在數字化時代如何做好企業檔案管理工作

趙夢娟

【摘 ?要】在我國信息技術的支持下，數字化時代逐漸進入了人們的生活中，改變了人們的生活方式以及社會生產方式。企業檔案管理工作也發生了重大的變化?；诖?，論文從數字化時代檔案信息化建設的價值出發，分析檔案信息化建設的方向，對數字化時代下企業檔案管理工作的現狀進行分析，并提出相關的解決對策，以期能夠提高企業檔案管理工作質量。

【Abstract】With the support of China's information technology， the digital age has gradually entered people's lives， changing people's lifestyles and social production methods. Great changes have taken place in enterprise archives management work. Based on this， this paper starts from the value of archives informatization construction in the digital age， analyzes the direction of archives informatization construction， analyzes the current situation of enterprise archives management work in the digital age， and puts forward relevant countermeasures， with a view to improving the quality of enterprise archives management work.

【關鍵詞】檔案;數字化時代;互聯網;企業管理

【Keywords】archives; digital age; internet; enterprise management

【中圖分類號】F272;G275.9 ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 【文獻標志碼】A ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 【文章編號】1673-1069（2021）12-0046-03

1 引言

目前，信息網絡技術的廣泛普及對各行各業都帶來了一定的影響，并直接推動了行業的發展。檔案行業在其快速發展的整個過程中，也充分認識到信息管理技術的重要性，并且主動開始進行數字化檔案建設，引用各種現代化信息技術可以實現檔案信息的實時數字化采集處理，提高檔案信息采集、檢索以及處理效率，為企業提供更加高質量的檔案服務。在移動互聯網的支持下，檔案發展過程中，通過互聯網構建一個綜合檔案業務信息平臺，使檔案服務質量水平得到極大提高?；诖?，本文就數據化時代下，如何做好企業檔案管理工作進行探究，僅供參考。

2 數字化時代檔案信息化建設的價值

第一，使信息庫的管理更加便捷。檔案信息數字化系統建設，對于檔案行業信息化建設管理而言，是非常重要的一個內容，其中主要有兩點基礎工作：一方面用于構建不同行業類型檔案的信息數據庫，其中主要包括一些比較重要的檔案記錄信息、圖片、音頻等;另一方面，針對一些文件以及檔案版對檔案文件進行實時歸檔保存管理。如此一來，需要專門進行檔案資料信息管理查詢時，查詢者可以快速在數據庫內查詢并獲得檔案資料，極大地提高了信息檔案工作的便捷性。

第二，對相關檔案資料及其原件本身進行加密保護。以往此類檔案都主要是以一種紙質文件的方式進行保存，這種紙質文件保存極為不便，如果檔案保存不當，便可能會導致損壞。進行檔案加密數字化網絡建設，可以將整個檔案中的原件以各種信息的多種形式上載或傳到國際網絡中，對整個檔案中的原件信息進行加密保護。此外，檔案壓縮還可以對它進行一個副本級的異地壓縮儲存，將原本的檔案信息以縮微檔案膠片的某種形式保存起來，即便微縮檔案的所有源代碼文件被嚴重損壞，這種方式微縮后的膠片也不會因此受到任何毀滅性的嚴重損壞。

第三，是深化企業檔案改革的需要。做好企業檔案管理工作，是企業改革創新的重要途徑，只有建立完善的企業檔案管理信息體系，才能高效率地開展企業的日常管理和運營。企業檔案中對應的資料信息有完善的管理記錄，若將原始檔案資料丟失，要想補回就十分困難，以致于無法真正繼續有效進行企業檔案管理工作。因而，加強企業檔案管理工作是一項非常嚴格的管理工作，傳統企業檔案管理的應用范圍僅僅局限于大量紙質化的檔案資料，沒有真正充分運用到檔案信息化管理技術。不斷改進發展檔案管理信息技術，促使企業檔案工作進行改革創新，就需要完善的檔案管理制度以及管理流程作為保障[1]。

3 檔案信息化建設根本方向

檔案數字化體系建設，主要任務是將所有檔案中的文字、圖片、音頻等資料全部通過互聯網進行儲存，并通過構建檔案信息平臺，為所有用戶及時檢索數字檔案信息、下載檔案資源提供信息服務，使用戶能夠及時獲得所有需要的檔案信息。其實大型檔案數字化工程建設本身具有信息動態性強的特點，其中的核心意義在于利用信息管理技術，對整個檔案信息資源進行實時采集、處理、傳輸與綜合應用，使整個檔案者的工作效率不斷優化提升，從而真正實現檔案資源共享這一發展目標。這樣一來，便可以充分明確檔案數字化系統建設的業務方向，即針對不同業務類型的檔案文件進行檔案數字化采集處理，將檔案文件的相關實體信息進行數字儲存，將檔案工作的業務重點主要放在檔案信息庫的數字化以及存儲管理方面，以此方式來不斷提高檔案的信息集成化、規范化水平[2]。

4 大數據時代企業檔案管理工作現狀

4.1 數字化建設的標準有待統一

檔案數字化平臺建設主要目標之一是為廣大檔案用戶及時提供檔案服務，使其能夠方便快捷地獲取到各類檔案的相關信息。然而目前通過對實際應用情況的了解，發現我國檔案的數字化建設依然存在質量標準、管理方面的諸多問題。由于組織建設檔案業務范圍有限，與相關社會管理機構沒有及時取得聯系，檔案相關部門對于檔案數字化組織建設的認知不同，所以組織建設檔案標準也就往往存在較大差異，導致組織檔案信息資源共享建設面臨諸多問題，對社會檔案信息安全建設帶來不利影響。

4.2 檔案數字化建設進度緩慢

以往管理檔案都是以使用紙質材料存檔為主，一方面檔案工作效率不高，另一方面檔案工作量繁重。當前，信息網絡技術日益普及，檔案工作提出了諸多的新要求，從以前的傳統紙質檔案方式過渡到現代信息化檔案，將目前檔案中普遍存在的一些問題及時給予有效解決。因為中國檔案數字化系統進入建設期間，對于這一管理工作的認知不統一，在進行檔案數字化建設的整個過程中，最終達到效果也就會有所不同。很多檔案行業為了確保能夠最大程度地節省資金，還是在大量沿用傳統紙質檔案模式，導致數字化檔案建設工作進度緩慢，這對于檔案行業的健康可持續發展也十分不利。

4.3 管理意識不到位

在我國企業中，對檔案管理不夠重視的問題仍然普遍存在，許多高層管理者還沒有完全樹立起“檔案效益”的意識，即好的檔案管理工作不是簡單地將檔案作為陳設擺在那里，而是有其獨特的價值。但是在部分企業中，檔案管理人員的專業性參差不齊，這樣的企業檔案管理不可避免地會存在著較多的安全隱患，無法為企業的發展帶來應有的價值。不準確、不規范的企業檔案給企業的管理帶來了較多的問題。

4.4 檔案收集重文字、輕聲像

由于受到傳統定式管理思維和傳統技術的雙重影響，在對有關國家工程技術項目的相關資料進行收集和分析整理時，工作人員一般多以文字形式收集項目資料，但往往忽視音像形式數據的及時收集。除了這些主觀因素外，還有一些客觀因素，如硬件基礎設施不完善，相關錄像機、攝像機使用不合理，甚至電腦軟件更新速度滯后等，導致檔案信息內容并不是十分全面?？傊?，沒有大量視聽記錄材料的檔案是不完整的。因為聲像檔案資料能夠較好地彌補傳統文字檔案資料本身存在的不足，使聲像檔案資料變得生動形象，具有強的紀實性。

4.5 信息化程度不高

隨著現代自動化電子辦公檔案技術的不斷提高，電子辦公檔案的管理生成和歸檔管理已經被提上了日程。但事實上，我國企業檔案的質量和信息化管理仍需不斷提高。紙質檔案仍占檔案的很大比例，如大量的專項規劃圖、設計圖、地形圖等。但是，如果在企業管理檔案中的信息系統的應用不夠完善，相關檔案技術培訓相對深入落后，現代企業檔案管理人才的培養和引進不到位，這些都可能導致我國企業檔案管理數字化、現代化應用程度較低[3]。

5 數字化時代做好企業信息化檔案工作的相關策略

5.1 搭建檔案信息管理服務平臺

檔案數字化體系建設對于檔案工作、檔案信息安全性的不斷提升都具有重要的推動作用，同時希望能夠真正實現檔案資源共享這一發展目標。在這一技術優勢的充分引導下，檔案服務部門仍然需要積極探索應用現代網絡檔案信息服務技術，構建針對全國檔案信息服務管理的檔案服務信息中心，在這一信息平臺中設置業務交流溝通的版塊，可以和其他社會組織中的各類檔案服務機構進行相互聯系，形成對參與檔案數字化項目建設的統一知識認知，以此方式來幫助制定統一的檔案數字化信息建設管理標準，為推進檔案信息安全管理工作開展提供重要參考。除此之外，在搭建檔案服務信息中心的建設過程中，需要充分賦予其豐富、多樣的服務功能，結合檔案數字化服務建設實際應用情況，設置出了檔案信息檢索、反饋信息交流、檔案信息分類等多個主要功能模塊，以此能夠實現當前我國檔案查詢工作的安全可靠和持續發展，保證檔案用戶隨時能夠通過這一服務平臺及時獲得所需要的檔案信息查詢資源，及時解決我國傳統檔案信息查詢服務中可能存在的一些問題，將傳統檔案信息檢索處理流程及時簡化，提高檔案信息資源搜索處理效率，在短短的時間內使用戶獲取大量的檔案信息。

5.2 優化現有數字化檔案建設機制

為有效推動我國數字化檔案建設的順利進行，需要以具有功能齊全的管理檔案系統軟件作為主要支持，具體到在構建檔案軟件系統的整個過程中，期間需要包括諸多工作，具體內容包括檔案系統軟件架構設計、檔案系統資源綜合整理、檔案系統資源備份掃描、數字化檔案資源備份等，要想保質保量地順利完成這些工作，需要充分使用一套兼容性較好的檔案管理軟件，從而有效推動我國數字化檔案建設工作的順利進行。此外，針對國家檔案數字化體系建設重點工作，有關檔案職能部門一定要繼續加強對這一項工作的高度重視，增加投入資金，積極探索引進國際先進設備，快速完成全國檔案資源信息數據庫的優化建設，使所有人的檔案資源信息都同時能夠快速得以存儲與管理維護。

5.3 培養檔案數字化業務管理相關專業人才

進入檔案信息化管理時代之后，檔案信息的發布數量也隨之不斷增加，傳統的各種檔案工作模式依然無法得以創新進而繼續滿足廣大檔案者的需求，有關檔案部門必須首先深刻認清這一發展形勢，將其與紙質型檔案模式結合進行優化創新，應用現代信息化管理技術，進行各種檔案信息數字化管理建設，為各種檔案相關工作人員賦予各種自動化管理特點，通過使用現代化管理設備可以實現各種檔案信息的高效率化管理。因此，開展針對檔案數字化的管理工作，需要及時組織檔案相關管理人員進行聯合培訓，一方面檔案工作者要時時刻刻加強對這一管理工作的重視，另一方面是要在培訓過程中熟練掌握計算機管理技術的運用，不斷提高檔案人員的專業知識和管理能力，突破傳統管理觀念的局限，通過檔案數字化管理為我國檔案發展作出更大的貢獻。

5.4 注重檔案收集工作的強化

要想進一步不斷提升項目檔案資料收集信息管理服務效果與工作有效性，需依據企業的具體發展情況，在企業的運行階段以及各個項目的組織、籌劃階段，對項目進行全面的分析和資料收集。項目檔案管理工作部門還需嚴格要求項目檔案管理工作人員及時加強與不同管理單位的溝通聯系，并按照國家規定，開展項目檔案資料收集管理工作。因此需要特別注意，不同企業發展階段所組織開展的項目檔案資料收集管理工作的標準不同，所以必須按照國家規定驗收標準制度開展主要符合不同階段的項目檔案資料收集管理工作，確保企業的經營與發展過程中相關檔案信息的完整性與全面性。此外，檔案管理工作部門還需積極參與投入企業各個項目的最終審核中，對項目竣工驗收第一階段項目檔案資料的再次提交進行細致審核，及時發現項目檔案資料中可能存在的一些問題、漏洞，需要再與管理單位重新組織進行項目檔案資料的再次搜集和繼續提交，確保項目檔案資料收集達到規定標準驗收要求后方可進行繼續開工參與項目決算。

5.5 注重檔案管理機制的完善

要進一步加強規范項目檔案管理驗收工作，進行檔案管理制度運行機制的逐步完善對其健全至關重要。在具體項目檔案管理期間，首先需要提高對企業檔案管理工作的重視度，做到在推進項目工程立項驗收階段需要為推進項目配備專職檔案管理工作人員，將項目檔案管理驗收工作與推進項目的成本控制管理、質量控制管理、進度控制管理、安全隱患管理工作放在同等重要地位。其次，依據建設項目具體情況，合理安排制定與完善落實各項規章制度，依據建設實際需求對各項崗位職責進行修訂，結合對項目相應檔案管理制度措施的調整制定，做到對各級企業項目檔案管理職責的層層落實與調整完善，實現在檔案管理期間，檔案管理的有關部門能夠將各項檔案管理制度層層落實。與此同時，要求項目檔案管理工作人員充分明確自身崗位職責，做到項目檔案管理工作過程中崗位職責分明。最后，嚴控項目工程檔案管理驗收，要求檔案管理人員對驗收歸檔的項目檔案文件進行細致審查，做到歸檔文件完整、有序，進一步著力提升項目檔案管理的工作規范化、系統性以及管理標準化。此外，還應不斷提高檔案管理人員的綜合素養，加強培訓工作，積極引入信息化的管理系統，從而提高檔案管理工作的質量。

5.6 完善信息化檔案管理的制度

單位加強內部風險控制不僅能夠不斷完善社保工作者在任務上的完成率和質量，除此之外，還需要管理服務部門制定統一的檔案制度管理體系，發現違規操作現象須及時地進行治理，避免類似違規問題再次發生，使檔案真正能夠發揮作用，并解決實際中的問題。檔案管理人員應當積極深入基層單位開展管理工作，善于主動發現并及時解決類似問題，這樣才能夠有效促進上級基層社保檔案管理部門工作人員逐漸向規范的工作流程方向發展[4]。

6 結語

企業檔案管理具備工作周期長、檔案資料種類繁多、內容廣泛三大特點，要想完全避免與有效消除現階段我國企業檔案管理普遍存在的這些問題，必須充分依據對建設者的具體情況與實際需求的綜合分析，以采取科學合理的應對措施等作為政策依據，并為企業檔案管理的強化發展提供政策指導，充分發揮出工程檔案管理者的作用與社會價值。

【參考文獻】

【1】孫曉寧.在數字化時代如何做好企業檔案管理工作[J].辦公室業務，2011（12）：48.

【2】郭永麗.新形勢下如何做好檔案信息保密工作[J].辦公室業務，2014（17）：52-53.

【3】韋素芹.企業檔案管理信息化建設的思考[J].辦公室業務，2013（07）：105.

【4】劉小紅.如何做好數字化時代的企業檔案管理工作[J].卷宗，2018（17）：86.