淺議地質檔案管理及利用的提升

王萍

摘 要： 科技不斷發展，傳統的地質檔案管理模式已經無法滿足當前發展需求，在當前形式下，需要探索加強地質檔案管理的新途徑，建立完善的管理制度及辦法，利用現代信息技術，提高管理效果，增強對其利用，本文分析了地質檔案管理及利用方法。

關鍵詞：地質檔案 管理 利用 方法

地質勘查檔案管理工作的重要性越來越大，在工程、交通、科研、水文等方面都具有重要作用，尤其是年代久遠的檔案更具歷史價值，對檔案的管理工作十分重要。然而當前我國很多地區的地質檔案管理工作都較為落后，對檔案的利用率不高，限制了地質勘探事業的發展，因此需要采用有效的管理方法和利用方法，充分發揮出地質檔案的作用。

一、地質檔案管理存在問題

1.資金投入不足，硬件設施不完備。有的地質勘探單位在檔案管理中只注重追求短期的經濟效益，對管理工作的認識不足，不注重檔案管理工作，對其投入也不夠，使得資金不充足，保管設備不夠完善；還有的地勘單位在建立檔案保管庫房時沒有按照國家規定的標準建立，保存檔案的手段還很落后，存放裝具也不充足，有的檔案將其放到鐵箱和木柜中，甚至是放在地板上，沒有考慮到檔案的防塵、防潮、防火、防盜以及防蛀，使得檔案容易受到損壞。

2.檔案管理人員整體素質不高。一直以來檔案管理工作給人的印象都是較為傳統的，不是年輕人干的工作，人員素質也整體不高，工作人員的文化程度都不高，缺乏地質、檔案以及計算機等有關專業的人才，對=現代化管理沒有興趣，只是安于現狀，不能積極的提高自己的業務水平和計算機操作能力，對于地質檔案的信息資源以及數字化的開發能力不足，限制了管理工作的發展。

3.檔案管理制度不完善，檔案法制意識不足。很多地勘單位內都缺乏健全的檔案管理制度，無法為實際管理工作提供指導和規范，有的單位即使制定了制度，但是在執行上并沒有得到有效落實，工作人員對于檔案的法制意識不足。很多技術和業務人員會私自保存圖紙、地質合同及報告；還有的部門為了自己使用起來方便，就把應該要集中保存、統一歸檔的檔案進行分散管理，出現了檔案丟失的情況，影響了檔案的完整性和安全性。

二、地質檔案管理和利用方法

1.規范管理，建立檔案管理制度。為了提高地質檔案管理的水平，確保檔案的安全及完整，就需要加強檔案管理工作力度，要依據我國相關的地質檔案管理規范建立具體的管理制度，制度內容要全面，如歸檔的范圍及時間、案卷質量、機構人員以及保管利用等方面，要對這些內容進行明確、詳細的規定，為實際管理工作提供指導和制度保障，為全范圍、多層次的開發地質檔案信息資料提供基礎，提供科學的依據，對檔案資料進行科學、有效的利用，讓地質檔案成為生產、經營以及科研的信息庫。

2.提高檔案管理者的業務水品及素質。當前是信息時代，地質檔案管理的發展趨勢趨向信息化，這就提高了對檔案管理人員的要求，他們需要具備計算機技能，能夠使用信息技術儲存地質檔案，傳遞及收集數字化檔案信息。因此單位需要注重對管理人員的培訓，管理人員本身也需要具有樂學的精神，能夠不斷的提升自己的業務水平和技能，加強業務和計算機知識的學習，自主學習有關的專業領域學科的基本知識以及法律知識，拓寬自己的知識面，及時更新知識體系，讓自身與崗位要求相一致，提升管理的服務效率和水平。

3.提高地質檔案的信息化水平。當前科技不斷發展，信息化也是地質檔案管理發展的趨勢，地勘單位需要應用信息技術，建立數字化資料室、檔案數據中心及目錄中心，形成一個地質檔案信息系統。要按照信息系統的要求對現有的電子文件進行統一的規劃，要運用數字化在全文以及目錄數據庫中掃描老資料，建設全文數據庫。傳統的地質檔案都是紙質形式的，保存不方便且查閱速度很慢，都是通過人力去清賬和查找，管理效率不高。而應用信息化技術之后，就可以有效的改善這些不足，因此需要將檔案中的文字資料以及圖件進行信息化處理，對這些資料進行分析、處理，經過轉化加工，更高效、便利的利用檔案，可以減少檔案在使用中受到的磨損，極大的增加了檔案的使用時限，減少檔案管理人員的工作量，讓他們從清點、歸還、使用、借閱中解脫出來，節省下來的時間可以進行研究工作。

4.認真做好地質檔案資料的查閱登記工作。地質檔案的管理人員需要具備較高的職業素質，認真做好查閱登記工作，在實際的管理中，管理人員應該和資料借閱人員多交流及溝通，讓他們認識到地質檔案資料的重要性，讓借閱者可以更加小心的保護檔案資料。與此同時，管理人員還需要做好借閱登記工作，將借閱人的信息、資料信息、借閱時間等都要做好詳細、明確的記錄，只有這樣才能避免地質檔案資料出現破損或者遺失的情況，更好的對檔案進行保護。

5.加快升級硬件設施。當前科技不斷發展，地質檔案管理中也應用了現代信息技術，傳統的檔案也通過使用不同的軟件將其變成電子檔案的形式進行存檔，地質檔案管理工作需要適應當前發展趨勢，對保管工作進行升級換代，除了升級計算機硬件之外，還需要引進相關的管理軟件，加強配套設施建設，檔案儲藏室中應該有空調、除濕機、溫度計以及其他的防護設備，只有加大硬件上的投入，才能更好的保護檔案資料。

另外，還需要注重傳統的檔案資料文件存儲空間建設，除了檔案的保管地點之外，還包括相關的復述建筑物，比如復印室、辦公室以及閱覽室等，如果辦公用房不夠充足，那么有的文件空間就會都用到儲存檔案，就無法滿足其他附屬必要的附屬工作，就會讓絕版文件在外借中受到損壞或者出現丟失的情況，為檔案管理工作帶來無法挽回的損失。

三、結語

綜上所述，地質檔案管理工作需要建立健全的制度，加強硬件設施建設，充分利用現代信息技術，提高管理者的職業素質、計算機技能和業務水平，做好詳細的記錄工作等，避免檔案出現丟失或者損壞的情況，充分利用地質檔案，發揮出其作用。

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