高校財務報銷中的常見問題與規范路徑

王娜

[摘要]當前，高校財務會計已經從傳統的記賬、監督、核算等職能向新的管理與服務職能轉型，提升財務的管理與服務職能首先要規范財務報銷工作，從高校財務報銷中存在的常見問題出發來探究其規范路徑。

[關鍵詞]高校財務報銷;常見問題;規范路徑

[中圖分類號] G647.5

[文獻標識碼]A

1 高校財務報銷中存在的問題

1.1 票據粘貼不規范

票據粘貼應該將相同類型的票據粘貼在一起，從右到左的順序粘貼，先貼小張票據再貼大張票據，如果一張粘貼單已貼滿則需另取一張粘貼單進行粘貼，粘貼的票據不要超過粘貼單的粘貼線，粘貼單上的票據要粘貼得整齊平整。但是在日常財務報銷工作中，經常會看到一些報銷人的票據粘貼得比較凌亂，也有的報銷人嫌麻煩，就用裝訂機把所有的票據一訂了事。票據粘貼不規范，將給財務工作和財務工作人員帶來相當的不便，主要表現在三個方面。

首先會相應地增加審核人員的審核時間，如果票據多且粘貼凌亂，審核人員審票就可能眼花繚亂，原本一分鐘就可以審完的票據結果就因為票據粘貼凌亂可能花費三分鐘或更長時間才審完;還容易產生差錯，如果許多不同類型的票據貼在一起，審核人核對金額時就容易出錯。

其次是影響財務檔案的裝訂和歸檔，有的報銷人把票據全都粘貼在粘貼單的中間，如果票據很多，報銷單就會中間高，兩邊低，由于財務憑證裝訂時是很多報銷單放在一起裝訂，因此裝訂時就會出現財務檔案中間鼓得很高，兩邊很低的現象，這樣既不容易裝訂又影響財務檔案的美觀;也有的報銷人的報銷附件沒有用膠水粘貼而是用裝訂機裝訂，財務人員最后裝訂報銷單鉆孔時可能會鉆到票據附件里的釘子，這樣就可能會把鉆孔機弄壞，還有報銷單里如果有裝訂機的釘子，年數長了釘子就會生銹，相應的釘子里的原始憑證也容易腐蝕，影響財務檔案的保存。

最后是容易影響財務人員與報銷人員的情緒，財務人員看到粘貼不規范的發票，工作比較繁忙的時候心情就會很煩躁，如果要求報銷人重新粘貼，報銷人重新返工也會影響其情緒，因此雙方可能會形成對立情緒，不利于和諧地開展工作。

1.2 發票開具不規范

報銷人取得的開具日期為2017年7月1日之后的的增值稅發票（定額發票除外），發票上購貨方的戶名和稅號必須填寫正確，發票開具的內容必須與實際發生的經濟內容一致，貨物的品名數量單價要填寫清楚，發票上貨物內容確實無法寫清楚的，應由稅控機開具銷貨明細清單并加蓋銷貨方發票專用章;如果是定額發票，由于定額發票不能反映貨物的具體的品名單價數量，則應由銷貨方提供貨物的銷貨明細清單并加蓋發票專用章，銷貨清單上的專用章應與發票上的發票章名稱一致。自2019年1月1日起，一律使用新版發票，新版發票的發票監制章是橢圓形，上環刻制的是“全國統一發票監制章”字樣，中間刻制的是“國家稅務總局”字樣，下環刻制的是“某省稅務局”字樣。實際工作中往往有許多報銷人的發票開具不規范，主要有以下幾種情況。

發票未按發票開具相關規定進行開具。例如：有的發票的購貨方戶名和稅號有誤或者是將戶名簡寫，如購貨方是“某職業技術學院”，發票上卻簡寫成“某職院”;有的發票數量單價欄未寫或者是發票上填寫的數量單價與實際貨物的數量單價不符，如有的住宿費發票上的數量單價都寫成“1”或者是數量單價都沒寫，這就需銷貨方提供一份貨物明細清單并加蓋銷貨方發票章;有的發票的發票號碼與打印出來的發票號碼不一致，機打發票左上方原有發票代碼，右上方原有發票號碼，開票人在稅控機里錄入開票信息后會自動生成發票代碼和發票號碼，打印發票時開票人應將與稅控機生成的發票代碼和發票號碼一致的發票放入打印，打印出來的發票上的發票代碼和發票號碼就會與發票原有的發票代碼和發票號碼一致，否則就會出現發票信息不一致的情況;有的發票的開票內容與實際經濟業務內容不符，如有的報銷業務是用餐費，開的發票內容卻是住宿費。

虛假發票的現象時有發生。有的定額發票在發票查詢網站里查到的領用人與發票章的名稱不一致，如果銷貨方不能提供發票查詢網站查詢的領用人與發票章名稱是同一家單位的相關證明時，則有可能是銷貨方沒有發票而用其他銷貨方的發票再蓋自己的發票章提供給購貨方;有的貨物清單上蓋的發票專用章與發票上蓋的發票專用章不一致，有可能是銷貨人和開票人不是同一家銷貨方。

未按規定使用新版發票。有的報銷人提供的發票是舊版發票，發票監制章是“某省國家稅務局”字樣，自國家稅務局地方稅務局合并之后，發票監制章就是“國家稅務總局”的字樣。

1.3 報銷單據漏寫漏填，填錯報銷單據

許多報銷人填寫報銷單據時經常會漏寫漏填，有的甚至填錯報銷單。例如業務屬于出差，應該填寫差旅費報銷單，有的報銷人卻填成了費用報銷單。也有的報銷人報銷單上原始單據張數和附件單據張數不知怎么填寫，最后只能由財務人員填寫，這樣也增加了財務人員的工作量。

1.4 費用預算不明確，部門負責人預算意識不強

有的大項目需要經過黨委會立項通過，但立項時只是安排某個部門把項目落實好并沒有提到該項目費用預算，最后報銷時就會出現沒有哪個部門愿意承擔該項目的費用。

1.5 支付記錄未妥善保管或是未按要求轉賬支付

報銷人辦理經濟業務時，如果不能采用公對公轉賬的付款方式，而需由報銷人先墊付時，報銷人應該用公務卡轉賬支付。有的報銷人報銷時提供的支付記錄POS機刷卡單由于時間較長字跡消失，就需要報銷人取得POS機刷卡單時要及時復印留存;還有的報銷人付款記錄的收款人與發票的銷貨方名稱不一致，就需要報銷人付款之前先問清收款人與發票銷貨方是否一致再刷卡;還有的是用微信付款給個人，如果微信付款給個人就會存在收款人與發票銷貨方不一致的問題;還有的報銷人要求講座完成就要付給專家講座費，可以由報銷人先用自己的手機銀行轉給專家的銀行卡里，報銷人報銷專家講座費時再把手機銀行里的支付記錄打印下來作為報銷附件，也可以先借支由財務公對公直接轉賬給專家。

1.6 財務人員財務業務實操能力不強

財務人員需具備較強的業務實操能力。有的財務人員的業務不熟悉，就有可能出錯從而增加財務風險，也有的財務人員一個報銷業務要審幾次才審完，就會影響工作效率。

2 財務報銷中的常見問題的規范路徑

自“八項規定”以來，各單位為了規范財務經費管理工作，相繼修訂了各種財務制度，并以發放財務報銷手冊、財務網站及辦公群里上傳各種財務制度等方式進行宣傳財務報銷工作，但由于有的職工非財務專業的，對于專業的財務制度可能難以理解或者是有的職工沒有時間去學習財務制度，所以報銷時一些常見問題還是層出不窮?？梢钥紤]通過用吸引人、通俗易懂、便捷的方式進行宣傳財務報銷工作、加強各部門責任人的預算意識、優化財務報銷模式、提高財務人員實操能力等方法來規范財務報銷工作中的常見問題。

2.1 采取吸引人、通俗易懂、便捷的方式進行宣傳財務報銷工作

高校財務應改變財務報銷工作宣傳的形式，采取吸引人、通俗易懂、便捷的方式進行宣傳財務報銷工作，比如在單位財務網站上上傳一套各種財務業務如何報銷的操作視頻及注意問題，操作視頻包含如何辨認發票是否合規、如何粘貼原始票據、如何填寫報銷單據、各種常見業務分別需要哪些附件及簽字手續的模板、合格的支付記錄模板及其他一些財務報銷常見問題的模板。

2.2 加強各部門責任人的預算意識及部門之間的相互協調

單位應該加強各部門責任人的預算意識，所有項目都要有預算，讓每個部門都要有開展業務就要有預算的意識，項目立項時不能只交代由哪個部門完成業務，還要考慮到該項目的費用由哪個部門來承擔，是屬于立項的項目還是追加的項目都要考慮清楚。有的經費沒有明確預算部門，部門之間要根據業務類型相互協調好費用應從哪出，不能相互推諉責任，而應該相互協調解決好問題，讓辦事人把業務辦好，不能因預算沒明確好而影響業務的成效。

2.3 不斷優化財務報銷模式

優化財務報銷模式，可以提高財務報銷效率?，F行許多單位已實行網絡版報銷模式，網絡版報銷模式可以設置各種業務所需的報銷附件及報銷流程，各種業務容易出現的問題及注意事項，方便報銷人查看;可以固定設置報銷的填單格式及填寫內容以免報銷人填錯單據或內容漏填;可以設置發票查詢模塊及對于各種查詢不合格的發票給予相應的提示，如查詢結果顯示發票不一致就會提示報銷人重新開發票;對于比較簡單的差旅、辦公用品的采購等報銷業務，可以設置系統自動審核模式，財務人員復核即可報銷，這樣也可以加快審核速度且減輕財務審核人員的工作負擔。

使用網絡版報銷模式，項目的事前審批，事中的驗收入庫審批，事后的報銷審批，審批的進度查詢，各部門經費的執行進度查詢，到賬情況查詢等工作都可以在網上進行，網絡版報銷模式可以減輕報銷人的負擔，所有審批程序都實行網上審批，報銷人不需拿著報銷單到處找人審批簽字，也不用因為報銷單不合格而總是奔波往返于財務，實行網絡版報銷模式報銷單如果有問題財務人員可以在網上留言哪里不合格，報銷人直接修改不合格的地方再上傳即可。

財務部門在實際工作中如果發現網上報銷模式還有哪些地方需改進就要不斷地優化財務報銷模式，從而使財務報銷模式更加合理化、更加簡潔化、更加人性化。

2.4 提高財務人員的專業實操能力

高校財務部門可以讓財務人員將各種財務業務如何審核，審核需要哪些附件，財務報銷中應注意的一些問題，特別是那些比較復雜的業務財務人員可以相互探討如何審核并制作成視頻或PPT課件進行講解，讓每個財務人員都熟悉財務審核工作的業務流程，財務人員通過制作課件并進行講解也會更加熟悉財務業務流程。財務部門也可以將財務人員制作的財務實操視頻或PPT課件上傳到單位財務網站供單位其他報銷人學習。

3 結語

高校財務部門應不斷地總結財務報銷工作中的經驗，發現財務報銷工作中存在的問題并不斷地進行規范，只有這樣才能把財務報銷工作做得更好。

[參考文獻]

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