高校檔案管理工作的優化策略探討

董曉+董輝

摘 要：高校檔案是高校發展歷程的物質載體，記載著高校的教學、科研以及管理等方面的信息，這對于高校今后的發展具有極為重要的作用。為進一步確保高校檔案管理工作的完整性和安全性，積極探討和研究檔案管理工作的優化策略意義重大，本文簡單分析了高校檔案管理工作的重要性，并對高校檔案管理工作存在問題以及優化策略進行了探討。

關鍵詞：高校；檔案管理工作；優化策略

檔案是記錄人類生存軌跡的有效憑證，是一種社會性的行為，通過檔案人們可以記錄自己的過去和現在，并且依照檔案規劃自己的未來生活。高校作為培養人才的重要基地，檔案管理工作必然也是重中之重。高校學生人數和教職工人數的增多、現代社會的大量信息充斥等都給高校檔案管理工作帶來了新的挑戰。傳統的檔案管理模式已然無法適應當前的高校檔案管理需求，知識經濟時代下，為了適應社會的發展需求，建設高水平大學，在新的歷史發展時期需要對高校檔案管理工作進行改革創新。高校需要提升對檔案管理工作的重視程度，增強服務意識，突出高校檔案利用價值，并注重高校檔案信息化建設，提高管理效率，為高校教育事業的發展奠定良好的基礎。

1 高校檔案管理工作的重要性

高校檔案資源能夠全面反映出高校建設與發展中實際存在的問題，包含長時間的歷史發展過程，是全校師生共同努力的結果，也是深入研究高校發展客觀規律的重要方式。高校檔案管理工作的開展，其根本目的在于為高校發展服務。健全高校檔案管理機制，能夠真正發揮高校檔案管理的價值，將高校中的教研工作資料、教學工作資料以及教師工作資料等融入高校檔案管理工作中，切實發揮其應用價值。高?？梢噪S時查閱相關的檔案資料，明確當前實際工作中存在的不足之處，提升檔案管理工作效率，為高校的發展服務。同時，高校檔案中能夠全面彰顯教學活動中的優勢與不足之處，推動現代教育事業的發展，對學生自身的清晰定位也能夠產生重要影響。

2 高校檔案管理工作存在問題

2.1 檔案管理人員設置不合理

相關數據表明，部分高校檔案管理科班人員較少，專業化程度不高，全職人員數量較少，大部分工作人員都是非科班出身的兼職人員，使得高校檔案管理工作專業度缺乏，管理工作水平低下。同時，部分管理人員管理手段落后，對信息化管理方式不熟悉，關于電子檔案管理的知識結構也不完善，無法適應現代管理手段。這種人員配備的不合理性，極大地影響了高校檔案管理工作的進一步發展，不利于檔案管理工作水平的提升，不利于檔案管理工作的專業化、科學化、規范化發展。

2.2 檔案管理得不到足夠重視

雖然教育部一直在強調加強高校檔案管理的重要性，但是高校在實際落實過程中并沒有完全達到教育部的要求。高校自身對檔案管理工作的不重視導致學校工作人員對學生檔案管理的不重視，具體表現為：開會的時候基本不太涉及檔案管理，有時雖然涉及了但也只是蜻蜓點水，并不列為會議重點。一些管理人員認為檔案管理就是一個走流程的過程，對于用于保存檔案的地點也是沒有任何的保密措施，用于保存檔案的工具相對落后，缺少現代先進檔案管理設備的應用。

2.3 檔案管理信息化不足

由于很多高校自身的局限性，大多高校的檔案管理相對還是很落后，甚至有的高校只是采用簡單的紙質材料進行保存，這樣不單對檔案的嚴密性不足還很容易造成無用信息堆棧，重要信息遺漏，對于檔案的存放問題也造成極大的困擾，這就需科學和信息化的存儲了，可是即使有的高校有條件購買設備也沒有相應的技術人員進行操作，導致工作效率的低下，也導致檔案信息時效性嚴重不足。

3 高校檔案管理工作的優化策略

3.1 加強檔案管理人員素質建設

高校要加強對管理人員綜合素質的檢測和培訓，確保整個高校檔案管理隊伍的整體水平。高校要加強對于管理人員選拔的力度，選拔具有較強能力的人來擔任管理者的角色和收集者的角色，讓檔案的收集工作的效率和收集質量得到提高。同時，高校應當對檔案管理工作者進行適當的培訓，一方面，使其對工作有認真負責的態度，培養堅持實事求是的工作作風，還要培養管理人員一定的服務意識、交流意識以及服務意識，從而使高校的檔案管理工作能夠更加高質量的進行下去；另一方面，提升檔案管理者的業務素質，不斷地學習工作技能和法律知識，針對時下新媒體發展趨勢去提升綜合素質，熟練掌握一些電腦技巧，使得高校電子檔案能夠很好的保存下來，并且使電子檔案的備份工作能夠順利的進行，同時熟練掌握信息檢索功能，即時完成信息處理。

3.2 優化檔案管理工作機制

檔案管理工作體制和組織職能是構建高校檔案管理工作體系的關鍵。在社會發展新時期，優化高校檔案管理工作機制，就是要優化檔案管理領導責任機制、競爭機制和評估機制，并健全檔案管理服務職能、管理職能和教育職能。優化高校檔案管理工作的競爭機制，提升相關工作人員的競爭意識和責任意識，改變高校檔案管理工作現狀提升工作水平；健全高校檔案管理工作各種職能，促進檔案管理工作的規范化、科學化發展，增強高校檔案管理工作的功能作用。同時，高校檔案管理中需要強化其管理價值，突出高校檔案科室管理的雙重職能，強化其行政職能。作為高校職能部門，需要肩負監督與指導的職能，而作為院校的業務部分，又需要保存其獨特的職能，合理劃分工作，保證總體工作質量。

3.3 提高檔案管理重視程度

高校檔案管理工作的全面開展，首先需要明確的檔案管理意識加以保障。高校需要全面提升檔案管理工作的重視程度，密切關注院校的檔案管理工作，加強檔案管理硬件設施的更新和購置，將院校檔案管理工作視為高校管理中的重要組成部分。同時，對于檔案的保存加大安保力度，對于存放檔案的地方要保持整潔、統一，對于檔案的嚴密性一定要多加防范，存放檔案的地方也要有多重防護。此外，高校需要轉變檔案管理人員的思想意識，作為高校檔案管理工作人員，自身需要跟上時代的腳步，堅持“與時俱進”的思想理念，秉承為教師和學生服務的意識，積極、認真開展檔案管理工作，更好地為高校發展服務，進而提升各項檔案工作開展的綜合效果。

3.4 加強檔案管理信息化建設

高校要結合現代化先進技術，加強檔案管理工作的信息化建設。將計算機技術應用于檔案管理工作中，可實現對檔案信息收集、整理、鑒定、保管等工作的一體化管理，而在一體化管理過程中，高校檔案資料信息也可多次利用，這就極大地提升了高校檔案立卷效率與管理質量。同時，為了方便通過計算機和網絡傳輸高校檔案資料，高校檔案管理工作者就需要以電子檔案代替紙質檔案，并利用信息數據庫的構建來使檔案管理中的檢索更加便捷、存儲密集度更高，進而推動高校檔案管理工作的現代化發展。此外，各高?？梢越⑷Ｐ缘慕y一數據平臺，有效地解決檔案管理系統與其他各部門管理系統互不兼容的問題，消除信息孤島，實現校內檔案信息資源的共享和電子檔案的同步歸檔。

4 結束語

總而言之，高校檔案管理質量與高校發展息息相關，尤其是在高校不斷改革的今天，檔案在高校各項工作中的作用越來越明顯，相關部門必須采取強有力措施優化高校檔案管理工作，促進高校檔案管理工作的專業化、正規化、科學化、法治化發展，并進一步突出檔案管理工作的服務性職能。

參考文獻

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