計算機技術在檔案管理中的應用分析

宋香宇

（湘潭醫衛職業技術學院，湖南 湘潭 411100）

在檔案管理中應用計算機技術可以實現數字化管理、網絡化信息檢索，保障檔案資料的完整性、安全性，提高檔案信息的利用率。在信息時代背景下，檔案資料的存在形式也變得多元化，除了以文字為主的檔案資料之外，還包括音頻、視頻、圖片等多種形式的檔案資料，利用計算機技術可以對不同類型的檔案進行準確分類，提高管理效率，加強企業的現代化管理水平。

一、計算機技術在檔案管理中的應用意義

（一）計算機技術能夠實現數字化檔案信息管理

隨著科學技術和網絡技術的不斷發展，計算機技術、數字技術被廣泛應用于各個行業的檔案管理工作中，有效提高了檔案管理的。效率和質量。眾所周知，檔案管理工作涉及到地數據信息量龐大、工作范圍廣，需要管理人員與不同部門建立溝通和交流，確保數據信息收集整理的及時性和完整性，利用計算機技術可以實現數字化檔案管理，將各類紙質形式的檔案轉化為數字管理之后利用計算機系統實現準確的分類，在降低管理人員工作量和工作難度的同時能夠有效提高。檔案管理水平。檔案管理是企業組織管理工作的重要組成部分，也是企業管理水平的具體體現，領導層應該意識到建立數字化、信息化、智能化管理系統對于企業長遠發展所起到的重要作用。利用數字化管理系統，可以降低檔案管理成本和費用，保證檔案管理的準確性。同時利用網絡技術可以實現資源共享和信息共享，加強不同部門之間的業務聯系，確保企業的經濟效益和社會效益，提升行業競爭力。

（二）計算機技術能夠實現網絡化的信息檢索

檔案管理工作是為檔案資料后期查詢、翻閱和檔案調動提供保障的，利用計算機技術和網絡技術，可以實現高效信息檢索，簡化檔案查閱的流程。同時將各類檔案進行分類匯總，并且通過計算機的自動化程序能夠實現檔案查閱過程中的及時信息檢索，這就避免了檔案管理員由于不能夠清晰的記憶檔案儲存位置而丟失資料或者不能夠及時準確的查找到需要的資料，同時計算機技術的檢索功能不僅在檔案管理過程中應用還可以推廣到各個行業領域，在最大程度上實現數據信息的共享。

（三）保障檔案資料的完整性、安全性

在計算機技術尚未應用到檔案管理工作之前，檔案管理都是以人工錄入、紙質管理的形式為主，這種管理模式工作效率低，需要投入的人力成本大。眾所周知，檔案管理工作涉及到的信息量大、重復性高，對管理人員的專業技能、責任意識和溝通協調能力較高。不同領域的檔案管理工作具有相似性，檔案管理部門需要保證數據更新的及時性、數據信息保存的完整性和安全性，隨著網絡技術和計算機技術迅速發展，也促進檔案管理工作的創新發展，很多行業都意識到了建立信息化、數字化、智能化檔案管理系統的重要性，傳統以人工錄入為主的檔案管理模式已經無法滿足檔案管理工作地發展需求。實時檔案管理要為后期的檔案查詢、查閱提供便利，紙質版檔案在調用、查詢過程中會發生損耗、丟失等問題，給檔案信息的完整性造成不利影響，管理人員的查閱工作難度高。在檔案管理工作中引入現代化、信息化計算機管理系統，可以彌補人工錄入方式帶來的諸多不足，計算機管理系統有著強大的信息儲存能力和數據處理能力，在檔案的收集、整理、錄入、分類、儲存過程中，只需要利用相關系統輸入相應的數據信息即可，可以大大提高檔案管理工作的效率，保證檔案信息的完整性和安全性。也能為檔案后期的調用和查詢提供便利，在需要查詢時，只需要輸入相關人員的信息，就可以在極短時間內查詢到相應的檔案資料，該方式能有效降低紙質版檔案的使用頻率，避免造成檔案丟失、信息遺漏等問題。

（四）提高檔案信息的利用率

檔案管理為檔案調用、查詢提供保障，如上文所述，紙質版檔案管理模式存在很多弊端，除了在管理過程中容易發生信息遺漏、丟失等問題之外，紙質版的管理方式會導致檔案利用率不高、數據更新不及時等問題，檔案管理工作具有一定的系統性和綜合性，管理人員需要和其他部門乃至全體工作人員建立良好的溝通和交流，才能保證檔案資料更新的及時性和數據信息的完整性。紙質版檔案管理模式的不足還體現在無法實現相關資料、數據、信息的實時分享，這一問題會嚴重降低檔案資料的利用價值，影響利用率，當構建計算機管理系統之后，管理人員可以利用計算機系統和網絡系統實現檔案信息的線上管理，當部分人員的資料出現更新時，可以在線上輕松完成，同時對一些公開資料和檔案也可以利用計算機系統實現共享，該管理方式可以大大提高檔案的利用率，充分發揮檔案管理的價值，與此同時也能提高管理人員的工作效率和工作質量，在節省人力成本的同時也提高了企業、組織單位的整體管理水平。

二、計算機技術在檔案管理中的應用策略

（一）制定完善的檔案管理制度

檔案管理工作開展過程中計算機技術的應用離不開完善的制度支撐，檔案管理部門要結合檔案管理工作的特征確立合理的管理制度才能充分發揮出計算機的應用優勢，通過建立完善的管理制度，可以規范檔案管理工作流程，對相關工作人員的行為進行約束，對于愛崗敬業、恪盡職守的工作人員要給予物質和技術層面的獎勵，對于玩忽職守、責任意識差、管理意識薄弱的人員要按照制度所規定的給予相應的懲罰，規范其工作行為。眾所周知，檔案管理工作信息量大、工作內容重復性高，對管理人員的責任意識、專業技能、綜合能力要求較高，建立相應的制度可以讓管理人員明確工作中的重點、難點、要點，提高其責任意識。檔案管理部門通常要與其他部門建立良好的溝通和交流才能確保檔案信息的檔案信息錄入、收集、分析、整理的及時性和完整性，通過相關制度可以讓管理人員明確自身的責任和權利，同時也可以規范檔案管理部門內部不同崗位工作人員的職責，使組織管理水平得到進一步提高。與此同時，管理人員要對市場發展趨勢和行業發展變化有一個正確的認識，在實際工作中要保持創新意識，加強對現代化、信息化、計算機技術的了解和掌握，能夠熟練運用相關設備開展檔案管理工作，為組織的發展和決策提供數據支持。

（二）建立檔案信息數據庫

建立檔案信息數據庫可以對企業、組織歷史發展財務數據、人員調動數據、業務發展情況展開全面的分析，為組織的決策提供有力的數據支撐。建立數據庫可以對不同類型的信息數據展開精細化分析，明確行業發展現狀和發展趨勢，及時發現對企業組織管理工作開展過程中面臨的問題和不足，縮短解決問題的時間。在企業、組織管理工作開展過程中管理層人員可以結合歷史信息數據和當前發展現狀做出科學合理的決策和發展規劃，利用龐大的信息數據庫為決策提供有力的支撐，全面提升企業和組織的管理水平。與此同時可以幫助工作人員按照工作需求來檢索想要查找的答案資料，能夠簡化檔案翻閱的流程，加強組織內部各個部門之間的溝通，促進企業組織的健康、長遠發展，提升行業競爭力。

（三）提高管理人員的綜合素質

檔案管理是一項長期性的工作，對管理人員的專業水平、綜合素質要求較高，傳統管理模式下以人工錄入、紙質管理的形式為主，管理人員工作效率不高，工作質量無法保證。在相關資料查詢、翻閱過程中流程比較繁瑣。將計算機技術、現代化、信息化、智能化信息系統應用于檔案管理工作中，可以有效提高管理效率和管理質量。結合檔案管理工作地發展現狀來看，很多管理人員學習能力不強、專業水平不足、責任意識差，制約了計算機技術在檔案管理工作中的應用。針對以上問題，企業和組織應該結合檔案管理工作的發展趨勢，在積極引進現代化管理設備的同時要提高管理人員的綜合素質和專業技能，通過相應的培訓工作從理論知識和實際操作中加強對管理人員的培訓，要求相關人員必須熟練操作計算機設備，提高其安全防范意識，針對不同類型的檔案數據應該建立用戶權限，避免工作人員越權查閱檔案資料，造成機密性檔案的泄漏，隨著信息技術、網絡技術的迅速發展，網絡安全問題也是管理人員要重視的問題，通過設置網絡安全防火墻來提高機密性檔案資料的安全性是信息化檔案管理系統建設過程中的重點工作內容，只有保證檔案資料的安全性才能確保其能夠正常使用，保證企業、組織的健康發展。

（四）計算機壓縮技術的應用

計算機技術在檔案管理工作中的運用完全打破了傳統的工作模式，在檔案數據管理過程中需要對海量的信息進行傳輸和備份，有些資料內存過大，為了節省儲存升空間、提高儲存效率，需要對相應的文件進行壓縮處理，實現對不同類型的檔案的系統化管理，有效提高檔案管理的效率，簡化管理流程。隨著網絡技術和信息技術的迅速發展，檔案出現了不同的類型，除了以文字資料為主的形式，常見還有圖片，但是面對海量圖片，必須要經過壓縮處理才能提高儲存效率，

常見的壓縮技術主要有以下幾種形式第一、jpeg格式：壓縮對象為對比較灰以及彩色的照片；第二、group4 格式：壓縮對象為黑白顏色的圖像，此格式的特點是壓縮速度比較快速；第三、jpeg2000 格式：壓縮對象為對各種各樣的照片，此格式的特點是清晰度較好；第四、mpeg1、mpeg2 格式：壓縮對象為音頻以及視頻數據；

（五）數據恢復技術

檔案管理工作持續時間長，面對海量的文件、圖片、數字資料時，計算機內存有限，必須要在相應的時間內按照規定對多余的檔案資料進行刪除處理，而檔案管理工作是以企業組織的業務開展、人事調度、財務變化中發生的數據變更為基礎實現管理，在一段時間之后。由于業務的開展可能需要使用到歷史數據，此外一些檔案管理工作人員對現代化、信息化計算機技術了解不夠全面，在管理工作中可能會出現誤刪、遺漏等失誤。對計算機系統維修維護工作不到位也會造成計算機系統故障，導致數據信息丟失等問題。在面對以上情況的時候必須要對數據進行恢復，降低因檔案資料丟失造成的經濟損失，給企業組織的發展造成不利影響。熟練掌握計算機數據恢復技術可以及時止損，避免因問題進一步擴大給企業、組織的發展造成不利影響。計算機數據恢復技術發展比較成熟，常用的有以下兩種方式，第一，數據系統在一定時間內和相關條件下可以自動對檔案數據進行備份，在數據處理過程中對原文件資料誤刪，或者造成原文件的丟失、遺漏之后可以使用備份資料。第二，計算機系統具有u n d o 功能，著也是一種恢復功能，在檔案管理工作中應用word 文檔以及wps 文檔時，出現資料的誤刪后可以利用這一功能進行恢復。

（六）音頻及視頻處理技術

隨著網絡技術和計算機技術的不斷發展，檔案資料類型變得多種多樣，不再局限于傳統以文字為主的檔案形式，在檔案管理過程中管理人員可能會涉及到音頻、視頻、圖片等多種形式的檔案資料，而傳統的管理模式，無法實現該類資料的有效管理。因此加強音頻及視頻處理技術可以有效提高管理效率，保證各類檔案資料的完整性和準確性，管理人員在熟練掌握計算機操作技術的同時要通過創新和積極學習提高自身的專業素質，加強對不同類型檔案資料的管理，提高管理效率，對不同類型的檔案做到準確分類，為后續各類視頻、音頻資料的提取提供保障。

三、結語

綜上所述，想要加強計算機技術在檔案管理工作中的應用，必須要制定完善的檔案管理制度、提高管理人員的綜合素質、建立檔案信息數據庫，同時針對檔案管理工作中的存在問題和發展現狀，要合理應用計算機壓縮技術、數據恢復技術和音頻視頻處理技術來確保檔案管理工作的順利有效開展，為企業的發展決策和發展規劃提供數據支撐，保障企業的經濟效益和社會效益。