事業單位固定資產管理現狀及優化建議

陽 琳/文

事業單位的固定資產是國家授權其使用和管理的資產,也是支撐事業單位日常運行的基礎保障。在傳統的固定資產管理模式下,財務人員需要管理的固定資產規模較小,在事業單位履職范圍越來越大、服務內容越來越多的背景下,其對固定資產的需求也呈現出多元化特征,這對事業單位的管理水平提出了新的挑戰。作為事業單位運營管理體系的重要構成內容,固定資產管理工作是單位履行社會公共服務職能的基礎,在公共事業發展中發揮著重要的作用,事業單位領導層和職員都應該高度重視此項工作。在這一背景下,事業單位應構建起全生命周期的固定資產管理機制,結合國家有關規定進行固定資產購置預算的編制,建立規范化的固定資產管理監督評價機制,為固定資產管理提供依據。本文簡單闡述事業單位加強固定資產管理工作的積極意義,針對具體工作中面臨的問題提出有效的優化策略,希望為事業單位規范固定資產管理與使用行為提供建議和參考。

我國財政部出臺的《事業單位國有資產管理暫行辦法》提出,事業單位要積極轉變管理理念,創新管理方法,順應新會計準則提出的各項要求,為事業單位固定資產管理工作的開展提供指引。但是在具體工作中,許多事業單位在固定資產預算、驗收、核查、處置等方面存在著各種問題,容易出現浪費問題,影響了固定資產的高效利用?；诖?針對事業單位固定資產的管理現狀及優化建議進行研究,具有積極的現實意義。

促進實現資產保值增值

通常情況下,事業單位通過政府采購獲得固定資產,即采購行為受國家相關部門監管,而且需要獲得財政資金的支持,因此,事業單位的固定資產通常都屬于國有資產。單位固定資產管理制度是否具備可操作性、管理組織機構是否完善等因素,是影響資產管理水平的關鍵,一旦出現不規范使用行為或資產閑置等問題,將會直接影響本年度單位財政撥款的使用效率。事業單位可以通過規范內部管理制度,加強固定資產管理,提高固定資產使用效率,從而為固定資產保值增值目標的實現提供助力。

保護資產安全完整

在事業單位的發展中,固定資產是各項工作順利進行的基礎條件,是單位發揮公共服務職能的重要保障。事業單位加強固定資產管理工作,可以確定資產管理人員的職責和權限,明確固定資產的范圍,建立科學規范的資產管理流程,通過定期盤點和清查,保證固定資產得到安全高效的利用。

提高社會經濟效益

從事業單位發展角度來說,如果事業單位在履行社會公共服務職能的過程中,國家政策、經濟環境等發生變化,必然會對工作的實際效果產生不同程度的影響。在新時期背景下,許多固定資產在應用過程中,使用價值不斷降低,甚至逐漸變成閑置資產,而事業單位可以通過固定資產管理,如通過租賃等方式使其繼續發揮價值,幫助企業單位創造更多的經濟和社會效益。

事業單位固定資產管理現狀

阿東說：“他只有這點享受，我就要讓他聽。你拿給我，你不給我，我明天辭職，我帶他到鄉下去住。我到沒有人的地方天天放給他聽?！?/p>

資產賬務與實物信息存在出入

一方面,資產入賬滯后。一些事業單位項目持續時間較長,手續申報不規范,使得已經完成的項目未能及時登記入賬,造成實物資產長時間被納入在建項目科目,例如,某事業單位在進行非稅收入的收取時,與征收對象達成共識,通過實物資產進行收入抵扣,由于未能及時進行產權變更,使得資產長時間處于賬外狀態,讓事業單位存在違規風險。另一方面,實物資產處置不當。一些事業單位在進行體制改革時,未能按照有關規定對閑置資產進行處置,也未及時進行賬務處理,不但容易出現賬實不符問題,也可能影響固定資產的原始價值。例如,內部控制制度在資產處置環節缺位,會造成處置審批流程不規范,使業務部門會擅自將性能較差的辦公設備進行處置,容易給事業單位帶來經濟損失。

資產處置審批缺乏科學性

當前,事業單位資產處置主要的依據是授權分屬分層,因為權限范圍以外的審批手續較為復雜,一些事業單位會選擇分散處置的方法避免受到監管,影響了審核流程效用的發揮,容易出現固定資產流失問題。一些事業單位在處置固定資產的過程中,需要業務部門結合自身情況提出申請,由財務部門和資產管理部門負責對原始資料進行審核,并對實物價值進行檢查,最后上報給國資委或財政局進行審核。在這一過程中,一些事業單位為了減輕工作壓力或逃避某些責任,會以資料遺失、盤點困難等理由延長資產處置時間,出現資產實物已經被處置,但是賬務未能及時核銷的情況,給固定資產侵占行為留下了空間。

資產使用管理過程中會計信息質量較低

新政府會計準則的推出,對事業單位的會計核算工作提出了更高的要求。例如,事業單位在進行基礎建設項目時,常常需要結合合同規定向承建方支付一定的預付款,假如工程質量出現問題,承建方需要將這些資金通過質保金的形式返還給單位。然而在具體實施過程中,許多事業單位會將預付款納入固定資產科目,盡管這種處理方法不會對事業單位的資產結構和規模產生影響,但是會使得資金支出通過資產的形式展現,影響了會計信息的可靠性。

固定資產考核評價機制不完善

固定資產考核評價主要是對單位固定資產管理的整體質量進行判斷,是激發職工參與固定資產管理工作的有效手段,但是從實際情況來看,許多事業單位在考核評價機制構建過程中存在著以下兩個方面的問題:一方面,財務人員在進行考核指標設計時,對于業務科室資產使用、資產類型、內控制度建設等方面的情況缺乏了解,制定出的考核指標與事業單位的實際情況不匹配,缺乏可操作性和科學性,影響了考核結果的公正性。另一方面,事業單位通常會根據上級財政部門提出的要求開展績效考核工作,但是單位固定資產使用效率偏低,很難找到能夠有效量化的考核指標,影響了指標體系的全面性,不利于績效考核機制效用的發揮。

事業單位固定資產管理優化策略

建立固定資產全周期控制體系

第一,事業單位在會計核算環節要對固定資產配置情況進行全面梳理,選擇與自身實際情況相匹配的會計核算方法,實現對固定資產資金支出的有效管控,提高財政資金的使用效率。第二,在進行固定資產采購的過程中,事業單位要積極采用集中購置模式,由各個部門結合自身實際需求進行采購預算的編制,在獲得預算管理主管領導審核批準以后,反饋給固定資產管理部門進行落實。在進行固定資產購置時,事業單位要堅持公開、透明、公平的原則,有效控制購置成本。第三,在對固定資產進行養護和維修的過程中,要對有關部門和崗位職工的責任進行明確,定期對其工作成果進行考核,并將考核結果納入部門和個人績效考核體系。事業單位要建立科學規范的固定資產維修養護制度和流程,明確資產調轉所需的手續,從而保證固定資產調配和使用的規范性。第四,在對固定資產進行清查的過程中,各部門要做好資產臺賬的記錄,保證實物和賬務的一致性。同時,事業單位要建立規范化的固定資產清查盤點制度,結合清查結果對固定資產管理中具有突出表現的職工進行獎勵。第五,在對固定資產進行處置的過程中,事業單位要對價值評估方法進行創新和優化,結合固定資產的實際情況制訂出有針對性的處置措施,包括報廢、置換、維修等,從而降低單位的經濟損失。

規范固定資產預算和驗收管理

事業單位在進行固定資產管理的過程中,要加強對預算工具的應用,具體來說要從兩個方面入手:一方面,加強固定資產預算編制和審核。在進行預算編制的過程中,事業單位財務人員要對上一階段資產購置預算的落實情況進行全面梳理,了解各個部門固定資產采購、使用、處置的具體情況,并將統計和分析結果反饋給各個部門預算編制人員,指導他們進行固定資產配置預算和采購清單的編制。在審核環節,財務人員要對各個部門上報的資產購置數據進行整理,上報到資產部門進行審核,由管理人員負責對預算數據的合理性進行判斷,從而加強對固定資產購置的管理。同時,資產部門要對固定資產進行統籌安排和集中管理,對資產臺賬和實物的一致性進行核對,了解固定資產是否超出使用年限,假如使用部門未提出更新要求,資產部門要集中進行購置預算的編制,及時更新老化資產,從而保證事業單位的工作效率。資產部門完成資產購置預算的審核以后,要及時下發給財務部門和其他部門進行討論,為預算編制奠定基礎。另一方面,加強固定資產驗收流程的規范性。在進行政府集中采購時,事業單位要組織專業人員按照公平公正的原則進行招標采購,成立專門的驗收小組負責對固定資產的價值、性能、規格等進行檢查,由資產部門人員將采購申請、發票、合同等內容掃描到信息系統當中,由財務人員對原始單據進行審核,建立固定資產臺賬。在進行零星采購時,采購人員、資產使用人員、驗收小組人員要到現場對資產合格證、說明書等進行核對,對產品性能進行測試,假如發現質量問題,要及時進行退還或者索賠,驗收完成后要在驗收單和發票上簽字確認。

高度重視固定資產檢查核查工作

事業單位在開展固定資產管理時,要通過檢查核查全面了解目前單位內固定資產的總量和管理狀況,然后結合存在的問題制訂出有效的改進措施。一方面,事業單位要建立科學規范的固定資產清查制度,定期了解其內部固定資產的形態和使用情況,結合自身工作特點合理設置清查期限,安排有關人員全面細致地對固定資產賬目、實物、卡片進行檢查,從而保證數據的一致性。同時,事業單位要由固定資產管理部門負責主導,組織其他部門職工對內部固定資產進行全面核對和檢查,保證所有賬目單據數據的一致性,解決固定資產管理中可能存在的資金掛賬問題,假如檢查過程中發現問題,要及時結合成因制訂出有針對性的解決措施。另一方面,事業單位要對固定資產檢查的時間進行優化,明確各個部門在某個時間節點以前必須完成固定資產的清查,比如,可以每半年或一年安排一次全面的資產清查,有效提高事業單位固定資產管理工作的動態性,保證臺賬、卡片、實物的一致性。同時,為了保證固定資產核查工作的順利進行,事業單位要設立專門的檢查和監督部門,對有關人員的職能履行情況進行規范,確保核查工作的質量。

優化固定資產管理模式

首先,營造良好的管理環境。事業單位要對從事固定資產管理工作的人員進行思想培訓,使他們認識到固定資產管理在單位發展中的重要作用,為管理制度、政策方針、管理方法的執行奠定基礎。同時,事業單位要對管理人員的職責和權限進行明確,選拔具有較強專業能力和責任意識的職工負責固定資產管理工作,利用其專業優勢提高固定資產管理的質量。其次,改進建議的收集和應用。事業單位固定資產管理人員要結合單位的實際情況,將管理方法和成本核算方法的優化辦法反饋給有關領導進行審批,不但可以獲得各個部門和職工的支持,更好地配合各項工作的開展,而且能夠統一單位職工的思想觀念,為固定資產工作的開展提供所需的人力、物力、財力保障,保證各項優化措施實施的有效性。最后,固定資產賬目記錄方法的優化。事業單位要順應新政府會計制度的要求,對內部固定資產記賬方式進行調整,對計提折舊和權責發生制下的費用支出采用按期歸納的方式進行記錄,不但可以保證財政資金使用的安全性和高效性,而且能夠避免固定資產浪費問題。具體來說,事業單位在完成固定資產清查以后,要對內部固定資產的范圍進行科學劃分,結合自身實際情況進行確認標準的調整和折舊方案的優化,從而有效提高固定資產管理的質量。

建設固定資產管理信息系統

首先,當前,事業單位使用較多的信息化系統是金蝶財務管理系統和行政事業單位固定資產管理信息系統,其中,金蝶系統主要負責賬務的處理,應用頻率較高,系統維護由系統提供方負責。但是許多事業單位系統內的固定資產管理模塊不夠完善,容易出現崩潰問題。因此,事業單位要增加固定資產信息化系統建設方面的資金投入,結合自身業務特點和發展需求進行固定資產模塊功能的完善,對事業單位資產業務信息進行全面梳理,建立規范化的資產入庫、使用、維護、處置、購置等業務流程,并配備標準化的操作模式。信息化系統既可以提高固定資產管理工作的精細化,也便于在出現固定資產問題時對有關人員的責任進行追究。其次,事業單位不但要對財務人員、資產管理人員的系統操作權限進行合理設置,還要明確資產使用人員的系統訪問范圍,使信息化系統覆蓋到固定資產管理的各個環節。同時,為了提高信息化系統的使用效果,事業單位要安排專門的人員對硬件設備和軟件系統進行更新,保證信息系統運行的穩定性和數據信息的安全性。最后,事業單位財務人員還要積極學習信息化系統有關的理論知識和操作技術,及時將信息化系統應用中發現的問題和實際的需求反饋給系統維護人員,幫助事業單位對信息化系統的功能進行完善,從而利用信息化系統提高固定資產管理工作的質量和效率。

作為事業單位財務管理工作的核心內容,固定資產管理是單位履行公共服務職能的基礎保障。事業單位管理人員要重視對固定資產的管理工作,積極應用信息化管理系統,結合有關管理辦法對固定資產預算、驗收、核查等環節進行優化,建立科學完善的全周期管理體系,提高單位固定資產使用效率,為單位健康穩定發展提供助力。