新時代下事業單位檔案管理的不足及對策

袁立剛

摘要：目前我國城市化發展水平和科技水平發展都十分快速，文書檔案是企業或事業單位進行各項工作計劃的重要依據和載體，記錄著單位的發展過程、服務提升和人事變動等信息，也是企業、機關、事業單位成就和發展的見證，是企業、機關、事業單位社會形象的重要表現。因此，文書檔案的合理管理關系到機關、企業、事業單位的發展。辦公室文書檔案管理工作的工作量龐大，傳統的管理研究方法缺乏程序化，工作學習效率較低，無法滿足企業信息化發展的需求。為跟上時代的步伐，文獻檔案管理工作向信息化發展是文獻檔案管理工作機制改革與創新的必然趨勢。因此，如何創新機關文書檔案管理工作機制，推動檔案管理信息化發展，已成為企事業單位亟待解決的問題。隨著網絡信息技術的發展，給各企業和事業單位的檔案管理改革與創新帶來了新的發展機遇，同時提出了新的課題。

關鍵詞：新時代;事業單位;檔案管理

引言

隨著社會的快速發展，檔案管理的重要性日益突顯，對事業單位而言在新時代下提升檔案管理的質量，對單位的長遠發展來說有著重要意義。檔案管理具有多樣性、正規性以及獨特性等特點，所以隨著信息技術的快速發展，在新的時代背景下需要認識到檔案管理的重要性并加強規范化管理，充分發揮檔案管理的社會效益，推動事業單位的長遠發展。

1檔案管理的意義

信息技術的快速發展推動著我國步入信息化時代，在此背景下需要事業單位進行檔案管理的數字化變革，將重要的文件和資料轉換成電子文檔，從而提升管理效率，獲取所需要的各種信息。充分發揮計算機技術的作用，對檔案進行有效的編撰、整理、分析以及儲存和保護，這有助于查閱者更好地搜尋自己所需要的資料，同時也有助于節省人力、物力和時間成本，從而延伸實體檔案的生命，在提升檔案管理安全性的同時，達成檔案管理的預期目標，因此在新時代下加強檔案管理對事業單位的長遠發展具有十分重要的現實意義。

2企事業單位檔案管理工作存在的問題

2.1缺乏正確的管理理念

在過去的很長一段時間內，檔案管理常常只是單純地對檔案進行保管以及查詢，其更深層次的作用沒有被挖掘，所謂的檔案管理也形同虛設。正是沒有對檔案引起足夠的重視，使得很多事業單位總是無法做到對檔案材料的深入剖析，相關的檔案數據庫也存在不健全的情況，無法讓檔案為事業單位領導提出戰略決策提供有力支撐。比如，企業對于檔案的利用率相對不高，專門負責人力資源檔案管理的人員也只能被動地提供檔案資料，很少主動地去積極開發利用檔案信息，進而導致機關檔案管理的效率難以得到有效提升，對事業單位的發展造成一定的影響。

2.2信息化管理水平不高

隨著互聯網技術不斷發展和優化，事業單位在人事檔案管理過程中使用信息化管理已經成為單位發展的必然渠道和基礎條件，然而現階段大多數單位在人事檔案管理流程中，仍然使用傳統檔案管理方式，無法有效完成人事檔案的信息化管理目標，加上現階段傳統管理模式實際應用過程中，不僅浪費了大量的人力、財力以及物力，也同樣影響人事檔案在建立過程中的精準性、安全性以及完整性，最終導致人事檔案信息失去應有的真實性，人事檔案的保密性以及安全性都無法得到應有保證，阻礙了事業單位的長期發展。因此，有效提升事業單位的人事檔案信息化管理水平，是確保事業單位有序發展的基礎因素。

3新時代背景下事業單位檔案管理的優化策略

3.1加快構建信息化電子資料庫

在信息時代的今天要想實現對檔案的高效管理，就需要事業單位加快構建信息化的電子資料庫，從而減少對紙質檔案的損耗，提升管理的效率。另外，在此過程中有助于加強對單位內部核心資料安全性的保護，當需要查詢檔案時，只需要登錄檔案系統，這就可以提升查詢效率，從而減少了人力消耗。

3.2合理調配和聘用企事業單位檔案管理人員

1.企事業單位文書檔案信息資源管理制度機制的建設需要企業、機關、事業單位的管理人員重視，也需要人才的支持。因此，管理人員可以部署和招聘具有較高專業素質的工作人員擔任機構的文件和檔案管理職務，為確保機構文件和檔案信息管理發展的可持續性，須替換無法促進機構文件和檔案信息管理發展的老員工。2.加強對于企事業單位檔案管理工作人員的培訓，并將培訓計入相關員工的考核，提高檔案管理人員招聘的門檻，必須具備較高素質的人員才能從事檔案管理工作，從工作人員素質上有效提升事業單位檔案管理的效率和有效性。

3.3提升檔案管理效率

隨著現代化信息技術的不斷發展，越來越多的事業單位逐漸開始引進數字化人事檔案管理技術手段，進而保證人事檔案管理的順利開展，并且經過一段時間的技術優化和完善，取得了一定程度的經濟效果，使事業單位中人事檔案管理結構水平得到了有效提升。因此，事業單位在人事檔案管理部門建設過程中，需要使用科學技術水平建立全新人事檔案信息庫，最大限度縮減人事檔案管理流程中不必要的環節，盡可能縮短檔案管理流程，降低人事檔案管理時間損失，從根本上推動檔案管理工作核心發展。

3.4對檔案管理目標予以明確并優化管理制度

事業單位要想充分發揮檔案管理的實際價值，就必須要在管理過程中對檔案管理目標予以明確并作出科學合理的規劃，便于檔案管理工作的有序推進。對單位而言要根據自身運營發展的實際狀況制定檔案管理的戰略目標，并實現短期目標和長期目標相結合，在具體操作過程中增強檔案管理的實用性和靈活性，從而做到檔案管理的可持續發展。體現以人為本的原則，加強對檔案管理人員職業技能的培訓，使其學習和了解最新的檔案管理模式，還需要對檔案管理制度予以不斷優化，為檔案管理安全性和水平的提升提供制度保障。對檔案室管理的范圍予以明確的規定，并完善相應的技術標準，增強對紙質檔案進出庫的登記管理，確保紙質檔案及電子檔案數據的安全性。

3.5加強對企事業單位文書檔案管理工作的監督

如何進行合理的保管和使用事業單位文書檔案，從表面上看是行政資源管理的常規教學工作的主要內容，但檔案是事業單位的日常運營和發展的重要記錄，對于提高事業單位的發展研究具有非常重要的意義。因此，事業單位檔案管理人員十分重視文書檔案，設計了一套文書檔案管理的監督機制并不斷予以完善。采取不定期檢查文書檔案管理人員工作效果的措施，例如在調用文件時由管理部門進行檢查。對于重要數據文件，則采取一套嚴謹的管理人員審核工作方式，以月為單位對該類檔案信息進行定期檢查，有效保證該類檔案的安全。

結語

信息化時代為事業單位檔案管理帶來了機遇也增加了挑戰，所以需要單位對檔案管理工作予以足夠的重視并對其存在的不足進行分析和有效解決，實現對檔案更加規范和高效的管理，從而為單位的長遠發展打下堅實基礎。

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