基于ERP系統環境的企業內部控制研究

曹紅嫻

摘要：現代社會信息技術飛速發展，ERP系統的施行迫在眉睫，ERP系統在給企業帶來的巨大收益的同時也帶來的內部控制的風險。ERP系統不但對于改進公司的經策略與方針提供了強有力的工具，更為公司的績效考核提供了有力證據。ERP系統的有效實施給企業創造巨大價值，大大節約了成本，提升了公司的價值創造力與競爭力。在ERP系統實施的過程中，也出現了不少的問題。本文重點闡述了ERP系統實施的重要性及實施中發現的問題和應對策略等。

關鍵詞：ERP系統：內部控制；財務管理

一、引言

ERP系統是一種集系統、信息與控制為一體的應用方式，包含采購、銷售、供應鏈接、人力資源、財務等其為現代控制提供了有力支持。它運用先進的管理思想和管理模式，幫助企業將客戶的各種需求、供應商的采購資源以及企業本身的運營活動等進行有效地整合，實現了企業會計與業務的一體化。企業管理層可實時了解與掌握各種財務信息，并對業務流程開展動態監控，切實提高了內部控制效率與效果，同時在控制成本等方面起到了極大的促進作用，提高了企業的經營效率，是企業發展必不可少的有力工具。

二、企業ERP系統與內部控制的關系

ERP將企業內部財務、銷售、采購、人力等資源結合起來，對物流、資金、信息統一管理，為企業提高效率、集中化的管理奠定了基礎。ERP通過功能模塊，實現資源整合，包含對財務、生產、物流、人力全面管理。實施ERP和企業內部控制管理都是為了提高企業運營效率，促進企業可持續發展。在系統性全面性方面，ERP將企業各項資源相結合，形成鏈條式管理。ERP背景下，企業內部控制需涉及到對企業各個部門的管理，避免經營和財務風險的發生。企業內部控制需重視各部門的溝通聯系，通過信息溝通，分析成功經驗及失敗教訓。信息及溝通在內部控制中有重要作用，合理的信息溝通能保障信息傳遞穩定，及時解決企業內部管理中存在的問題，提升管理水平和決策效率。

三、企業ERP系統應用對內部控制的影響

1.對采購風險控制的影響

ERP系統可以建立供應商管理系統，通過供應商管理檔案及產品目錄，選擇合適的供應商和產品，總部采購部下達采購訂單。商品采購入庫后自動進入庫存系統，增加該產品的庫存，當銷售完畢后，自動減少庫存，達到閉環式操作，一體化管理。通過ERP里的最低庫存，提醒采購人員根據銷售計劃進行采購，提請采購申請，由不相容職務人員進行審批，批準后進行采購。通過SAP系統，總部采購人員根據采購計劃，給每個子公司做采購單。采購單包括的內容有：供商名稱、數量、單價、金額、稅率等。待子公司驗收入庫后，由收貨人員確認收貨，自動進入各子公司的庫存，并生成應付暫估憑證。如有產品質量不合格的，由收貨人員拒收，并與總部采購人員進行溝通，通過文字、拍照等方式在采購部的企業微信群里反饋，按實際收貨的數量確認收貨，自動進入庫存系統，增加存貨的數量。ERP系統大大減少了人工成本，減輕了工作量，降低了人工控制的疏漏。

2.對財務風險控制的影響

由于ERP操作多是系統自動化操作，減少了人為操作的漏洞和舞弊的風險，為會計核算的真實性和完整性提供了有力支持。ERP系統可以大大簡化會計核算，ERP系統通過采購模塊、銷售模塊、人力資源模塊、資金管理、供應鏈管理、庫存模塊、財務模塊等，通過信息傳遞和共享，減少了基礎數據的錄入，縮短了會計處理的時間，減少了財務人員的工作量，減少了錯誤的發生率，提高了工作效率。通過ERP系統月初1號便生成了財務報表及成本費用類分析報表，給管理層及時提供了有利決策。由于ERP系統都是自動化操作，避免了人工操作的錯誤，提高了財務數據的準確性，確保了財務報表的真實性、完整性、可靠性。

以A公司為例，總部財務人員根據總部采購人員做的采購單，通過金稅接口與航天諾諾開票軟件相連，自動開出增值稅專用發票。分公司根據總公司開據的采購發票，在SAP系統里進行發票校驗操作，自動生成應付總部貨款的憑證，從應付暫估科目轉入應付賬款科目。子公司發貨核單人員掃碼過賬后生成出庫單，財務人員自動生成銷售憑證，計入應收賬款及主營業務收入和銷項稅。公司人員通過OA報銷各項費用，財務人員審批時直接在OA系統里填寫科目、稅率、金額、部門、供應商、客戶、現金流量等，待審批通過后由出納人員從網銀付款，付款后再由出納人員推送到SAP，自動生成憑證。ERP系統大大減輕了財務人員的工作量，減少了出錯率，層層把關，把財務工作推向了一個新的高度。

每月初財務人員從SAP系統中導出上月存貨毛利分析表，包括每個貨品的名稱、型號、銷售數量、銷售單價、不含稅銷售金額、含稅銷售金額、毛利、毛利率、銷售占比、銷售折扣等做出分析，包含每個貨品的優惠券使用情況。為財務分析管理提供了有利工具，提高了分析決策能力和效率，為管理層提供了有效決策。

3.對內部控制管理對象的影響

ERP系統是企業生產經營各個環節的流程體現，體現了企業管理的效益和質量，保證了企業的精細化管理。ERP系統將企業、供應商、客戶三者緊密聯系在一起，層層相連，互相牽制，共同發展。實施ERP后，將企業的物流、現金流、信息流、人力資源等進行集成并及時傳遞，信息的實時共享，讓管理者不受時間與空間的影響，及時掌握企業的動態，調整企業策略，把握時機規避風險。ERP系統為企業提高經營效率和效果提供技術保證。

以A公司為例，財務部通過SAP系統把采購人員做的采購單，自動生成應付款的憑證，并自動進入庫存系統。由客戶在手機APP上下單，訂單人員接收到訂單，打印訂單，配貨人員根據訂單配貨，核單人員掃碼核單出庫，自動在SAP里生成出庫單。財務人員根據出庫單，自動生成銷售憑證，并自動減少庫存。ERP系統將供銷存聯系在一起，避免了人為操作的不可控性。分公司財務人員的工作職責是自動生成銷售憑證、報銷憑證，銀行流水的錄入及核對，折舊計提，應收應付客戶及供應商清賬與重分類，折舊計提，準確計算稅金并計提。由總部總賬會計人員及稅務人員審核，審核通過后，由總部總賬人員關閉上月賬期，并打開下月賬期。分公司財務人員在結賬后，提取數據并核對，上傳到BPC合并報表系統，由總部總賬會計人員生成合并報表。從銷售訂單的生成到合并報表的生成，幾乎全部是軟件操作，減少了財務人員的數量，節約了人力成本，避免了財務風險，為公司長遠發展和可持續發展提供了保證。

4.對信息化安全的影響

ERP系統關系到整個公司的運營，安全性尤其重要，主要依賴網絡安全、操作系統安全、數據庫安全及應用安全等措施來保證ERP系統的運營。以A公司為例，客戶通過手機APP系統支付訂單的方式有，微信支付、支付寶支付、工商銀行卡支付。A公司與工商銀行簽了支付協議，當天收取的加盟商貨款直接進入工商銀行的后臺，第二天早上9點進入公司的收款賬戶。每天財務人員從SAP里導出銷售訂單，核對每筆收款，并自動生成收款憑證。極少數情況下，會出現客戶重復支付貨款，也就是說一個訂單會支付兩次。這樣客戶重復支付貨款后非常擔心，財務部人員可以登錄網銀，查詢實際收款情況，如果確實是一筆訂單支付了兩次，客服人員會與客戶溝通是否退款或是讓財務人員給該客戶手工錄入客戶賬戶余額。公司還和工商銀行簽訂了資金歸集協議，每天下午5點，各分公司當天收取的貨款直接轉入總公司賬戶，便于集團資金部統一管理下屬公司資金，合理安排資金需求，提高資金使用效率，避免了資金風險。

5.對生產計劃系統的影響

ERP為生產管理的專業化提供了強有力的保證，ERP通過各個部門的計劃，將各個部門聯系在一起，提高了生產管理水平和工作質量，使產品質量得到大大提升。以A公司為例，通過加盟商訂貨系統及收款情況，運營部會對每個產品的銷量進行分析，反饋采購部門，采購部門，根據銷量情況向集團內的食品生產企業和外部供應商下達采購訂單。集團內食品生產企業根據訂單及各部門根據各個環節的數據，做好統計，確保每個環節正常進行有序生產，環環相扣，大大提高了生產效率。

6.對銷售系統的影響

銷售的管理從產品的銷售計劃開始，通過對銷售產品、銷售地區、銷售客戶的分析統計，可對每個產品的銷售數量、金額、利潤、客戶的類型做出全面分析?？蛻糇约涸谑謾CAPP上下單，減少了代理下單的錯誤，隨時隨地的下單和退換貨品，減少了客服的工作量，降低了人工成本。

以A公司為例，ERP系統建立有客戶清單系統，包括客戶的編碼、客戶類型（加盟、直營、裝修隊）、客戶的省份、客戶區域、客戶詳細地址、客戶級次（代理商、重裝店或轉址店），便于銷售人員和財務人員查詢，對客戶進行分類制定不同的銷售計劃。

每月1號上午9點，A公司財務人員對上月全部的銷售訂單，進行開票處理，自動生成銷售憑證。并導出全部上月全部客戶的匯總明細，該明細包含了每個客戶的整個月度的銷售不含稅金額、稅額、價稅合計金額、銷售成本、銷售折扣、銷售毛利、銷售區域、客戶性質，等包括加盟店和直營店，為計算銷售人員的業績提成提供了準確的依據。

公司與客戶簽訂加盟協議后，公司會統一組織加盟商與直營店人員到總部進行操作培訓。信息部的人員會給客戶做指導，包括從手機下載客戶的訂貨APP，到客戶在手機APP上下單購買貨品，以及后續維護服務等，提供全面的咨詢服務，包括購買貨品的規格型號、數量、收貨人、聯系方式、物流配送方式（自配送與三方配送）、收貨地址等。亦訂貨系統和我們的SAP相連，訂單人員接收到訂單，打印出出庫單，配貨人員安排配貨。這一流程減少了訂單與客戶的溝通環節，全部是自動化操作、節省了時間，提高了效率。

四、ERP環境下企業完善內部控制的策略

1.提高風險防范意識

一是對信息部員工組織培訓，加強防范意識。ERP系統具有管理變革性意義，只有員工掌握了操作技能，才能保證ERP系統的正常運營。

二是做好系統維護與升級，積極修補漏洞。以A公司為例，因為系統存在漏洞，微信支付出現了問題，導致不能支付，只能采用銀行卡支付，而銀行卡支付一般都會有限額，客戶無法在手機APP上支付，影響客戶采購，從而影響公司銷售業績，給公司造成損失。為了防止此事項發生，公司做出了決定，讓客戶直接付款到公司賬戶，再由財務人員，手工去做到客戶余額里，不影響加盟商的購買。這樣手動操作一旦財務人員手工錄入金額錯誤，將加大了財務風險，給公司造成損失。這個事件本公司的信息部無法處理，又聯系軟件商騰訊，在軟件人員的努力下，終于恢復正常。

2.完善企業組織架構

ERP系統有固定的流程走向，可以優化企業結構，ERP流程涉及各部門層層審批，有些不必要的部門可以剔除，減化流程的審批，提高工作效率。ERP流程各部門有嚴格的審批權限，責任明確，每個環節都有不同的審批人，不得越權限操作，確保不相容職務相分離。ERP系統還可以加強各部門間的合作與溝通，避免信息孤島，在工作中互相咨詢與協商，增加磨合的幾率，使得企業工作氛圍融洽，提升工作效率。A公司設置多個部門，比如物流費用的審批，首先由各分公司的負責人，填寫OA報銷審批，再由物流部經理審批，再由區域經理審批，再由分公司財務審批，總部財務審批，總經理審批，出納付款，推送SAP生成憑證。各審批環節層層把關，如有疑問可以上向上級審批人進行咨詢或是添加審批評論，以確保審批無誤，減少了人為操作的失誤，提高工作效率。

3.加強內部審計與監督

隨著ERP系統越來越廣泛的應用，與ERP系統相關的審計風險也隨之增加，加強內部審計與監督也成為了急需解決的問題。

一是對ERP環境下的內部控制體系進行測試和評估，對內部控制風險做出正確評價，促進建成合理的內部控制體系，合理安排審計重點，對存在的舞弊和差錯準確定位，提高審計工作效率。

二是加強對ERP原始數據錄入的準確性與完整性的抽查，從源頭上防止舞弊和錯誤的發生。

三是提高內審人員素質和技能。由于ERP環境下全是自動化控制對審計人員的要求也提高了。審計人員不僅要有會計、審計的技能，還要有計算機網絡的技能。大力加強審計人員的計算機及網絡培訓，以適應現在審計工作的要求。

以A公司為例，信息部有個員工，將加盟商的收款信息誤入為另一個加盟商的信息，而整個信息部的人競無人審核該項操作，導致該加盟商的門店銷售貨款全部進入到另一個加盟商的賬戶中。該事項對公司造成了非常不利的影響，首先一方面公司與加盟商進行協商先從公司賠付其銷售額損失，另一方面起訴了誤收款的加盟商，要求其返還不當得利。這個事項公司吸取了教訓，重新建立起了監督審核機制。

4.確保流程設計合理與數據準確

ERP系統是一個標準化、規范化的流程，要求每個環節每個人都有各自的權限，在節點上錄入信息，相互之間達到資源共享，相互聯系，加強了部門之間的協作，提高了生產經營效率。

以A公司OA系統為例，所有員工都在企業微信里操作，根據每個員工的崗位，設置的權限不同，審批的內容也不相同。例如員工發起報銷的付款審批，應填寫報銷類型、部門、金額、收款人賬號，名稱，附件照片等。第一審批人是直屬部門領導，第二審批人為部門經理，第三審批人是分公司財務，第四審批人是集團財務，第五審批人是集團總監，審批通過后，轉到出納付款，最后由資金部經理推送到SAP生成憑證。以上操作員工可以在手機APP上操作，隨時隨地的保持在工作狀態，隨時審批，大大提高了工作效率。

五、結束語

ERP環境下的內部控制，極大地提升了管理效率，降低了管理風險，使得企業在積極有效的環境下快速發展。ERP軟件的實施達到了企業的綜合性管理，培養了團隊精神，把企業發展帶到了一個新的高度。因此加強對ERP環境下的內部控制，更是重中之重，實施有效的內部控制管理策略，使得公司可持續發展，增加公司價值。

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