基于互聯網的辦公室文書檔案管理探析

郭宸汝

摘? 要：如今是互聯網技術高速發展的時代，而對如今的信息技術已經給社會的生產生活的方式帶來了巨大的改變。而在這樣的背景下，辦公室檔案管理工作也順應著互聯網信息時代的變化而進行著改革和創新，從而使得辦公室文書檔案的管理更加高效并具有更高的安全性，充分的提高了檔案管理的效率和質量。

關鍵詞：互聯網;辦公室文書;檔案管理;改革創新

互聯網時代是信息高速發展的時代，為辦公室檔案管理帶來了一定的機遇。信息技術的發展為文書檔案管理帶來了新的發展，在一定程度上促進了辦公室檔案的高效管理。另外，隨著對云技術的應用，如今文書的存儲方式也開始發生了變化，基于此對檔案的管理更是提出了更高的要求。因此應當如何加強現代化信息技術在辦公室文書中的應用是當下應當重點解決的問題。

1 辦公室文書檔案互聯網信息化管理的意義

在互聯網發展的過程中，而各行各業在對互聯網的應用下其生產效益都在隨之增加。其中包括了事業單位對互聯網的應用使得自身得到了更好的發展，尤其是辦公室的文書管理工作更是更加需要對互聯網的應用，辦公室文書管理在人力資源的變更和生產活動的開展具有十分重要的作用，在對決策進行制定時也是以辦公室文書作為重要的依據。另外，辦公室文書檔案還可以為經濟活動的開展提供相應的資料支持，可以全面的將事業單位的開展和對資源的利用等情況加以反映。而文書檔案管理結合互聯網技術后，其檔案管理的效率和質量得到了大幅的提升，在檔案的收集和管理上也得到了較大的便利性。

2 辦公室文書檔案管理工作存在的問題分析

2.1 檔案管理工作缺乏規劃性

伴隨著互聯網信息技術的不斷發展，辦公室文書檔案的管理工作對電子存檔系統的使用開始變得越來越廣泛。通過度該系統的使用，文書檔案的管理越來越具有一定的規范化和系統化，但是在對該系統進行使用時也出現了明顯的缺陷，例如無法對文書的整體進行規劃，并且并不具備協調運行模式。單純的使用該系統進行工作根本就無法自動生成多個部門的文書檔案，而這一缺陷會給辦公室文書檔案的管理的實效性帶來一定的影響。

2.2 缺乏完善的互聯網信息化管理設施

在對辦公室文書檔案管理的互聯網信息化發展中，完善的互聯網信息化管理設施是十分重要的。而我國的檔案管理的互聯網信息化設備卻無法很好的支持其工作順利的展開，這種情況會對檔案管理的互聯網信息化發展帶來較大的影響。尤其文書檔案互聯網信息化管理必須要在互聯網信息技術和計算機技術的基礎上才能順利的展開，基于此，一旦互聯網信息化的設備不完善就會讓文書檔案互聯網信息化的管理效果大打折扣。另外，檔案的互聯網信息化管理由于不重視對技術軟件的開發，當遇到不同地區的互聯網信息化管理的差異性以及互聯網信息化軟件和信息資源無法進行共享時，對辦公室文書檔案管理工作的開展的影響也是十分大的。

2.3 缺乏檔案管理重視性，人員素質水平低下

因為辦公室文書檔案工作對于一個事業單位的發展具有著十分重要的作用，因此如果單位中的上層領導沒有意識到文書檔案管理的重要性時，其檔案的作用自然不會被更好的發揮出來。同時還會導致文書檔案工作跟不上時代的進步和事業單位的發展需要，造成檔案信息不匹配的問題。另外，負責文書檔案管理的人員不具備足夠的認知水平，但是一個優質的文書檔案的管理系統對管理人員的工作素養具有較高的要求。然而由于管理人員沒有參與到專業化培訓教育活動中，并且在操作能力和技術水平存在嚴重差異，從而降低了檔案管理工作的科學性和智能化，極易引發各類問題。

2.4 互聯網信息化管理安全力度不足

在文書檔案管理工作中，推廣應用互聯網信息化技術的效益比較明顯，但是在實際應用中也會出現缺陷與不足。在互聯網信息化背景下，辦公室文書檔案管理安全保護力度不足，對文書檔案管理互聯網信息化發展的負面影響比較大?，F階段，企事業單位無法保證文書檔案管理的互聯網信息化水平，沒有建立安全管理系統，從而危害了檔案互聯網信息化管理的實效性。在實際應用和調取檔案時，極易出現信息系統非法入侵和破壞問題，威脅文書檔案信息完整性和保密性，導致重要信息資料泄密或丟失。

3 互聯網信息化背景下辦公室文書檔案管理工作改革和創新

3.1 提升文書檔案互聯網信息化管理的認知水平

想要更好的實現文書檔案互聯網信息化的管理，相關領導和工作人員的互聯網信息化的素養都應當得到提高，必須要對互聯網信息化管理的重要性進行充分的認識，轉變傳統的文書檔案管理的理念。而想要更好的轉變員工對檔案管理的觀念則應當定期的對檔案的管理人員進行培訓，使其可以充分的認識到檔案的互聯網信息化管理的意義，從而提高對文書檔案互聯網信息化管理水平，提高檔案管理的效率和質量。

3.2 建立文書檔案管理系統

為了確保文書檔案管理工作水平提升，應當建立完整的文書檔案管理系統，對檔案資料進行科學化分類歸納，按照檔案的重要性劃分為絕密檔案、機密檔案、秘密檔案和一般檔案。在實行文書檔案建檔管理期間，必須嚴格按照文件機密性開展資料文件的傳輸、辦理、調閱和歸檔等操作。在企事業單位中，除過具備資格的人員外，其他人員都不能查閱檔案機密等級。此外，企事業單位還應當建立相關管理制度，科學管理文書檔案與資料。

3.3 建立健全文書檔案管理制度

通過建立完整的文書檔案管理制度，有助于提升文書檔案管理水平。嚴格按照相關標準要求，對不同部門的文書檔案管理職責進行劃分，以此提升工作效率。其次，對于部門內存儲的保密文件和公眾文件，在分離期間需要應用互聯網信息化系統中的內網與外網系統，合理分離不同文書檔案。同時，注重文書檔案管理系統的網絡安全防護，不斷提升網絡安全防護等級，防止發生信息資料泄露問題。

3.4 提升檔案管理基礎設施投資力度

在辦公室文書檔案管理工作中，也應當注重數字化檔案管理。此種管理模式對于硬件設備和軟件設備的要求都比較高，企事業單位在管理檔案時通常是由人力資源部負責，且管理人員必須具備專業檔案管理知識。然而由于多數企事業單位都沒有設置獨立的管理檔案部門，因此在管理水平、基礎設施以及檔案環境等方面均達不到要求。數字化、互聯網信息化檔案管理需要設置檔案負責機制。加大文書檔案基礎設施建設力度，有助于提升檔案管理效率和質量。

4 結束語

綜上所述，在互聯網的快速發展下，各行各業都已經向互聯網信息化發展，因此辦公室文書檔案互聯網信息化管理對事業單位的發展是十分有意義的。通過對互聯網信息技術的應用，一是辦公室文書檔案的管理效率得到樂都提升，其次更加提高了檔案管理的效率和質量。因此，如今的辦公室文書檔案的管理工作有必要融入互聯網信息化建設，實現檔案的數字化建設。

參考文獻

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