如何發揮人事檔案在人力資源管理中的價值

顏艷

【摘要】伴隨現代市場經濟的發展，新時期在組織人力資源管理工作中對人事檔案等工作越來越重視。本文圍繞人力資源管理中的人事檔案管理工作，探究了人事檔案的重要價值，分析了目前組織在人事檔案管理方面存在的問題，最后針對促進人事檔案在人力資源管理中發揮有效的價值提出了相關的建議，以供參考。

【關鍵詞】人事檔案 ?人力資源管理 ?價值 ?意義 ?措施

在組織發展的進程中，需要不斷加強人力資源管理體系的優化，這樣才能更好地提升人力資本管理效能，進而為組織發展提供強大的人才支撐。人事檔案作為人力資源管理工作體系中重要的構成要素，加強人事檔案的科學管理成為目前組織探索和探究的重點。當然組織在人事檔案管理方面還存在一些不足之處，影響人事效用的發揮，加強人事檔案在人力資源管理中發揮價值的路徑探究具有重要的社會意義和現實價值。

一、人力資源管理中人事檔案的重要性分析

人事檔案記載了一個人一生的成長過程，對組織而言人事檔案管理工作的開展，為人力資源管理各個模塊工作的順利實施提供了重要的參考支持，具體而言，一方面通過全面加強人事檔案管理工作，對職工各方面的信息以及履歷等進行補充完善，可以便于查閱人事檔案相關的信息，進而對員工的綜合表現等進行分析研究和判斷，以此便于為人才選拔任用及培養等方面提供重要的參考依據。另一方面人事檔案是組織一項重要的基礎性工作，可以對職工一定時間內的情況和工作相關的信息等進行搜集、整理和歸檔等，進而可以為組織人事考核等工作提供參考，這樣可以引導廣大職工不斷結合自身的崗位等加強自我控制和約束，投入更多的精力等融入到工作中來，不斷提高自身的工作動力，創造更大的價值，在實現自身人生理想的同時也為組織創造更多的績效，實現雙贏。

二、當前人事檔案管理工作實施現狀分析

在組織人力資源管理工作開展過程中目前針對人事檔案管理工作組織對其重要性認識不足，沒有有效提升人事檔案管理工作的規范性和高效性，具體存在的問題體現在以下幾個方面：

（1）人事檔案意識不足，管理模式不夠創新。一方面組織對人事檔案管理工作沒有一個清晰的認識，沒有將其作為一項重要的基礎工作來進行部署和安排，甚至一些人員為了獲得好的前途或者評價，對個人的人事檔案信息等進行更改。在人事檔案管理方面還存在檔案丟失、檔案整理資料不規范、檔案人事信息等泄露等問題，從而難以提升人事檔案管理工作的規范性。另一方面人事檔案管理模式比較固化，缺乏創新，組織沒有結合實際等不斷建立完善的人事檔案信息化系統，在相關資金的投入及硬件軟件設施的配置等方面需要進一步加強。

（2）人事檔案信息利用深度不夠。目前組織在開展人事檔案管理工作的過程中主要是關注人事檔案信息有沒有及時補充完善和進行歸檔，對于人事檔案相關的信息如何利用，如何發揮人事檔案信息在人力資源各個模塊工作中的作用和效用等方面缺乏深入的研究和思考，沒有結合實際全面提高人事檔案信息利用成效，從而不利于組織人力資源以及其他管理業務工作的穩定有效開展。

三、新時期提升人事檔案在人力資源管理中的價值路徑分析

為了進一步提高組織人事檔案管理成效，切實發揮其在人力資源管理中的有效價值，建議從以下幾個方面來進行探究完善：

（1）提升對人事檔案管理工作的重視性，并不斷完善基礎管理體系。人事檔案是組織一項重要的基礎工作，無論是對個人成長還是組織發展都具有重要的作用。為此應當加強相關政策的宣傳培訓，提高組織全員對人事檔案管理工作的重視性，并引導他們結合實際自覺地對人事檔案信息等補充完善和積極提供，從而切實提高人事檔案信息的完整性。同時要圍繞人事檔案管理工作加強建章立制，結合國家相關的檔案管理要求和規范對人事檔案管理工作如何開展提出明確的要求和導向，加強人事檔案管理權責分配，設置專門的部門和人員來開展人事檔案管理工作，對人事檔案各類信息如何收集、整理歸檔以及利用等方面建立清晰的流程等，切實保證組織人事檔案管理工作扎實完善開展。

（2）加強人事檔案管理模式的創新。要在不斷完善和補充組織人事檔案管理信息的基礎上，進一步加強檔案信息的檢查，確保檔案信息真實全面，同時對人事檔案管理工作加強技術創新，引入現代信息技術等建立完善的人事檔案信息化平臺，針對不同的人事檔案進行分類整理和歸檔，完善信息化功能模塊，從而更好地提高人事檔案綜合規范管理成效。

（3）加強人事檔案信息的利用。在圍繞組織人力資源管理各項工作的開展針對如何利用人事檔案信息等進行分析研究，對人事檔案內容進行及時利用，將其和組織培訓、人力資源規劃、人才培訓以及選拔任用、績效考核和薪酬體系完善等工作全面融合起來，將人事檔案信息中的關鍵要素進行提取，以此為基礎將其和組織其他人力資源管理以及業務工作等進行融合，進而全面提高人事檔案信息的綜合開發利用價值。

此外還應當圍繞人事檔案管理工作不斷提高人力資源隊伍的綜合素質，尤其是人事檔案管理人員要不斷加強政策、理論以及專業技術和職業素養等方面的培訓，不斷提升他們的職業技能和服務意識等，引導他們結合組織的發展戰略等圍繞如何提升人事檔案綜合利用價值等方面積極探索，形成更多的成果，積極探索人事檔案體系化建設的新模式和方法，切實提高人事檔案綜合利用管理成效。

總之，對于組織而言人事檔案管理工作是重要的基礎工作，也是需要認真研究和規劃部署落實的基礎項目，只有結合組織實際不斷完善人力資源管理體系，加強人事檔案管理的綜合性，這樣才能不斷提高人事檔案管理成效，為組織健康有序發展提供良好的基礎和強大的信息支持。

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