煤炭企業數字化檔案管理工作的實踐與思考

摘 要：在現代化信息技術不斷發展的背景下，檔案精細化管理理念、數字化處理在企業生存發展中運用的愈發廣泛，檔案信息化建設和發展水平日益深化。因此，本文基于煤炭企業視角探討將檔案管理進行數字化建設的意義，對數字化環境下檔案管理實踐不足進行思考，探索數字化檔案管理的有效途徑，以供參考。

關鍵詞：檔案管理;煤炭企業;數字化

隨著現代化信息技術飛速發展，人們工作、生活方式都得到極大改變，智能化水平日益提高，在企業檔案管理方面也發揮著極大作用，人工管理方式逐漸被替換下來，數字化成為管理方向。因此，為更好促進煤炭企業發展，思考實踐數字化檔案管理工作路徑是必要的。

一、煤炭企業落實數字化檔案管理意義

煤炭企業作為我國經濟發展的重要組成，其檔案管理工作數字化模式的實行與計算機技術具有重要關系，通過開展數字化管理工作能夠迅速整合信息資源，打破以往的檔案存儲方式，逐漸構成新的檔案信息形態，不僅更加規范，還有利于相關人員的查看和使用，實現檔案資源共享，推動煤炭企業更好發展。其具體意義如下：

第一，以數字化方式開展企業檔案管理工作，能夠提升此項管理工作的自動化水平，以此促進企業經濟效益的提高。目前，我國煤炭企業中紙質檔案所發揮的功能作用有限，且極易受到外界環境以及不可抗力的影響，隨著時間的推移可能出現丟失、殘破等現象。隨著市場經濟體制改革深化，市場競爭日益激烈，通過建設數字化檔案管理體系，在較高信息化水平的基礎上開展工作，能夠促進企業實現檔案管理工作目標，甚至實現企業戰略發展目標。此外，數字化管理工作的展開也能夠降低管理成本，節省檔案資料占地空間，從而提升企業經濟效益。

第二，提升煤炭企業檔案管理工作效率。煤炭企業涉及較為復雜、繁多的檔案資料，所以需要管理的對象以及內容也較多，若是仍使用以往傳統的紙質記載方式，以及人工管理的方式進行檔案信息資料的統計、分類和歸檔，不僅容易出現紕漏，整體效率也較低，人力、物力的投入也無法得到控制。但是，通過落實數字化檔案管理工作，相關工作人員使用計算機技術就可以完成較為復雜的分類工作，甚至將重復性工作交由專業的信息軟件完成，使其集中精力開展管理工作，使資料能夠在短時間內準確入檔。不僅如此，原始存檔方式存在調卷率低、錯誤率較高的問題，通過提升檔案管理的信息化程度，能夠有效改善調卷率，滿足企業日常工作所需。當企業內部工作人員需要一些檔案資料時，使用信息平臺進行身份認證即可瀏覽、下載使用，不僅優化了檔案管理模式，提高其管理水平，也為煤炭企業內部人員工作效率的提高提供了科學有效的支持，增強了企業核心競爭力。

二、數字化背景下煤炭企業檔案管理實踐不足

1.基礎設施建設不完善，無法提供管理支持

目前，信息化建設早已成為各領域發展的主要手段，但是在煤炭企業中，部分企業沒有意識到數字化、信息化建設對檔案管理的重要性，導致在檔案管理工作中數字化的利用率較低，這給提高檔案管理水平帶來制約。在這種情況下，煤炭企業數字化檔案管理所需的基礎設施不夠完善，尤其是硬件設備無法支持高水平的數字化建設和后續運營。不僅如此，除了觀念意識方面的不足，還因為部分煤炭企業經濟能力不足，無法進行硬件設備的充分建設，因此在多重因素的共同影響下，煤炭企業數字化檔案管理水平相對較低。

在部分煤炭企業中，由于其主要經營發展目標是在保護資源、保護環境中進行開發與生產，從而獲得最大化的經濟效益和社會效益，導致部分煤炭企業在檔案管理中仍使用較為老舊的計算機，不僅運行速度慢，甚至可能在工作過程中出現死機等情況，不利于檔案資源的歸納整理，給企業檔案管理工作帶來較多不便。即便一些煤炭企業具有一定的經濟實力，能夠置辦較為健全的基礎設施，但也缺乏有關網絡信息安全的管理意識，這些都是數字化背景下煤炭企業檔案管理的不足之處。

2.企業對檔案管理重視程度不夠，人員技術素質不高

目前，雖然信息化技術已廣泛應用于多個領域，發揮著不可取代的作用，但是一些煤炭企業仍對數字化檔案管理的意識不夠，甚至少數企業沒有意識到數字化檔案管理對企業發展的重要性，使得數字化建設力度不足，導致企業內部數字化檔案管理工作利用率較低。此外，一些傳統的煤炭企業，對新鮮事物的接受程度有限，不僅沒有了解的興趣和意識，也較難掌握數字技術，進而使企業數字化檔案管理水平發展滯緩。

另外，在企業領導人員不夠重視數字化技術以及檔案管理工作的情況下，企業內部檔案管理環境也不甚良好，工作人員在沒有受到重視的情況下，缺乏提升自己、積極掌握數字化技術的主動性。同時，企業也缺乏對檔案管理人員的定期教育培訓，工作人員學習最新管理技術、管理理念的途徑有限，在多重因素的共同影響下，檔案管理人員素質難免發展滯緩，極易在工作中出現失誤，從而給企業帶來不小的危害，甚至造成煤炭企業經濟效益的降低和流失，極不利于企業的長遠發展。

3.企業缺乏完善的檔案管理標準

在當前部分煤炭企業中，并沒有成立相應的檔案管理小組，導致幾個檔案管理人員需要同時兼顧多個部門的檔案管理工作，一方面模糊了檔案管理工作人員的職責，另一方面也給檔案管理人員帶來較大的工作壓力，影響企業檔案管理整體質量水平。此外，在工作、管理職責不明確的情況下，也無法按照規范的考評制度對人員進行職業考核，無法給其管理提出較高要求。在檔案管理標準不夠規范的情況下，煤炭企業檔案資料收集效率、整理質量都大打折扣，整體工作推進較慢，影響企業健康發展。

三、煤炭企業開展數字化檔案管理工作的有效路徑

1.加大硬件設施建設力度，完善基礎設施

煤炭企業落實數字化檔案管理以及提高管理水平最關鍵的是為其提供完善的硬件設施基礎，并讓管理人員有學習數字化技術的機會，切實擴大企業檔案管理數字化發展空間。因此，煤炭企業應在注重日常經營、生產效果的同時，正確認識到檔案管理工作、檔案數字化建設對自身發展的重要性，根據企業實際經濟水平、發展需求進行基礎設施的完善，合理加大資金等成本投入，努力完善檔案管理硬件設備。如果無法優化現有的硬件設備資源，應盡量更換老舊設備，避免因其故障打斷正在開展的管理工作。若是在經濟條件允許的情況下，應不斷更新、置換先進的機械設備，從而滿足工作人員提高數字化檔案管理工作水平的需求。

除了數字化檔案管理所需的硬件設備，煤炭企業還應進一步完善自身的基礎建設，提升其建設水平，從而使基礎設施充分發揮作用，供數字化平臺以及數據庫使用。具體而言，煤炭企業在制訂自身經營發展戰略的同時，也應注重有關信息化、數字化的基礎設施建設，尤其是常見設備，應保證其質量和先進程度，如掃描儀、計算機以及打印機等。根據企業內部各部門實際需要增加設備數量，提高設備品質，從而逐漸為數字化檔案管理工作的展開提供完善的基礎設施，實現檔案信息資源的高質量、高速率共享。隨著煤炭企業經濟實力的增加，還應注重相關軟件的開發與推廣，在數字化檔案管理工作中使用較高安全性、更為先進的軟件，以此優化檔案管理公共信息平臺，供企業相關人員工作使用，讓檔案數據以更加高效的狀態運作。

2.打破傳統思維，創新管理觀念

在信息化環境下采用數字化技術手段實踐企業檔案管理工作時，企業上下都應打破傳統思維，尤其是領導人員，應具備前端控制思想，提高對檔案工作人員的重視程度，以此營造良好的數字化檔案管理工作環境，從思想意識方面提高企業數字化檔案管理實踐效果。以往傳統的檔案管理工作主要采用的管理模式為后端式，即企業無法提前針對各項問題和風險做出預警和控制措施，在時代不斷發展進步的情況下，這種管理模式已經不再適用于當前的煤炭企業。因此，在開展數字化檔案管理實踐工作時，應做到意識先行，貫徹前端控制思想，尤其是各種系統平臺和電子文件的形成初期，相關領導和檔案工作人員應了解文件形成背景、內容和格式，并嚴格按照國家相關標準和規范監督、指導文件資料采集、歸檔等工作，從而保證檔案資料的真實性和可用性，實現新的管理理念的有效落實。在具體推進過程中，應逐漸將后端式管理模式轉變為前端式管理模式，保證其過渡時的檔案管理質量，從而提高數字化檔案管理效果，實現歸檔的規范化管理。

3.基于數字化檔案管理落實規范標準，掌握管理要點

為使企業內部數字化檔案管理轉型工作的開展更加順利、高效，企業還應以檔案管理的數字化建設實際為基礎落實相關工作標準，并對此標準進行明確規范，最好根據不同部門的需求設立相應的檔案管理人員，以此構建檔案管理部門，從而實現檔案資源的及時采集，同時便于工作人員績效考評工作的推進。具體而言，煤炭企業應在檔案管理水平不斷提高的同時，完善數字化檔案管理標準，該標準應涵蓋企業檔案具體類型、計算機操作流程及標準、數字化檔案存儲方式以及使用、檢索、下載途徑等，使其各個環節、各項工作都具有明確規定，同時保證其可行性，從而將這套標準落到實處，促進企業檔案管理數字化水平的提高。

除此之外，開展數字化檔案管理工作時，領導和相關工作人員應掌握管理要點，這是因為相較于以往傳統的紙質、光盤等存儲和歸檔方式，檔案管理數字化建設帶來極大便利性的同時也出現了一些新難題，如果在收集、歸檔時沒有按照標準工作、落實，極有可能導致電子文件出現問題。因此，煤炭企業在落實工作規范標準的同時，也應加強企業自動化辦公系統與檔案管理系統的相匹配性，盡量采用同一套標準操作，實現兩種系統的無縫對接。此外，緊抓數字化檔案管理的重點環節，尤其是同步化、書面化、財務化、全面化和專業化等環節，即企業內部各部門及相關人員應擺正心態，正確認識到檔案管理工作對自身工作開展以及企業發展的重要意義，從而主動與檔案管理人員進行配合，提高文件資料采集、整理、審核、歸檔等環節的質量和效率，提升企業檔案書面工作水平。值得注意的是，檔案管理工作的關鍵之處就是其具有的豐富內涵，這不僅體現在資料內容上，更體現在項目報告等資料上，即檔案資料的健全性，所以在具體工作過程中，相關工作人員應該嚴格按照優化后的標準和規范對文件資料進行數字化掃描、處理，并按照具體分類及時保存電子檔案，同時保存紙質檔案，落實“雙套制”，做好備份工作，以此保證企業檔案資料的完備性。

由于企業檔案資料記載著企業所開展的各項經濟活動以及某段時期的發展情況等內容，所以在企業后續發展過程中可能需要用到相關資料，這涉及檔案資料的分送，為進一步提高檔案管理的專業化水平，應將分送的“同步性”落實到工作完成后的資料收集和歸檔方面，保證其“同步化”，并依托于專職檔案人員通過專業分工提高其專業知識的掌握，從標準規范、要點掌握方面提升企業數字化檔案管理的工作效率。

4.培養復合型人才，提高網絡信息安全水平

在實踐數字化檔案管理工作時，煤炭企業應注意人才培養以及隊伍建設，加大力度培養復合型人才，以此推進管理職業化，為企業檔案管理水平的提高奠定良好人才基礎。第一，定期開展檔案實務培訓工作。開展此項工作時，應以政治定力為引領，找準煤炭企業檔案管理工作方向，基于檔案務實開展相關知識的教育培訓，包括收文管理、電子檔案管理、歸檔技術以及聲像資料等實務技術，并在培訓后組織檔案管理檢查評比活動，一方面提高檔案工作人員專業化水平，另一方面通過檢查評比企業可發現員工不同的職業優勢，實現崗位的合理分配，充分發揮人力資源作用。第二，開展信息化培訓，尤其是信息安全方面，以此應對計算機技術帶來的網絡信息安全風險。就目前社會發展形勢來看，企業檔案管理發展趨勢是數字化，所以相關工作人員也應掌握信息化、數字化技術以及使用方式。煤炭企業應深刻認識到開展電子檔案管理和服務等技能培訓，可以推動企業數字化檔案管理的發展和完善。比如，定期開展研討活動和安全技術培訓，使其認識到電子檔案的管理特點、使用要點以及重要性，并針對性開展電子檔案培訓以及轉換、保存等工作，提高企業電子檔案水平和相關工作人員的專業化素質，從而夯實人才基礎，降低檔案數據泄露等信息風險。第三，除了專業知識技能的教育培訓，煤炭企業還需注重檔案管理人員職業道德培訓，這是因為在利益的驅使下，工作人員可能會導致數字化檔案資料泄露，對企業發展會造成極大威脅。為此，站在數字化檔案管理安全性和保密性的角度來看，企業還應以檔案法、網絡安全法和保密法等為核心開展職業道德培訓工作，同時借用案例增強其法律意識，使其在日常工作中自覺約束行為。在條件允許的情況下，落實嚴謹的責任管理制度，將檔案管理工作細化，將其落實到個人身上，進一步激勵員工主動識別風險、把控檔案管理安全性意識，從多個方面降低企業檔案資料篡改、失密等不良現象的發生概率。

四、結論

綜上所述，數字化檔案管理工作作為煤炭企業內部管理體系的重要組成部分，在企業發展、相關戰略制訂等方面發揮著不可替代的作用。因此，煤炭企業應與時俱進，創新管理理念，落實前端控制思想，并加強硬件設備等基礎設施的建設與完善，滿足企業發展需求。同時，開展全面的人才培養工作，大力培養復合型、綜合型人才，從而保證數字化方案管理實踐的有序推進。

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（作者單位：陜西彬長文家坡礦業有限公司）

基金項目：中國管理科學研究院教育科學研究所：大型礦山企業數字化檔案管理模式研究（項目編號：JFYA349）。

作者簡介：依虹峰（1980-），女，漢族，陜西咸陽人，本科，助理館員，研究方向：國企檔案管理。