數字化時代下企業檔案管理工作開展策略

李燕

摘要：對于企業而言，整體事業若想獲得良好的發展，與檔案具有重要關系，科學的檔案管理可以為公司發展提供充足資源支持。但是在當前企業檔案管理過程中仍然存在較多問題，主要表現為檔案管理信息化建設滯后，不利于企業的進一步發展，也影響了檔案信息的有效應用。因此，對企業檔案管理信息建設途徑進行適當分析具有重要的意義。

關鍵詞：數字化;企業;檔案管理

檔案管理作為企業管理工作中的重要內容，對企業生產經營等發揮著指導作用，只有保證檔案資料的完整性與可靠性，才能進一步促進企業的快速發展。進入數字化時代以后，企業應該積極將計算機技術、網絡技術等利用起來，不斷優化檔案管理模式，保證檔案管理工作的有序進行，讓檔案資料更好地服務于企業的發展。

1 數字化時代下企業檔案管理工作的現狀

企業加快檔案數字化建設，將有利于提升檔案利用率，突破空間上的局限，充分共享各項檔案信息資源，讓檔案信息資源實現優化配置，真正實現檔案精細化管理目標。但是當前企業檔案數字化建設中尚存在很多問題，主要反映在管理與軟件兩個層面。第一，從管理層面來說，很多企業檔案管理人員專業化水平有待提升，很多時候一人身兼數職。檔案數字化管理對工作人員提出了更高的要求，但是企業缺乏檔案業務知識扎實、精通計算機等方面的復合型人才，而已有檔案管理人員綜合素質不高，存在老齡化問題，為企業檔案數字化建設帶來了不利影響。此外，企業忽視了對檔案管理人員的培訓工作，數字化管理水平不高，也未建立起完善的檔案管理制度，阻礙了檔案管理數字化建設的順利進行。第二，從軟件層面來說，數據庫利用率很低。檔案數據庫系統與專門的管理軟件，一般用于掃描錄入紙質檔案，在完成數字化轉換后，如果未能及時更新數據庫，將為數據庫使用效率帶來不利影響。

2 數字化時代下企業檔案管理工作開展策略

2.1 強調信息安全

基于計算機、互聯網等技術支持所構筑的大數據環境生態，在為人們生產生活帶來諸多便捷性服務體驗的同時，亦因其高度的開放性、虛擬性，面臨著較為嚴峻的信息安全風險。企業檔案收錄了一切與企業經營、管理、發展等相關的信息，一旦泄露，極可能造成嚴重后果。因此，大數據時代下，企業加強檔案安全管理至關重要。在實際踐行過程中，企業應當樹立高度的安全意識，了解大數據時代下的檔案管理特性，加強對檔案信息的安全流程管理，尤其對于一些異常重要的數據，可直接由上級把控。同時，充分利用各種科學技術手段，營造安全、良好的檔案管理環境。為了充分保證電子文檔與紙質文檔相同的法律效力，注重對簽名技術的應用，包括光筆簽名、數字簽名等，并將之作為審查電子文檔原創性、真實性、完整性的重要依據，方便后期查詢與追責。同時，企業還可根據實際需求，結合各類檔案資源的應用服務范圍及特點，導入防篡改技術管理，將數據設置為只讀模式，從而確保檔案信息安全。另外，隨著現代網絡科技發展，諸如黑客、病毒等入侵有了較好的防治效果，企業要通過應用加密技術、設置防火墻等方式，確保部分涉密文件的保密屬性，同時根據用戶訪問權限設定訪問等級，進行必要的身份認證，并及時更新各類防護軟件，以達到最佳的信息安全防護效果。

2.2 構建檔案管理制度

構建檔案管理制度，可以在很大程度上促使檔案數字化信息管理工作的有序進行，實現企業的更好發展。從目前企業的發展中不難看出，檔案管理工作存在一定的復雜性與特殊性，基于此，通過檔案管理制度的構建，對各環節工作進行約束與規范，不斷提升企業檔案管理水平。在構建檔案管理制度中，可以從以下幾點展開：第一，要積極鼓勵檔案管理工作人員以及企業基層工作人員，積極主動參與到檔案管理制度建設中。針對在這一過程中，表現較好的工作人員，要給予一定獎勵，激發工作人員的工作熱情與工作興趣。為檔案管理制度的構建，提供有效前提保障。第二，在企業檔案數字化信息管理工作的開展中，以及在管理制度的構建中，要加強對先進信息技術的利用，在這一過程中，企業要加大投入力度。比如，加大資金投入力度與政策的扶持力度，使得檔案管理制度的完善性與科學性得到保障。第三，對于檔案管理制度的構建，需要企業各個工作人員之間能夠加強聯系與溝通，各個部門之間實現信息共享，在檔案管理制度的構建中，加強對工作人員的規范與管理，避免出現大型的人員流動問題。通過該種方式，使得檔案管理制度的科學性與合理性得到保障，為企業創造更多經濟效益與社會效益。

2.3 提升檔案管理人員綜合素質

檔案管理人員是企業檔案管理數字化建設中的執行者與實施者，必須提升專業水平和綜合素質，才能為檔案管理工作質量與效率提供可靠保障。對此需要做好對檔案管理人員的培訓工作，提升檔案管理人員計算機操作水平，確保他們熟練應用檔案數字化技能。在進入數字化時代后，檔案管理人員也要轉變思想認識，提高自身素質，學習各種技能技巧，將檔案資料保密工作做到位，保障數字化檔案管理工作的順利進行。

2.4 建立數字資源

在宏觀信息化發展格局下，海量文件材料通過計算機、互聯網傳輸，并逐漸形成了數字化信息系統?；诖?，企業應當重視前端控制，從源頭抓起，建立科學、完善的管理標準，及時保存檔案，并生成數字資源庫，避免文件或元數據丟失的同時，節省系列管理成本投入。在具體的踐行過程中，企業應當大力推動無紙化辦公，實現檔案文件從形成、核校、審批到發布等各個業務流程的電子化流轉，并將相關配套服務集成在管理系統平臺上，共享給有需求的部門。同時，對于已經生成的傳統載體檔案，也需加強其數字資源轉化，通過掃描、數據提取等先進科技應用，將之融入到數字資源庫中，如此既便于長期保存，又進一步便捷了利用服務。

3 結語

綜上所述，數字技術的飛速發展給企業檔案管理工作提供了良好的機遇，檔案管理信息化也成為可能。為了從根本上提升企業檔案管理效率、降低檔案管理人員壓力，企業應結合現階段企業業務開展情況，從軟件、硬件等多個方面入手構建完善的信息化管理系統，為檔案管理信息安全提供充足保障。

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（作者單位：濰坊濰州園林綠化有限公司）