行政機關重大活動的歸檔管理及優化研究

文/福建省三明市三元區政策研究中心 鄧秋娥

重大活動檔案主要涉及本地區在籌辦重大的政治、經濟、文化等活動中形成的珍貴記錄，具有較高的歷史價值。做好重大活動檔案的歸檔管理，能夠更好地保障檔案的齊全完整，能夠有效發揮重大活動檔案在輔助決策、記載歷史、傳承經驗等方面的作用，具有重要的應用價值和現實意義。

一、行政機關重大活動的歸檔管理概述

重大活動往往是國家或地區組織的政治、經濟、文化等方面地具有較大影響力的活動，這些活動本身能夠反映出地域特色，對促進地域的發展具有極為顯著的作用。對于行政機關來說，開展重大活動歸檔管理主要是將重大活動舉辦過程中直接形成的不同載體類型的文字、圖表、聲像等進行集中收集整理保存[1]。將其作為原始記錄，能夠真實地再現地區發展中的重大事件、重大活動，這些活動的策劃執行也能反映決策的科學性，能夠反映一個地區在新時代背景下發展奮斗的歷程。

二、行政機關重大活動檔案歸檔工作的特點

（一）檔案類型多樣。一個完整的重大活動往往包括了四個階段，即策劃階段、籌備階段、開展階段和總結階段?；I備階段的檔案類型包括了組織籌辦重大活動的各類請示、批復和承辦單位的發文、邀請函等活動籌辦時的總體方案、各階段的分工和時間安排表，以及對籌辦組的會議紀要、信息簡報等記錄情況也要被納入歸檔工作中；在開展階段，一些重要人物的演講稿、主持辭和致辭等也是歸檔的重要內容。重大活動檔案載體主要包括了紙質檔案、聲像檔案、實物檔案等多種形式[2]。其中，紙質檔案主要是方案報告、會議總結、簡報，以及活動中宣傳和采訪記錄整理形成的文字檔案；聲像檔案則以圖片視頻為主，主要是重大活動開展期間產生的一些照片、視頻、音頻等繪制成影像檔案；實物檔案則是重大活動中產生的如題詞、印書、紀念冊、獎杯、獎章、獎狀、錦旗等。

（二）歷史價值較高。重大活動對促進地區發展有一定的影響力，也是行政機關工作的重點。在許多重大活動中，往往涉及各行各業的領軍人物，有較高的史料價值，并且重大活動的組織舉辦成果往往能夠對區域造成較大的影響，將其記錄下來，能夠真實地反映地區的發展歷史。做好重大活動的歸檔管理，能夠為日后組織舉辦同類活動的組織者提供參考借鑒和歷史依據。

（三）在檔案形成過程中分散性強。重大活動的檔案管理往往以統一領導、分級管理為基本原則，不同等級的重大活動，檔案的社會影響也不同，等級越高的重大活動涉及面越廣、影響越大，涉及部門單位也更多，跨領域合作也更為頻繁，這就決定了重大活動檔案本身具有一定的分散性。另外，在檔案收集來源上較為廣泛，檔案管理部門在收集檔案時既要考慮主辦方單位形成的檔案，還要加強與其他承辦單位臨時機構的協調，這一特點也使檔案在形成過程中具有較強的分散性，增加了收集整合、歸檔管理的難度。

三、行政機關重大活動檔案管理現狀及存在的問題

（一）對接人員多，檔案管理工作量大。因重大活動歷時較長，在活動前期，檔案管理人員既要提前了解活動時間、類型、涉及單位等基礎情況，又要及時對各涉及單位和人員提出檔案管理工作建議或要求。在活動期間，既要做好檔案的收集整理，也要同步查看檔案整理的規范化。這就需要相關單位安排專門的檔案人員負責，但是由于重大活動涉及部門較多，在檔案收集與管理時崗位流動性較大，人員更換的情況也時有發生，這容易導致檔案管理工作交接不到位，進而對后續管理造成不便。另外，一些檔案項目由多人共同負責，這也易導致各負責人相互之間的依賴性過強，或歸檔不及時、不到位、工作被動，甚至在活動結束后草草地進行總結式、簡化式整理，活動期間的細節檔案易被忽視，直接影響到檔案管理的完整性。

由于重大活動的組織舉辦機構多為臨時性機構，例如，2022年10月舉辦的上海市某區與福建省某縣區開展的兩地區域經濟合作交流會，活動涉及宣傳、統戰、發改、科技、商務、工信、文旅、經濟開發、金融、部分鄉鎮（街道）和活動辦等多個機構單位，形成了綜合協調、對接服務、宣傳報道、會務與后勤、疫情防控等多個臨時小組，而活動結束后，這些臨時組建或參與的小組單位也會隨之撤銷，人員也將分散到原單位，相應的，伴隨著機構形成產生的資料也會在一定程度上遺失。在重大活動中，承辦單位的非穩定性和非單一性極易造成活動過程中檔案資料的零亂和缺失。同時，在重大活動檔案歸檔中，全員參與意識較差，檔案工作分工合作與統籌推進的節奏不統一，甚至缺乏檔案收集歸檔意識，也直接影響了檔案管理的效果。

（二）法律法規有所欠缺。目前，部分地區尚未出臺健全完善的重大活動檔案管理法律法規和執行標準，在重大活動檔案歸檔管理中往往面臨著重視不足、落實不到位的問題，加之缺乏相應的制約管理措施，一些部門或檔案管理人員忽視重大活動檔案管理，進而容易導致在檔案歸檔時存在檔案全宗問題不一致、活動檔案丟失、崗位職責不明確、工作落實不到位等問題。在重大活動檔案管理中，對于一些跨層級或多部門聯動的重大活動，目前規定的檔案處置方式、歸屬與流向不明確，易造成檔案資料的割裂、散失，給檔案管理工作帶來挑戰。從各地區各部門的規定條文來看，在管理要求上存在一些不合理的內容，突出表現在：一是要求過早移交檔案，未平衡立檔單位的移交權責和利用需求；二是要求對所有重大活動全部建立全宗，未與機關檔案管理進行有效銜接。

由于重大活動歸檔管理分散性較強，而在最終的檔案匯總環節需要整合各單位收集的檔案資料，而各單位在檔案管理時習慣性用各自單位的檔案管理方法，在最終的歸檔整合環節容易產生失誤。

（三）管理網絡模糊。在重大活動中，檔案部門往往難以直接參與、全面跟進，如果沒有明確的管理網絡圖來約束檔案部門和其他部門進行檔案管理，會極大地影響后續的管理質量，難以全面掌握活動的詳細過程。這不利于重大活動檔案的收集整理，常常導致檔案內容的收集不完整。一些臨時機構雖組建了檔案收集小組，但存在專業不對口、對檔案管理重視程度不夠、人員專業素養不足等問題，也一定程度上削弱了檔案管理效果。例如，近年來，每年均會在閩舉辦我國臺灣地區青年交流活動或赴臺交流學習，涉及參觀研討、文體比賽、項目推介、洽談合作等多種活動，但在收檔時只注重文件類檔案的收集，忽視了其他影像類、實物類、出版類等檔案的歸檔，影響了檔案管理工作的實際效果。

四、行政機關重大活動檔案管理創新策略

（一）強化重視，爭取黨委政府支持。行政機關在收集整理重大活動檔案時要提高思想認識，要認識到重大活動檔案的獨特價值，認識到重大活動檔案是社會信息資源的重要組成部分，反映出圍繞中心服務大局的理念[3]。重大活動影響范圍大、涉及領域多，需要引起足夠的重視。要進一步發揮當前檔案歸屬管理部門的優勢，提高各級黨委對重大活動檔案管理的重視程度。對此，黨委政府首先需要重視重大活動檔案的歸檔管理，將其作為檔案部門的工作重心，列入全年工作目標，明確具體工作措施和任務，將重大活動檔案管理提升到一個新高度，高位推動檔案工作建設。部門領導要積極創新，帶領重大活動檔案管理模式的優化改革，這也是提升重大活動檔案工作質量的關鍵。對于檔案部門人員來說，要增強責任意識，主動作為，敢于行動，積極對接各部門單位落實檔案管理工作。檔案部門要對參與重大活動檔案管理工作的相關人員做好專業培訓，真正使重大活動組織方、參與方等檔案工作人員養成良好的工作習慣，真正認識到重大活動檔案工作的重要性，確保在檔案收集上保證資料的齊全多樣。此外，也要做好宣傳引導，提升公眾對重大活動檔案歸檔管理的重視。新聞媒體和社會公眾既是重大活動檔案的利用者，也是檔案的產生者，檔案部門需要做好宣傳，引導公眾建立檔案意識，并向社會公眾廣泛征集重大活動檔案。對于一些從事重大活動檔案管理工作的人員來說，有相當比例的人員并非檔案專業出身，對此，需要強化專業培訓，提升其檔案修養，確保重大活動的檔案管理能夠從源頭上得到強化。

（二）健全機制，落實重大活動檔案收集歸檔制度。為保證重大活動檔案歸檔管理的有效落實，需要健全體制機制，明確具體職能部門制定和完善重大活動檔案管理制度，確保重大活動檔案在高標準、嚴要求的指導下得到落實優化，要明確規定檔案管理工作原則和各責任單位的分工明細，進一步明確重大活動檔案收集的主要范圍、程序和具體期限，以制度形式要求各相關單位必須安排專人負責檔案管理工作，以此為重大活動的歸檔落實奠定基礎。建立健全重大活動檔案收集歸檔制度，需要在活動策劃階段從各參與單位抽調一名工作人員構成聯合收集小組，并在籌備階段由檔案收集小組成員進行溝通協作和責任劃分，互通有無、優勢互補、層層協調、相互配合，構建檔案收集網絡，使其能夠更好地為活動的開展提供組織保障，也能高效促進重大活動歸檔工作的有序落實。檔案部門需要主動聯合各單位，構建高效運行的收集網絡，秉承著事前介入、全程參與、事后協調的基本原則，落實重大活動的歸檔管理，并與各單位做好協調[4]。針對重大活動檔案收集范圍廣、難度大的現實問題，檔案部門要先作為、敢作為、會作為，構建重大活動檔案的收集工作新模式，確保重大活動檔案得以廣泛收集、齊全落實。為保障重大活動檔案的歸檔到位，需要建立重大活動檔案考核機制，將各單位在重大活動檔案管理中的表現納入績效考核范圍，并將責任落實到個人。要在重大活動檔案管理中健全監督機制，定期考察各單位在重大活動檔案工作中的實際情況，一旦發現存在問題或漏洞，要及時指正整改。

（三）細化標準，制訂詳盡具體的歸檔范圍。1.文書類文件材料。由于重大活動意義深遠，影響力大，在檔案收集中也面臨著后續的價值鑒定問題。一般來說，重大活動檔案可以永久保存，但在保存時需要結合不同的類型進行細化操作。對于文書類材料來說，需要歸檔紙質版本原件，而一些使用辦公軟件類的演示文稿則需要歸檔其電子文件，并且按照立卷改革的實際要求來落實。對于文書類檔案來說，需要以自然件為單位進行歸檔，對于一些涉密的文件材料，則要在歸檔中執行相應的保密要求。2.聲像類文件材料。當前，在會議記錄時，數碼相機、數字錄音筆、攝像機等設備的使用較為普遍，可以將這些照片、影像進行直接歸檔。在歸檔數字視頻、數字音頻時，需要以各個數字文件為單位一件歸檔[5]。而對于數碼照片來說，可以以每次活動的若干照片為組進行歸檔，在對數碼照片進行后期處理時，需要嚴格按照國家關于數碼照片檔案管理的相關規定，不能出現任何像素遷移的處理。對于籌辦機構來說，既要注意保障本機構拍攝和錄制的音像類文件齊全完整，還要與其他機構，特別是新聞機構進行協調，收集其拍攝錄制的與重大活動直接相關的影像類文件材料。3.實物類文件材料。實物類文件材料要以自然件為單位進行歸檔，單件物品要一件一檔，套裝物品則要一套為一件。在重大活動的組織和籌辦上，往往對地區有特殊影響力，這些活動或由上級組織委托籌辦，或由多地統籌協辦，相應的在實物檔案上也需要移交給多方，并不單向屬地的檔案館移交。因此，在歸檔時需要考慮實物檔案移交方的數量，要保證實物檔案的份數能夠滿足各方的歸檔需求，在一些有特殊編號的實物類檔案中，要注意齊全完整，印件在歸檔時不應作破損處理。4.會計類文件材料。在會計類文件檔案的歸檔時，要嚴格按照會計檔案管理辦法和會計檔案的案卷格式標準執行。由于籌辦機構往往存在時間較短、屬于臨時性機構等特點，在歸檔會計類文件時，需要適時調整會計檔案向當地專門檔案部門的移交時間。5.出版物類文件材料。對于出版類文件檔案來說，印刷出版物需要歸入紙質版本原件，而電子出版物在歸檔時僅需歸檔電子文件。在歸檔時也要以自然件為單位歸檔，以一冊出版物為一套，對于報紙類出版物來說，則可以一期一件，歸檔一份即可。為進一步細化重大活動檔案收集標準，保障重大活動檔案資料收集工作的順利進行，有必要對檔案工作的主要內容和工作方式進行明確。在前期籌劃環節，管理部門要結合檔案類型對前期的工作內容進行籌劃，積極促成上級領導與活動組織方的溝通交流，使收集工作能夠及時展開，確保后續收集資料的全面性、系統性。在收集管理中要做好跟蹤收集，這意味著收集人員需要密切跟蹤收集進度，催收材料，積極協調收集過程中可能遇到的各項問題。在收集重大活動檔案資料過程中，僅僅依靠制定計劃是遠遠不夠的，還需要上級領導高度重視并大力推動，也需要檔案工作主管部門做好監督。

（四）移交應用，建立健全開發利用流程。對于重大活動的檔案管理，除了要做好收集整理以外，也要對其利用和移交進行落實。由于重大活動籌辦主體復雜、機構眾多，在檔案資源需求上也存在一定的復雜性和不確定性，籌辦機構存在時間較短，短期內產生大量檔案，容易造成移交時間不統一的問題。對此，在移交時需要首先確定移交對象，尤其對于跨地區、全省性乃至全國性的重大活動，往往不是由一地或單一政府承辦，檔案原件既需要向屬地檔案館移交，也要考慮其他協辦地區或組織的檔案需求。在實物檔案歸檔時，要秉承多套制歸檔原則，使有需求的地區和組織都能夠獲得寶貴的實物檔案收藏，移交時間要根據實際情況靈活調整。

五、結語

行政機關重大活動檔案管理往往由上級部門牽頭成立專門機構，聯合其他部門共同組織行業內具有較大影響力的活動。但重大活動檔案往往具有類型多樣、過程分散以及歷史價值較高等特點，加之目前檔案收集歸檔制度方面的法律法規還有欠缺，全員參與意識較差，這都影響了重大活動的檔案管理實效。要重視檔案收集工作，避免收集的資料存在缺失，為后人留下準確而清晰的歷史，這需要工作人員明確重大活動的概念，建立和完善收集制度，嚴格依照規范，有序落實收集工作，提高重大活動檔案收集工作的質量，真正促進檔案管理工作的進步與發展。