數字化轉型背景下RPA在財務共享服務中心的應用

謝紫微

【摘? 要】機器人、大語言模型、生成式人工智能等現代信息技術的出現不斷推動財務的數智化轉型與發展，同時，深刻改變著財務會計、管理會計等財務管理工作的模式與方法。論文探討了機器人流程自動化（RPA）技術在財務共享服務中心的應用場景，聚焦于費用業務，揭示了RPA在優化財務流程、提升數據處理效率和精確性方面的顯著優勢，同時，突顯了其在釋放人力資源、增強財務合規性和降低操作風險方面的潛力。隨著技術的進一步發展和應用深入，RPA將在推動財務流程自動化、提高運營效率等方面發揮更加關鍵的作用，為財務共享服務中心的未來發展開辟更廣闊的視野。

【關鍵詞】RPA;財務共享服務中心;費用業務;內部控制

【中圖分類號】F270.7;F275? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文獻標志碼】A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文章編號】1673-1069（2024）01-0139-03

1 研究背景

DT（Data Technology，數據技術）時代發展與日俱進，伴隨著“大智移云物”等新興技術的快速發展，企業在生產運營過程中產生并積累了大量的數據，數據已經變成非常重要的生產要素。激發數據創新驅動潛能，為企業經營決策提供有價值的信息，實現數字化轉型升級，是DT時代企業面對競爭激烈的市場環境、塑造高質量發展新動能的必然選擇。

特許公認會計師公會（ACCA）發布的《2020年中國共享服務領域調研報告》中，95.2%的受調研企業已經有初步或成熟的財務數字化戰略和計劃。財務數字化轉型成為財務發展的新趨勢，共享服務中心將轉變成為企業數據中心，為企業打造競爭優勢。同時，共享服務中心將積極探索新興技術的應用。報告中提及，有55.2%的被調研者在財務共享服務領域使用或將要投入使用RPA技術。RPA（Robotic Process Automation）即機器人流程自動化，是智能財會領域新興的“數字勞動力”。越來越多的企業在共享服務中心內部應用RPA等技術來進一步提升業務處理效率、加強風險管控，以提供卓越的客戶服務和高質量的決策支持。

RPA技術在財務領域的出現，為財務共享服務中心達到數字化、智能化業務流程優化引入了新的研究方向。RPA技術具有自動從外部系統獲取數據后自動錄入數據和合并匯總的功能，同時，能夠代替會計人員完成一些具有重復易錯性質的工作，并且其準確度高的特質能夠解決部分企業所存在的內外部信息系統交互困難和自動化程度低等問題。在審計行業，借助RPA技術，某些因工作量大而抽查審計的科目也可以進行全部抽查。RPA技術的優點可以與財務共享服務中心完美契合，解決現有業務流程存在的問題。運用RPA技術是優化財務共享服務中心的重要方法，基于RPA技術的智能財務共享平臺也是加速企業數字化轉型的重要手段。因此，研究RPA技術在財務共享服務中心的應用具有重要意義。

2 RPA在財務共享服務中心的應用場景

2.1 業務流程自動化

財務共享服務中心在完成業務財務、共享財務、戰略財務劃分后，使用RPA技術來模擬人工操作交互行為，通過機器人的形式來自動執行那些規則明確、重復性高的標準化業務流程，如發票采集、單據填制等。同時，通過預設業務規則自動匹配和核對賬目數據等，大幅度減少基礎人工的介入，在降低錯誤率的同時提高工作效率。

2.2 實時生成報表數據

在考慮現有架構與RPA兼容性的基礎上，通過預設規則，RPA可以從ERP系統、電子表格和第三方應用程序等多個系統來提取必要數據，以相關格式要求來清洗整理數據，實時處理和分析業務活動中產生的財務數據，這種自動化不僅提高了報表的生成效率，而且確保了業務數據與財務數據的一致性和準確性。

2.3 合規性監控和風險預警

在RPA流程中配置異常交易識別模式或不符合標準的預警警告，能夠識別潛在的業務風險與財務風險。一旦業務處理過程中發現異常，RPA能夠自動預警，并關聯相關人員。同時，RPA可以自動化編制和提交必要的合規和稅務報告，減少人工錯誤，提高報告的準確性和及時性。企業可利用人工智能（AI）賦予機器人類智慧，讓機器學會規則、判斷。通過RPA+AI，企業可以實現對業財交易的實時監控，及時識別和糾正不符合政策和法規的活動，確保業財交易符合內部控制和外部法規的要求。

2.4 上下游賬戶管理

企業可以將客戶和供應商等相關信息的錄入流程自動化，以此提高數據處理的速度和準確性。通過RPA技術，上下游賬戶管理可實現常規查詢響應及需求更新的自動化，能夠縮短對客戶和供應商需求的響應時間，提高服務質量，同時，自動跟蹤和管理與客戶和供應商相關的合同條款，確保合規性和減少合規風險。通過監控異?；顒雍湍Ｊ?，RPA可以幫助識別潛在的風險和欺詐行為，保護企業免受財務損失。

2.5 預測分析和決策支持

通過分析歷史數據，RPA可以輔助財務共享服務中心進行預測分析，為管理層提供更有價值的業務洞察，支持決策制定。

這些應用場景體現了RPA在提高財務共享服務中心效率和效能方面的關鍵作用，特別是在標準化流程、提高數據質量和增強合規性方面。通過這些應用，RPA有助于釋放財務專業人員的時間，使他們能夠專注于更具戰略性的任務。

3 RPA在費用業務流程的運用

在財務共享服務中心，費用業務的一般流程通常包括：員工因出差或采購而產生相關費用;收集并保存所有相關費用的憑證，如發票、收據等;事后填寫費用報銷單，詳細列出各項費用，并附上相應憑證;員工將填寫好的報銷單及附件提交給直接上級或指定部門審批，確認費用的合理性與合規性;財務部門對審批通過的報銷單進行再次審核，確保費用的準確性，判斷其是否符合財務政策;財務部門在審核無誤后，進行費用支付，將報銷金額匯入員工指定賬戶;財務部門將報銷記錄入賬，并對相關報銷單據進行歸檔保存，以便未來的查詢和審計。

在上述流程中存在一些數據錄入的錯誤和不一致性問題，例如，部分需要手動輸入的數據會增加錯誤率、業務財務數據口徑的不一致。缺乏自動化的審批流程可能導致審批緩慢，這不僅延遲了付款進程，還可能影響員工的滿意度和生產效率。在大型或分散的組織中，確保所有費用報銷環節遵守公司政策和規定是對公司內部控制的較大挑戰。不同的財務系統和工具之間缺乏有效集成可能導致數據孤島，影響效率和報告的準確性等。本文對未運用RPA技術的費用業務流程與運用RPA技術的費用業務流程進行了簡單的比較，并對一般業務流程的步驟進行了分解，如表1所示。

3.1 自動化收集憑證

RPA在自動化收集憑證上可以采用多種技術，如電子郵件解析、光學字符識別（OCR）技術、API集成、智能文檔識別。對于來自供應商或員工的電子郵件中包含的發票或費用報告等，RPA可以自動掃描和解析這些附件以提取相關數據。光學字符識別（OCR）技術能夠讓RPA機器人從掃描的文檔、PDF文件或圖片中讀取相關文本，如金額、日期、供應商名稱等，這在處理紙質發票或收據時十分有效。RPA可以與其他系統，如企業資源計劃（ERP）系統、財務管理軟件等，通過應用程序編程接口（API）集成。通過配置特定的規則來識別憑證并對其分類，RPA機器人可以直接從這些系統中提取所需的憑證信息，例如，基于供應商名稱、金額范圍或發票日期等標準來自動識別文檔并完成分類。不僅如此，利用AI賦能RPA，使用機器學習和人工智能技術來提高RPA的文檔識別準確性，能夠幫助RPA機器人理解和區分更為復雜或非標準格式的文檔。

3.2 自動化填寫報銷單

通過上述自動化收集憑證的流程，RPA技術能夠在紙質或電子格式的文檔中提取所需關鍵信息，通過預設好各單據填寫流程，RPA可以識別原始憑證中的金額、單價、商品名稱、產品規格等信息，并通過預設自動錄入憑證程序，實現結構化數據的自動錄入，從而達到快速批量生成憑證的目的，還可提高費用業務單據填寫的規范性與準確性。語音識別技術同樣可作用于填寫流程，如遇到特殊業務，需要財務人員手動填寫，語音識別功能可以幫助實現財務人員描述業務、RPA填充信息的人機交互。

3.3 自動化審批流程

費用的財務審核離不開業務的審批，通過RPA將業務和財務流程中的重復性任務自動化，能夠確保信息流在不同部門間流暢無縫，提高業務與財務的數據一致性，同時，能夠實時處理和分析業務活動中產生的財務數據，如銷售數據、成本數據等。這種實時分析有助于管理層作出更快更準確的決策。3.4 自動化財務審核

將RPA集成到財務共享服務中心的工作流程管理系統中，自動化整個審批流程，包括文檔轉發、狀態跟蹤和通知發送，這種自動化確保了審批過程的連貫性和透明性。同時，與ERP系統和其他財務軟件集成，自動檢索和匹配憑證數據，例如，將發票與采購訂單或合同進行匹配，這種集成有助于自動驗證憑證的準確性和合規性。在識別異?；蚩梢傻慕灰追矫?，RPA系統可以使用預定義的邏輯，例如，超出預算限額的費用或不符合財務政策的支出，當檢測到這樣的異常時，RPA可以自動標記這些事項并通知相關人員進行進一步審查。

作為未來發展的新趨勢，RPA的4.0階段涵蓋了下一代RPA的所有功能，能夠運用人工智能技術和自然語言處理來分析非結構化數據。這些技術可以使RPA在處理憑證時學習和適應新的模式和異常情況，從而隨著時間的推移提高其判斷的準確性，由此基于RPA的審核可以擴展到更廣泛的財務管理領域。

通過自動化數據收集和流程整合，RPA可以監控實際支出與預算之間的差異，及時提供偏差分析，幫助管理層作出調整。對于資金管理，RPA可以自動執行日常的現金流管理任務，如監控銀行賬戶余額、預測現金需求、優化資金配置。RPA可以強化內部控制流程，自動監控和報告潛在的內部控制問題，如不合規交易或異?；顒?，并且可以協助執行內部審計流程，自動收集和準備所需的審計資料。RPA可以幫助企業自動跟蹤和遵守各種財務法規和政策，減少合規風險，同時，可以持續監控財務風險指標，及時預警潛在風險，幫助企業采取預防措施。

3.5 自動化費用支付

財務人員在處理批量付款業務時，比較耗費精力的是核對相關信息，所以可通過RPA技術在批量付款前完成付款等關鍵信息數據的標準化處理，如個人賬戶信息等。核對完成后，可由RPA機器人自動處理支付流程，將款項轉入員工賬戶，同時，可以由人工加以監控。

3.6 自動化記錄和歸檔

費用業務會涉及大量的原始憑證，如發票、合同等。企業可以設定明確的數據歸檔規則，如何種類的數據需要歸檔、歸檔的時間周期、保存的格式和期限等，以這些規則為RPA的操作提供指導。以現已投入使用的費用報銷機器人為例，其可以將員工出差費用報銷后的單據通過圖1的費用業務流程，掃描遞交審批流程后自動歸檔，并在累積到一定限額后，把所存儲的相關紙質憑證自動整理裝盒，并在每個盒子上附二維碼，以便后續歸檔。但未來數據資源會越來越多，數據的保存歸檔存儲愈發重要。企業可利用RPA自動提取不同系統和格式的數據，如電子表格、PDF文件、數據庫記錄等，并將其轉換為所規定的格式進行存檔，以及完成數據的備份，且定期備份重要數據，確保數據在不同的存儲位置之間保持同步，以防數據丟失或損壞。利用RPA技術來加密數據、控制訪問權限，以及記錄數據處理的日志，能夠保障數據安全和合規。

4 結語

在費用業務領域，RPA技術的應用可以突顯其對提高業務效率、減少人工錯誤和增強數據一致性的重要性。通過自動執行日常的、重復性高的業務，RPA使財務專業人員能夠將更多精力投入更具戰略意義的任務上，如財務分析和決策支持。此外，RPA在確保財務流程的合規性和透明度方面展現了其不可或缺的價值。

隨著技術創新的不斷推進，RPA與人工智能、機器學習等前沿技術相結合，能夠進一步提升自動化流程的智能化和復雜性處理能力。人工智能賦予機器人類智慧，讓機器學會觀察、說話和思考，系統通過自發學習甚至可以幫助解決人不能解決的問題。這種技術融合不僅能夠應對更加復雜的財務操作，還能為企業提供深層次的業務見解，從而在競爭激烈的市場環境中保持競爭優勢。

此外，隨著企業對RPA技術的深入理解和實踐經驗的積累，其能夠更有效地將RPA技術整合到財務共享服務中心的戰略規劃中。隨之而來的是對RPA相關專業知識和技能的需求的持續增長，這不僅促進了專業人才的培養，也推動了專業領域的發展。預計隨著技術的進一步發展及其應用的逐步深入，RPA將在優化財務流程、提高運營效率方面發揮更大、更關鍵的作用，為未來財務共享服務中心的發展提供更多的可能性。

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【基金項目】廣東財貿職業學院2023級校級科研項目“數字化轉型背景下RPA在財務共享服務中心的應用研究”（項目編號：20230205）。

【作者簡介】謝紫微（1991-），女，湖南常德人，講師，研究方向：會計信息化。