教學評估視角下遠程教育教學檔案管理工作問題與對策研究

劉淑嶸　余乃釗

摘要：教學評估與遠程教育教學檔案管理工作關系緊密，將兩者結合研究具有很強的現實意義。通過對廣西開放大學的教學檔案管理情況進行調查，認為普通師生和教務管理人員的檔案意識均為薄弱，遠程教育教學評估工作還未得到相關人員的普遍關注，遠程教育教學檔案管理工作長效模式亟待建立和完善，需要采取有效的措施改進遠程教育教學檔案管理工作。

關鍵詞：教學評估;檔案管理;遠程教育

一、調研背景

（一）調研目的

2021年國家開放大學 教育部高等教育教學評估中心下發了《國家開放大學分部辦學評估方案（含指標）》，其中“教學運行與效果”“質量管理”兩個指標比重占到辦學評估指標的46%，可見教學及質量在評估中的重要性。不管是評估工作的分校自評、遠程評估、還是實地評估，教學方面的評估最終都是以教學檔案的存檔情況為依據來開展的。

（二）調研方式

調研采用遠程調研與實地調研相結合的形式。遠程調研包括審看分校及學習中心的教學檢查自檢報告、國家開放大學總部學習網的數據評價、網上檢查、遠程聽評課、電話訪談等;實地評估包含有聽取匯報、查閱材料、實地考察、現場聽課座談等。

二、調研分析

（一）學校的檔案意識

參與調查的14所市級、行業分校其中有10個分校有獨立教務部門，學籍是教學教務管理中比較特殊的一部分，只有3個分校設有單獨的學籍崗位，只有2個分校既有獨立教務部門，也單獨設有學籍崗位。所有市級、行業分校的教學檔案管理工作均由承擔教學教務工作人員兼顧，并未設檔案管理專職人員。雖然有的分校設有檔案室，但由于沒有專人管理，檔案存放都不是很條理，基本采用堆放的方式，在座談和跟學生個別交流的過程中被調查者也大都不清楚學校存放教學檔案的檔案室的具體位置。

由此可見，教學檔案在普通師生的日常生活中并未扮演重要角色，學生、教師及教學管理人員的教學檔案意識也較薄弱。

（二）對教學評估的認識

被調查的對象主要包括總校、分校、學習中心三級教學教務工作人員，大多數工作人員認為教學評估是對辦學機構綜合實力的檢測，也有一部分教學教務工作人員認為主要是形式上的檢查，極少數人認為教學評估沒多意義。對學校教學評估準備工作的建議時，不少被調查對象指出，應加強宣傳，注重實效等?？梢?，遠程教育教學評估目前還未得到廣泛認可，教學評估的宣傳、貫徹工作還不夠深入，而且留下了一些不好的印象，導致出現師生參與不足等問題，給教學評估的有效順利開展帶來隱患。

（三）教學評估與遠程教育教學檔案管理工作的關系

1.教學評估對遠程教育教學檔案管理工作的作用

教學評估涉及遠程教育的整個教學工作，遠程教育教學檔案管理工作是建立在日常教育教學基礎之上的教學實踐、教學信息反饋及學生管理的真實記錄，在調查中所有人都認為一份科學、全面、詳實的教學評估報告與教學檔案密不可分。

《國家開放大學分部辦學評估方案（含指標）》中提到的“教學運行與效果”和“質量管理”指標，最終的落腳點是學校的教學問題，而評估工作的開展自然也離不開遠程教育教學檔案。所以為了提高學校的辦學質量和圓滿完成評估工作，學校要理清完善檔案管理工作。

在工作開展過程中參與調查的人員中，52%認為教學評估對檔案管理工作意味著機遇，45.3%認為是考驗，2.7%覺得兩者相關度不大，73.6%認為教學評估促進了學校檔案工作標準化，83%覺得加強了檔案意識，可見參與研究調查的人員中很多已經認識到教學評估工作對檔案管理工作的推進作用。

2.遠程教育教學檔案管理工作在教學評估整體工作中的地位

遠程教育教學檔案涉及教學教務管理工作的方方面面，主要包括教學準備，教學組織實施，教學監測、評估與督導等，教學準備檔案包括教學計劃材料、教師工作安排材料、教材配送發放材料等;教學組織實施檔案包括入學材料、課程思政建設材料、各級各類教師培訓教研材料、實踐環節教學實施材料等;教學監測、評估、督導檔案包括教學單位建立的教學監測、評估、督導工作機制，人員配備和分工等，教學檢查自查材料，教學整改材料等。如此繁雜的過程性教學材料目前主要是依靠教學教務管理人員兼職來完成。結合總部五年一周期的評估工作，遠程教育教學檔案管理工作就顯得更為重要和迫切。

接受調查的人員中，認為檔案工作承擔部門只是參與指導教學評估工作的占69%，認為檔案工作承擔部門很少參與教學評估工作的占25%。56%人主張很有必要將檔案管理相關工作納入教學評估細則，45%人認為可以考慮將其納入?？梢?，遠程教育教學檔案管理工作參與教學評估工作程度有限，受調查者基本上意識到增強兩者聯系的必要性，并主張從制度上確定檔案工作參與教學評估工作的關系。

（四）遠程教育教學檔案管理工作存在的問題

1.從檔案管理工作整體來講，存檔意識不強，缺乏明確思路

從學校的教學檢查工作來看，各分校對于教學檔案管理缺乏明確的思路和規劃。只有在迎接教學檢查和評估時，才把工作重心移到檢查評估資料的收集準備中。而教學檢查要求和教學評估所需的教學檔案資料往往散落在各個處室和科室，教學的檔案職責要求不清楚，這極易導致重要教學檔案收集不及時、不完備，從而影響后期的相關工作。

2.從檔案形成過程來講，資料形成不規范，歸檔質量不高

在開展遠程教育教學的所有分校中重教學業務、輕檔案管理的思想依然存在，教學檔案管理人員中普遍缺少專人管理，教學檔案資料形成不規范，這在一定程度上都影響教學檔案的歸檔質量。在教學檢查和調研的過程中，存在很多檢查材料本是屬于教學檔案原始材料仍采用手動書寫方式，且未采用統一分類存檔標準，“檔案死角”“重復歸檔”現象普遍存在，這些都嚴重影響了教學檔案資料的歸檔質量，也會加大教學評估的難度和不準確性。

3.從檔案管理專業化來講，人員力量薄弱，缺乏專業人才

各分校都反饋人員緊缺，沒有能力分派專門的教學檔案管理人員，只能臨時安排兼職人員收集教學檔案資料，這些人員不僅沒有接受過專業的檔案管理培訓，也沒有專業化的檔案知識和技能，這在很大程度上也制約了教學檔案在教學評估中發揮的作用。

三、相關措施

1.提高教學教務工作人員的檔案管理意識，構建遠程教育教學檔案管理新平臺。

學校應根據相關規定和要求，成立教學檔案領導小組，設立教學檔案常態化管理組織機構，全面組織相關工作開展。在此基礎上，學校管理人員要加大教學檔案工作的宣傳力度，可以采用學校網站、學報、論壇、講座等多種形式宣傳教學檔案工作的重要性，如果現實條件允許，學校還可以引進教學過程檔案管理的信息化系統，使整個教學過程數據信息檔案化、一體化。

2.建立遠程教育教學檔案管理規范體系和檢查制度，促進良性循環。

針對遠程教育教學檔案管理工作中出現的不規范、不全面問題，學校要組織出臺相關的政策文件，明確教學檔案管理的具體要求，形成教學檔案收集、歸檔和管理的規章制度，并將教學檔案管理工作納入學校長遠發展的規劃之中。另外要建立遠程教育學校檔案工作保障體系，，建立高校檔案工作定期檢查制度，并把高校檔案工作納入教學評估的指標體系，讓檔案工作在教學評估中也接受檢查，從而更好更快地推動遠程教育教學檔案建設良好有序的發展。

3.加強崗位人員業務培訓，實現“總校-分校-學習中心”三級教學檔案管理工作業務的有機銜接，提升各層級教務管理人員的存檔意識。

由于各分校和學習中心發展的特殊性，在教學改革發展的洪流下有的分校和學習中心存在合并的狀態，隨著學校的搬遷和人員的流動，很多檔案存在丟失的現象，所以要逐步完善遠程教育教學檔案移交制度、檢查制度、催辦制度等，引入目標績效管理辦法，以嚴密的制度體系和科學管理方法規范遠程教育教學檔案管理。

4.強化評估檔案管理，挖掘評估檔案價值。

檔案的價值是客觀存在的，而檔案價值能否體現取決于社會發展水平、人們對檔案的認識水平以及檔案自身的管理水平。強化評估檔案管理，運用多種方法挖掘檔案價值，有利于幫助從事檔案管理工作的人員樹立正確的檔案價值觀，學校也應利用教學評估的機會，做好宣傳，從學?，F狀出發，創造條件，采取最為有效的方法挖掘評估檔案價值，進而做好檔案管理的相關工作。

參考文獻

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[2]陳小華.淺談高校教務檔案管理常見問題與對策[J].長江叢刊，2017（14）：223.

[3]李彤，吳紅梅.發揮檔案價值 提高服務效能[J].蘭臺世界，2013（S3）：75.

[作者簡介] 劉淑嶸（1988-），女，漢族，山西忻州人，廣西開放大學，碩士，研究方向：遠程教育;

通訊作者簡介：余乃釗（1987-），男，漢族，廣西桂平人，廣西開放大學，研究方向：遠程教育。

* [基金項目] 2021年度廣西高校中青年教師科研基礎能力提升項目“遠程教育教學檔案管理信息化建設研究—以廣西開放大學為例”（編號：2021KY1918）;2021年度廣西高等教育本科教學改革工程項目開放大學教學內控質量保障機制研究與實踐（編號：2021JGA431）;2020年度廣西職業教育教學改革研究項目（GXGZJG2020B042）“鄉村振興戰略下新型職業農民學歷與技能雙提升之‘二元’模式研究”。