足，重視不夠

檔案信息資源的有效利用是醫院診療與服務水平提升的關鍵，但檔案資料在長期的發展進程中，由于載體的不同、管理的規范程度不同，可利用成分沒有進行有效的篩選，在具體的管理與利用中，不僅得不到有效的資金保證，更缺乏專業人員的分類、檔案信息資源開發不足，導致了各方面重視不夠、檔案利用率不高。

（二）檔案管理不夠規范，缺乏統一的標準和模式

就我院而言，醫院檔案管理由設在行政辦公室的綜合檔案室負責。由于種種原因和醫院行業管理的要求，綜合檔案室一般只管理文書檔案、科技檔案、會計檔案、音像檔案等，而醫療病歷檔案由病案室管理，x線、CT斷層掃描等膠片、病理切片、各種檢查影像圖文等檔案又分屬各個業務科室自己管理，這就在一個單位內形成多部門管理檔案的格局。

到目前為止，醫院檔案的管理還沒有一整套科學統一的管理制度、標準，在很多醫院都存在同樣的問題。隨著醫院業務發展的深入，科學技術的進步，社會的發展，檔案的內涵和外延都在發生變化，各級醫院的管理檔案，急待形成一個規范性強、管理有序，能充分發揮檔案在提高醫技、促進整體發展的新模式。

（三）檔案管理人員屬非專業性，素質參差不齊

檔案管理是一門科學，而實際在從事檔案管理一線的人員，就我院而言，不僅沒有專業人員，甚至把從事檔案管理工作當作是一種行業內容的照顧，不僅人員隊伍的專業素質、理論水平、文化程度等方面參差不齊，而且從事這項工作人員的責任意識、敬業精神與醫院檔案管理工作本身存在著較大的反差，這就使得檔案管理工作不僅不能促進我院的診療、科研、教學等事業的發展，反而成了醫院發展的負擔。

二、用科學管理統攬醫院的檔案管理工作

（一）強化檔案管理意識，提高檔案的利用率

領導重視是做好檔案管理工作的重要保證，是實現檔案科學管理的前提。要大力宣傳醫院檔案管理的意義，加強檔案法律法規學習，使全院干部職工充分認識檔案的重要性，認識檔案與醫院日常工作的密切關系，更好地支持檔案管理工作。

檔案管理的最終目的就是提供利用，因此，檔案管理人員要樹立服務意識，使醫院的檔案為臨床醫療、教學、科研工作服務。同時，積極開展多種編研活動，對信息進行開發，編寫各種專題匯編，為利用者提供多方面、有實效的信息。另外，還要加強檔案利用反饋信息的管理，以滿足醫療、教學和科研工作的需求，從而提高檔案的利用率，充分發揮其社會效益。

（二）充分利用現代科技手段，提高檔案管理效率

當前是數字信息化時代，我們應利用好網絡信息設備來提高工作效率，用計算機儲存整個醫院的各類信息，由計算機編印文件分類、主題等目錄，開發專業軟件、形成自成體系的檢索系統、網絡系統，方便醫院內部工作人員查找資料、查閱檔案，既節省時間也節省人力、物力和財力，加快了工作效率。

同時，利用數據庫管理可以減少檔案實物材料對空間的占用，保存信息方便簡單，也增加了其保密度，實現檔案管理的自動化、現代化。

（三）改變管理方式，創新檔案管理

檔案管理現代化不僅是先進設備的配置，還包括管理方式的標準化。醫院檔案的標準化是指現代化檔案管理要符合檔案的各項標準化內容、分類、編號、及案卷目錄，各個項目都要求標準化，符合各標準的規定。檔案要做到標準化是現代化醫院檔案管理必須有章可循、有法可依，在檔案管理的各個環節、各個步驟，從初步收集、整理到最后歸檔、存入微機，都要做到條理清晰、目的明確，保證檔案完整，避免漏失檔案的記載內容，系統而正確無誤地記錄、存檔。

（四）提高檔案管理人員素質

檔案管理人員素質直接影響檔案管理水平，醫院要將檔案人員培養納入醫院人才培養計劃，全面提高檔案管理人員素質。同時要通過與專業聯系、引入專業人才的方式，不斷提高從業人員的整體專業素質、理論水平。要把總結探索檔案管理工作及業務發展，作為醫院全面發展的重要內容，廣泛開展檔案學科研活動，推動檔案管理水平的提高。

三、結語

檔案是醫院發展過程中的寶貴財富，管理好檔案是維護醫院發展歷史的重要工作，醫院檔案管理是醫院管理工作中的一個重要組成部分，檔案管理必將滲透在醫院建設發展的各個環節中。如何提高檔案管理水平，加速檔案管理現代化，是檔案人員目前面臨的一項根本任務。

參考文獻：

[1]趙麗.醫院檔案管理存在的問題與對策[J].山西檔案，2011.

[2]于秀珍，陳春玉.醫院檔案信息化建設初探[J].北京檔案，2009（9）.

[3]郭敏.如何加強醫院的檔案管理[J].檔案管理，2012（3）.

[4]劉皓.醫院檔案管理中存在的問題與對策[J].中國檔案，2007（11）.

[5]賈寶蘭.切實加強學校檔案管理工作的幾點思考[J].山西檔案，2011.