關于高校信息化系統建設管理體系的思考

摘 要：隨著信息技術在各領域應用的迅速擴展，各高校的信息化建設也緊跟時代潮流。本文從實際出發，闡釋了高校信息化系統建設的重要意義，提出了推進建設高校信息化系統過程中遇到的諸多問題，并就此提出構建信息化系統建設管理體系的概念，詳細介紹了在戰略地位、專業團隊、制度規范、信息素養等管理體系的四個方面給出的解決對策分析。

關鍵詞：高校信息化 系統建設 管理體系

一、背景引入

高校信息化是指隨著現代信息技術的發展，高等院校根據自身的需要，采用先進的信息技術來加強管理能力、提高教學質量、促進科研發展、改善生活環境[1]。

推進高校信息化系統建設，有利于梳理并規范管理流程，改良并升級傳統業務部門管理模式，促進學校管理體系內部結構重組，有利于形成更加高效、更加精干的管理框架，有效促進學校整體信息化建設進程。

應用信息化系統，實現便捷、高效、精準為師生提供服務，主要體現在：全面整合信息發布渠道，增進信息傳遞的精準性、實效性；提供多平臺移動辦公，打破管理人員工作環境限制桎梏，確保業務辦理需求及時得到響應，提高業務辦理效率；真實有效記錄管理過程數據，減少線下操作可能導致的事故，避免人為因素造成的管理不規范，保障管理的公平公正。另一方面也促進了各業務部門共建統一服務平臺，有利于部門內部、部門之間業務銜接順暢，可實現數據互聯共享，便于數據分析、科學決策。

二、提出問題

在實際建設信息化系統過程中，由于認識層面狹隘、建設模式單一、協作規范欠缺、實施人員信息素養不足等方面的問題，導致系統建設推進緩慢。

1、業務部門對信息化系統建設認識狹隘

經過長期的業務辦理經驗積累，管理人員已經形成了固有的業務辦理流程和固化的思維模式。在系統建設初期，往往會對信息化系統建設預期過高，期待其能原樣復制線下辦理流程。在溝通需求過程中，對自身業務過分堅持也部分導致合作雙方產生溝通問題，建設目標不明確。同時，在系統建設過程中，免不了增加管理人員額外的工作量，如需要花費大量氣力清理數據，耗時耗力，但短期收效甚微，進展不明顯，導致管理人員在建設信息化系統過程中出現畏難情緒，建設信息化系統決心不堅定；信息化系統投入測試使用后，沒能充分預判可能暴露出的用戶適用問題，沒有即時提供溝通反饋機制，導致使用系統用戶體驗不理想，增加系統推廣使用難度。

2、業務部門建設信息化系統各自為政

每個業務部門各司其職，為緊跟學校整體信息化建設步伐，往往會出現各個部門各自建設信息化系統的情況，沒有形成良好的信息化建設生態。究其原因：各個部門對信息化系統需求不同，前期考察合作單位的業務傾向性不同，各個部門推進信息化強度不同，導致即使同一部門不同業務之間也會出現選用不同的合作單位的情況。由此可能導致業務流程不關聯，數據接口不統一，數據的接續性、全面性不能保證，出現信息孤島、資源割據、重復建設、管理滯后等不良現象[2]。比如，業務辦理上級部門在建設系統時，未能考慮下級部門對部分數據字段使用，導致有些數據字段采集不到，增加返工建設的風險。

3、信息化系統建設過程不規范

以與公司合作共同建設教育教學信息化系統為例，分析系統建設過程不規范導致的問題：公司在開發過程中更多考慮產品通用性，缺少對合作學校定制需求的關注；公司項目經理往往承擔不止一個學校的項目，不能全力支持；公司人員流動性大，駐校工作人員不斷更換，業務交接不充分；合作雙方沒有構建良好的溝通交流機制、評價反饋機制、切實有效的獎懲機制等，校方教育教學管理人員發現問題不能得到及時有效的解決；建設過程中沒有統一的建設規章和標準，信息化力量準備不足，雙方配合經常出現不匹配的情況，實際實施過程拖沓。

4、參與信息化系統建設人員信息素養缺失

沿用上例，公司人員直接與業務部門管理人員溝通對接，業務需求和系統實現之間不可避免出現理解出入，這就需要有系統建設經驗的信息化專門人員進行有效溝通，來解決這中間的分歧。但是在實際建設過程中，不能保證每個業務系統建設均有信息相關專業人員輔助，而管理人員迅速掌握信息化思維分析并理解問題難度較大，更談不上對需求出入進行合理的評估并做出有效的堅持或妥協。

三、思考對策

為解決如上諸多問題，參考[3]中對“企業項目管理體系”的闡述，本文提出高校信息化系統建設管理體系概念。所謂“高校信息化系統建設管理體系”（以下簡稱“管理體系”）是指高校在建設信息化過程中，為確保信息化系統建設順利進行，組建具備系統建設信息素養的專門團隊，在相關制度和規范約束下，有序高效的推進信息化系統建設過程中的決策、實施、評估和監督等行為而建立的一整套全方位的管理保障體系。如圖1所示：

圖1 管理體系示意圖

1、明確信息化建設戰略地位

構建管理體系，學校層面需出臺相應的信息化建設系列文件，明確信息化建設重要地位，整體約束信息化建設基本規范流程，支持并提供信息化建設問題解決方案，統一協調并管理信息化建設項目，同時，學校層面應給予高度重視，持續投入經費支持和人力資源支持。

2、構建信息化建設專門團隊

高校信息化系統建設是一項龐大而復雜的系統工程，不能僅憑一人或幾人之力，管理體系中，需要構建完備的信息化建設專門團隊，在校級領導的統一指導下，科學決策，有效實施，及時評估，全程監督，以保證建設工作有序開展。

成立決策小組，由參與學校信息化建設各業務部門主管領導組成，主要負責把握學校和部門之間信息化建設進度；規劃本部門信息化系統建設藍圖，指導業務流程再造；統籌協調部門內部、部門之間整體信息化工作，避免各自為政；監督建設過程，及時調整，科學決策。

成立執行小組，采用每個部門抽調具體實施人員的方式組成，以實現人力資源合理優化配置。該實施人員需熟悉業務流程，關注實操細節，善于組織和總結。執行小組主要完成具體的建設實施工作，如提需求、跟進度、測功能、清數據、輔應用等。執行小組可采用周例會制度，溝通需要部門間協調的問題，提出執行過程中部門內部的阻礙，及時發現并解決問題，積極推進，落到實處。

成立評估小組，聘請有信息化建設經驗的校內外專家和業界同行，主要負責階段性評估信息化建設成效，整體評估項目執行情況，反饋并給出進一步工作部署實施建議。

3、形成信息化建設管理制度規范

管理體系中，需建設完備的信息化建設制度規范，有效保障信息化系統建設持續性、適應性。

由決策小組討論制定，由學校層面決議通過出臺信息化建設制度，各業務部門開展信息化建設工作需嚴格遵循。制度需包括各類工作條例、工作機制、工作方式、工作規范、工作流程、管理辦法等。以與公司合作建設教育教學信息化系統為例，需建立合作雙方工作機制，指定項目雙方責任人，厘清合作雙方權責問題，規定雙方團隊工作內容，制定項目推進實施計劃，形成項目執行工作文檔，采用行之有效的溝通機制，輔以一定程度的獎懲措施等，以構建和諧向上的工作環境，穩步長效的推進信息化系統建設進程。

4、加強信息素養人才隊伍建設

高校信息化建設是一項長期持久延續的工作，需要有新鮮的血液源源不斷的注入信息化建設的進程中，管理體系中需加強信息化人才隊伍建設，即吸引較高信息化素養的專業人士，提升已有信息化人才信息素養。信息化技術更新換代速度快，學校信息化建設離領先水平有很大的差距，學校管理人員應力爭更快適應教育信息化背景下對學校信息化建設的需要，加大人才引進力度，組織定期培訓，積極應對時代帶給學校管理人員的機遇和挑戰。

四、結語

在高校推進信息化建設背景下，本文著重闡釋了信息化系統建設的長遠意義，剖析了在實際建設過程中遇到的問題，并由此提出信息化系統建設管理體系構想，以期能為其他高校在建設同類系統過程中提供一點經驗分享。

參考文獻：

[1] 鄭海英， 鄭雅良. 我國高校信息化建設發展路徑探析[J]. 沈陽工業大學學報（社會科學版）， 2010， 3（2）：175-178.

[2] 肖鳳玲， 李朝葵， 游強華. 醫學院校信息化教育教學資源整合構建研究[J]. 中國教育信息化， 2017（3）：42-44.

[3] 侯靈明. 企業項目管理體系標準模型研究[J]. 項目管理技術， 2004（3）：17-22.

作者簡介：甘銳琦，1989年10月，研究實習員，碩士學位，主要研究高校教育教學管理。