大數據時代企業物資采購管理與風險控制措施

李大為 開灤（集團）有限責任公司物資分公司

現代化發展環境下，很多行業及領域都提高了對大數據采購模式的重視，在物資采購管理環節運用大數據技術，能夠實現對采購風險的識別、評估以及防控，配合做好風險的轉移工作，為企業的穩定發展提供基礎保障。因此，企業應該增強成本控制及采購決策環節的大數據技術應用意識，構建健全的物資采購管理及風險控制體系。

一、企業物資采購管理中的常見風險

企業開展物資采購管理工作的過程中，涉及的風險較多，在采購計劃及采購流程等層面有明顯體現。部分企業缺少科學的采購計劃，或者采購人員沒有嚴格按照制定的采購計劃落實自身工作，導致無法實現采購目標。一些企業的采購申請流程在未順利通過審批的情況下即投入使用，很難保證采購管理質量，且影響物資配置水平。企業缺少對市場的全方位調研，在不了解市場環境變化的情況下，很難了解供應商的資質，容易受到供應商哄抬物價等情況的干擾，同時，部分采購人員缺乏職業道德提升意識，在物資采購中頻繁出現徇私舞弊等違規行為，容易給企業帶來巨大經濟損失，一定程度上增加了物資采購管理風險的發生概率。除此之外，部分企業缺乏物資采購數量控制意識，導致出現采購不足或者貨物積壓的情況，一旦出現采購不足的情況，會阻礙實際的生產經營；而面對貨物積壓問題，容易引發資源浪費，給企業的經營管理及經濟建設帶來不良影響。以上風險均會給企業帶來威脅，需要做好防范工作。

二、大數據時代企業物資采購管理要點

（一）基于大數據奠定企業物資采購管理基礎

1.加強物資分析階段大數據的應用

物資分析階段是物資采購管理的重要環節，在物資采購管理中發揮著重要作用，是后續物資采購工作的基礎保障。將大數據技術應用于物資分析階段，能夠明確企業采購物資的主要類型及數量，傳統的物資采購模式為各部門向采購管理人員提交物資需求，采購人員會依據相應的需求編制采購清單，再由上級領導部門進行逐層審核，不僅體現出很強的繁瑣性，還需要投入大量的時間和精力，且由于清單傳遞環節較多，容易受到環境及人為等因素影響，出現錯誤信息，對后續的采購產生不良影響。而運用大數據技術，能夠很好地規避以上問題，還能簡化采購清單審批流程，只需在采購管理信息平臺上進行審核即可，不僅可以保證采購數據的準確性，還能減少各環節的人力資源投入。

2.加強招標階段大數據的應用

在企業的物資采購招標階段運用大數據技術，能夠實現對多種物資采購項目的整理與分析，在完成相關工作之后，可以開展采購工作，因為部分供應商的資質無法滿足企業采購需求，所以應該重視對供應商的選擇，而為了保證供應商的質量與實力，需要配合開展招標工作，通過招標操作可以篩選能夠滿足企業采購需求的供應商。通過大數據技術與招標工作的有機結合，能夠強化對各類供應商相關數據信息的分析和處理，還可以在此基礎上提高各招標環節的信息傳遞效率，明確招標工作中的注意事項，強化各項操作的透明性、規范性，讓招標工作變得更加可信、可靠，進而為企業采購質量提供保證。

（二）基于大數據構建企業物資采購管理體系

1.構建全流程的物資采購數據庫

對于企業物資采購管理體系的構建來說，全流程的采購數據庫是重要構成部分，能夠實現對各類數據信息的采集、分析、優化及儲存，占據十分關鍵的地位。為此，企業應該增強大數據應用意識，明確數據為管理服務的理念，加大互聯網、物聯網應用力度，強化對多元化產品信息的整合及利用，逐步實現采購管理全要素的數據化建設，讓管理決策擁有可靠依據。開展數據采集工作時，需要重視操作數據人信息，包含流程執行用時、具體操作人、操作修改時間、等待審核用時等，還應該囊括變更記錄、報價記錄以及撤銷記錄等重要信息。同時，給予執行數據更多關注，主要涉及采購物品的供應商、價格、規格、數量等，此外，加強對各類關系數據的分析，統計與梳理操作人相關數據和不同業務環節的數據信息，進而強化對不同數據關系的真實反映，突顯采購數據庫的完善性。

2.合理控制物資采購計劃管理

運用大數據進行企業物資采購管理時，除了需要構建全流程的采購數據庫，還應該增強采購計劃管理意識，在數據系統中輸入不同的生產要素數據，主要包括生產能力及生產線等，物資采購管理系統將以上信息作為基礎依據，針對企業的標準產能進行計算，之后在系統中輸入產品的生產數量，為系統的后續運行提供歷史采購計劃及具體執行情況等相關數據信息，在自動分類匯總的功能作用下，能夠實現對歷史采購數量、計劃實行進度以及采購時間等信息的提取，將以上數據信息作為基礎依據，配合利用專業的計算方法，選擇優質的客戶進行合作，有助于強化企業物資采購的針對性、可靠性。此外，相關工作人員需要重視基礎數據的收集，保證此類數據信息的準確性，幫助企業實現物資采購管理中的采購計劃目標。

3.加大供應商的管理控制力度

對于物資采購來說，供應商管理是不可或缺的重要環節，同時在供應商管理階段，管理風險的發生概率較高，需要做好相應的防范工作。因為供應商資質直接影響企業的供應鏈保障及安全運行，所以，應該加強供應商選擇環節對大數據分析方法的利用，明確各類影響經營管理的要素，配合采用數據協同分析的方法，可以強化供應客戶的匹配性。利用大數據分析法還能實現對供應客戶產品報價、產品結構、失信檔案、基礎資料等多元化信息的識別，為供應商的分類提供合理依據，通過編制不同的供應方案，能夠幫助企業達到篩選優質供應商的目的，確?？蛻裟軌虺蔀槠髽I的優質資源，還能在此基礎上提高合作效率，強化對各方利益的有效保護。

4.構建采購質量管理控制模式

針對企業的生產經營來說，物資采購質量及與生產鏈條的契合性是重要影響因素，與企業的生產平衡及資源配置存在密切聯系，一旦以上環節出現問題，容易造成嚴重的經濟損失。利用大數據針對企業物資供應商開展信用評定工作，同時，綜合評價重復采購數量、支付進度等重要信息，可以強化企業對供應商判斷的直觀性、可靠性，幫助企業及時獲取供應商的失信數據及履約數據，通過掌控供應商的信息，能夠達到從根源控制采購質量的目的，為采購質量管理奠定良好的基礎。

5.選擇采購成本管理控制方法

傳統的采購模式容易受到利益及采購人員主觀性的影響，部分采購人員會為了獲得更多個人利益，選擇虛報物資采購成本，企業采用傳統的采購管理方式，無法實現對采購成本的有效管控。而運用大數據技術，能夠實現對供應商報價的直接判斷，系統會針對價格波動明顯或者成本缺乏可控性的物資發出預警信號，為企業的風險防控提供可靠基礎。同時，利用大數據技術能夠強化物資采購價格信息整合分析的實效性，幫助采購管理人員明確物資價格的可靠波動范圍，進而以此為依據編制科學完善、合理可控的成本控制方案。此外，大數據能夠為上游及下游企業提供多元化的供應鏈電子服務，強化不同物資供應環節的有效銜接，有利于提高物資采購管理效率，在保證物資質量的基礎上強化成本控制。

三、大數據時代構建企業物資采購安全體系強化風險控制的路徑

（一）增強頂層牽引意識，構建物資采購管理新模式

為了達到可持續生產的目的，同時降低物資采購管理風險的發生概率，需要增強頂層策劃意識，將供應鏈戰略布局、元器件儲備、換型以及供應商穿透管理等作為主線，有序落實產品器材的管理工作。進行頂層謀劃的過程中，應合理設定供應鏈管理目標、合理判斷管理風險，制定切實可行的物資采購管理計劃，建立科學完善的考核獎懲機制，設定行政指揮目標，構建高效的資源調配模式，編制更加可靠的技術行政指揮技術方案，拓展產品規劃的實現路徑。此外，增強信息化建設意識，加大物資選用管理系統的管控力度，針對不同的新型器材進行多維度管理，調整及優化管理流程，逐步實現頂層牽引，強化相關數據信息的可查詢、可追溯性，不斷提高不同環節的工作效率，進一步突顯物資采購管理的可操作性。

（二）加強產品統型管理，緩解企業的生產壓力

為了強化企業物資采購管理的實效性，應該增強統型管理意識，強化新型器材選擇與行業主流發展要求的契合性。因此，針對新研產品落實器材管理工作的過程中，應該合理設計“先統型、再選型”的管理思路，轉變傳統的離散型設計方式，變為統一化、集約化管理模式，強化各項技術需求指標的可行性。配合做好行業企業需求與技術的牽引，以器材生命周期分析為依托，規范新研產品的選型。開展統型工作的過程中，應該加強對系統需求統型的分析，立足于源頭的角度，加大共性通用模塊的系統設計力度。除了需要進行系統需求統型，還應該做好專業需求統型工作，配合落實專業梳理工作，制定切實可行的需求統型模塊需求策劃，構建高效的統型清單梳理模式，有利于緩解企業的生產壓力，通過以點帶面實現國產化目標，能夠達到降低物資采購管理風險的目的。

（三）加強產品選型管理，降低上下游企業合作風險

對于企業產品的選型來說，需要以統型為依托，具體指在供應商中進行調研和對比，為進一步提升選型工作水平，企業應該針對物資采購管理的流程制度進行明確，設定經濟性、必要性、合理性選型指標，強化相關流程設計的標準化以及組織建設的規范性。企業通過開展統型工作，能夠突顯自身采購規模優勢，且可以提高產品的研發競爭力，確保實現傳統粗放型供應鏈管理向精細化管理模式的轉變。企業應基于供應商布局策略以及分級思路，針對各專業領域編制相應的供應鏈布局方案，不僅可以讓需求調研擁有堅實基礎，還能強化產品選型及其管理的針對性。在供應商考核評價體系中引入供應商合同履約率、產品返修率以及按時交貨率等數據信息，配合落實相關的考核工作，可以將考核結果作為供應鏈布局方案的優化依據，并加強在供應商參與新器材選型調研層面的運用，有助于激發供應商參與考核的積極性，強化供應商對考核結果的正確認識，進而形成雙方合作的良性循環體系。

（四）加強供應商穿透管理，降低全鏈條安全風險

為了保證企業物資采購管理的可靠性，應該提高對不同供應商保障能力的重視，避免供應商成為供應鏈安全管理的短板。企業應該通過落實供應商穿透管理工作，強化供應鏈安全風險的可控性，工作內容主要包含產品保障工作及供應商配套產品設計選型的穿透管理。開展穿透管理工作的作用是了解供應商的產品使用情況，針對供應商的采購儲備、國產化換型以及國產化方案開發給予適當的指導與牽引，進而強化研發中產品、生產中產品供貨的安全性。此外，企業應該組建專業的專項團隊進行統籌規劃，明確下一級供應商的穿透管理方案，合理選擇相關的管理手段，合理劃分各部門及崗位的職能權責，有助于保證全鏈條供應安全，強化對物資采購管理風險的強力防控。

（五）依托于信息化系統，減少物資質量管理風險

為了強化物資采購管理的透明性、高效性，應該加強對信息化系統的有效構建及利用，建立科學完善的管理制度，認真梳理物資采購管理流程模型，始終堅持協同化發展原則，在軟件系統中實現對管理流轉途徑與邏輯的固化，通過信息化建設約束物資采購管理。企業應該嚴格按照流程制度要求落實管理工作，總結分析以往的管理經驗，構建統一的數據管理框架。首先，立足于客戶基本需求的角度，明確物資采購管理方法，減少設計師資源的投入；其次，加強與內部及外部合規性要求的融合，合理簡化管理流程，針對重要的審核環節進行保留，以免因管理流程不規范引發審計風險；最后，立足于產品全生命周期的角度進行分析，加大外購產品的保障力度，在供應商考核指標中引入質量穩定性指標，逐步形成健全的產品選型體系，有助于實現提質增效的物資采購管理目標。

四、結語

大數據時代發展背景下，企業通過利用大數據技術，能夠調整及優化物資采購計劃及方案，同時還能實現對優質供應商及客戶的甄別，為成本管理控制提供技術支撐，不斷提高經營管理效率。因此，企業需要增強大數據技術分析意識，明確物資采購管理中大數據技術的應用要點及注意事項，在此基礎上，運用大數據分析方法，強化對物資采購風險的有效防控，減少采購風險給企業帶來的經濟損失，逐步實現企業利益最大化的發展目標。