淺論流動人員檔案管理水平和服務質量的提升

文/云南省保山市昌寧縣勞動人事爭議仲裁院 段竹芳

對于現代檔案管理工作而言，流動人員檔案管理工作已經成為檔案管理工作中較為重要的管理內容之一。落實好流動人員檔案管理各項工作，能夠最大限度地挖掘檔案價值，這對于流動人員的就業發展以及社會人才的科學選用有著十分積極的作用。但就目前流動人員檔案管理的實際情況來看，仍存在著一些問題，在一定程度上影響了相關檔案管理工作的綜合效用，導致流動人員檔案管理服務質量無法滿足廣大群眾的實際需求，需要相關部門深入研究、優化服務，努力提高工作效能。

一、提高流動人員檔案管理水平的必要性

（一）有效維護流動人員切身利益。加強流動人員檔案管理，提高服務質量，能夠從根本上確保檔案信息的精準性及真實性，這是維護流動人員合法權益的有力手段。例如，在社會保險方面，不管是對相關社會保險的繳納還是發放，都需要有相應的檔案信息作為支撐，社保經辦部門須根據流動人員檔案內容做好核查驗證工作，避免其自身合法權益受到損害。另外，流動人員還可以應用自身檔案內容向用人單位爭取相關待遇，如相應的獎項獲取記錄、工作表現記錄等，可以有效地幫助流動人員在就業過程中爭取更好的工作崗位，獲得更好的發展前景。

（二）優化配置人力資源，充分挖掘人力資源潛力。人才挖掘是一件相對復雜的工作，而人才的選用是一個理性分析與判斷的過程。在此過程中，檔案查閱是各項工作有效開展的前提。高質量的檔案管理及服務工作，一方面能夠幫助用人單位及時找到自身迫切需求的人才，達到優化人力資源配置的效果。另一方面能夠讓優秀人才尋找到理想崗位，從而實現對流動人員自身潛能的有效激發，使其能夠在理想崗位上更好地發揮自身價值。

二、當前流動人員檔案管理中存在的問題

（一）對檔案管理工作重視不夠。盡管在國家大力發展雙創事業的背景下，“放管服”改革不斷推進，社會發展環境日漸改善，但也在不同程度上存在著對流動人員科學管理的重要性認識不足、思想層面上存在一定的局限性等問題，導致在工作實踐過程當中，仍有部分單位及人員不重視流動人員檔案的管理工作，在一定程度上制約了相關工作的開展以及檔案管理部門服務質量的提升。

第一，負責落實檔案管理工作的相關部門在工作實踐當中，仍然在以常規模式為參考，在流動人員管理方面，不能積極主動地針對檔案內容及時優化和調整流動人員管理使用，導致相關管理工作出現隨意性以及滯后性較強的情況。由于對流動人員檔案使用工作不夠重視，必然會降低流動人員檔案管理工作質量，甚至還會出現檔案內容錯漏、丟失等問題。這不僅讓檔案管理部門的工作質量與服務水平大打折扣，而且還會由于檔案信息記錄不全面、不準確，導致用人單位以及流動人員的切身利益遭到損害，阻礙雙方正常的交流和溝通，影響用人單位開展招聘工作以及流動人員求職活動的有效開展。

第二，大部分流動人員對于自身檔案管理不夠重視。這種問題在高校畢業生群體當中十分常見，許多高校畢業生缺乏基本的檔案管理常識，對于提檔、調檔的重要性和必要性認識不足，不了解提檔、調檔工作流程。大多數高校畢業生認為辦理檔案流動、轉遞等相關事宜手續較為煩瑣，不愿意去辦理，存在得過且過的態度?，F階段，求職者頻繁更換工作的情況非常普遍，在此過程中，很多應屆生不在意、不跟蹤自己的檔案流轉，導致出現了一些棄檔的現象，不僅增加了檔案管理部門的工作難度，同時也大大降低了流動人員檔案管理水平和服務質量[1]。

第三，各部門對于流動人員檔案管理沒有形成正確的認識。很多人對流動人員檔案管理工作漠不關心，很多企業對于檔案管理不夠重視，在實際工作中“不配合、不協助、不合作”的現象時有發生。對于不規范、不系統的流動人員檔案，相關檔案管理機構又缺乏理論指導，使得流動人員檔案管理存在原動力不足的情況，這也是影響相關管理工作順利開展以及提升管理部門服務質量的關鍵因素之一[2]。

（二）存在較強的局限性問題。很多區域在針對流動人員進行檔案管理的過程中，都存在管理不規范等情況，內容局限性相對較強。例如，有些流動人員檔案內容記錄過于簡單，僅記錄一些較為基礎的信息，而對于流動人員發展過程中獲得的獎勵、表彰以及繼續教育等內容則記錄甚少，有的甚至是完全沒有記錄。有的流動人員檔案信息則主要記錄了重大事件、突出貢獻、獎勵以及表彰等，但對于基礎履歷卻記錄較少。除此之外，相關部門在落實管理實踐的過程中，在信息更新方面仍存在著嚴重的滯后性。簡而言之，就是隨著流動人員工作的不斷變動，檔案內容卻未能及時更新，僅有其首次工作時的信息，而在檔案信息過于陳舊的情況下，不僅會導致相關內容失真，同時會對流動人員自身的就業造成不利影響。特別是對于那些中高端人才，在檔案管理部門服務質量不佳的情況下，可能會導致企業錯失優質人才[3]。

三、提升流動人員檔案管理水平及服務質量的建議

（一）完善制度體系建設，促進頂層設計的妥善落實。近年來，隨著我國經濟體制的日漸完善，市場競爭也在逐年加劇，為各行業乃至國家發展都帶來了一定的挑戰，而市場競爭的本質是人才的競爭，想要實現人才的有效挖掘與利用，除了要有發現人才的鑒別能力，還要有人才聚集的有效措施。流動人員檔案管理就是一項較為關鍵的措施之一，通過對該項管理工作的規范性、系統性進行提升，強化管理部門的服務職能，不僅能夠幫助流動人員更好地就業，對于企業的人才獲取也有著非常積極的作用。因此，要建立健全流動人員檔案管理的制度體系，不斷優化檔案管理工作過程，將制度供給以及頂層設計作為主要切入點[4]。

首先，要對檔案管理的標準化體系進行建設，針對與流動人員檔案相關的制度規章進行細分，根據所在區域的實際情況，對管理系統的覆蓋范圍進行全面提升，并使其能夠指導各項管理工作的有序開展。在此過程中，對于相應的檔案管理要求及建設的標準，需要在綜合考慮流動人員所在行業類別、產業形勢等因素的情況下進行，避免檔案生產源頭成為檔案管理盲區。其次，要對檔案信息更新設置相應的時限，通過制度發揮剛性約束效果，避免出現檔案信息與流動人員實際不匹配的情況。如此一來，不僅能夠讓檔案管理人員的工作態度更加端莊，同時也能使更多人真正認識到該工作開展的重要性，讓檔案管理相關信息服務更加優質[5]。

（二）對信息化管理體系加強建設。從某種角度來看，檔案管理工作之所以出現問題，究其根本，主要是因為技術落后。以往，人們對于檔案管理工作的重視程度較低，因此，在開展流動人員檔案管理工作的過程中，很少會涉及先進技術的應用，從而也對管理工作質量造成直接影響，不利于流動人員檔案服務質量的提高?，F階段，很多檔案管理工作仍然以人工操作為主，這種方式在早期管理工作中固然可以滿足檔案管理的實際需求，但隨著我國流動人員數量的激增以及檔案復雜程度的增加，單純依靠人工操作已然無法滿足現代檔案管理以及社會服務的實際需要。鑒于此，相關管理部門在今后發展過程中，必須緊握時代發展脈搏，加強信息化建設，通過這種方式，能大大提高檔案管理的智能化以及自動化水平，對于流動人員檔案管理工作質量以及效率的提升都有著很大的幫助。而在先進信息系統支持下，檔案管理部門不僅能夠建立更加廣泛的信息來源渠道，保證流動人員檔案信息的及時獲取與記錄，還能對相關檔案進行自動的整理、分析和歸類，尤其是在掃描成像等技術的支持下，能夠實現相關檔案信息的有效采集，且由于其能夠防止矯飾和涂改，因而能夠有效保證信息數據的客觀性和真實性。

除此之外，借助信息化管理平臺，還能幫助相關管理人員以時間軸的方式對流動人員具體的流動時間、次數以及相關信息進行記錄，防止其檔案出現空檔問題，而這種全程覆蓋的檔案管理模式能夠在提高檔案管理質量的同時，為相關企業提供更好的信息服務，使其能夠對目標人才進行更好的衡量與考察，將檔案的應用價值以及人才的優勢更好地發揮出來[6]。

（三）積極構建聯動機制，加強信息反饋。對于流動人員檔案管理不受重視的問題，相關部門也要加大宣傳教育工作力度，使社會各界對流動人員檔案管理工作產生正確認知，并在此基礎上強化相關聯動機制，落實監督反饋管理，將相關部門與企業更好地串聯起來，使各方主體都能成為流動人員檔案信息的收集者和供給者，以此保證檔案管理部門的信息來源的多樣化，提高檔案內容的完整性。當然，在此過程中，必須嚴格地執行監督反饋機制，設置相應的反饋渠道，確保檔案管理以及社會服務中的相關問題能夠被及時發現和解決[7]。

（四）積極創新服務方式，提高檔案的應用效率。隨著現代社會的不斷發展，社會各界對于檔案管理工作的重視程度也在不斷提升，對其服務質量也提出了更高的要求。因此，為了充分發揮出檔案管理的服務職能，相關管理人員必須積極轉變自身工作觀念，通過創新思維的有效應用，對傳統檔案服務模式進行積極的創新與優化，確保檔案應用人員的實際需求都能得到相應的滿足。首先，為了對檔案信息利用率進行切實的提升，檔案管理部門可以對先進的信息檢索工具進行引入和應用，根據相關標準規范，落實一體化應用，使各項信息檢索效率能夠得到進一步的提升，提高檔案信息服務的便捷性與高效性。其次，對于以往的紙質檔案要加快數字化處理，保證數字化信息與紙質檔案信息的一致性，避免相關信息出現偏差，影響檔案資料的實用性。除了要做好信息分類工作以外，還要落實好信息安全管理方面的工作，避免外界因素對檔案信息造成影響，從而出現數據丟失損壞等問題，通過控制檔案信息質量，達到提高管理水平和服務質量的目的[8]。

（五）加強人才隊伍建設。從本質上來看，不管是檔案管理工作還是檔案服務工作，依然要注重以人為本。因此，流動人員檔案管理人員是否具備較高的綜合素質能力，將會直接影響檔案管理工作質量的好壞。相關管理部門須在今后的工作當中，加強檔案管理人才隊伍建設，以求更好地開展檔案管理工作。

第一，做好人才引入工作。目前人才引入主要包含兩個途徑，一種是與相關高等院校展開合作，更新管理工作方法和理念，增強服務意識，建立高素質、高水平的人才團隊，更好地滿足實際工作需求。另一種是積極引進實踐經驗豐富、專業素質良好的管理人員，使整個團隊的綜合素質得以提升，為各項工作的有序開展以及有效創新提供支持[9]。

第二，做好人員培訓工作。一方面，要對當前的在職人員加強專業培訓，可以通過外出深造、技術研討會以及定期培訓、網上繼續教育等多種方式，對其專業能力進行持續提升，使其能夠更加契合流動人員檔案管理的實際需要。另一方面，要強化思想政治教育，思想是行動的先導，只有思想上重視相關工作，才會在工作實踐當中更好地落實各項措施。因此，要通過開展思想政治教育強化工作人員對于自身崗位的認知，了解其工作質量及服務水平對于流動人員就業、企業發展以及現代社會發展的重要影響，讓其自覺踐行各項規章制度，提高工作質量，將自身服務職能更好地發揮出來[10]。

四、結語

綜上所述，提高流動人員檔案管理水平以及服務質量，充分發揮人力資源優勢，這對于現代社會的發展有著非常積極的作用。因此，相關部門應重視此項工作并做好強化措施，努力挖掘流動人員檔案價值，以此確保檔案部門的職能作用能夠有效發揮。