“互聯網+”背景下學校檔案管理信息化研究

文/山東省菏澤信息工程學校 單長莉

在信息技術飛速發展的今天，“互聯網+”成為各行各業發展的新機遇，“互聯網+”可以將電子信息技術、計算機網絡技術以及移動通信技術等應用到各個領域，推動各個行業的發展。山東省菏澤信息工程學校本年度接收文書、教學、會計、基建、聲像、實物檔案共計收集整理170件，增錄案卷級目錄81條。由于校區搬遷，1990年以前的檔案全部交給檔案館，1990年后檔案重新整理上架共計4000余件。新購置會計憑證柜5組，接收財務科2020年度報表、決算報表、憑證、會計賬簿等四大類財務檔案。在開展檔案管理工作時，學校順應時代發展的要求，從教學理念、管理模式、管理手段等方面入手，將信息化技術作為發展基礎，提升檔案管理活動的成效。然而，校內的檔案管理工作在開展之后，仍存在不足，例如缺乏完善的管理制度、缺乏足夠管理資金等，嚴重制約了檔案管理工作的開展。因此，學校必須對信息化的檔案管理給予高度關注，從制度建設、人員培訓等方面入手，全面提高檔案管理水平和效率，為學校的發展提供支持。

一、“互聯網+”背景下學校檔案管理信息化的積極意義

（一）優化檔案管理工作，促進學生健康成長。學校在促進自身檔案管理工作有序開展的過程中，相關部門增加了對檔案管理的關注度，并且制定更加完善的管理制度。通過實施科學合理的檔案管理制度，能夠有效提高學生學習和生活中的積極性和主動性。在日常的學習和生活中，學生可以將自身的學習情況、學習態度等通過各種途徑進行記錄和反饋，以便更好地了解自身在各個方面存在的不足，及時進行改進[1]。優化學校檔案管理工作，有利于促進學生健康成長。

（二）實現學校資源共享，提高檔案管理效率。在實施檔案管理信息化建設后，檔案管理人員可以通過互聯網技術將各部門的資源進行整合，建立統一的檔案管理系統。通過這種方式，不僅可以使學校的資源得到充分共享，還可以提高檔案管理人員的工作效率，從而為學生提供更好的服務。在實踐過程中，學?？梢詫Ω黝愋畔①Y源進行統一規劃和設計，建立學校檔案管理信息系統。通過這個系統，檔案管理人員可以對不同部門和層次的信息進行整合，學校能夠在檔案管理層面擁有更高效率。

（三）增強檔案信息資源的利用率?！盎ヂ摼W+”技術的應用，不僅成為學校檔案管理的發展機遇，也帶來了更多的挑戰。在學校檔案管理工作中，利用“互聯網+”技術，能夠及時、準確地收集和整理學生的檔案資料。與此同時，檔案管理人員還能夠利用信息化手段，對檔案信息資源進行開發、挖掘和整理，為學校的教育教學工作提供服務[2]。例如，學生可以通過網絡查詢自己的檔案資料，這樣不僅可以節省時間和精力，而且還能夠提高工作效率。此外，學校檔案管理人員還能夠利用數字化設備，存儲學生的檔案，既有效提升了檔案管理的實際質量，又提高了學生對學校檔案管理工作的認同感和滿意度。

（四）有利于推動學校信息化建設的進程。在“互聯網+”背景下，學校檔案管理工作不僅可以實現無紙化辦公，同時還能夠利用計算機技術建立電子檔案管理系統。如此，學校的檔案管理工作就可以由傳統的人工操作逐漸轉變為由計算機來完成，不僅提高了工作效率，而且還能夠提升檔案管理的水平。其次，學校的檔案管理人員還能夠借助計算機技術實現對各類檔案信息資源的有效整合和共享，進而實現資源共享、信息交流、工作交流等一系列功能[3]。因此，在“互聯網+”背景下，重視對學校的檔案管理信息化建設工作，可以為學校的整體信息化建設提供幫助，為學校的長遠發展提供了有力保障。

二、“互聯網+”背景下學校檔案管理信息化研究過程中存在的問題

（一）檔案管理信息化資金投入不足?，F如今，我國學校持續擴大自身的辦學規模，學校檔案管理工作也變得越來越重要。在檔案管理工作中，需要重視信息化技術的應用，但是當前學校對檔案管理工作存在一定程度的忽視。檔案管理工作的信息化建設是一項長期工程，需要大量資金支持。資金投入不夠，勢必會影響學校檔案管理工作的信息化建設。從當前學校檔案管理工作現狀來看，主要存在以下問題：一方面，在實際工作中，很多學校認為檔案管理信息化建設只是對硬件設備的更新，并不會影響到學校各項工作的正常開展；另一方面，很多學校由于資金投入不夠，在軟件方面還缺乏相應的資金支持，從而導致軟件設備不能及時更新，難以滿足檔案管理工作需求。

（二）學校檔案管理工作安全保障不足。在學校檔案管理工作中，安全保障是最為關鍵的部分。但是，由于當前學校檔案管理工作中的安全保障不足，檔案信息在整理和存儲過程中，極易受到各種因素的干擾而出現丟失、損壞等現象。此外，在學校檔案管理工作中，很多人員缺乏安全防范意識，也沒有進行專業的安全防護培訓，在使用計算機以及網絡的過程中，極易受到病毒侵襲等現象，導致已有檔案信息缺乏足夠的安全性，從而出現泄露或者遺失問題。

（三）學校檔案管理工作管理意識不足。在學校的教育教學工作中，檔案管理是一項十分重要的內容，是學校進行教學活動的重要參考依據[4]。然而，當前許多學校對檔案管理工作不夠重視，沒有將其納入學校整體發展規劃中，缺乏檔案管理信息化建設意識。其原因有：一方面是因為受到傳統觀念影響，部分學校認為檔案管理工作是一項簡單、枯燥的工作，沒有將其作為一項重要的工作進行推進；另一方面是因為部分學校缺乏檔案管理信息化建設意識，未將其納入發展規劃中來。同時也因為檔案管理工作內容具有繁瑣、枯燥以及難以量化等特點，導致部分學校對檔案管理信息化建設不夠 重視。

（四）創新能力不足。學校在檔案管理信息化建設過程中，應立足于實際情況，不斷創新工作方法，以滿足時代發展的需要。但是目前很多學校的檔案管理信息化創新能力不足，導致檔案管理信息化建設不能與學校發展同步；首先，很多學校在實施檔案管理信息化建設過程中，由于缺乏足夠的重視，導致應當落實的方案措施被擱置。其次，有的學校雖然進行了一定的投入，但是因為技術力量薄弱等原因，導致學校的檔案管理信息化建設水平不高；最后，由于學校在開展檔案信息化建設過程中缺乏專業人才的支持和指導，導致部分學校在進行檔案管理信息化建設過程中不能科學利用信息技術和數字化資源，無法滿足“互聯網+”時代對學校檔案管理的要求。

三、加強學校檔案管理信息化建設的有效策略

（一）轉變觀念，加強檔案信息化管理意識。在“互聯網+”時代，學校內部負責管理檔案的工作人員，主動關注檔案管理相關的信息化建設活動，并積極參與其中。學校檔案管理工作人員要積極學習“互聯網+”背景下學校檔案管理信息化建設的相關知識，明確新時期學校需要滿足的檔案管理要求，從而摒棄陳舊的、傳統的管理理念，樹立信息化的先進管理理念。學校要加強對教師進行相關知識的培訓。在開展檔案信息化建設工作時，教師要發揮自身優勢，積極參與其中。另外，教師還要主動學習計算機、互聯網等相關知識，掌握現代化信息技術手段。如可以定期組織檔案管理人員進行信息化建設知識培訓、計算機操作技能培訓、網絡信息安全知識培訓等活動。學?？梢云刚堃恍n案管理方面的專家，對檔案管理人員進行專業培訓，并讓他們在實際工作中發揮重要作用。只有這樣才能提高學校檔案管理工作人員的綜合素質和業務水平。

（二）規范管理，提高檔案管理信息化的規范性。學校的檔案管理工作一般由檔案館和辦公室共同完成，其中檔案館負責對學校的教學檔案、行政管理檔案、基建檔案、科研檔案等進行收集與整理，辦公室負責對各部門的教學檔案與整理，學校領導負責對學校各個部門的教學和行政管理以及基建項目等進行審核與審批，各部門根據學校制定的制度規范自己的工作。在這個過程中，圍繞《國家保密文件管理法》結合學校自身實際情況制定健全的保密制度。嚴格按照文件中規定的內容、范圍、原則和程序執行，保證學校所有信息都在國家機密與學校機密之間找到平衡點，確保檔案管理工作安全。同時，要做好紙質檔案管理工作，做到紙質檔案和電子檔案同步進行。在紙質文件保管方面，學?？梢栽诩堎|文件歸檔完成后將其統一存放到檔案館或辦公室保管；電子文件也可以定期歸檔到檔案館或辦公室保存。在電子文件歸檔方面，學校應該設立專門的人員負責收集、整理、歸檔電子文件，將其制作成相應的電子文檔格式后放在專門的服務器中保存，以備日后使用。

（三）加大投入，構建信息化檔案資源庫?！盎ヂ摼W+”背景下，信息技術已經逐漸滲透到各行各業中，為各行各業的發展提供了非常廣闊的空間。在學校檔案管理信息化建設過程中，需要針對信息化資源庫的建設，投入更多的資金以及資源，積極引入先進的信息技術和設備。一方面，學校在建設信息化的檔案管理體系方面，首先要保證檔案資源庫的信息化水平以及檔案庫的完善性，全面整合學校各種類型的檔案信息資源，建立一個具有綜合性、全面性、系統性和實用性的檔案信息資源庫；另一方面，在學校檔案管理信息化建設過程中，還需要將傳統的紙質文件轉變為電子文件，并且以數字化、電子化等方式存儲在電子計算機中。通過建立一個多層次、多載體、多功能的檔案資源庫，全面提升學校檔案管理信息化建設水平。

（四）規避風險，強化網絡安全保障機制。在學校檔案管理信息化建設中，網絡安全極為重要，因此需要規避網絡安全風險，強化網絡安全保障機制，使學?？梢皂樌鋵崣n案管理相關的信息化建設方案，在此過程中，信息化建設工作需要強化以下幾點：第一，在學校檔案管理信息化建設中，需要對網絡安全進行風險評估和風險識別，通過分析檔案管理信息化建設的影響因素，有針對性地制定相應的解決方案；第二，學校需要建立完善的網絡安全保障體系。學校應當對自身的網絡安全給予高度重視，持續完善相關管理機制，同時加強網絡安全技術防范手段、建立健全網絡安全風險評估和風險識別體系等，確保學校檔案管理信息化建設的安全性；第三，學校要對工作人員進行培訓，強化檔案管理工作人員的網絡安全意識和風險防范意識，提高其操作技能；第四，學校要定期開展網絡安全檢查工作，發現問題及時處理。

（五）利用現代化信息技術手段，提高檔案信息化管理水平。1.借助現代信息技術，實現檔案管理數字化。在“互聯網+”時代，學校檔案管理工作也需要充分利用現代化信息技術來實現數字化轉型[6]。在開展學校檔案管理信息化建設時，可以通過引進現代化信息技術手段來實現數字化轉型。例如：借助現代信息技術來建立檔案管理信息系統、檔案數字化管理系統等。在為學校檔案管理工作帶來便利的同時，也可以幫助教師、學生等用戶更加高效地檢索到自己所需要的相關信息。2.建立數字檔案館，實現紙質文件與電子文件相結合。在“互聯網+”背景下，學?？梢岳秒娮游募韺堎|文件進行替代和保存，同時利用電子文件來完成紙質文件的存檔、存儲等工作。通過將紙質文件與電子文件進行有機結合的方式來實現檔案管理工作的信息化轉型。3.構建數字化檔案管理平臺，實現各部門、各科室之間數據共享。在“互聯網+”背景下，學校必須要建立起數字化檔案管理平臺，將各部門、各科室之間的數據進行有機整合和共享。通過在數字化檔案管理平臺中建立統一標準、統一格式的電子文檔數據信息，并通過網絡將其上傳到檔案管理平臺中。這樣一來就能夠實現數據資源的共享和利用，提高學校檔案管理的工作效率和工作質量，從而為學校各項工作的開展提供有利條件。

四、結語

隨著信息化技術的不斷發展，學校檔案管理工作也要與時俱進，充分利用互聯網技術來實現檔案管理信息化。學校檔案管理部門要通過不斷提升管理人員的專業水平和服務意識，增強檔案管理信息化建設力度，打造高素質的檔案管理隊伍，加大對檔案信息化建設資金投入等措施，全面提升學校檔案管理信息化水平。在開展檔案管理工作時，要以學生和教師為中心，圍繞學生和教師需求展開工作。學校檔案管理人員必須轉變思想觀念，以互聯網為載體，以信息化技術為手段，全面提高學校檔案管理水平。