項目管理視角的高校閱讀推廣團隊建設*

張 敏 鄭 勇

（陜西科技大學圖書館 西安 710021）

1 引言

開展閱讀推廣是一項利人利己、利國利民的全民性活動。近幾年，隨著國家層面對閱讀推廣工作的關注與重視，全國各地的閱讀推廣活動蓬勃發展，呈現出一派生機勃勃、欣欣向榮的景象。各大高校也不甘落后，涌現出了一大批頗具影響力的優秀閱讀推廣活動，同時也鍛煉了一批有能力的閱讀推廣人。俗話說，人的因素是第一位的，閱讀推廣工作需要高水平的閱讀推廣人，更離不開優秀的閱讀推廣團隊。作為閱讀推廣活動最根本、最核心、最關鍵的因素，閱讀推廣的人才隊伍建設是高校閱讀推廣可持續發展的人才保障，始終應該予以高度地重視。本文提出運用項目管理的思想和方法指導高校閱讀推廣團隊的建設，探討高校閱讀推廣團隊建設中的項目管理流程、運作機制、激勵機制和培育機制，期望對各高校閱讀推廣團隊的建設有所啟示并提供借鑒。

2 項目管理理論在高校閱讀推廣團隊建設中的作用

項目管理（簡稱PM）就是項目的管理者在有限的資源約束下，運用系統的觀點、方法和理論，對項目涉及的全部工作進行有效地管理[1]。20世紀80年代以來，圖書館界開始探討和實踐項目管理在圖書館的應用。目前來看，我國圖書館界項目管理主要運用在數字圖書館建設、回溯建庫、圖書館搬遷、信息咨詢、讀者活動等工作中[2]。多數閱讀推廣活動都可以按照項目管理普遍的啟動、計劃、執行、控制、結束這五個階段來操作和執行[3]?，F階段的高校圖書館正處在轉型發展關鍵期，閱讀推廣作為新型服務在實踐中需要優化圖書館現有的組織結構。如何統籌安排好高校圖書館日常職能工作與閱讀推廣活動，調節兩者之間的矛盾,組建高校閱讀推廣團隊,運用項目管理的方法指導高校閱讀推廣團隊的建設是解決這一問題的出路。以項目管理組織結構為框架，以項目的管理與實施緊密聯系團隊的每個成員，通過有效的激勵政策，注重團隊成員的分工協作與成長，建設一支結構合理、分工明確、協作高效的學習創新型高校閱讀推廣團隊將有助于閱讀推廣活動的發展。

3 高校閱讀推廣團隊實施項目管理的流程

組建高校閱讀推廣團隊,開展高校閱讀推廣活動,實施項目化管理,促進高校閱讀推廣活動的開展,具體的項目管理過程包括以下四點。

3.1 高校閱讀推廣團隊的組建及組織結構

作為高校閱讀推廣活動的重要組織者和執行者，高校圖書館閱讀推廣團隊是實施和管理閱讀推廣這一大項目的重要力量，是項目中的主要因素,具有舉足輕重的地位。以閱讀推廣任務為中心，為了共同實現閱讀推廣的目標而互相協同合作的一個高校正式群體可以稱之為高校閱讀推廣團隊[4]。運行良好的閱讀推廣團隊應該擁有清晰的目標、合理的人員組成、反應靈敏的組織結構、適用的培訓體系及優化考核評價指標。為閱讀推廣服務，高質量地完成每一項閱讀推廣活動是高校圖書館閱讀推廣團隊建設的目標。高校閱讀推廣團隊應該形成一種科學而互補型的結構，即團隊成員間在年齡、知識、能力、專業四個方面形成優勢互補的科學結構[5]。陜西科技大學閱讀推廣中心由來自流通、閱覽、采編、信息咨詢、辦公室等不同部門的11名館員共同組成。中心設常務副主任和秘書長各一名，團隊成員既有長期從事閱讀推廣、擔當舵手的老館員，也有滿懷激情致力于閱讀推廣的中青年館員。這樣的組合，發揮各自的特長，可以實現群體結構的最優效能，保持團隊建設的連續性和繼承性。

高校閱讀推廣團隊的組織結構形式主要有以下三種:職能型、項目型和矩陣型。

3.1.1 職能型組織下的松散型團隊結構 以高校圖書館傳統的職能管理模式為基本框架，閱讀推廣團隊成員僅在閱讀推廣活動中以較為松散的團隊結構而存在，這類高校閱讀推廣團隊多由臨時選派或抽調的一部分館員組成,通過辦公室來組織協調,組建倉促,人員不固定,因而負責人及相關制度都不夠明晰，組織運行機制不夠成熟,導致閱讀推廣活動的持續穩定性欠佳。多數高校圖書館的閱讀推廣團隊以這種團隊結構存在。

3.1.2 項目負責制下的項目型團隊結構 把閱讀推廣作為一項系統的項目運作,制定閱讀推廣項目的總目標，將閱讀推廣服務定位為核心服務，借助人事制度改革，專門設立業務崗位，有機地建立起可以整體協作、職能交錯的以館員為主體的復合型閱讀推廣團隊屬于項目型團隊結構。

通常情況下由閱讀推廣部部門主任直接管理閱讀推廣團隊，制定相應的規章制度和團隊運行機制，專門解決閱讀推廣中可能出現的問題,協調復雜的項目。這種項目負責制下的閱讀推廣團隊結構職責明確化、制度化、規范化,是保障閱讀推廣工作井然有序展開的重要保證。一批重視閱讀推廣活動的高校圖書館已采用這種獨立的項目型團隊結構。以沈陽師范大學圖書館為例，該圖書館于2015年4月正式成立閱讀推廣部。閱讀推廣部由副館長主管,負責統籌與協調。抽調館內精干力量，分別負責微信、讀書季、畢業季、迎新季、文化季中閱讀推廣活動的策劃與實施[6]。這種獨立的閱讀推廣團隊還可以根據項目或任務的細分化為多個子項目團隊，由項目管理班子實施決策權，業務組織團隊負責各類業務管理，子項目團隊承擔執行具體任務，全程實現項目型團隊的自我管理和自我控制[7]。獨立的項目型團隊結構有效地保證了閱讀推廣活動在專業化道路上的發展。

3.1.3 具有雙重命令系統的矩陣管理型團隊結構 矩陣管理是指為完成某項特定工作任務而形成的工作小組的一種管理模式，管理結構中的成員來自不同部門，有著不同的業務技能、多元的專業知識背景，為了特定任務而共同工作[8]。其最大的特點在于具有雙重命令系統，小組成員既要與原職能部門保持業務上的聯系，又要參與項目小組的工作[2]。

暫時由于人員短缺或其他條件沒有單獨成立閱讀推廣部的一些高校為了更好地開展閱讀推廣工作，可選擇采用這種具有雙重命令系統的矩陣管理型團隊結構。閱讀推廣團隊成員來自可能涉及到的圖書館各業務部門，平時閱讀推廣團隊成員仍以所在部門業務為中心工作，在閱讀推廣月或有閱讀推廣項目需要實施時，則同時兼顧兩個工作。由于項目的存在,使得原來分散在各個職能部門的人員和資源得以圍繞特定的項目活動整合起來,各部門協同合作,發揮了聚合效應。

順德職業技術學院成立的閱讀推廣小組和該館的四個職能部門形成了矩陣組織架構,取得了很好的成效[2]。我校圖書館也采用了這種具有雙重命令系統的矩陣管理型團隊結構實現閱讀推廣團隊的建設。以2016年4月的閱讀推廣月活動為例，閱讀推廣團隊于2015年冬天開會商討策劃活動共計10項，將這10項活動分別落實到10個具體的小組，指定相關負責人。一般來說，一個小組由3到4人組成，一名組長加2至3名小組成員，實行項目負責制1+2模式，將具體活動以項目化實行管理。

矩陣組織結構是最理想的結構，最有生命力的結構，也是最難管理的結構[9]。我館在實際操作中確實深刻的體會到了這種組織結構的優勢和缺陷。閱讀推廣中心的人員在全館范圍內自愿報名,范圍廣,靈活度高,解決了以往臨時抽調人員積極性不高的問題,也有利于鞏固隊伍,積累經驗。但常常出現本職工作和項目工作在時間和精力上的沖突,這種職能管理和項目管理并行出現的諸如抵觸變革心理、資源分配矛盾、考核激勵爭議以及部門協作不暢等問題都值得我們今后不斷完善和解決[10]。

從管理學角度看，組織結構沒有好壞，只有適合或不適合。上述幾種組織結構形式應當綜合考慮高校的實際情況，結合團隊數量、團隊目標規模、項目管理成熟度等進行選擇[11]。

3.2 高校閱讀推廣團隊的項目立項論證及啟動

高校閱讀推廣團隊的每一個閱讀推廣項目在正式啟動前都需要經過立項和論證。項目一般由團隊成員個人以書面形式上報給閱讀推廣中心主任,由閱讀推廣中心全體成員商議,由主任及館長在充分考慮項目的可行性、項目的投入及實施、項目的創新性及效果等各種綜合因素的基礎上,最終決定項目是否立項并確定相應的時間計劃安排。為了實現項目立項的公開與公正,構建公開透明的項目立項制度非常必要。佛山市圖書館實施“項目立館”管理，把控項目立項的原則與標準，依據項目活動的具體內容并結合圖書館的整體發展戰略等對所征集的項目進行劃分與定級，經館領導班子審批，最后全館公示三天，無異議則立項[10]。項目啟動后，項目負責人要定義完善項目目標，從可選工作路線中選擇最佳路線，擬定、編制項目或項目階段的工作目標，計劃方案等，并且通過預研論證項目將取得的成果[12]。

我館閱讀推廣中心的項目來源于團隊成員的提議,中心主任匯總后在中心工作會議上商討并擇優立項。各項目負責人多由項目提案者擔任,每個項目配2～3名成員協助。團隊成員按照項目特點,組建不同的項目組。原則上每位成員不得同時擔任兩個項目的負責人,但可以以成員的身份參與不超過三個項目。和佛山市圖書館相比,我館的立項缺少嚴格意義上的制度控制,項目負責人沒能定詳細的工作計劃表,對于項目實施的困難預想不足,經費方面受到限制,執行效果欠佳。

3.3 高校閱讀推廣團隊的項目組織實施及控制

項目負責人在正式立項后召開項目啟動會議，采用項目負責制，項目負責人對項目活動全過程負全責，定期反饋項目進度，明確項目成員各自職責。在整個項目的實施過程中,需要在不同階段監督項目的進展,及時發現問題,及時跟進,探討項目管理過程中的難點，及時調整項目計劃，按照時間控制、人員控制、費用控制、質量控制等四個方面進行管理。

我館閱讀推廣中心在項目實施過程中缺少對過程和進度的把控,常常到跟前手忙腳亂,個別成員由于自身本職工作繁忙,影響了整個項目的有序進行。

3.4 高校閱讀推廣團隊的項目驗收及評估

閱讀推廣項目完成后，要及時對項目進行驗收和評估。構建嚴格的項目成果評估驗收制度非常必要。由圖書館成立專門的評估小組通過調查問卷等各種方式對項目活動成果進行評估驗收。評估結束后對項目進行回顧與總結，找到需要改進和優化的地方從而為下—個項目的開展積累經驗。這種驗收與評估有利于培養圖書館自己的閱讀推廣策劃專家，為今后提供優質的閱讀推廣服務積累經驗[13]。

我館閱讀推廣中心在對閱讀推廣項目完成后未能及時評估,只是要求各成員在每學期期末上交一份個人總結,流于表面,對于項目的驗收較為草率,不夠嚴謹。

4 基于項目管理視角的高校閱讀推廣團隊建設的運作機制

高校閱讀推廣團隊建設的內在運作機制可以表述為團隊以項目管理的理念為指導,協調各個部分之間關系以更好地發揮作用的具體運行及操作的原理或方法。

整個團隊項目的運作機制包括目標設定、責任鎖定、反饋協調與合作等幾方面。第一，項目目標是實施項目所期望達到的成效,是評估的重要依據。目標設計過高，項目結項時很難達到預期成效；相反，目標定得太低，容易失去項目運作的意義[14]。第二，高校閱讀推廣團隊的人員相對穩定，根據項目的需要以及各館員的特長方向在項目中明確分工，將具體的工作落實到人，避免責任稀釋。作為項目的核心人物，項目負責人的責任重大，最好選擇在業務和管理能力上可服眾且有一定行政職務的人擔當，從而有效地調度團隊資源，提高執行力度。第三，項目實施中定期監督，及時反饋與處理，通過合理的內部分工和密切協作，平衡職能工作和閱讀推廣項目工作之間的矛盾。

5 基于項目管理視角的高校閱讀推廣團隊建設的激勵機制

科學合理的評價體系及激勵機制是調動團隊積極性、檢驗其建設成果、提升團隊核心競爭力的有效途徑，是團隊能否有序運行的重要保障[15]。將項目成員的自身利益與團隊的利益緊密結合起來,才能實現個人與團隊的雙贏。制定科學合理的考核評價指標，實現定性與定量相結合、共性與個性相結合、基礎與專項相結合，最大限度地發揮考核評價的導向和激勵作用，給予成員們良好的成長環境是團隊壯大發展的基礎。在個人績效總結中，職能工作與閱讀推廣項目工作設立合適的比重，實施領導考核，館員互評和學生評價相結合的考評機制。

陜西科技大學閱讀推廣中心通過組織定期檢測，以獎懲制度進行正向激勵，肯定積極行為、否定消極行為，激勵成員不斷追求，提高自身的專業能力。與個人考核不同，中心的考核更重視過程和集體并從薪酬、榮譽及評優評先方面對表現突出的成員予以獎勵。

6 基于項目管理視角的高校閱讀推廣團隊建設的培育體系

團隊培育工作是一項系統的工程，高校閱讀推廣團隊所需的人才培養絕對不是簡單的一兩次課堂培訓就可以實現的，必須通過建立一套規范化、標準化并具有針對性的團隊培育模式，從閱讀能力、策劃能力、營銷能力等幾大方面利用現代化手段,開展多元化的培訓,實現團隊成員的科學化培育。

不斷培育和壯大高校閱讀推廣人隊伍是提升閱讀推廣水平的重要途徑，也是促使高校閱讀推廣工作走向專業化的標志之一。陜西科技大學閱讀推廣中心制定了閱讀推廣人培育方案，旨在組建開放交流型的學習型團隊。按照培育方案，中心將從閱讀能力、策劃能力、營銷能力等幾大方面利用現代化手段,開展專家講座、外派學習、網絡學習等多元化培訓,實現團隊成員的科學化培育。自2015年中心成立后，于2015～2016年先后四次參加中圖學會“閱讀推廣人培育”培訓班的學習與考核，團隊中共有9名成員獲得了由中國圖書館學會授予的“閱讀推廣人”（基礎級）徽章。每次參加培訓的同時，中心成員還會去所在城市的高校圖書館參觀學習并進行研討和交流，迄今為止，中心成員分別在青島大學、中國海洋大學、廈門大學、重慶大學等參觀交流。今后中心還將逐步把我校教師、輔導員、學生志愿者等有志參與閱讀推廣活動的人員納入培育計劃，實現分類培養，不斷擴大我校的閱讀推廣團隊。

7 啟示與建議

運用項目管理的思想和方法，指導高校閱讀推廣團隊建設，必然會存在一定的難點，包括職能管理和項目管理并行的矛盾，如何平衡職能工作與項目工作，如何分配資源等等。通過優化組織結構、完善項目管理制度、合理配置資源、優化考評方式等措施加以協調和引導，讓職能管理和項目管理這兩種管理模式在并行環境下不斷發揮自身的優勢，并進行有效互補[10]。高校圖書館運用項目管理的思想和方法指導高校閱讀推廣團隊的建設任重而道遠，高校閱讀推廣團隊需要不斷思考新理念、開啟新思維、探索新方法，選擇適合的團隊管理模式，使更多更有效的管理理念融入到高校圖書館的閱讀推廣活動中，促進全民閱讀推廣的發展。

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