淺談檔案管理的數字化建設

王鋒

摘要：我國檔案管理以傳統的管理模式為主，存在著數字化水平低、人員素質不高等諸多弊端，這些因素成為我國檔案管理發展的絆腳石。因此，全面了解檔案管理的數字化水平，不斷改變管理理念，是我國檔案管理發展和進步的必經之路。一些企業仍在使用傳統的文件管理，工作將嚴重依賴手工操作，這些對單位發展和數字化的實踐產生直接的影響，這也不利于企業自身的發展。隨著信息技術的發展，企業數字化進程的逐步深入，給企業檔案管理帶來了前所未有的挑戰，也給企業檔案管理帶來了發展機遇。傳統實體檔案管理模式受到新的數字網絡環境、檔案的接收、存儲、應用和真實性、完整性等方面的巨大影響，擺在我們面前的緊迫任務是如何使企業檔案數字化建設，充分利用數字技術，更快、更好地服務。電子檔案管理已逐步納入數字化建設的議程。

關鍵詞：檔案管理；數字化；建設

引言：檔案管理數字化是要樹立先進的管理思想，學習科學的管理理論，繼而采用與之相適應的組織機構、組織行、管理方法和手段，以達到預期目的面對我國檔案事業建設與發展的新形勢、新任務，必須樹立依靠科技進步和科技管理的概念。檔案信息化，建設是項耗資巨、復雜的系統工程，必須明確目標，抓住機遇，加強協調，統一建設，重視培養一支高素質的檔案管理人員隊伍，確保檔案資源電子計算機技術是當今新技術革命的先導技術。

一、檔案管理數字化現狀

數字化檔案的利用還處于萌芽階段。從當前我國數字化檔案利用來講，依舊處于初級階段，在檔案數字化利用環節，遇到了多種困難。因此，怎樣提升數字化利用率是當前亟待優化的課題。面對此種狀況，需要利用新興技術進行優化。通過研發適配的軟件與系統，讓數字化檔案變得更加合理、高效，進而提升數字化檔案應用的高效性，使數字化檔案管理從最初的單一化轉變成為集成化的管理形式。從我國當前的數字化檔案管理運用的層面看，管理者的思想理念還比較滯后、管理者的綜合素養偏低等，使數字化檔案管理如同擺設。

目前，我國數字化檔案管理技術還相對滯后，其對技術的應用與研發還處在初級階段，不能對海量檔案進行標準化處理與采集，其性能不能滿足于數字檔案的應用需求。因此，需加快數字化檔案技術轉化效率，增強其利用率，使其在新時期的背景下展現數字化檔案管理的效用。對數字化檔案應用而言，常規情況下，主要通過錄寫目錄信息，來對紙質檔案進行掃描采集，從而實現對紙質檔案與電子化檔案雙重管理；并應用電腦的存儲性能，將其存儲為電子檔案。隨著科技的飛速發展，數字化檔案的應用為社會公眾提供了新興的共享平臺。就當前數字化檔案管理與運用而言，需要摸清此領域的發展途徑，以市場需求為依據，加強服務質量，將數字化檔案管理效用充分地發揮出來。

二、檔案管理的數字化建設

1.加強檔案的保密工作

由于檔案數字化的方式主要是掃描和制作電子文檔，這兩種形式極易發生泄密。因為掃描時要逐頁進行，還要進行轉變格式、壓縮文件等操作，可以說這個過程復雜繁瑣。很多企業在進行檔案數字化工作時，都把這些工作外包出去，這在很大程度上造成了泄密事件的發生概率。所以，在進行檔案數字化工作的過程中，必須要有檔案人員親自操作，特別是那些重要檔案，檔案專門人員務必提高自身的保密意識。同時，檔案人員要充分認識到確保數字化檔案建設是一項保密性極強的綜合工作，必須根據新時期的網絡特點，采取信息加密、備份、防火墻等高效的保密措施，防止數字化信息在網絡上傳播，通過數字化檔案的保密建設，為企業發展提供堅實的檔案信息服務。

檔案部門要不斷增強做好檔案保密工作的責任感和使命感，切實重視和不斷強化檔案保密工作，要加強檔案保密工作的宣傳力度。通過學習《檔案法》、《保密法》、保密知識手冊等形式，多渠道、全方位地宣傳檔案保密工作，提高大家的保密觀念、保密工作的自覺性和責任感，自覺履行保守國家秘密的義務。維護本企業知識產權的保護對涉密檔案的借閱、保管、銷毀等環節更要嚴格遵守檔案保密制度，把安全責任意識貫穿于檔案工作的始終。要認真貫徹“預防為主”的方針政策，防止和克服麻痹大意的的思想和僥幸心理。要經常開展安全教育工作，講明、講清、講透檔案安全工作的重要性，尤其是檔案泄密的危害和嚴重后果，讓檔案安全意識真正深入人心。

2.統籌規劃，注意風險防控

企業檔案數字化建設是一個復雜的系統工程，涉及管理、技術、法規、標準和政策。要統籌規劃，科學合理的設計，進行嚴格的管理，才能保證安全。在規劃和建設項目時，要把對數字化文件的風險防范和控制作為一項十分重要的內容，進行嚴密的科學論證，做好資金預算。建設企業檔案數字化信息系統，確保系統平臺兼容性、可擴展性、前瞻性、安全性和合理性，具有備份策略、穩定安全、可靠穩定的操作系統、數據存儲系統、實時備份系統、強大的數據庫管理軟件和強大的數據容錯能力等。確保滿足業務技術標準，檔案管理系統的發展，并不違反法律、法規的計算機信息系統管理，和設計符合相關的檔案工作，等等，可移植性，可操作性、安全性、開放性、可擴展性和兼容性都必須具備，有完整的日志操作和嚴格的權限管理功能，加密存儲和可傳輸屬于數字化檔案信息的機密級別。確保文件在任何時候都有一個安全的數字信息系統環境。對于進口計算機和數字轉換工具，應首先檢查安全性和機密性，以確保在使用前不會出現問題。

3.做好備份工作

在企業數字信息系統存儲介質和設備的選擇上，應選擇質量可靠、技術成熟的設備和存儲介質。并定期進行測試，更新設備、存儲介質、技術升級和跟蹤技術，為載體的更新和數據遷移工作做好準備，以免過時的設備和存儲介質老化，并在格式上消除一些問題。而對于數據遷移和載體更新，必須加強監督管理，在轉換文件信息后進行檢查，其結構、背景信息和驗證是完整、準確的，可以對數字檔案信息進行真實和完整地進行轉換。最后，定期備份和保存在不同的地方。將定期備份和異地保存工作做好，防止由于人為和自然災害和其他緊急情況而造成的數字檔案毀滅性破壞，對于一些有價值或重要的文件，如果條件允許，要使用各種媒體和軟件、硬件來進行異地保存。

4.大力引進新型數字化檔案管理技術

在企業中，檔案管理工作是十分復雜的艱巨工作。部分企業仍使用傳統的檔案管理模式，檔案管理工作效率低。企業雖然形成了初期檔案數字化管理，但在管理技術與管理設備上難以滿足當今的工作要求。故此，需要為企業大力引進新型數字化檔案管理技術。從而快速完成檔案的記錄工作、儲存工作以及檢索工作。便于工作人員和使用人員使用。且實現數字化管理是檔案管理發展的必然方向，而新型管理技術則是保證數字化管理的基礎。從而最大限度上提升檔案管理工作的工作效率。

結語：信息化為檔案事業發展帶來了前所未有的挑戰和發展機遇。廣大檔案工作者普遍認識到，加強檔案信息化建設，是檔案事業適應時代相社會發展的必然選擇，是加強檔案管理數字化的客觀要求，是提高檔案信息服務水平的必由之路。檔案信息化建設是國家信息化建設的一個重要織成部分。檔案信息化建設對于檔案事業的新發展具有十分重要的現實意義和深遠的歷史意義。

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