醫院人事檔案管理創新研究

王思懿

（吉林省腫瘤醫院，吉林 長春 130012）

隨著深化醫療事業單位改革步伐的提速，醫院逐漸進入了以市場需求為導向的發展深水區，現代化醫院建設的要求逐年提升，創新開展人力資源管理工作成為提升醫院現代化發展的內在動力。人事檔案管理工作是醫院人力資源管理的重要部分，人事檔案管理工作是一項長期性、系統化工作，是醫院開展各項工作的基礎。在醫院內部資源調配過程當中，財務人員可以通過人事檔案獲取人事信息，是制定相應財務標準的重要依據；在醫務人員評職晉級過程當中，人事檔案工作可以對員工的工作能力、日常表現、發展預期等方面進行全面直觀的了解，是評職晉級全過程的重要保障。創新人事檔案管理工作，不單純是記載醫院人事信息，更重要的是對醫院整體情況、內部結構、發展水平等各方面工作的準確判斷，也是職工與領導之間深入了解的重要通道，在引進人才的同時防止了人力資源流失，為醫院現代化建設提供了重要保障。

一、創新醫院人事檔案管理的重要性

1.創新醫院人力資源的有序提升

醫院現代化發展離不開內涵式建設，人事檔案管理工作是內涵式發展的重要舉措之一。醫院人事檔案管理是醫院長久運行的重要保障，是實現醫院機構整合、整體發展的重要舉措，全院各項事務都離不開人事檔案信息。人事檔案信息可以全面、直觀地反應員工綜合情況，在人力資源管理當中，員工成長的全過程都詳細、真實地記錄在個人檔案信息當中，為領導決策提供有力支撐，避免了人為情感或信息不對稱等現象發生。

2.切實提高員工成長的重要性

醫院發展離不開專業人員技能提升，隨著醫學水平的不斷提升，員工技能的增強與醫院整體實力密不可分，醫院定期組織員工開展技能培訓和專業訓練，通過學習醫務人員業務水平不斷提升，但員工之間具有差異性，如何準確了解每位員工的業務水平，切實有效地提高專業技能，成為了重要問題。這需要領導者及時掌握員工的真實情況，結合人事檔案信息，了解醫務人員的學術水平、專業技能、日常工作表現等方面，進行量體裁衣，精準開展培訓工作。

3.推動事業健康有序發展的重要途徑

檔案管理工作是事業發展的重要組成部分，新時代的發展對人事檔案管理工作提出了新的要求。一方面是醫院現代化建設的內生動力，精準到每位員工的真實情況，促進員工發展，不斷提升了醫院內涵式建設；另一方面人事檔案管理水平是實現單位內部結構優化、人力資源有效配置的重要舉措，在全球化競爭的背景下，掌握人才就是事業發展的重要力量，加強人事檔案管理工作，可以切實有效地提升醫院的核心競爭力，實現長久的健康發展。

二、醫院人事檔案管理過程中面臨的困境

1.缺乏頂層指導，對人事檔案管理工作重視不足

人事檔案管理工作是事業單位發展的基石，改革初期，由于醫院轉型整合等各類問題，缺乏事業單位管理層對人事檔案管理工作的指導，在重視程度、技術支持、資源傾斜、人員配置等方面缺乏認識，導致人事檔案管理工作發展遲緩，設備不能及時更新，缺乏有效培訓，對新的管理體系認識不足，在問題發生時不能及時應對。醫院內部制度不夠健全，領導長期不過問人事檔案管理工作，勢必在改革的浪潮中被淘汰。

2.人事檔案信息基礎不牢

人事檔案管理工作是一項長期性工作，由于歷史原因，部分醫院人事檔案信息缺失現象頻繁發生，檔案裝訂錯誤、檔案缺失等問題成為了無法彌補的材料。在醫院職稱評聘、人員考核、工作變動、薪資調整等方面經常出現材料缺失等現象，導致工作開展不夠及時、準確。早期材料整理工作靠人工手寫完成，時常出現亂孔與文字損壞等現象，檔案中紙張多次被查閱，加上年久褪色，部分材料裝訂松動，加上此前操作不規范，對歷史材料產生損壞。紙張材料比較多，在裁剪過程中容易導致內容破損，使材料完整性缺失。

3.醫院人事檔案管理從業人員專業化程度有待加強

由于醫院編制和崗位要求，部分醫院人事檔案管理工作從業人員為兼職人員，難以達到專業化水平，長期以來，工作人員身兼數職，工作繁瑣而且量大，難以專心從事人事檔案管理工作。部分單位存在人事檔案管理工作重視不足現象，往往出現臨時性、階段性等非長期工作狀態，導致人員新老交替頻繁，后任不理前任業務，沒有持續性。部分從業人員具有隨意性狀態，不能高度重視人事檔案管理工作，存在懈怠、放任等狀態，長期下去，就會造成工作的科學性、系統性不足。

4.人事檔案管理工作缺乏制度化建設

隨著時代的發展，醫院工作人員新老交替，部分制度還是在建院初期制定的，后期修改較少，隨著醫院現代化建設的開展，部分人事檔案管理規章制度與醫院現有實際情況脫軌，很多制度沒有更新，無法適應新時代的要求。目前，信息化建設和大數據已經覆蓋大多數領域，人事檔案管理工作需要進行轉型升級，需要取代過去以往的紙質記載，在少數醫院，人事檔案制度混亂，沒有專人負責工作，長期以來領導層不夠重視此項工作，很多檔案管理問題未能得到及時解決。

三、提升醫院人事檔案管理工作的有效途徑

1.加強人事檔案管理工作頂層指導

醫院現代化建設離不開人力資源管理工作，檔案管理工作是貫穿人事資源工作的始終，長期看來，人事檔案管理工作將會影響事業發展全局，不僅可以幫助頂層管理者對全體員工的基本信息進行掌握了解，同時還可以在重要決策和改革時為事業發展提供重要的數據和參考，人事檔案管理工作可以將人力資源管理發揮到最大限度，進而提升單位核心競爭力，將人才力量充分體現出來，決策者可以根據員工真實數據信息結合日常表現，準確發揮各個員工優勢和特點，在適合的工作崗位使其發揮最大的作用，同時也對每位員工的思想品行進行了了解，員工的每次成長都記錄在冊，為將來單位和個人發展打下良好基礎?，F代化醫院的建設需要對人事檔案管理工作進行頂層指導，統籌協調，將人事檔案管理工作貫穿到醫院各項工作當中，做到事事有記載，發展有依據。

2.加快人事檔案管理工作現代化建設

人事檔案管理工作現代化建設需要以信息化、數據化為依托，在開展檔案創建、歸檔、整理、調閱等工作當中需要對傳統管理模式進行轉型升級。隨著互聯網時代的到來，人事檔案管理工作需要實現網絡化、自動化，使每份檔案進入大數據庫，使其與智慧數據管理進行一體化建設。在需要對檔案進行查詢時，可以迅速直接查詢到所需數據信息，第一時間進行檔案查閱，同時減少了紙質化辦公的資源浪費?，F代化醫院建設當中不僅需要掌握本院職工檔案信息，同時需要記錄患者病歷信息，通過不斷提升人力資源管理現代化技術，在大數據庫中進行分類建檔，動態管理數據信息，不斷升級系統服務，及時補充各類數據，長期為醫院信息管理提供參考依據。人事檔案管理工作現代化進程當中，需要不斷提升數據安全管理系統，制定符合自身發展同時具有嚴格章程的制度，明確責任主體，逐級落實安全責任，建立對應的數據管理和備份機制，針對不同層級管理人員設置查閱權限，確保人事檔案信息的安全性和保密性，不斷提升檔案管理現代化水平。

3.加強人力資源管理工作專業化隊伍建設

現代化醫院建設需要不斷提升人力資源的管理水平，如何有效提高人力資源管理人員的專業化水平，成為了醫院現代化建設的重中之重。從業人員專業化水平和職業素養需要不斷提升和加強，首先，要建立人力資源從業人員管理制度，專業化隊伍建設離不開制度保障，通過規章制度規范人員職業道德和水平，使其對人力資源管理工作產生熱愛和尊重，不斷端正從業者心態，加強從業者對自身職業的認同感。然后，要加強人力資源管理工作的職業培訓，定期開展職業生涯規劃和專業培訓工作，深入提升從業者管理水平，不斷提高管理工作專業化建設。其次，要建立人事檔案工作從業人員上升通道，創建職業發展平臺，在評職晉級、干部選拔方面給予政策傾斜，增強從業人員的歸屬感和獲得感。最后，專業化隊伍建設離不開思想道德教育，要以習近平新時代中國特色社會主義思想為指引，不斷加強從業人員思想政治教育，將黨的建設與專業化隊伍建設結合起來，樹立黨員標桿，以先進工作者為引領，宣傳優良端正的工作作風，真扎實干，使人事檔案工作長期扎實發展。

4.創新建設醫院人才儲備數據中心

現代化醫院的建設離不開大數據的支撐，人才培養和崗位晉升需要充足的數據信息，充分利用人事檔案管理工作能夠獲得準確、真實的人員檔案信息，合理化利用和分類、及時更新數據信息等是人才儲備數據中心建立的重要手段。人才儲備數據中心的建設現代化醫院人力資源科學規劃、崗位科學配置、動態人員調配、崗位考核和提升計劃等各個方面提供了有力保障，在人才數據中心建設過程當中，要協調好專業技術人員的培訓和指導，不斷加強專業技術人員計算機能力和專業操作能力，及時掌握各項電子化功能，對操作的重點領域和重要環節要加強培訓，在后續工作開展中進行全面動態化管理。

5.健全醫院人事檔案管理制度化建設

一項工作長期穩定的開展離不開制度化建設，制定切實有效、長期穩定的制度管理方案是人力資源管理工作順利開展的重要保障。人事檔案管理制度不是一項規定化制度，需要不斷與時俱進，在實踐和改革中更新完善相應管理制度，及時制定合理有效的監督機制。由于醫院人事檔案管理過程中突發事件時有發生，及時有效的預警和應急預案，可以為醫院平穩解決人事檔案管理工作。無論是醫務人員檔案還是患者檔案，都需要經過嚴密、細致的收集、整理、管理、入庫等過程，每項工作都要有專人負責，按照相應的規定進行操作，應保證檔案管理工作的安全規范性。

以吉林省某醫院為例，該單位在人事檔案管理制度化建設過程中走在了同類醫院前列。該單位明確要求，凡歸檔的材料一律用鋼筆書寫，字跡要清楚，文字簡明，內容要真實。檔案保管人員要有計劃地搜集、補充檔案材料，做到定期檢查，及時做好歸檔工作。編制使用方便的檢索工具，做到有條不紊，井然有序，查找方便，提供迅速。檔案保管人員及借閱檔案人員做好保密工作。建立健全保密制度，嚴防失密、涉密事故發生，保證干部檔案的安全。調出調入及時調檔，不經科長批準不準私自攜帶檔案，不經科長批準不閱檔。查閱檔案時要愛護檔案材料，不得在檔案材料上涂改、勾畫、批示，不得折疊、撕毀、污損、折卷、抽出文件材料。如發現不軌行為，視情節輕重給予必要的教育和行政處分。保證所管理的檔案數量齊全，完好無損，內容完整。嚴禁任何人私自保存任何人的檔案材料。嚴格控制檔案借閱，須持有符合上級規定的介紹信，經科領導同意方可借閱。除審干借用檔案可出檔案室閱卷外，其他借閱者均不得將檔案帶出檔案室，如當天不能閱完，可第二天查閱。凡借閱檔案，一律履行借閱登記手續。對歸還檔案，要嚴格檢查，無缺損方可注銷借閱手續。新調入人員檔案未及時過來的，要及時主動向院單位催要。調出人員要及時轉遞檔案。專設檔案室、檔案柜，檔案柜要堅固實用，經常檢查防盜、防火、防曬、防潮、防蛀的設施和安全設施，貫徹“以防為主，防治兼施”的方針。每年核對一次檔案。認識檔案應通過機要交通傳遞，不準公開郵寄或交本人自帶。收到檔案單位，經校對無誤后，應在回執上簽字蓋章。抄錄檔案要準確無誤，不得更改。要在抄件上注明抄錄人的姓名、單位、抄錄時間，經接待人蓋章后方可帶走。提高應付突發事變的能力，出現意外情況，應積極采取措施，及時向上級主管部門報告。檔案工作人員變動時，交接雙方須逐卷、逐件進行清點，編制移交目錄，工作移交后可離職。

四、結語

醫院現代化建設的進程中需要不斷提升人力資源管理制度，深化人力檔案管理工作的開發和利用，切實為醫院長期穩定發展提供真實有效的數據信息，不斷創新工作方法和思路是新時代醫院人事檔案管理工作提升的有效途徑。