科研檔案信息化人才培養策略研究

邱川燕

(福建省科技檔案館,福建 福州 350003)

0 引言

習近平總書記在浙江省工作時曾作出“檔案工作正在走向依法管理、走向開放、走向現代化”的重要論述[1],2021年1月1日起施行的新《檔案法》緊緊圍繞“三個走向”,對現行《檔案法》中一些基本制度和重要章節做了較大調整和補充。其中,最大的亮點是增加了“檔案信息化建設”專章,旨在從法律層面推動實現以信息化為核心的檔案管理現代化[2]。2020年11月1日,新修訂的《科學技術研究檔案管理規定》(以下簡稱新《規定》)增設了科研檔案電子文件、科研檔案管理系統電子文件歸檔接口要求,以及符合科研電子檔案單套制管理的相關條款[3]。這些新變化、新亮點說明科研檔案信息化建設工作是大勢所趨,是順應時代發展、實現科研檔案現代化轉型的必由之路。在實現科研檔案走向現代化轉型的進程中,人才是重要的因素,必須予以高度重視。本文對新形勢下科研檔案信息化人才的內涵和定位進行分析,深入剖析當前信息化人才隊伍建設現狀中存在的問題,并對如何改善現狀適應發展提出對策建議。

1 科研檔案信息化人才的內涵與定位

1.1 科研檔案信息化人才的內涵

科研檔案信息化人才是指在科研檔案信息化過程中,具備專業信息技術和檔案管理知識的新型人才。這類人才在推動科研檔案數字化、網絡化、自動化等方面發揮著關鍵作用,是實現科研檔案工作高質量發展的重要力量?？蒲袡n案信息化人才主要包括以下幾類:

一是復合型人才。該類型人才不僅具備扎實的檔案管理知識,還對信息技術有深入的了解和掌握,能夠將兩者融會貫通,解決實際工作中的問題。此外,還應具備較高的信息素養,包括信息意識、信息能力和信息道德。同時,能夠遵守檔案管理職業道德,保障科研檔案的安全和保密性。

二是創新型人才。該類型人才面對日新月異的科技環境和不斷變化的檔案管理需求,能夠不斷探索新的檔案管理模式和技術應用。

三是協作型人才?？蒲袡n案信息化過程涉及多個領域和環節,需要團隊成員密切協作。因此,該類型人才具備良好的團隊協作能力。

1.2 科研檔案信息化人才的定位與要求

基于新《規定》的要求,本文認為新形勢下科研檔案信息化建設人才應是信息化建設的設計者、引導者、管理者和開發者。

1.2.1 信息化建設的設計者

新時代背景下,科研檔案信息化工作的開展具有與時俱進的重要意義?？蒲袡n案工作者需要正確認識信息化內涵,形成開放的工作思路,提高對信息技術感知的敏銳度,以實際業務需求為導向,主動扮演好設計者、謀劃者的角色,以專業的視角、前瞻的思路、創新的思想、敏銳的眼光,統籌設計,調動一切積極的力量做好信息化建設的頂層設計與規劃,做到未雨綢繆、主動作為。

1.2.2 信息化建設的引導者

在大數據時代,信息系統是管好、用好檔案的重要載體,這就要求科研檔案工作者要與時俱進,積極參與系統創建的全過程,認真學標對標,把握關鍵原則、明確行業標準、明晰創建目標,引導并協調業務部門及技術人員聯合制定系統建設方案,制定相應的標準,創建工作流程與操作規范,做好檔案管理系統與業務系統的銜接。

1.2.3 信息化建設的管理者

電子文件是信息化工作的產物,是現代化辦公與交流的主要方式,是電子檔案的主要來源。隨著信息化技術的飛速發展,科研項目的立項、申報、結題、驗收全流程均在項目管理系統上完成,這就必然產生越來越多的科研電子文件。然而,由于電子文件的信息與載體可分離性的特點,導致電子文件的真實性風險無處不在?？蒲袡n案工作者要扮演好電子文件管理者的角色,牢固樹立前端控制、全程管理的思想,做到“抓源頭、控過程、保歸檔”,進行全面監管,做到全流程控制、全技術支持。

1.2.4 信息資源的開發者

科研檔案信息具有多維立體性、廣泛聯系性,與公眾切身利益相關?？蒲袡n案工作者要充分認識到科研檔案信息開發的重要性,運用專門的技術與方法,有針對性地管理和開發科研檔案信息,將科研檔案信息開發和市場經濟發展需求結合,使信息“活”起來、“亮”出來、“用”起來。

2 科研檔案信息化人才隊伍建設現狀與問題

隨著科研檔案信息化進程加快,科研檔案信息化人才的關注度也隨之提高,越來越多的單位開始重視信息化人才的引進與培養,并出臺相關的制度與措施。但總體而言,尚存在科研檔案信息化人才隊伍信息素養相對薄弱、工作方式相對陳舊、知識結構相對單一、評價機制不夠完善等問題。

2.1 人才隊伍信息素養相對薄弱

部分科研檔案信息化人才的專業素質不高,缺乏必要的檔案管理知識和信息技術技能。這主要是由于缺乏系統性的培訓機制和激勵機制,導致人才整體素質難以提升?，F有的檔案人員當中,由于固有的知識結構和學歷層次的原因,以及存在一定程度的“固步自封”思想,制約著整體信息素養的提升。

2.2 工作方式相對陳舊

目前,檔案信息化建設工作發展很不平衡,隨著電子政務的發展,文書檔案的信息化進程優于科研檔案。由于科學研究的周期長,檔案成套性、專業性等特點,導致科研檔案信息化工作推進緩慢。經走訪部分省內外檔案館及省屬公益類科研院所,發現目前大部分科研檔案還處在目錄數據管理階段,系統之間無法互連互通,“信息孤島”現象普遍存在,信息化建設總體比較滯后。這導致科研檔案管理人員工作方式也囿于成見,依然存在重“看管”、輕“開放”,重“以自我為中心”、輕“以用戶為中心”,重“坐等上門”、輕“主動服務”等弊端。

2.3 知識結構相對單一

檔案部門信息化人員大部分來自高校檔案學專業教育,但目前該專業人才培養模式相對單一,尚未形成以檔案信息化科技創新和知識型人才培養為核心的教育體系,造成人才短缺與供需矛盾等問題,導致當前科研檔案部門信息化人才相對匱乏,且知識結構比較單一,既懂檔案又懂信息化技術的復合型人才更是少之又少。

2.4 評價機制不夠完善

科研檔案信息化工作依然存在“用起來重要,忙起來不要”的現象,很多單位沒有專職檔案人員,科研檔案管理人員身兼多職,單位的職稱評聘更多傾向于科研業務人員,檔案管理人員不受重視。同時,未建立以品德、能力、實踐、業績為導向的科研檔案信息化人才評價體系,導致檔案信息化管理人員工作積極性不高,存在職業倦怠現象。

3 對策建議

針對上述問題,結合新《規定》的要求,以及新形勢下科研檔案人才的新定位,可以從以下四個方面入手,加大科研檔案信息化人才的培養力度。

3.1 建設整體、動態的人才培育機制

做好頂層設計,大力實施人才強檔工程。以《“十四五”全國檔案事業發展規劃》為指導,以人才培養目標、需求、問題為導向,聚焦人才短板,制定科研檔案信息化和人才隊伍專項規劃。將專項信息技術人才培養納入單位人才培養計劃,加大干部培訓力度,有計劃、有步驟、分層次地培養一支通曉大數據、人工智能、區塊鏈等新興信息技術的檔案專家隊伍,為檔案事業發展儲備后續力量。與各高等院校加強合作,提供檔案專業人才實踐基地,在跨部門、跨專業、跨領域的交流合作中培養人才。針對數字化、信息化時代檔案工作面臨的新問題、新困難,積極開展有針對性的研究,探索破解困境的有效路徑,發揮檔案專家、檔案工匠示范作用。

3.2 推進“引進來、走出去”的人才隊伍建設戰略

一方面,引進掌握數據存儲、數據挖掘、數據分析和數據可視化技術的高端技術人才,以適應大數據時代電子檔案管理的需要;另一方面,讓現有檔案人員“走出去”,到相關部門、行業參觀學習,拓寬視野。在新進檔案工作人員或調動有關人員時,不僅要以滿足信息化建設所需要的復合型人才為引進標準,也要注重工作人員的思想政治素養、敬業精神和職業道德等,考察其是否具有較高的檔案專業知識和能力素質,是否具有順應新時代發展的戰略眼光及思想意識,是否具有較強的綜合素質、信息素養,包括現代化科學技術、計算機能力等。除按照計劃常態化組織各級各類線上線下的培訓之外,還可以積極聯系相關單位或部門開展參觀、調研、學習活動,全面提升科研檔案人員的信息素養。例如,福建省科技檔案館在招聘人員時注重人才結構的多重復合,側重于引入既懂計算機又懂檔案管理的人才;在日常工作中,組織員工到大數據中心、檔案軟件公司等實地觀摩研討,積極參與“數字峰會”活動等,了解前沿動態,全面提升科研檔案人員的信息素養。

3.3 構建立體、多元的信息化人才系統

大數據時代是一個自由、開放、多元化的時代,科研檔案工作者應該以開放的姿態主動跨越專業或地域的界限,尋求多領域合作。例如,借鑒圖書、情報等其他信息學科的前沿理論和方法,將之融入檔案學研究,從而實現檔案理論和實踐的創新;尋求與專門提供大數據解決方案的組織合作,在數據專家的指導下開展數據收集、管理、開發、共享等工作。目前,許多單位的檔案數字化工作、數字檔案管理系統及數字檔案館(室)建設采取外包的方式進行,但是即便如此,檔案人員也必須掌握檔案數字化、數字檔案館(室)建設的相關標準與規范,充分發揮引導者、監督者的作用,在合作中學習新理念、新技術、新方法,成為電子檔案管理的專業化人才。例如,福建省科技檔案館自2018年起就由外包公司承接科技檔案數字化項目,但在具體實施過程中,要求全體人員參與數字化方案制定、標準規范學習、監督指導等,通過全面參與提升檔案工作人員的信息化水平。

3.4 建立健全科學、合理的人才評價機制

科學、合理的評價機制有利于發現人才、激勵人才,是人才隊伍可持續健康發展的重要保障。建立合理的激勵機制,可以鼓勵干部主動學習、不斷自我提升。人才評價可以從政治品德、工作能力、專業水平、學習培訓、工作業績等方面建立評價指標,通過輪崗制、崗位目標責任制挖掘人才,通過“給路子、壓擔子”方式檢驗科研檔案人員的工作能力。對在檔案信息化工作中表現突出的人才予以獎勵,鼓勵其不斷努力成為德才兼備、具有信息化知識的適應時代發展需要的檔案管理工作者。例如,福建省科技檔案館采取“常態+動態”的方式開展人才評價,“常態”是指對“德、能、勤、績、廉”五方面的綜合考核;“動態”是指通過“壓擔子”及輪崗的方式動態考察干部的思想、能力、態度等綜合素質,及時進行評優評先,充分激發干部的積極性,促進干部保持與時俱進的昂揚狀態,不斷提升信息化、數字化等方面的專業與綜合素養。

4 結束語

大數據時代給檔案工作帶來了機遇與挑戰,新修訂《檔案法》及新《規定》的施行為科研檔案工作現代化轉型跨越提供制度保障,科研檔案工作者迎來了大有可為、大有作為的新機遇、新挑戰。面對新機遇、新挑戰,科研檔案工作人員要以學習、進取的精神,以開放、包容的姿態,兼收并蓄,學習新知識技能,吸收新鮮血液,不斷提升專業化、信息化水平,積極為檔案事業高質量發展提供不竭動力。