加強檔案管理創新 助推公立醫院高質量發展

文/山東省東營市利津縣中心醫院 王曉東 陳守東

檔案是諸多信息資源的整合，在很大程度上影響著一個部門或單位的日常管理與工作。特別是對公立醫院來說，其檔案更是各業務部門（行政、人事和醫療等）文件信息的集合，最突出的特質便是原始不可再生。檔案作為一項權威憑證，可謂見證了醫院的發展歷史[1]?，F階段，新醫改正在如火如荼地進行，公立醫院如果想獲得更大的發展，就應與時俱進，加強對檔案管理的創新，將一種新型的檔案管理模式建立起來。首先，檔案管理人員需對醫院內部檔案信息的構成有一個充分認識，并對其做出合理規劃。其次，進一步豐富、提高檔案管理人員的職業素養，全面推動檔案管理發展，使之可為醫院各項工作提供更好的服務。醫院檔案管理工作的質量在很大程度上影響著公立醫院是否同快速發展的經濟社會保持同步，也能夠體現醫院現代化發展情況，助推醫療事業的健康可持續發展。

一、新時代公立醫院檔案管理工作主要特點

（一）具有高效性。一方面，有助于檔案管理人員高效地開展檔案管理工作?？赏ㄟ^新錄入、存儲方式來轉化很多檔案信息資源，使之以電子數據信息的形式存在，簡化了工作步驟。另一方面，有助于檔案使用者工作效率的提升?？蓪⒖焖偾揖珳实臋z索服務提供給使用者，同時把相應的背景資料與關聯內容推送給他們，通過更加全面的內容、更直接的服務方式將醫院檔案管理工作高效性帶來的優勢給充分展現出來。

（二）具有主動性。新時代背景下，公立醫院檔案管理工作將發揮諸多人工智能技術（機器學習，深度學習等）的作用來深度挖掘采集的檔案信息數據，并在醫療行政管理與診療過程中應用其價值，讓檔案管理工作的創造性、主動性作用得到充分發揮[2]。借助清洗過去諸多診療數據，同時開展深度學習，把相應的智能模型建立起來，提供精準智能的分析工具給多個領域，包括預防、診斷、咨詢和病理分析等，讓醫生開展診療活動時能夠有所參考，使新時期檔案工作的主動作用得到最大限度的發揮。借助分析管理類檔案，可知曉醫院管理領域的實際情況，掌握醫院發展趨勢，進而給多個領域提供重要情報信息，以便優化配置醫療資源、正確研判行政管理風險，同時順利改革醫療人才培養模式。

二、新時代公立醫院檔案管理工作的意義

（一）有助于信息資源的保存。針對公立醫院檔案管理來說，保存信息資源是其最基礎，也是最重要的一項價值。隨著信息化社會的來臨，數據的重要性與價值得到了充分凸顯，面對醫療環境的改變，如果想較好地適應就一定要圍繞數據價值構建相應的發展模式，讓醫院不斷提高信息化、數據化、自動化、智能化應用水平，充分發揮檔案在醫療服務中的作用。醫院檔案管理并非只是單純的收集、備檔信息，而是以科學規范原則為基礎，立足于完善的管理體系與制度，由專業的管理人員對信息做出針對性篩選、收集，并對其進行有效核查與整理，開展分析利用，進而完整地保存信息資源，同時使之得到最大化的利用。

（二）有助于信息資源的利用。公立醫院檔案管理最大的價值就是加工、利用信息資源。過去因為技術較為落后，故很多時候都忽略了數據中隱藏的價值信息，在探索、驗證醫藥科學規律、醫院發展策略等方面只能采用科學試驗又或是調查研究的方式，不僅價格高昂，且花費時間、精力也非常多。進入新時代，大數據技術可以最快的速度，更加專業地分析處理醫院檔案中的數據，進而得到準確度更高、科學性更強的結論，讓醫院的科研水平以及科學決策能力得到顯著提升。同時，借助檔案數據還可以創新發展醫院的部分業務，如個性健康檔案的創建、共享院間信息平臺以及個性化治療方案的提供等，如此也就要求醫院檔案具備較高的質量與管理水平。

三、公立醫院檔案管理工作的問題

在公立醫院平時管理和運行過程中，最基礎的一項工作就是檔案管理，此項工作的開展效果對醫院實際發展情況往往具有直接影響。特別是近年來，各個醫院均在加強改革，因而檔案管理工作模式也明顯不同于過去，但受各方因素的影響，現階段檔案管理工作仍存在一些問題。

（一）檔案管理工作重視程度不夠。公立醫院從改革開放以來就一直在開展檔案管理工作，截至目前，已有幾十年的歷史。而隨著時代的變遷，檔案管理模式也發生了非常大的變化。但在固有檔案管理工作思想的影響下，使得公立醫院在發展過程中并未高度重視檔案管理工作，進而便讓檔案管理工作的實際開展效果受到了嚴重影響，也極大地浪費了本就有限的數據資源。

（二）檔案管理制度有待完善?，F階段，在各大公立醫院檔案管理中，最明顯的一個問題就是缺乏完善的管理制度。雖然各醫院均設有專門收集、管理、分類、歸檔檔案的部門，也有機結合了檔案管理人員及其工作績效，但還是需要進一步完善現有的檔案管理制度。醫院檔案管理工作內容復雜，難度較大，而已出臺的績效考核辦法又不能很好地執行，缺乏靈活的績效管理程序，沒有達到應有的管理效果。

（三）檔案管理專業人才缺乏。公立醫院檔案管理工作不僅要求管理人員掌握專業的檔案管理知識，還要了解一定的臨床醫學知識。目前，因為醫院未充分重視檔案管理工作，所以很多時候都是安排其他部門的人員又或是不能從事臨床工作的醫護人員來從事檔案管理工作，這部分人員不僅缺乏較高的專業素養與文化程度，不具備良好的理論水平，且欠缺專業的檔案管理知識，未充分掌握現代信息技術，依法歸檔的自覺性、敏感性更是無從談起。而針對檔案管理人員的繼續教育也不在醫院人才培養策略之中，大部分檔案管理人員并沒有了解和掌握檔案管理知識，致使檔案管理工作缺乏應有的創新活力。

（四）信息化建設相對滯后。對檔案管理而言，其賴以存在的一項重要基礎就是檔案保管的物質條件，一個好的保存環境不僅能夠讓檔案保存得更久，且利用效率也更高[3]。一些公立醫院并未在自身整體基建計劃中納入檔案機構用房，缺乏先進的檔案庫房建設，且存在諸多問題，包括未有科學的建筑位置、安全的建造結構以及合理的建設布局等。同時檔案存儲環境、保護技術、設備設施等也同檔案管理規范化要求有所差距，所以也就無法妥善保存各類檔案。近年來，醫院在建設現代醫院管理制度時將醫院信息化加入進來，投入大量資金，但由于發展理念滯后，加之受限于資本技術，故檔案信息化建設未同步于其他醫療服務信息化建設，未解決“信息孤島”等問題。雖然部分公立醫院在實行辦公自動化時，也建立了自己的檔案管理系統，但還是未轉變單一的存儲模式，將紙質文檔掃描為電子文檔，同時用于安全管理電子檔案的方式方法也較少。所以，公立醫院想要實現綜合化管理醫院信息數據，任務還十分艱巨。

四、公立醫院檔案管理措施

（一）增強實施檔案管理意識。就公立醫院而言，在提高醫療水平，確保醫療服務活動開展的同時，檔案管理也不容忽視?，F階段，醫院領導及檔案管理人員對檔案工作沒有引起重視。醫院領導一定要將檔案管理納入醫院的管理與發展中，讓管理人員對檔案管理的重要性有一個深刻認識，使之能夠保持積極、嚴謹的工作態度。除此之外，也需要加強檔案管理宣傳，借助現有法律法規在大范圍內的傳播，讓檔案管理人員都要重視檔案管理，進一步增強自身檔案管理意識。要對《中華人民共和國檔案法》中的相關內容做到爛熟于心，以身作則，主動加強對檔案法規的學習，將所學內容落實到日常工作中。

（二）健全檔案管理體系。1.建立健全檔案管理制度。隨著新醫改在全國范圍內的實施，促使醫院在管理核心要素中納入進了多項內容，包括患者滿意度、醫療質量、醫療成本控制等，這也就要求醫院檔案管理工作在制度方面應予以完善，以更加科學規范且人性化的手段開展檔案管理工作，細分、量化工作職責[4]。醫院可有機結合檔案管理工作的質量、效率與相關人員的工作績效，建立各部門合作機制，讓其知曉在檔案管理過程中該怎樣配合，將檔案信息的多個工作環節（收集、傳遞、分析、處理、反饋等）滲透到部門職能管理工作中，從而統一管理和考核醫院內部各部門不同門類與載體的檔案，使檔案管理的可追溯性與可監察性能夠得到充分保障，高效地開展檔案管理工作。2.突出檔案的開發利用。之所以要開展檔案管理，主要還是為了對檔案進行開發利用，進而更好地為醫院其他部門服務。因此，要求檔案管理部門在工作觀念上不斷創新，將服務意識樹立起來[5]。第一，檔案管理應以醫院各項業務為中心開展各項管理工作，積極參與醫院的各項重大活動，進一步豐富檔案管理形式，通過各種不同的信息載體來管理檔案，讓醫院檔案管理能夠為更多的領域服務。第二，不斷組織豐富多樣的編研活動，將醫院的多項內容聯系起來，包括臨床研究、日常管理、經濟建設等，從更深的層面去開發、加工所收集的原始信息，對檔案信息資源的收集渠道予以豐富，把檔案服務的層次進一步深化，使醫院管理中檔案管理的地位更高。第三，醫院應建立信息共享和傳播機制，并將其不斷完善，把患者的需求聯系起來，對醫療市場進行細分，立足于醫院自身實際情況與業務特點，對主要管理方向有一個明確認識。各等級醫院應共享檔案信息，形成完整的醫療檔案服務鏈，打造一個服務共同體，確保區域醫院檔案管理和利用的順利實現。

（三）加強隊伍建設，提高人員素質。檔案管理的有效開展依賴于一支高素質人才隊伍，要滿足政治可靠、作風優良和業務過硬等條件，要求醫院管理部門在培養檔案管理人才方面引起高度重視，具體來說需要做到以下幾點：第一，基于現有人員對精準的專業化人才進行培養，借助多種形式，如外出進修、繼續教育學習等，幫助檔案管理人員開闊視野，將相關業務理論知識以及法律法規更好地掌握。第二，直接從高校引進復合型人才，但須具備全面的知識結構、創新精神，同時還應對檔案管理專業知識充分了解，擁有檔案管理所需的其他技能與知識，從而讓新鮮血液能夠為檔案隊伍帶來新的生機與活力。第三，對檔案管理人員的愛崗敬業精神予以培養，使之擁有較高的職業道德，且責任意識得到增強，能夠勇于擔當，對檔案管理中的實踐經驗與方法進行總結、探索，進而成為行家里手，為推動新時代醫院檔案管理的有效開展做出自己的貢獻[6]。

（四）加強醫院檔案信息 化建設，提升檔案利用率。信息時代加強檔案信息化建設是醫院檔案管理工作的重心。醫院必須將各職能部門與業務部門的檔案系統聯動起來，通過系統同步的信息資料進行檔案的管理工作。要逐步建立人事檔案信息管理系統，利用網絡信息技術與計算機硬件等來實現人事數據的分析、處理，更快更好地為醫院領導提供符合需求的人事信息，為醫院人才隊伍的建設提供預測憑據。

醫院在開展檔案信息化建設時，應將云計算技術充分利用起來，分布式處理諸多數據，從而有效整合數據信息。該技術能夠很好地指導數據建設，使醫院各部門可共享、整合信息，從根本上提升數據信息管理的綜合水平。在網絡大數據時代，分布式存儲對醫院信息化檔案管理可起到重要作用，可實現信息計算節點的合理分布。通過云計算技術的支持下，自動切分也可順利實現，進而能夠在整個資源庫中較好地存儲、管理信息。不僅如此，云技術還可第一時間部署醫院各層面信息，顯著提升信息綜合控制水平。

五、結語

總而言之，時代的快速發展與社會的進步，人們的生活水平與幸福指數不斷提高，人們對于就醫及健康需求有了更高的要求。檔案管理并非只是單純地集中保管各類檔案，其屬于系統工程的一種，需實施標準化管理，尤其要重視開發、利用檔案信息資源。公立醫院領導要深刻認識到檔案管理的重要性，進一步增強檔案管理意識，創新檔案管理服務。要建立健全檔案管理制度，重點要在檔案管理人員的配備和培養上下功夫。通過各種方式整理、開發與利用檔案信息資源，加快實現檔案資源的網絡共享，以便更高效地利用醫院檔案，為醫院建設提供有效參考，助力其可持續發展。