科技期刊制式化編校自查表的設計制作及意義

魏學麗，尹 茶，孫 巖，商素芳，楊亞紅，魏莎莎，余黨會，惠朝陽

(海軍軍醫大學教研保障中心出版社《海軍軍醫大學學報》編輯部，上海 200433)

編校質量是期刊出版工作的生命線。期刊的質量主要表現在內容和形式兩個方面，而期刊內容質量又涉及選題、論文質量、編校質量等多個方面，對編輯而言提高期刊規范化編校水平是相對容易控制(提高)的一個方面，也即需要認真執行國家層面及行業層面的各類法律、法規和標準規范。但做好期刊的規范化編校也非易事。2021年上海市期刊編校質量檢查情況通報顯示，抽查的347種科技期刊中有11.2%的期刊編校質量不合格[1]。2005年對部分科普類期刊的編校質量抽查發現有48%(31/64)的期刊不合格，對此張澤青[2]認為是出版者重視知識含量、技術含量而忽視了加工質量與校對質量，不遵守有關法規規定導致的。張小飛等[3]梳理總結了科技期刊現行標準規范執行情況，認為我國已形成了比較完善的出版行業標準體系，但部分已發布的標準存在內容規定和示例不一致的現象，甚至存在不同標準間相互矛盾的情況。

科技期刊出版環節多，與編輯出版相關的標準規范不僅數量多，而且細節多。另外，因個體思維和理解力的差異，編輯人員在編輯加工稿件或執行相關標準時的執行程度及參照標準也存在差異。因此，在編輯加工稿件時對稿件處理程度就各有不同。但科技期刊規范要求，期刊的格式、術語等要力求統一。畢麗等[4]提出的期刊質量管理體系能很好地在出版流程上管控期刊質量，但在具體工作環節上的質量控制還有待完善。如何有效、恰當執行期刊標準，又能融合不同編輯的思維差異，將期刊質量管理體系中的規定編制成期刊個性化、統一性、簡明性且可重復利用的形式，是筆者一直思索的問題。

表格又稱為表，其比文字敘述形式更簡明、易懂，即是一種可視化交流模式，又是一種組織整理信息的手段。鑒于表格和期刊編輯工作的特點，《海軍軍醫大學學報》(原《第二軍醫大學學報》，以下簡稱為《學報》)編輯部利用表格把期刊出版環節中的一些細節規范和標準進行了統一化。經過實踐發現，這些標準規范化制式表格對期刊編校質量的穩定和提高有促進作用，現分享如下，希望能給同行帶來一些啟發。

1 《學報》出版流程中的制式表介紹

在期刊出版過程中需要與作者、審稿人進行溝通，制式表格就發揮了很好的作用。制式表的內容明確，而且統一的制式表還有利于期刊管理的規范，設計好后可長期使用。含《學報》在內的大多數期刊網站中都有“相關下載”或“下載中心”等相關欄目，主要是提供期刊出版過程中經常用到的模板或制式表。其中的制式表如“稿件審稿單” “投稿稿件格式模板” “作者自校清樣表單”[5]等架起了編者與作者、審稿人之間的基礎溝通橋梁。除上述常用的制式表外，《學報》編輯部還總結編制了一些用于把控期刊編校質量的內部制式圖表規范，如審稿流程圖及審稿規范[6]、基金項目中英文表達規范[7]、印前專項審核表、期刊標準執行自查表(正在組織編制中)等。這些制式表的使用給《學報》質量的穩定和提高起到了很大的促進作用。下面簡要介紹《學報》的印前專項審核表及期刊標準執行自查表。

1.1 印前專項審核表

1.1.1 編制印前專項審核表的理念

印前專項審核即送廠印刷前最后一次對主要項目的專門校核，是在完成三審三校一通讀的基礎上的最后把關環節。此時稿件已齊、清、定，因此印前專項審核表核查重點是期刊的構成要素及論文體例，如四封的項目要素及論文頁眉地腳、圖表排放等?！秾W報》印前專項審核表分為兩大部分，一部分是簡化版審核表，包括6個分表(表1四封和目錄；表2頁眉和首頁地腳；表3文章首頁、中英文摘要；表4正文；表5圖與表；表6參考文獻)，僅羅列主要核對項目和易錯點/特殊點(圖1)，目的是給核對編輯起提示作用。另一部分是細化版審核表，具體到不同欄目的字體、字號、行間距等，供編輯在必要時使用，同時該表也是給印刷廠用于排版的格式表。

圖1 《海軍軍醫大學學報》印前專項審核表示例

1.1.2 印前專項審核表的使用原則

編輯校對工作千頭萬緒，如果眉毛胡子一把抓就很容易出現漏網之魚。編輯部可根據人員數量分配審核表，對照印前專項審核表進行專項審核時，宜一次只針對一項內容(如只針對頁眉、只針對首頁地腳)，根據審核表的提示快速查對。如果編輯部人員有限，可以采取一位編輯同時負責多表，但應堅持每一遍審核只針對一項內容的原則?！秾W報》編輯部的實踐證明，1～2個小時即可完成1個審核表的核對，專項審核表使用后《學報》的小差錯發生率明顯降低。

1.2 編制期刊標準執行自查表的設想

1.2.1 編制期刊標準執行自查表的必要性

根據期刊業務范圍梳理出相關的國家標準和行業規范，并組織編輯學習是保障并提高期刊質量的基本要求。筆者于 2022年7月4日在中國標準服務網(https://www.cssn.net.cn/cssn/index)上以標準組織“新聞出版”、標準狀態“現行”、發布年代“全部”為檢索條件，共檢出 296條行業標準。同時間以標準組織“國家標準”，國際標準分類“01綜合、術語學、標準化、文獻”，中國標準分類(CCS)“A綜合”，發布年代“全部”，標準狀態“現行”為檢索條件，共檢出 508條國家標準，再按CCS分類名“編輯、出版” “量和單位”為條件篩選出國家標準37條。

這么多標準如不梳理難免會有遺漏，讓編輯對所有標準都能熟記并使用也存在一定的困難，因此進行梳理歸類甚至編制成表格作為核對工具表是比較理想的方法。另外這么多的標準如何整理分類，以及在相關標準存在矛盾沖突時如何執行也是需要考慮的問題。因此，以期刊為單位根據期刊的業務范圍梳理相關標準并編制期刊標準執行自查表很有必要。

1.2.2 編制期刊標準執行自查表的可行性

《學報》編輯部有每周 1小時業務學習的慣例，可利用此時間梳理回顧醫學科技學術期刊相關的規定及標準。對標準的整理分類可以參考趙惠祥[8]老師2018年介紹的分類方法，把科技期刊的編校標準與規范大致分為“期刊形式標準與規范” “論文格式標準與規范”兩大類?！捌诳问綐藴逝c規范”針對的是期刊封面、版權頁、目次頁及頁碼等方面的編排規定，涉及的相關標準及規范主要有9項；“論文格式標準與規范”針對的是刊載論文的信息項、正文、參考文獻等方面的表達與編排規定，涉及的標準及規范有38項?？上然仡櫴崂磉@47項標準，再從中國標準服務網中篩選相關標準(特別是近4年更新的標準)及標準中參考的標準。還可參考《作者編輯常用標準及規范(第 4版)》《編輯常用標準規范解說》等相關書籍中介紹的標準進行全面的梳理歸類。將歸類后的標準按類別進行學習后先分配編輯編制格式化單項標準簡表，簡表內容可以包括標準規范的項目、具體要求(按條列出)、示例、標準名稱等。然后，匯總該類別所有單項標準簡表，經編輯集體討論后編制成該類別標準的自查表。最后，形成期刊特色的標準執行自查表。

2 編制期刊制度化編校自查表的作用

2.1 有利于提高編輯工作效率

制式表是將繁雜的標準及規范性文件進行梳理、精練、融合后的結果，在這些制式表的形成過程中，編輯人員又進一步熟悉了其內容，在后期工作中也是很好的查閱工具。制式表是編輯工作的執行標準，解決了編輯因個體思維及理解力差異而產生的執行標準不同或執行程度不同的問題，這也減少了期責任編輯在統稿時的工作量。制式表還能解除各標準間有矛盾沖突時對執行標準產生困惑的問題。這都對提高編輯工作的效率有利。

2.2 有利于培養新人快速熟悉工作

表格的特點使制式表的內容清晰簡潔、要求明確、版式醒目，有利于新入職編輯快速熟悉期刊工作的主要內容和期刊的主要執行標準，為進一步深入學習打下基礎。有了制式表作為期刊編校的執行標準，有利于老編輯對新編輯的帶教，能促進新人快速熟悉工作。

2.3 有利于提高期刊編校質量

表格形式可以達到突出重點，兼顧全面化、規范化和統一化的目的，編校自查表作為期刊內部的執行標準，編輯在加工稿件的過程中按該表統一行事，對期刊編校質量的穩定和提高有促進作用。期刊標準執行自查表是對相關標準內容的執行，結合印前專項審核表對標準具體承載項目的核查，雙方面保證了期刊的編校質量。

2.4 有利于全面掌握期刊標準

面對數量較多的期刊標準，只有系統梳理并逐步積累才能全面完善掌握，才能了解其前世今生并及時掌握其未來。面對瑣碎而繁雜的細節要求，只有系統歸類，專項核對才能將疏漏降到最低。制式表是期刊編輯部全體編輯集思廣益、查漏補缺的前提下共同制作或分工協作完成，對于不同方面的標準有專人負責了解、解讀，不僅有利于及時掌握最新狀況，還能促進編輯的成長，而編輯的成長又是對期刊質量的保障。

2.5 有利于培養編輯的小專長

能力是一種習慣積累，分工明確的編輯定項任務能給人定向的目標，定項目標的達成就需要不斷積累和鉆研，日積月累，每位編輯都會在一定方向上有所長、有所精。而學有所長、技有所精的編輯人員不僅保障了期刊的質量，從行業角度來講，也是期刊出版行業的財富。

3 結束語

提高期刊質量除本文所提及的相關標準規范外還與很多其他方面有關，如語言文字方面的規范、專業術語的規范等等。如何有效把控與期刊質量相關的方方面面，并對其進行定量、定標把控設計，形成有利于期刊編校質量提升的工具還值得進一步深入研究、總結。