企業應收賬款管理存在的問題及在ERP 系統中運用對策

石賽燕 固力發集團股份有限公司

引言

隨著我國經濟的迅速發展，各行各業的市場競爭也逐漸激烈，大部分企業為擴大銷售，采用賒銷方式進行交易，從而產生應收賬款。任何事物的形成都有利有弊，對于應收賬款，一方面，可以幫助企業增加銷量減少庫存，節省存貨資金占用、存儲、管理等方面成本；另一方面，存在一定的經營風險，管理不好可能直接導致財務危機。因此，企業在日常工作中加強應收賬款管理極其重要。

一、企業應收賬款管理存在的問題

（一）忽視客戶的信用管理和動態信息跟蹤

企業客戶信息檔案管理不健全，對客戶資信度調查不夠深入，未建立系統的信用政策或已建立信用政策和信用期限，但管理粗放，公司內控制度中未明確規定不同類型客戶的欠款信用額度和賬期。企業銷售人員未及時關注到客戶的動態信息，如客戶的資金流情況、履約情況、法律訴訟情況等，使管理不具有針對性。

（二）企業缺乏對銷售合同評審及證據檔案的系統管理

企業忽視銷售合同在簽訂、執行、后期跟蹤等環節涉及的評審、業務單據取證、資料保管等工作，造成后期收款有爭議時，難以實現資產保全。

（三）企業對銷售人員的獎罰機制不健全

企業對銷售人員的內部績效考核通常僅將銷售額與其的薪酬相掛鉤，未與回款掛鉤，使得銷售人員只考慮完成銷售收入業績指標，不注重回款情況，進而企業應收賬款劇增，加上催收力度不夠，壞賬也越來越多，造成企業擁有高銷售額而低利潤的局面。

（四）企業內部缺乏信息溝通

日常應收賬款管理工作中，企業的銷售部門和財務部門各自獨立，之間較少有信息反饋，業務員重視的是銷售額的業務拓展，而公司的財務部門只專注于對應收賬款的會計核算、核對工作，忽視對應收款的跟蹤、反饋、分析，沒有健全業務報告體系，銷售部和財務部之間缺乏信息溝通，業務聯系嚴重脫節。

二、應收賬款管理在ERP系統中的運用對策

企業在加強應收賬款風險控制及管理過程中，隨著信息化水平的日益成熟，ERP 應收賬款管理系統可以在保障制度執行、保證資產安全、提高會計信息質量、提升工作效率等方面發揮較好的作用，利用ERP 管理系統對企業的應收賬款進行內部控制勢在必行。具體運用對策如下：

（一）完善客戶資料信息檔案，將信用管理融入ERP 系統

詳細的客戶信息是高效率回籠資金、預防壞賬風險的基礎，企業應在ERP 系統建立詳細的客戶資料信息檔案，包括客戶名稱、客戶的法人信息、企業地址、聯系方式等工商登記情況、銀行賬戶信息、合同及審批流程、對接人、信用情況等。企業在確定賒銷客戶的信用期限和授信額度前，需對賒銷客戶進行全面調查了解，并作出評估。企業銷售部負責客戶評級授信（客戶聯系、前期資信調查、真實性的核實）及其后續的管理工作，財務部負責對授信客戶實際結算的審核和監督，對 ERP 系統中客戶授信額度和授信期限的管理。

1.客戶信用評價、授信額度及授信流程設置

企業結合ERP 中記錄的業務數據，每年開展對客戶進行的信用評級工作，將客戶信用劃分為A、B、C、D 四個等級：A 類客戶為回款信譽優質，能夠按約定及時付款，上年度無逾期付款的記錄；B 類客戶為回款信譽良好，基本能夠按約定付款，極少逾期付款，逾期時間不超過3 個月；C 類客戶為回款信譽一般，偶有逾期付款，逾期時間超過3 個月，但能結清；D 類客戶為回款信譽較差，有長賬齡逾期未清，不能給予授信?？蛻粜庞玫燃壸鱿鄳氖谛畔禂等缦拢?/p>

信用等級A B C D授信系數0.2 0.15 0.1 0

授信系數為相應信用等級可申請的最大系數，并不是必須申請的系數，原則上授信額度不超過該客戶的上年賬期平均發貨額?？蛻粜庞妙~度是根據客戶信用評級的授信系數、上年貨款支付金額來核定，其計算公式為信用額度=上年累計銷售額*授信系數。

企業當年新開發的客戶原則上不給予授信額度，不予賒賬，付款方式為款到發貨，但特殊情況經企業業務員申請，銷售副總或總經理特批，交財務部在ERP 系統中做臨時單項授信。企業當年內的授信的賒銷額度并非一成不變，而是當出現以下情況可申請調增或調減信用額度：（1）客戶連續3 個月銷售業績增長幅度超過20%且付款記錄良好，可申請調增信用額度；（2）客戶連續3 個月銷售業績減少幅度超過20%，控制調減原信用額度；（3）客戶付款記錄不良，應收賬款逾期超過 2 個月或者發生三次及以上貨款逾期，控制調減原信用額度。

企業銷售業務人員對區域內符合授信標準且有授信需求的客戶進行市場調查，確定客戶品質、能力、資本情況并對授信額度進行合理的填寫《信用額度及賬期申請表》，經片區經理審核后，銷售副總或總經理進行審批，審批流程最終到財務部歸檔生效，并在ERP 系統內設置相應的信用額度和賬期。

客戶授信申請的流程如下：

2.授信后的管理措施

企業針對不同付款方式的客戶采取相應的授信后的管理措施。

（1）付款方式為按合同支付的客戶應注意賬期的計算方式，及時和客戶確認并催收到期的款項，至少每月發一次對賬單確認應收款金額的準確性。

（2）付款方式為月結的客戶應和客戶確認是否區分立賬日和付款日，客戶有立賬日的規定銷售內勤應每月在客戶立賬日前完成開票并寄達客戶，并在付款日之前提醒客戶支付貨款。

（3）付款方式為月清的客戶月底要及時對賬并通知客戶付清本月的發貨金額。

（4）對于超過授信額度使用臨時信用額度發貨的客戶最晚1周內要付清超額部分。

（5）對于付款記錄不良，應收賬款逾期超過 2 個月；或者發生三次及以上貨款逾期，銷售內勤要及時反饋信息給業務員/業務經理、客服經理同時上報片區經理，由業務經理確認是否調減客戶信用額度或者調整付款方式。

（6）對于信用額度20 萬元以上或者付款方式為按月結算的客戶，業務員每季度應至少走訪1 次；信用額度50 萬元以上或賬期在1 個月以上的客戶，除業務員每季度至少1 次的市場走訪外，需銷售片區經理或銷售副總每年至少走訪1 次。在客戶走訪中，密切關注客戶授信額度及回款期限的合理性，結合客戶的經營情況、交易狀況及時調整授信情況。

客戶信用額度每年至少更新一次，在此期間，如果需要對個別客戶進行緊急調整，應及時對相關材料進行補充修改。

（二）啟用ERP 合同評審，規范銷售業務資料在ERP 系統中有效存檔

企業將標準化項目或重點關注事項列入ERP 的合同簽訂模塊中的必選條款，銷售人員合同簽訂，銷售訂單生成時就給予足夠的重視，如非常用大額產品訂單、非常規特制產品等賒銷業務，在系統錄入時，就自動觸發評審機制，系統分別提示銷售主管、生產主管、技術人員、品質人員、采購專員，分別做出評審，以此最大可能規避因產品質量、交期、生產技術等可能產生的問題，所導致的客戶拒付貨款。

ERP 系統記錄了賒銷業務的整個流程單據，體現在系統內產生的銷售合同、銷售訂單、發貨通知單、銷售出庫單、銷售稅控發票等，關聯了外部的托運部物流單、客戶的簽收單、應收款對賬單等，各單據的ERP 系統記錄存儲及紙質保管，形成了系統的證據鏈，為后期涉及不良應收款，如通過法律途徑催收時，提供了有效的保障。

（三）運用系統數據的客觀性和準確性，確保賒銷制度的有效執行

（1）事前控制。企業根據客戶信用檔案和歷史交易數據，在ERP 系統中針對不同類型客戶，對其基礎信息資料中錄入賒銷信用賬期和信用額度設置，防止人為隨意判定，從而保障制度的有效執行。

（2）事中控制。在系統中對賒銷客戶的賒銷信用賬期和欠款額度信息錄入、銷售訂單制單和審核、發貨通知單的制單和審批分別設置了不同權限的人員操作。系統也將自動拒絕不符合規范的操作步驟，一旦發現實際賬齡超過目標賬期或欠款額度已經超過授信的最高賒銷額時，ERP 系統中在新的銷售訂單生成時，系統將自動提示企業銷售內勤，并無法對該筆銷售訂單的制單保存，從而觸發提示銷售人員抓緊催收之前的未結欠款。同時以信息傳遞為基礎，自動形成財務信息，減少人為操作，有效防止隨意和虛假性，從而提高了信息的可靠性。

（3）事后控制。在ERP 系統中采取數據核對、信用重新評估等措施，通過搜集整理相關人員的日常工作操作，系統可自動生成各類分析報表數據（如應收款匯總表、應收款明細表、應收款賬齡分析表、到期債權表、客戶對賬單等），可供銷售和財務人員分析、催收、評價，通過系統全過程的監控，保障賒銷制度的有效運行。

（四）系統自動生成實時的賬齡分析表和到期債權表，提供高效的決策依據

ERP 系統根據設置好的信用期限可自動對客戶進行賬齢和是否逾期分析，生成應收款賬齡分析表和到期債權表。系統根據企業的需求，設置查詢分幾個不同時段對客戶進行的賬齡分析，如應收賬款分別產生在1 個月內、1-3 個月、3-6 個月、6-12 個月、1 年以上、2 年以上、3 年以上……區間的金額及占比，通過應收賬款賬齢分析，結合系統設置的賬期比對，生成到期債權表，確定是否逾期欠款，提示企業銷售業務員和財務應收會計要把逾期款項作為工作重點，使企業進一步研究，并及時調整合理的信用政策，提高應收賬款的收現率，從而降低壞賬率。

（五）建立應收賬款清收責任制，結合ERP 管理系統應用

（1）完善ERP 系統業務內部分工，明確崗位職責和權限。企業在ERP 系統中明確涉及合同洽談、銷售訂單簽訂、產品配貨、銷售發運及銷售收款等銷售業務涉及的相關人員ERP 操作的權限和職責，以確保ERP 系統中各崗位的相互分離，以便相互監督、稽核。企業銷售部、生產部發貨倉庫、財務部等部門和人員要做到各司其職，最大限度地提高應收款回收，縮短應收賬款的收賬期，減少呆賬。

（2）建立企業銷售、財務人員及客戶的對賬機制。企業開展定期和不定期的應收賬款核對，每月初財務應收會計將應收款明細表、賬齡表、逾期欠款名單，發送給經辦銷售業務人員進行核對內部記賬是否準確，確認無誤后，再由經辦銷售人員通過ERP 系統客戶對賬模塊，與客戶進行對賬并催收貨款，銷售人員將對賬及催款情況匯總反饋給財務會計，財務人員分析并提取異常欠款客戶名單，列入“風險應收款客戶名錄”，據此進行跟蹤記錄表反饋信息，直至該客戶移除風險名錄。各月核對過程中，企業根據自身的對賬情況，篩選相關客戶出具并發送企業對賬函；年末根據財務年報審計要求，由專業會計師事務所出具并發送詢證函。

（3）完善銷售業務人員應收款責任制。為了防止企業銷售人員以達到銷售額為目的，而盲目采取賒銷，企業需制定切實可行的收款計劃，明確收款期限和收款金額，把應收款的回籠責任明確到對應銷售人員，在ERP 銷售訂單中明確記錄對應負責銷售部門、銷售業務員、銷售內勤。企業每月或每季度ERP 系統取值，同時啟用銷售額及資金回款情況對銷售人員進行業績考核，對不能及時收回的應收賬款進行原因查詢、責任追究，根據責任范圍和失職程度，給予相應績效處罰。如將銷售業務員和片區經理的業績獎勵與收款掛鉤，將在信用期內收回的應收款列入有效的銷售業績，逾期未收回的欠款不列入考核業績的獎金計算基數，對逾期應收賬款 3 個月內收回，才補發獎勵；3-6 個月收回，補發 50% 獎勵；6-12 個月收回，不再補發；超過 1 年以上（每一季度累進）按上年獎勵金額30%處罰在當年獎勵中扣除。企業明確規定在應收賬款未完全收回或妥善處理之前，相關責任人員不得調離本企業。

結語

企業運用ERP 系統可快速收集、匯總、分析應收賬款，為企業管理提供了高效的決策信息。但ERP 系統的技術不是萬能的，ERP 系統只是一種管理工具，它并不能完全代替人的管理。因此，加強應收賬款風險管理，離不開信息技術與管理手段的協調配合，將管理思想與信息技術完美結合在一起，完善企業應收賬款管理，提高資金利用率，實現經營成果最大化。