淺析文書檔案的科學分類法

張君杰

摘? 要：文書檔案是國家機關和社會團體在社會活動和管理活動中形成的寶貴文件，是整理工作的重要部分之一。分類的科學特性決定了文書檔案排序是否合理。將文書檔案標準化和按照某些性能分類是整理文書檔案的重要組成部分。文書檔案如何分類現在還沒有一個統一的做法，文中就如何科學的進行文書檔案分類作了利弊分析。

關鍵詞：文書檔案;分類法;選擇

前言

分類是人類理解客觀世界的基本方法，也是區分客觀事物的基本方法。分類研究的核心問題是事物開發和事物開發中形成的事物之間的差異和認同感，事物之間的相似點是分類的基礎。同樣，文書檔案的分類也是基于此。文件是否屬于特定范疇取決于文件是否相似。而且，這些相似性必須是文件本身的內在特性。文件本身的屬性很多。某些屬性可能成為分類標準：內容信息、物理載體、來源、時間、密碼水平等。但要滿足文件管理要求，必須選擇最合適的分類標準。因此，對于分類方法研究，這不僅是對文書檔案研究的理論性問題，也是文書檔案的科學管理實踐的基本問題。目前對這個問題的理解與慣例存在差異，因此在文件管理的標準化和現代化過程中產生了一定的困難。特別是從文件實體管理到文件信息管理，在當前文件作業管理方法中設置檔案事業業務系統，決定檔案分類是非常重要的且很緊急的問題。

1 文書檔案管理存在的問題

1.1 電子文件保密性降低

電子文檔的內部內容容易變更，也沒有固定的格式，因此文件的保密性較低。電子文件很容易修改，變更后沒有明顯的痕跡，內容變更的可能性總是比紙質文件高，所以人們很難掌握原始內容。電子文件中沒有特定的筆跡，可以根據需要將電子文件印刷成不同的字體和字體大小，這樣來看是無法區分筆跡和獨創性的，并且也無法確認該電子文檔是不是來源。無法在每個電子文件上蓋章或簽名，并且無法封存。上面的所有問題雖然都通過了電子文檔的機密性測試，但是由于網絡竊密技術的提升，電子文件是無法成為機密文件而保存下來的。

1.2 對檔案管理人員的能力要求提高

管理者要強化教育。電子文檔管理并不僅僅是只有了解如何管理紙質文件的人才能勝任，也不是只懂電腦技術的人能勝任的。這是對管理人員技術及質量水平的高度要求。為了實現信息的辦公自動化，首先要有現代化的人，管理層要有高水平的知識和高級技術人才，這不能滿足一般的計算機運營水平。從現在的角度來看，在許多業務部門缺乏現代的尖端技術人才。其中，處理檔案信息的復合人才要少得多，現有的大部分的檔案處理業務人員大都現代技術水平低，甚至有現代文盲現象。盡管引進了最新設備，但文件信息電子化的作用仍然不能完全體現。一部分單位的文件檔案管理負責人沒有對檔案人員進行專業培訓，這些員工只有對檔案的分類和提交等專業文件管理工作的部分知識就直接管理了文書檔案。各業務員在對辦公文件訓練的要求事項之間也有很大的差異。有些部門的作業人員即使有上崗證書，但也很少參與額外的培訓，只具備對文件作業的基本認識和理解，也無法跟上文件管理的現代化的速度，無法有效地改善檔案管理水平。尤其是現在，由于計算機網絡技術的快速發展，為了管理文件，使用電腦是現代文件管理不可避免的趨勢。

2 文書檔案的三種分類方法

2.1 組織機構分類法

所謂的組織機構分類方法是以提交單位的內部組織為基礎，將整個文件劃分為多個范疇，對處理過的文件進行分類的簡單分類方法。組織分類方法中有范疇設置和文件分類方面的客觀標準，例如：組織名稱為類名。組織結構是一個為了反映國家的政策指導而具有行政功能和國家公共機關的組織。通過行政活動提供公共服務可以維持社會的循環周期。從整個社會環境的角度來看，組織結構不是靜態的，而是動態的。并且期間不同組織結構的增加和減少都有很大的差異。近幾年來，由于改革的影響，很多部門都經歷了各種形式的改革和探索。經濟管理進入了各個領域，共同經濟主體登場。組織機構分類法水平上分支多，垂直上連續性不夠。并且具有分類簡單，多種文件被寬松結合，無法形成緊密相連的有機系統等的缺點。

2.2 問題分類法

問題分類方法是根據文檔中包含的內容，根據實際功能分類，將整個文件劃分為幾個范疇的方法。無論組織在不同的時期如何變化，基本功能和基本功能的輔助服務都是長期穩定的，這一功能被用作編類標準。具有相同功能的文件可以不受組織變更的影響而集中化。這兩種密切相關的分類標準是以不同的方式將文件排列并結合在一起的，是整個文件系統的目的。因此，根據文件的來源觀點上的問題分類，文件的分類應該要更準確，為社會的專業使用和功能性活動提供更為方便的服務。根據文檔內容中的問題或"事由"，文件和文件之間分為多個類別。這一分類方法，問題的摘要必須準確、明確，同一水平的各個范疇必須具有排他性，并根據文件的主要內容進行分類。文檔之所以能夠轉換成檔案，是因為文檔本身反映了特定的人類實務記錄、特定的內容、過程和人類活動結果。它記錄了人類知識的全部方面，具有歷史價值。各文檔中有固有的位置、洞察力和討論方法及證據對象。該類方法主要由文件本身的固有內容特性決定。根據功能特性決定的范疇是永久的，科學的，具有實際意義的。根據文件的內容，可以更好地通過分類來保持文件內容的連接，比較相同品質的文件，可以成為內部鏈接和邏輯系統的一部分。通過查找各種問題的分類，并突出顯示各文件的特性，輕松地搜索和使用。

2.3 年度分類法

年度分類方法，是根據編制完整文件，將文檔和檔案分為多個范疇，并且按年度設定范圍，按標準對所有文件進行分類。在使用年度分類方法的情況下，文件要按照正確的日期分類為相應的年度類別，這是保證分類質量的核心。有些小規模的機構由于文件較少，而采用了年度分類方法。即，根據年度分類生成文件，但是分類后，文檔逐漸增加，以后就不得不采用組織分類方法。一部分單位根據組織結構，數年內將文檔重新構成了分類系統，還有一部分單位根據組織結構進行了分類。因此，對于年度分類法來說，應用的范圍被顛覆，對于文件較多的單位改用按問題分類法。

3 結束語

隨著社會信息化水平的增加，人們對阿卡夫信息的需求增加，文件管理方法正在從文件實體管理轉變為文件信息管理。過去，案例研究基本上被限制在經營研究上，但今后將通過這種情況調查有關部門的內容。對檔案分類的方法有很多種，但是最常用的是按組織，按年度，按問題分類。目前，文件分類方法沒有統一的規定，各小組可以根據各自的情況選擇三種分類方法之一，這必然會成為不同的標準。這一無限期混亂不僅會造成大量的人力、材料資源和財政資源的浪費，也會給檔案的中央集中式管理帶來困難，不適合現代式的檔案管理。因此，盡快整合事例分類是無可置疑的。

參考文獻

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