職業學校檔案信息化管理存在的問題及解決對策

摘要：在我國擁有數量龐大的職業技術人才，而負責向我國社會輸送職業人才的場所，就是各類職業學校，由此可見，職業學校在我國社會的建設層面貢獻頗多。職業學校近年來正在擴充規模，招收的學生逐年增長，因此職業學校在信息化管理檔案方面面臨著更多的新要求，同時也出現了一系列問題?；诖?，職業學校需要對檔案信息化管理之中的問題進行明確，并運用策略加以解決。

關鍵詞：職業學校;檔案管理;信息化;管理策略

信息化是我國社會現階段發展的一個必然趨勢，檔案管理工作也不例外。職業學校在管理檔案的過程中，盡管已經開始重視信息化管理的作用，但是在實際管理方面依舊出現了問題。為了職業學院的長遠發展，職業學院需要不斷探索，及時找到解決問題的策略。

一、職業學校檔案信息化管理存在的問題

（一）缺乏對檔案信息化管理的準確認知

職業學校的職責是為我國社會培養更多的專業技術人才，當前在我國社會之中，職業學校獲得更多的認可，但是職業學校在辦學方面依舊存在不足之處，尤其是在信息化管理各類檔案的工作之中，依舊有部分職業學校錯誤地認為檔案信息化管理不重要，或者單純地認為，檔案信息化管理不過是簡單地存儲各類檔案資料，并未意識到檔案信息化管理對于職業學校未來發展的關鍵性影響。由于職業學校自身沒有對檔案信息化管理產生準確認知，因此相關“硬件”并沒有獲得支持。甚至在部分職業學校內部，并沒有成立專門對檔案進行信息化管理的部門，負責管理檔案的工作人員均為“兼職”，導致信息化管理檔案的工作遭遇阻礙。

（二）相關工作人員缺乏應有的能力

管理檔案的崗位早已有之，然而在部分職業學校之中，負責管理檔案的工作人員隊伍長期沒有注入“新鮮血液”，而且有部分負責檔案管理的工作人員，缺乏應有的檔案管理知識和技能，在實際工作中也無法順利完成相關操作，導致整個檔案管理隊伍的水平下降。除此之外，部分職業學校并沒有對負責管理檔案的工作人員進行培訓，導致工作人員缺失對于信息化管理各類檔案工作的認識，而且缺乏應有的工作責任感與積極性，在檔案管理崗位上時?？梢姟白鲆惶旌蜕凶惨惶扃姟钡男傅⌒袨?。

（三）相關體系以及制度并未完善

職業學校內部對檔案進行信息化管理，其具體實施應當配套與之相對應的開展細則，但是相關部門并沒有及時給出詳細的制度規范，導致職業學校在信息化管理各類檔案方面，缺失完善的、科學合理的管理制度以及體系。由于相關制度以及體系不夠完善，導致檔案信息化管理工作在職業學校內部實際開展的過程中，所有工作人員“隨心所欲”地開展各項管理工作，對于工作人員的工作成果考核也缺乏明確的標準，導致檔案信息化管理工作變得雜亂無章。

二、解決職業學校檔案信息化管理問題的策略

（一）職業學校必須對此產生重視

無論是職業學校還是社會，都必須對檔案的信息化管理工作給予高度重視，并且用實際工作進行支持，從而使職業學校的各類檔案真正得到信息化管理。就社會層面而言，無論是當地政府、相關監管部門還是社會公眾，都需要幫助職業學校不斷完善其檔案信息化的管理體系，以及與之相對應的管理機制，積極推進職業學校檔案信息化管理工作的發展與進步。就職業學校層面而言，應當在內部積極推進檔案管理信息化工作的開展，主動引進相關專業的技術人才，強化對現有工作人員的培訓活動，并且在必要情況下進行改革。

（二）職業學校必須加大投入

其一，職業學校應當強化對“硬件”的投入，從客觀角度而言，職業學校應當在檔案信息化管理之中投入更多的資金，并且與職業學校的實際發展情況相結合，對檔案信息化管理當前的需求、以及后續發展的路徑進行評估，建設更加完善的信息化管理平臺，使其管理職能不斷得到豐富，為信息化管理的進步打好基礎。職業學校還應當強化對相關數據處理、文字資料處理以及相關檔案管理軟件的技術培訓，保證所有工作人員的專業水平不斷獲得提升。

其二，職業學校應當強化對“軟件”的投入，從主觀角度而言，職業學校需要從人員和信息技術兩方面入手。在此之中，信息技術投入是指職業學校從外部引進先進的檔案信息化管理技術，促進自身的信息化管理得到持續發展;而人員投入是指職業學校需要增加相對應的專業技術人員，可以面向社會招聘科班出身的人才，并根據實際工作情況制定合理的激勵政策，對于在崗位上兢兢業業的人員給予獎勵，對于在崗位上消極怠工的工作人員，職業學校應當對其進行引導和鞭策，如果此類工作人員的態度長時間沒有改變，應當進行辭退處理，從而打造出職業素養更高的信息化管理隊伍。

（三）職業學校必須建設完善的制度體系

古人云“無規矩不成方圓”，因此，職業學校需要建設并完善檔案信息化管理相關的制度體系，保證其制度體系更系統、更規范。檔案信息化管理相關的工作內容以及流程，應當按照相應的制度進行，從而使信息化管理能夠做到有理有據。職業學校還需要針對不同類型的信息化管理工作，出臺更為具體的管理制度，例如針對電子文檔制定并出臺相對應的管理機制。

對檔案的信息化管理工作，與以往開展的管理紙質檔案的工作存在差異，所以職業學校應當保證電子文檔能夠被全程管理。電子文檔的真實性要想得到保證，職業學校就應當在收集、整理、錄入和保存的過程中，做到精準謹慎、事無巨細，同時在已有的基礎上，將電子文檔與原件紙質文檔建立起標識聯系，為后期管理和查閱檔案提供更多便利。不僅如此，職業學校還應當針對檔案的類別，建設相對完善的目錄標準，同時重視對信息化管理平臺的防火墻建設，避免檔案泄露而造成的一系列損失。

三、結論

我國各類職業學校的未來發展有著廣闊的空間，而對檔案進行信息化管理能夠有效促進職業學校的發展。針對職業學校在信息化管理各類檔案過程中產生的問題，職業學校應當積極行動，第一時間找到問題發生的根源，然后靈活運用多種類型的策略，使檔案信息化管理工作變得更加完善，真正重視對檔案的信息化管理工作，不斷完善與之相關的制度體系，最終使職業學校通過檔案信息化管理不斷在發展過程中取得進步。

參考文獻

[1]趙俊.職業學校檔案信息化管理存在的問題及解決對策[J].農家參謀，2020（08）：274.

[2]何秀霞.電子檔案管理在職業中專學校的應用[J].辦公室業務，2020（19）：191-192.

作者簡介：付良英（1982.07--）;性別：女，民族：漢，籍貫：四川省簡陽人，學歷：本科;現有職稱：助理館員;研究方向：檔案。