新時代檔案管理工作質量提升與管理

柳玉青

【摘 ?要】新中國成立以來，我國市場整體經濟形勢發生較大轉型，各行各業在實際發展過程當中都需要順應時代的腳步進行相應改革。檔案管理工作是新時代下促進市場以及社會各界和諧發展的重要環節，因此，相關工作人員需要結合實際情況綜合考慮新時代對于檔案管理的新要求并對其進行創新。論文結合實際情況全面分析檔案管理工作在我國社會發展過程當中的重要作用，同時結合新時代對檔案管理工作提出的新要求，提出相應的解決方式，以提高檔案管理工作的整體質量。

【Abstract】Since the founding of new China， the overall economic situation of China's market has undergone great transformation. All walks of life need to comply with the pace of the times and carry out corresponding reforms in the actual development process. Archives management work is an important link to promote the harmonious development of the market and all sectors of society in the new era. Therefore， relevant staff need to comprehensively consider the new requirements for archives management in the new era and innovate it in combination with the actual situation. Combined with the actual situation， this paper comprehensively analyzes the important role of archives management work in the process of China's social development. At the same time， combined with the new requirements for archives management work in the new era， this paper puts forward corresponding solutions to improve the overall quality of archives management work.

【關鍵詞】新時代;檔案管理工作;質量

【Keywords】new era; archives management work; quality

【中圖分類號】G271 ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 【文獻標志碼】A ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 【文章編號】1673-1069（2021）12-0037-03

1 引言

檔案管理工作并不局限于某一領域，社會各界相關單位在實際運行過程當中都會涉及檔案管理工作，因此，檔案管理工作是促進我國市場良性循環的重要環節。各單位在實際運行過程當中想要順應時代發展，保證其在當今市場環境下的可持續發展，就必須結合實際情況不斷對傳統的管理方式以及運行模式進行創新和改革，因此，相關工作人員應該充分重視檔案管理工作并充分發揮出檔案管理工作在單位發展過程當中加強可持續發展以及促進其全面管理的作用。新時代下，除了各單位在實際發展過程當中需要對管理模式和運行模式進行改革，檔案管理這一領域本身也需要結合實際情況對其管理方式和模式進行創新與改革，以適應時代發展，提高其在單位運行中的利用率。

2 檔案管理創新的意義

第一，創新推動檔案管理工作發展。社會本身處于不斷的變化與發展過程當中，因此，檔案管理工作想要在社會實際發展過程當中充分發揮出其作用，就必須順應時代發展不斷進行創新與改革。創新是事物發展的根本動力，單位內部相關的檔案發生了改變和轉型，那么相應的檔案管理的模式和手段也需要改革，因此，想要保證檔案管理工作的良性發展就需要不斷對其進行創新，充分引入信息化技術，發揮出我國現代化的優勢，構建數字化管理環境，以提高檔案管理工作的整體效率。

第二，創新提高了檔案管理工作效率。一個機關單位，其在實際的運轉過程當中所涉及的部門、環節以及工作內容相對復雜，因此，其所能產生的檔案信息的類型和數量都較為廣泛，檔案管理工作本身存在一定的復雜性和高工作量，隨著時代的發展，單位在發展過程當中存在傳統檔案與新檔案，傳統檔案管理方式與新檔案的沖突再次提高了檔案管理工作的難度，而創新是檔案管理工作在新時代以及單位新形勢下提高效率并發揮作用的重要方式。

第三，創新優化了檔案管理工作環境。傳統的檔案管理方式以及檔案管理理念完全無法適應新時代下單位所產生的檔案，而通過引入大量電子計算設備并應用信息技術對檔案管理工作進行創新可以使檔案管理工作更加人性化、現代化與科學化，不論是檔案管理工作中的搜集、記錄，還是整理、分析，創新后的檔案管理方式都能夠更高效地完成相應階段的工作，同時能夠改善并優化檔案管理工作環境，在降低相關工作人員工作壓力的基礎之上提高了檔案管理工作的整體效率。

3 新時代下檔案管理質量提升面臨的挑戰

與傳統的檔案管理工作相比，新時代對于檔案管理工作提出的要求主要包括以下幾方面：一是檔案管理工作所涉及的管理內容更加豐富，隨著近年來我國整體經濟水平的增長，科學技術水平不斷提高，自進入新時代以來，各行各業在實際發展過程當中，不但會將傳統的管理模式和管理理念進行相應的創新和改革，機關單位在實際運轉過程或者工程在實際施工過程當中都會將相應的設備進行更新換代以提高相應的工作效率，因此，檔案管理工作也并不例外。新時代下檔案管理工作需要對傳統的檔案管理模式進行更新換代，提高相應管理技術的先進性，用計算機技術和網絡技術代替傳統的人為檔案管理，以提高檔案管理工作的效率和相關信息的真實性與準確性。二是新時代下檔案管理工作的管理技術需要更先進，時代的進步使得各單位在實際發展過程當中的業務更為廣泛，其所涉及的相關設備種類也越來越多，因此，所產生的檔案信息的種類和數量也會越來越多，只有通過更為先進的檔案管理技術和檔案管理理念才能夠完成對于新時代下種類繁多的檔案信息的整理和分析。三是與傳統的檔案管理工作相比，新時代對檔案工作提出了更高的專業性要求。由于我國傳統企業在實際發展過程當中所產生的相關檔案數據并不多，因此，管理階層對檔案管理工作的重視程度不足，而現階段隨著各企業以及單位規模的不斷擴大，檔案管理工作已經成為獨立完善的行業，因此，需要相關工作人員具有更強的專業性。

4 新時代下檔案管理工作面臨的問題

4.1 工作人員交替導致管理工作存在的問題

近年來，我國市場整體經濟形勢發生轉變，各行業在實際發展過程當中都對相應的管理技術進行了創新與改革，引入了更為先進的信息技術以及相關設備。隨著單位在發展過程當中所涉及的相關檔案信息越來越多，單位管理階層逐漸認識到了檔案管理工作的重要性，但是多數單位內部的檔案管理工作人員年齡較大，雖然在實際工作過程當中其擁有較豐富的工作經驗以及管理經驗，但是也存在較明顯的缺陷，那就是其傳統的檔案管理理念已經固化，無法更靈活地對檔案管理工作進行創新，同時對于新事物的接受能力也相對較差，而具有較強的信息化網絡技術的80后或90后的專業人員，一方面其更趨向于階層更高的管理崗位，另一方面其沒有足夠的檔案管理工作經驗，因此，多數單位的檔案管理工作人員仍然采用較為傳統的管理方式對檔案進行管理，從而發生了檔案管理工作與社會發展脫節的情況。由于老工作人員的檔案管理理念固化，而新工作人員沒有足夠的檔案管理工作經驗，因此，單位在實際運行過程當中缺乏專業的檔案管理人才。除此之外，由于現階段各單位在發展過程當中各環節的轉型和創新，檔案管理工作對相關的工作人員提出了更高的要求，只具備傳統的檔案管理技術的人員是無法滿足現階段單位對于檔案管理工作的需求。新時代下檔案管理工作人員不但需要具有專業的檔案管理專業知識和管理能力，還需要對檔案管理的信息化有充分的認知，具備豐富的信息化技術專業理論知識、較強的網站維護維修的能力以及局域網操作的能力等。除了專業知識和專業能力之外，一個合格的檔案管理工作人員還需要有較高的職業素養，在日常工作當中做好檔案采集、檔案維護以及檔案更新等工作，同時需要保證檔案信息的安全性和科學性。

4.2 檔案信息化規劃落后

現階段，我國多數機關單位管理階層已經意識到了在單位實際運行過程當中引入信息化技術的重要性，但是由于其仍然將單位的最終效益為重點而對檔案信息的重視程度不足，因此，多數單位內部對于檔案管理工作未引進相應的信息化技術以及信息化設備，其檔案信息化規劃嚴重落后。

4.3 經費緊張，基礎設施建設落伍

在部分對于檔案管理工作并不重視的單位內甚至沒有專門的檔案室，同時由于單位內部經費有限而管理階層對于檔案管理工作的不重視使得檔案管理工作劃分到的經費比例較小，因此，檔案管理工作環境以及工作設備都嚴重落后，基礎設施建設無法達到檔案管理工作的實際需求，相關工作人員也就無法通過防火設備以及防盜設備等對檔案信息做好保護。

4.4 檔案資料收集不全面

檔案管理工作本身具有較強的復雜性和瑣碎性，相關工作人員想要做好檔案管理首先需要做好檔案資料的收集。從現階段我國各單位的實際發展情況來看，大中型規模的單位在運行過程當中都會產生較多瑣碎的檔案信息，而由于相關工作人員的專業性不足或者是管理階層對其重視程度不足導致單位的檔案收集工作效率低下，這主要表現在一些仍然采用傳統的檔案管理技術的單位內，本身單位所涉及的檔案資料數量較大，種類較多，如果仍然采用傳統的人為采集的方式，很難保證檔案的全面性和精確性。

4.5 檔案安全存在隱患

傳統檔案管理方式在對檔案進行管理的過程當中，可能由于時間以及外在環境因素導致檔案信息缺失或損壞，數字化的檔案工作有效避免了這些問題，但是也會存在其他方面的隱患。數字化的檔案信息會由于網絡問題而出現安全隱患，如網絡黑客攻擊或者計算機病毒等。企業內部檔案信息對于其實際發展起到的作用是至關重要的，一旦發生泄露，會為企業的發展帶來嚴重影響甚至是不可彌補的損失，因此，需要相關工作人員充分重視這一問題，通過制定相應防控措施，避免檔案信息泄露導致企業受損。

我國的數字化檔案管理模式相對來說起步較晚，近年來才發現這一管理模式下檔案可能會存在安全隱患，因此，仍有大部分檔案管理人員存在傳統理念，沒有較強的檔案安全管理意識，這使得檔案管理工作實際進行當中極易出現信息泄露等問題。需要企業加強對于檔案管理工作人員的綜合素質培訓以及專業水平培訓，通過相應措施加強相關工作人員對于檔案安全管理的重視程度并提升其安全意識，保證各項措施能夠實際落實在各個崗位以及各項工作當中。

5 新時代下檔案管理質量提升的對策

5.1 健全體制管理

檔案管理工作在單位發展的新形勢下已經成為其運行過程當中的重要部分，能夠直接影響到單位相關戰略決策及其后續發展，因此，需要管理階層充分重視檔案管理工作，結合單位實際運行情況健全相關的體制，使相關工作人員在實際檔案管理過程當中有法可循。在對相關體制進行建立的過程當中，需要對各崗位的職責以及責任義務劃分進行明確，保證專人專事，避免當發生意外情況時，不同部門與不同崗位之間互相推諉責任，通過完善的獎懲機制和獎懲措施帶動檔案管理工作人員自主加強檔案管理能力的積極性，約束相關工作人員的不合規行為。

5.2 加強對檔案管理人員的培訓

在保證單位內部檔案管理工作已成規模的前提下，加強對檔案管理工作人員相關能力的重視程度，提高對檔案管理領域的經費劃分比例，可以由管理階層定期組織交流會的方式加強各部門之間的溝通，通過對內引進與對外學習雙管齊下的方式，提升相關工作人員的專業能力和實際操作水平，擴大檔案管理專業人員隊伍并提升管理人員整體能力，將檔案管理人員的工作能力與其績效進行掛鉤，通過相應措施連接個人利益與單位利益，帶動檔案管理工作人員的自主學習意識和管理創新意識。在對檔案管理工作人員綜合實力的提升上，需要管理階層結合實際情況針對單位內部各崗位的特點，制定有針對性的培訓方案，充分發揮出培訓的作用。

5.3 營造競爭意識

多數單位內部檔案管理工作效率較低，主要是由于相關工作人員缺乏競爭意識，對這一問題進行改善可以從以下2個方面進行：首先需要管理階層加強對于檔案管理部門的重視程度，通過相應措施和手段帶動檔案管理部門的積極性，營造單位內部良好的競爭氛圍;其次是檔案管理部門內部需要管理人員制定相應措施，帶動各崗位之間的競爭，可以通過相應獎懲措施以及激勵措施激發工作人員活力和積極性。

5.4 完善檔案管理體系，建立考核制度

現階段，多數單位內部檔案管理部門的相關工作人員數量較少，因此也沒有完整獨立的管理體系和考核制度，隨著近年來單位規模不斷壯大以及運行模式的不斷轉型，檔案管理工作越發重要，因此，管理階層需要結合實際情況，對檔案管理體系進行完善并通過建立相應考核制度的方式，加強相關工作人員的責任意識。注意在對檔案管理體系以及相應考核制度進行建立的過程當中，需要管理階層結合檔案管理工作特點以及單位實際運行情況，保證管理體系的精細化、規范化和人性化。

5.5 加大資金投入力度

經濟基礎決定上層建筑，因此，檔案管理工作如果想要提升實際效率，充分發揮出在單位運行過程當中的作用，就需要管理階層加大對于檔案管理工作的資金投入，主要可以將資金從以下2個方面進行分配：一方面，隨著我國整體科學技術水平的提升，檔案管理工作在實際運行過程當中可以通過引進信息化技術的方式提升整體工作質量，不論是軟件技術還是硬件設備都需要足夠先進以適應時代發展，因此，管理階層需要加大檔案管理工作信息化建設的資金投入;另一方面，現階段我國部分單位內部的管理工作人員在實際工作過程當中的責任意識以及相關能力不足，主要是由于其薪酬相對較低，無法帶動工作人員的積極性，因此需要提升檔案管理人員的薪酬，同時調配部分資金用于管理人員專業能力培訓。

5.6 建設完善的信息化管理平臺

檔案管理工作所涉及的環節相對復雜，具體包括信息收集、信息分類、信息整理以及信息分析等不同環節，想要提升檔案管理工作整體效率，需要對各環節進行實時監控，因此需要完善的信息化管理平臺保證各部門以及各環節實現信息共享。信息收集過程當中涉及單位不同部門，因此需要通過完善的信息化管理平臺，保證收集的數據信息的準確性和精確性。配備專門人員做好信息化管理平臺的維護和更新，加強相關工作人員的創新意識。

5.7 強化安全管理

檔案管理內容涉及單位的運行過程當中的各方面信息，因此，其能夠為單位的發展戰略提供相應的信息支持，但是一旦檔案信息發生泄露，給單位帶來的損失也是難以估量的，因此需要相關工作人員充分重視檔案管理的安全工作，首先加強相關工作人員的安全意識，其次對不同類型的檔案信息做好分類，最后完善相關設備設施的維護措施。

6 結語

傳統的檔案管理模式已經無法滿足新時代下單位對于檔案管理工作的要求，因此，相關工作人員需要結合實際情況加強對于檔案管理工作的重視程度，同時引入信息化手段提高檔案管理工作的整體效率，充分發揮出其在單位實際運行過程當中的作用，帶動機關單位的良好發展。

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