互聯網背景下事業單位人事檔案信息化建設思考

張瑩

摘要：在互聯網時代下，事業單位人事檔案管理工作的創新與改革必須要依托于現代信息技術為支撐，借助信息技術的優勢促進人事檔案管理科學化規范化水平的提升，不斷推進人事檔案信息化建設工作，真正挖掘和發揮人事檔案的開發利用價值，助力事業單位各項工作的持續開展。本文結合筆者實際工作研究，對此問題展開了探討。

關鍵詞：互聯網;事業單位;人事檔案;信息化

事業單位在推動社會經濟發展以及提供公益服務等方面具有重要地位，而人事檔案管理屬于事業單位各項工作中的重要一環。所以在互聯網時代背景下，事業單位必須要更加關注和重視人事檔案信息化建設工作，有效提高人事檔案管理水平。

一、事業單位人事檔案信息化建設的優勢

首先，人事檔案信息化建設能夠確保事業單位人事組織工作的科學開展。在推進人事檔案信息化建設中，作為評估管理與分析考核單位內部職工的關鍵依據，實現人事檔案的科學高效管理，能夠幫助事業單位建立更加科學的人事組織工作體系，真正發揮出數字化檔案資源對單位選人用人的輔助作用，同時借助于有效監督與培養人才，挖掘人才的自身價值，確保單位各項工作的有序開展。另外，促進事業單位人事檔案信息化建設，依托于信息化管理工作方式能夠確保人事檔案信息的準確性與全面性，避免過去人為管理過程中可能存在的風險，維護檔案數據安全[1]。其次，人事檔案信息化建設能夠實現檔案管理工作的有序推進。在互聯網時代下，事業單位人事檔案管理必須要盡快創新轉型，檔案管理工作人員要積極更新自身思想觀念，緊跟時代發展步伐，善于運用現代信息技術促進工作效率提升，確保人事檔案管理工作的持續高效開展。另外，事業單位應當基于制度層面著手，借助于完善的檔案管理制度來推動信息化建設工作，促進辦公自動化和人事檔案信息化建設的有機整合，實現人事檔案管理工作的科學化發展。再次，人事檔案信息化建設能夠促進單位人事檔案資源的有效共享?；诰W絡環境之下，通過建立人事檔案共享體系來深入挖掘并開發利用人事檔案的價值，充分發揮人事檔案材料的作用。借助于現代信息技術與人事檔案管理的充分融合，把共享意識滲透到實踐工作中來，為單位人事管理和其他各項工作的開展提供更多助力。最后，互聯網時代下推進人事檔案信息化建設，讓人事檔案資源的存儲與利用更為便捷，相對于過去那種采取人工方式的紙質檔案資料管理，數字化檔案信息能夠進一步減少存儲空間，防止外部環境等相關因素對檔案材料造成損壞。同時可以利用數字密鑰來有效防止人事檔案信息資源的泄漏或失竊，借助于更為科學的存儲系統確保人事檔案數據信息的保密性與安全性。

二、互聯網背景下事業單位人事檔案信息化建設的對策

（一）構建人事檔案數據庫

推進事業單位人事檔案信息化建設，在技術層面予以充分支持，積極引入更多現代信息技術管理手段，促進人事檔案管理工作效率和質量的提升，盡快從過去的人工紙質檔案管理模式朝著更加現代化的信息管理模式轉變，在這一基礎上開展好數字化檔案的存儲、歸檔和安全管理等相關工作，有效解決過去紙質檔案長期存放而出現發霉、損壞的現象。為促進人事檔案管理水平的提升，事業單位需要根據具體情況，加快人事檔案數據庫建設工作，例如說根據單位內部崗位設置、開展業務工作情況等進行人事檔案材料的搜集整理和歸納入庫。隨后選擇數字掃描設備對收集到的檔案材料文件進行掃描核對，將人事檔案信息逐一歸納到電子數據庫之內，并反復查看錄入信息是否齊全正確，最后再對錄入的人事檔案數據信息予以詳細歸類。另外，檔案使用者可以直接在數據庫中輸入關鍵詞來進行快速便捷地檢索，促進人事檔案利用效率的提升，為單位人事管理和其他工作帶來更多便利。

（二）完善基礎設施配置

在推進人事檔案信息化建設的過程中必須要確保相關基礎設施的齊全完善，盡快建立現代化的人事檔案管理體系，同時對人事檔案數據庫資源予以補充和完善。事業單位應當積極投入更多人力物力財力，確保各類軟硬件設施齊全，為人事檔案管理信息化建設目標的實現提供更多保障，在此基礎上還需要落實基礎信息化建設工作，建立人事檔案信息管理系統，確保能夠更加科學規范地開展好人事檔案數據信息的收集、整理、歸檔、開發、利用等各個環節的工作。唯有確保檔案信息化管理基礎設施的完善才能夠有效降低檔案管理的人力成本與時間成本，確保人事檔案信息能夠及時全面歸檔，同時為檔案使用者帶來更加高效便捷的服務。在實際工作中還應當充分推進信息化檔案管理和傳統管理手段的充分結合，做到去粗存精，充分發揮出現代信息技術和傳統管理模式的各自優點，共同促進事業單位人事檔案工作的持續開展。

（三）搭建信息管理系統

事業單位在加快推進人事檔案管理信息化建設工作的過程中，應當投入更多資源盡快建立專門的人事檔案信息管理系統平臺，靈活運用大數據技術、云計算技術等，對具有重要價值的檔案材料盡快實施掃描存檔，同時不斷完善人事檔案信息管理系統的相關功能，確保人事檔案日常管理工作的規范有序開展，第一時間對人事檔案數據信息予以更新或補充，實現人事檔案的動態化全面化監督管理。檔案信息管理系統在實際運行過程中，可以對人事檔案數據的借閱調取進行記錄，可以提升檔案查詢檢索效率，實現人事檔案信息的高效利用，促進檔案管理智能化水平的不斷提升，真正發揮出信息技術在檔案管理工作中的優勢[2]。

（四）提升信息化管理水平

順利建設人事檔案信息管理系統后，事業單位檔案管理工作人員應當加強自我學習和充電，盡快熟悉了解并能夠規范操作該系統，不斷提升對檔案信息管理系統的利用水平，從而真正對現代信息技術予以靈活運用，推動人事檔案管理工作模式的革新，實現檔案管理工作人員自身知識結構的優化和綜合素質能力的提升，確保人事檔案管理的實效性。從實際工作中能夠了解到，人事檔案信息管理系統實際投入運行之后，其能夠提供諸多功能，對管理工作中檔案數據信息的錄入、保存、檢索等服務都得到了顯著優化，因此事業單位要加快專業化人才培養的腳步，通過定期組織開展培訓學習活動來促進檔案管理人員信息素養的提升，打造一支專業化水平高且能夠熟練運用現代信息技術的檔案人才隊伍，真正實現人事檔案信息化建設的目標，促進人事檔案綜合利用效率的提升。

（五）加強檔案安全管理

在互聯網時代背景下，事業單位人事檔案信息化建設有效提升了檔案管理工作效率，但在這一過程中也隨之產生了檔案數據信息的安全問題，必須要引起充分關注和重視。事業單位要盡快制定人事檔案信息化管理相關的標準規范，完善安全管理制度，為人事檔案信息的安全提供制度保障。檔案管理人員也應當樹立較強的安全管理意識，按照規定要求開展好人事檔案數據的備份管理工作，對檔案信息管理平臺及時更新維護，對于涉及到個人隱私或者其他重要人事檔案信息應當采取數字加密或者設置防火墻的方式來保障其安全性[3]。

（六）完善檔案管理制度

事業單位應當基于人事檔案信息化管理的各個流程著手，建立更加完善系統的人事檔案管理制度，對人事檔案初期審查工作環節、檔案收集整理和錄入存檔工作流程以及人事檔案查閱調取和安全保密工作等都盡快制定有針對性的規章制度，形成相應的標準規范，這樣才能夠確保管理人員能夠遵循規范要求開展好各項工作。形成完善的管理制度之后還需要確保其在實際工作中予以貫徹執行，通過建立監督機制、考核機制、獎懲機制，充分調動工作人員的積極性，避免其出現違規甚至違法行為，讓檔案管理人員可以主動約束和規范自身行為，促進其職業道德素質的提升，保證人事檔案管理工作的有序推進。

三、結語

在互聯網時代背景下，事業單位在組織開展人事檔案管理工作的過程中必須要始終堅持更新思想、與時俱進。依托于現代信息技術手段，推動單位人事檔案信息化建設，通過構建人事檔案信息管理平臺，對人事檔案數據信息予以高效開發利用，讓人事檔案管理工作為事業單位的持續健康發展做出更多貢獻。

參考文獻

[1]林妙影.事業單位流動人員人事檔案管理模式創新[J].辦公室業務，2020（24）：164-165.

[2]趙卉.淺談如何做好事業單位人事檔案管理工作[J].蘭臺世界，2020（S2）：75.

[3]李丹.加強事業單位檔案管理信息資源建設的策略[J].黑龍江檔案，2020（06）：102.