基于價值鏈的本科學生檔案管理三階段分析

朱紅 楊莎莎 閆雪

摘 要：本文按照檔案移交的時間序列，將本科學生檔案分成三個階段的檔案：入校前檔案、入校后檔案、畢業時檔案，三階段檔案工作的延伸為轉遞工作。然后采用價值鏈分析方法，分析了本科學生檔案管理的基本活動、輔助活動和外部活動，以及這些活動構成的基本價值鏈、管理制度價值鏈、管理決策價值鏈。最后，站在系統工程的角度，分析了本科學生檔案管理的系統價值鏈，更好地體現本科學生檔案的自身價值及其管理的附加價值。

關鍵詞：學生檔案管理;價值鏈;三階段分析;檔案工作;系統工程

自邁克爾·波特提出價值鏈分析方法以來，該方法被廣泛應用在經濟管理各項研究中。價值鏈分析的基礎是價值。[1][2]價值鏈主要是企業在創造價值期間所產生價值活動的總稱。[3][4][5]價值鏈分析方法運用系統性方法，提升競爭優勢。學生檔案系統也是由各項價值活動相互作用而成的系統，因此，適于用價值鏈方法分析。

1 基本活動構成的三階段管理基本價值鏈

1.1 三階段本科學生檔案。本科學生檔案從時間序列來看，分成三個階段的檔案：入校前檔案、入校后檔案、畢業時檔案。

1.1.1 入校前檔案。入校前檔案是高校本科學生檔案的初始檔案，包括高中檔案、高考檔案和入團檔案，其重要性在于這些檔案是反映個人簡歷、家庭狀況、學習狀況、健康狀況、品德、獎懲、誠信、社會實踐等情況的憑證和依據，在學生工作之后，如果缺失就無法彌補。

其中，高中檔案主要指普通高中畢業生登記表，圍繞著普通高中畢業生登記表，還有學習成績表、體能測試表、社會實踐表等檔案，高中檔案與本科生在校檔案相比，完整性相對較差，也沒有統一標準，各個省份高中檔案的名稱和內容也有較大的差異，例如，天津的高中檔案相對較為完整，檔案分散，但是涉及高中畢業生的各個方面。山西則一個綜合發展報告，就涵蓋了高中檔案的各個部分。高考檔案是高中生報名參加高考到院校錄取過程中形成的檔案，分為來自生源地的檔案和本科生入學之后本校教務處或者招就處等招生管理部門提供的檔案，這些檔案主要是高考報名表、高考體檢表、高考成績表。入團檔案是團組織工作中形成的檔案，主要指中國共產主義青年團入團志愿書。

1.1.2 入校后檔案。入校后檔案是學生檔案管理的中間檔案，是本科生在校四年的動態檔案，主要包括入黨材料和獎懲材料。目前關于在校檔案收集范圍的研究，有擴大的趨勢，提出增加學生的個人信貸情況等誠信檔案、通過心理咨詢測評等形成的心理素質檔案、各種專業或職業資格考試等技能檔案，[6]全面反映本科生在校期間的學習經歷和成長經歷，以及政治表現、思想品德、身心健康、社會實踐、公益活動、技能水平、獎懲情況、自我評價、學校鑒定等[7]情況，為用人單位選拔合適的人才提供依據。

擴大在校檔案的收集范圍，有其必要性和可行性，如果高中檔案都要征集品德、獎懲、誠信、社會實踐等材料，本科生檔案更應該擴大征集范圍。

1.1.3 畢業時檔案。畢業時檔案是本科學生檔案管理的終極檔案，是本科生畢業前入檔的靜態檔案，主要包括學籍登記表、學生成績表、學籍卡、畢業生登記表、學位授予材料等學籍材料，雙學位材料，派遣證白聯，考研調檔函，以及體檢表、黨員材料、各種優秀表等材料。其中，比較關鍵的學籍檔案是畢業生登記表、學籍卡、學生成績表、學位授予材料。入黨材料是隨時移交的，入校后可以逐年移交，也可以在畢業時統一移交，而且在畢業時必須移交。

根據作者的調研，高校不是很重視高中檔案，從高中轉來什么材料，就是什么材料，缺失也不會通知本科生，有的高校甚至將高中檔案登記在冊之后，馬上密封，等待畢業時不拆封就直接裝入本科生檔案袋。因為畢業時檔案是“三齡兩歷”認證和干部選拔任用、定崗、定級、晉級的重要材料，高校檔案管理部門和接收流動人員檔案的人才市場很重視畢業時檔案。

根據作者調研，人才市場接收流動人員檔案基本要求是畢業生登記表、學籍卡、報到證、轉遞通知單，這些基本要求的檔案都是畢業時檔案。

1.2 三階段檔案管理基本價值鏈。本科學生檔案的管理就是圍繞入校前檔案、入校后檔案、畢業時檔案三階段檔案管理進行的，因此，入校前檔案管理、入校后檔案管理、畢業時檔案管理這三階段檔案管理，是本科學生檔案管理的基本活動，這些基本活動構成了三階段管理基本價值鏈。由于這些基本活動是按照檔案管理的時間序列分階段的，因此三階段管理基本價值鏈本質是三階段時間序列價值鏈，是本科學生檔案管理基本價值鏈，構成這條價值鏈的節點或者環節，就是三階段檔案的管理。

三階段檔案管理基本價值鏈的橫軸是時間序列，也就是入校前、入校后、畢業時，縱軸則是價值所在，也就是入校前的高中檔案、高考檔案和入團檔案，入校后的入黨材料和獎懲材料，畢業時的學籍檔案、雙學位材料、派遣證白聯、考研調檔函。

1.3 三階段基本價值鏈的延伸：檔案轉遞。本科學生檔案管理的基本活動，除了入校前檔案管理、入校后檔案管理、畢業時檔案管理三階段之外，還有一個基本活動的延伸，即對本科學生檔案的轉遞活動，因此，本科學生檔案的轉遞是三階段基本價值鏈的延伸。

依據教育部辦公廳、人社部辦公廳、國家郵政局辦公室2015年出臺的《關于高校畢業生檔案轉遞有關事項的通知》，2015年高?？赏ㄟ^郵政機要通信轉遞高校畢業生檔案。已經與郵政部門簽署協議的高校，畢業生檔案可采用“郵政EMS標準快遞”形式轉遞。同年中國郵政集團公司發布文件，自2015 年6月1日起，郵政公司各級機要通信機構停止收寄和投遞各類大學生檔案，引導大學生檔案的轉遞方式由“郵政機要通信渠道”轉遞轉向“EMS 標準快遞”。[8]作者曾經調研過山西大學、山西農業大學、太原科技大學、南昌大學、江西師范大學、東華理工大學等高校，目前全部采用郵政EMS方式轉遞學生檔案。

三階段管理基本價值及其延伸的重要性在于：一是本科學生檔案是人事檔案的前身。在本科學生畢業后，考取碩士研究生繼續升學的，檔案轉遞到攻讀碩士研究生的院校，本質上還是人事檔案前身的延伸，在工作后成為人事檔案;進入政府部門、事業單位、國有企業工作的，有了正式工作，學生檔案轉遞到工作部門，形成了人事檔案;自主擇業、靈活就業的，學生檔案轉遞到派遣單位，至少是縣級以上教育局或者人社局檔案管理部門，形成了流動人員檔案，流動人員檔案本質上還是人事檔案。二是作為人事檔案前身的本科學生檔案，起著承上啟下的作用，上承高中和高考檔案構成的入校前檔案，下啟繼續升學和參加工作的人事檔案前身的延伸或者人事檔案本身。從“三齡兩歷”認證工作來看，出生年月認證的依據基本上是高中檔案，學歷認證的起始是本科檔案。三是本科檔案及作為其組成部分的高中檔案和高考檔案，缺失后無法增補。本科檔案材料缺失，檔案的不完整影響學生就業后的一些認證和考察。

2 輔助活動構成的三階段管理制度價值鏈

本科學生檔案管理的輔助活動主要是管理制度的制定、執行以及制度有效性的評估和調整，這些輔助活動是圍繞三階段基本活動進行的，構成了三階段管理的制度價值鏈。治理本身就是制度安排，本科學生檔案的管理也應該在制度約束下提升治理能力。

三階段管理制度價值鏈是由本科學生檔案管理制度構成的。由于本科學生檔案轉遞之后成為人事檔案和流動人員檔案，因此，本科學生檔案管理制度的制定，應該以《干部人事檔案條例》為基準，參考《干部人事檔案材料收集歸檔規范》和《干部檔案整理工作細則》。

邱艷[9]把學生檔案管理按照時間序列分為初期接收、中期管理、后期轉遞。這雖然也是三階段劃分，但是為了突出畢業時檔案管理，也為了與前文呼應，輔助活動構成的三階段管理制度價值鏈，橫軸依然應該是時間序列，也就是入校前、入校后、畢業時三個階段，同時延伸到學生檔案轉遞。

縱軸依然是價值所在，也就是本科學生檔案的各項管理制度，包括《本科學生檔案的歸檔范圍和要求》《本科學生檔案的交接制度》《本科學生檔案的查閱制度》《本科學生檔案的轉遞制度》。

其中，由于本科學生檔案的交接是分階段移交的，因此，《本科學生檔案的交接制度》又可以細分為《本科學生入校前檔案的移交制度》《本科學生入校后檔案的移交制度》《本科學生畢業時檔案的移交制度》。

3 外部活動構成的三階段管理決策價值鏈

本科學生檔案管理的三階段，不是由院系或檔案部門以及學生管理部門和招生就業部門獨立完成的，而是學院、檔案部門、學生管理部門、招生就業部門多部門聯動，共同完成的。

根據作者調研，按照入校前、入校后、畢業時檔案歸屬部門，以及檔案轉遞部門的不同，高校學生檔案的管理模式分為五種：檔案館全程管理模式、檔案館主要管理模式、檔案館部分管理模式、學工部主要管理模式、院系主要管理模式。

多部門參與學生檔案管理，主要原因在于國家沒有明確規定學生檔案應該由哪個部門歸口管理，各個高校檔案研究人員對此的意見和看法也不一致。

學者們既有院系管理學生檔案的觀點，[10]也有檔案部門統一管理學生檔案的觀點。[11]筆者認為，從規范性的視角來看，檔案館參與學生檔案管理比較規范，檔案館參與的管理越多，管理的規范性越強。一是從檔案收集來看，檔案管理專職人員能夠較為完整地收集檔案，對不完整的檔案督促補缺。二是從檔案日常管理來看，學生檔案存儲在檔案館，安全可靠性較強，不會出現檔案丟失的問題。三是從檔案轉遞來看，檔案館負責轉遞，能夠一直保存學生檔案去向的留痕。

由于學生檔案形成和管理具有多部門聯動屬性，相對于檔案館來說，院系和非檔案管理部門的檔案形成和管理活動，就是一種外部活動。

在全國高校都成立了檔案管理機構的情況下，這種外部活動影響本科學生檔案管理的管理效能，需要有效整合參與本科學生檔案形成和管理部門，建立各方面共同參與的學生檔案管理體制，才能確保分工明確、密切配合，促進學生檔案管理協調發展。各方面共同參與的檔案管理體制，因外部活動構成了三階段管理的決策價值鏈，該價值鏈構成的基礎是檔案管理部門全程或者主要負責學生檔案管理工作，橫軸依然是本科學生檔案管理三階段及其延伸，縱軸是參與本科學生檔案形成部門和非檔案管理部門。

4 各項活動構成的三階段管理系統價值鏈

本科學生檔案管理的基本活動、輔助活動和外部活動，全部圍繞著本科學生檔案管理的三個階段進行，這些活動共同構成了本科學生檔案三階段管理的系統價值鏈，充分體現了本科學生檔案管理是一個系統，是各項活動價值的集合體。

在這個系統當中，所有要素都在發揮作用，并且這些要素是相互聯系、相互支持、共同發展的。在這個系統當中，盡管各個要素都在發揮作用，但是，還缺乏一個牽頭單位引領下的領導和咨詢決策、監督組織，這個組織應該是學生檔案工作委員會。

從目前國內各個高校的檔案管理來看，基本上都成立了檔案工作委員會，學生檔案工作委員會可以下設在檔案工作委員會之下，也可以單獨設置。學生檔案工作委員會是學生檔案管理基本活動、輔助活動和外部活動的領導和咨詢決策、監督組織，站在三階段管理系統的頂層。

本科學生檔案管理三階段的劃分，從時間序列上細化了本科學生檔案管理的階段性，思路明晰地概括了本科學生檔案管理的工作，也適用于其他學生檔案管理工作。同時，將本科學生檔案管理工作上升到了一個系統工程上，能夠更好地體現本科學生檔案的自身價值及其管理的附加價值。