醫院“互聯網+”檔案管理方案的實施

文/濰坊市中醫院 黃河

信息時代，檔案管理工作的重點就是利用網絡平臺，將分散在檔案管理人員手中的文件資料集中管理[1]。醫院檔案管理系統利用信息技術，對醫院相關檔案進行收集、整理、存儲和利用，以提高檔案管理的工作效率和質量，保證檔案信息安全。因此，檔案管理系統必須保證文件的完整、準確、有效。然而，隨著網絡平臺的發展，傳統的檔案管理系統已經不能滿足現代醫院檔案管理的要求。本文通過對醫院應用“互聯網+”檔案管理方案的實施效果進行評估，從醫院實際應用出發，介紹了方案的基本結構及模塊功能，為醫院提高檔案管理工作效率、降低運營成本、提升醫院核心競爭力提供參考。

一、醫院檔案管理工作的內容

醫院檔案管理工作是醫院運行中的重要環節，以下是醫院檔案管理工作的主要內容和職責：第一，病案管理，負責醫院病歷、病案的收集、整理、歸檔和保存工作，包括對病歷的審核、歸檔和編碼等，確保醫生的醫療記錄完整準確，且滿足醫療質量管理與醫療保險結算的要求；第二，電子病歷管理，負責醫院電子病歷系統的建設、運行和維護，確保電子病歷信息的安全性和完整性；第三，數據管理，負責醫院各類數據的收集、整理和分析工作，如統計醫院的病床使用率、手術情況、疾病發病率等，為醫院的運營決策提供數據支持；第四，檔案借閱管理，負責醫院檔案的借閱、歸還和管理工作，保證檔案的安全和完整；第五，檔案數字化管理，推動醫院檔案的數字化建設，提高檔案的檢索和管理效率；第六，信息保密，負責醫院患者病歷和其他敏感信息的保密工作；第七，培訓與指導，負責對醫務人員進行檔案管理知識與技能的培訓，提高醫務人員對檔案管理的重視度。

二、醫院傳統檔案管理方案存在的不足

首先，傳統的紙質檔案占用了大量的存儲空間，導致醫院的檔案室需要大面積的空間來存放檔案，給醫院的建筑布局和管理帶來了一定的困擾。其次，紙質檔案需要手動檢索和查找，工作效率較低。醫院工作人員需花費大量時間在檢索、整理和歸檔上，不僅浪費了時間，還容易出現檔案遺失和混亂等問題。再次，紙質檔案容易受到自然災害、鼠害、火災等因素的影響，一旦檔案丟失或損壞，可能會對醫院的醫療質量造成不利影響。此外，紙質檔案難以實現信息共享，無法滿足醫院多部門之間的信息交流和共享的需求，降低了醫院內部工作的協同效率。最后，隨著信息技術的發展，傳統的紙質檔案管理模式已經不能滿足現代醫院信息化建設的需求。數字化時代對醫療信息的準確性、及時性和安全性有著更高的要求，紙質檔案無法滿足這些要求。因此，針對傳統醫院檔案管理模式的不足，醫院應推行“互聯網+”檔案管理模式，利用“互聯網+”提高檔案的存儲、查詢、共享和保密等方面的工作效率，進一步優化醫院的管理和服務水平。

三、醫院應用“互聯網+”檔案管理方案的必要性

檔案管理工作是醫院發展過程中的重要環節，是醫院發展的基礎，檔案管理水平直接影響著醫院的社會效益和經濟效益[2]。隨著我國“互聯網+”行動計劃的實施，檔案管理工作也面臨著新的挑戰。因此，在實際工作中，各大醫院應該采取一系列有效措施，積極推進信息化建設，加強檔案管理隊伍建設，提高檔案管理人員的綜合素質和能力。同時，應加大投入力度，構建完善的檔案管理制度體系和技術標準體系，完善電子檔案的歸檔和利用機制。此外，還要加大宣傳力度，引導社會各界認識到檔案工作在醫院發展中的重要作用，不斷完善“互聯網+”檔案管理系統功能模塊建設，使之更加符合醫院實際發展需要[3]。例如，為提升檔案管理質量、加強檔案資源整合、規范檔案管理流程，某院投入大量人力物力構建了醫院內部電子文件歸檔和電子檔案管理系統，實現了電子文件歸檔、電子檔案查詢與利用等功能，大大提高了醫院檔案管理工作效率[4]。

“互聯網+”檔案管理方案實施的必要性主要體現在檔案管理的安全性、完整性、可靠性和有效性四個方面。第一，通過“互聯網+”檔案管理方案的實施，能夠實現對醫院電子文檔的集中統一管理，提高工作效率，降低管理成本，方便用戶查詢，提高了醫院對信息資源的利用水平，保證了檔案的完整性；第二，通過“互聯網+”檔案管理方案的實施，能夠實現檔案文件資料的集中統一管理，避免因檔案管理人員手工操作失誤而造成的數據丟失問題，提高了檔案的安全性。同時，“互聯網+”檔案管理方案具有較好的開放性、可擴展性和兼容性。醫院應用“互聯網+”檔案管理方案，通過檔案管理信息系統建設，能使檔案工作在技術、管理上與醫院的信息化建設同步發展。一方面，提升了工作效率，減少了人工投入；另一方面，提高了信息利用率，增強了檔案工作的服務功能。

四、醫院“互聯網+”檔案管理方案的實施策略

（一）醫院“互聯網+”檔案管理方案的構建思路。1.規劃和準備階段。（1）明確檔案管理的目標和需求。確定醫院檔案管理的目標，如提高效率、降低成本、提升服務質量等。（2）開展資源調查。評估醫院的現有檔案管理資源和技術基礎，確定是否需要引入新的硬件、軟件和人員等資源。2.技術選型和系統建設階段。（1）選擇適合醫院的檔案管理系統。根據醫院的需求，選擇合適的檔案管理系統，應考慮功能性、可操作性等因素。（2）開展系統建設和定制化開發。根據醫院的具體情況，進行系統建設和定制化開發，確保系統能夠滿足醫院的需求，并進行相應的測試工作。3.檔案數字化導入階段。（1）紙質檔案的數字化處理。對醫院現有的紙質檔案采用掃描、拍照或圖片采集等方式，將其轉換為電子檔案。（2）對已數字化的檔案進行整理和導入。對數字化的檔案進行整理和分類，并導入檔案管理系統中，確保相關人員可以方便地查詢和管理檔案。4.培訓和推廣階段。（1）培訓管理人員和醫院其他員工。對檔案管理系統的使用方法和操作流程進行講解和宣傳，使管理人員和其他員工能夠熟練地使用系統，并了解檔案管理的相關政策和規定。（2）推廣宣傳和促進使用。通過內部宣傳和推廣活動，積極宣傳和推介“互聯網+”檔案管理的優勢和效益，鼓勵醫院的工作人員廣泛使用檔案管理系統。5.安全管理和監控階段。（1）建立檔案安全保密機制。建立嚴格的檔案安全保密機制，包括權限管理、檔案加密、訪問控制等，確保檔案的安全。（2）監控和維護檔案系統。建立檔案系統的監控機制，及時檢測和處理系統故障或異常，確保系統的穩定運行和數據的可靠性。

（二）醫院“互聯網+”檔案管理方案的實施內容。1.檔案數字化建設。將醫院的紙質檔案進行數字化處理，存儲在電腦或云端服務器中，大大減少紙質檔案的存儲空間，方便檔案的查詢和共享。2.建立檔案管理系統。醫院檔案管理系統包括檔案管理平臺、數據庫、查詢和操作界面等。通過這個系統，醫院工作人員可以方便地進行檔案的錄入、查詢、整理和歸檔等工作，并且可以根據權限設置實現不同層級的檔案訪問控制。3.引入智能化技術。結合人工智能、自然語言處理、圖像識別等技術，提高檔案的管理效率。同時，應對管理人員進行相關培訓，使其能熟練運用這些技術。例如，利用智能識別技術可以自動對檔案進行分類、標記和索引，能夠識別醫療影像資料，并進行自動化歸檔和檢索。4.加強檔案安全保密建設。在互聯網環境下，醫院檔案管理工作需要注意檔案安全和隱私保護，可以建立嚴格的權限管理機制，對檔案進行加密和訪問控制，確保只有授權人員可以查詢和操作檔案，明確醫院內部的授權等級。同時，還需要建立完善的備份機制，確保檔案的安全性和可靠性。5.推行移動化應用。借助移動設備和相關應用軟件，可以實現檔案的移動化管理和使用。例如，醫院工作人員可以利用智能手機或平板電腦進行檔案的查閱和編輯，無論是在科室、病房還是外出工作時，都可以方便地使用和處理檔案。通過“互聯網+”檔案管理方案的實施，醫院可以實現檔案管理的數字化、自動化和智能化，提高檔案管理的效率和質量，為醫院提供更好的服務。

（三）實施醫院“互聯網+”檔案管理方案的保障策略。為了有效落實醫院“互聯網+”檔案管理方案，需要采取以下保障策略。1.安全保障。首先，加強系統安全管理。建立完善的系統安全管理制度，包括權限管理、數據備份與恢復、日志監控與審計等，確保檔案數據的安全性和完整性。其次，加密傳輸與存儲。采用加密技術確保檔案在傳輸和存儲中的安全性，防止檔案的泄露。最后，防止網絡攻擊。使用防火墻、入侵檢測系統和安全認證機制等技術手段，防止黑客和惡意軟件對檔案系統的攻擊，保護檔案數據的安全。2.規范操作與責任。首先，制定操作規范。明確檔案系統的使用規范和操作流程，對醫院管理人員和其他員工進行培訓，提高其操作的規范性。例如，醫院可以定期舉辦知識講座，促使相關人員進行集中學習，使其能明確使用規范和標準。其次，確定責任和權益。明確檔案管理的責任人員和職責，并建立相關的監督和評估機制，鼓勵醫院醫護人員全體進行相互監督，確保檔案管理的合規性。最后，數據備份與災備。定期對檔案數據進行備份，確保在系統故障或數據丟失時能夠及時恢復。同時，建立災備機制，包括備份設施、備用電源等，確保在自然災害或系統故障時能夠繼續提供檔案管理服務。3.定期評估與改進。首先，定期評估檔案系統。定期對檔案系統進行評估，包括用戶滿意度、系統性能、安全性等方面，可利用問卷調查等方式對醫護人員的使用滿意度進行調查，并根據評估結果進行相應的改進和優化。其次，緊跟技術發展。醫院應鼓勵相關管理人員及時關注檔案管理技術的發展和更新，及時引進新的技術和應用，提高檔案管理的效率和質量。

通過以上的保障策略，能夠有效地保障和落實醫院的“互聯網+”檔案管理方案，確保檔案數據的安全性、完整性和可用性，提高檔案管理的效率和質量，為醫院提供有效的業務支持。

五、結語

綜上所述，在醫院檔案管理工作中應用“互聯網+”方案，有利于提高醫院檔案管理工作的效率，并促進檔案信息資源的共享和利用，對加快醫院信息化建設步伐、提升醫院整體競爭力來說具有十分重要的意義。未來，醫院“互聯網+”檔案管理有著廣闊的發展前景。例如，通過智能化的數據分析和挖掘，提升醫院的業務決策能力和效率。同時，醫院的檔案管理將更多地依賴于云端存儲。通過云端存儲，醫院可以實現檔案數據的遠程訪問和共享，云端存儲也能夠提供更強大的災備和容災功能，確保數據的安全性和可靠性。此外，“互聯網+”檔案管理將更多地側重于多方的協同合作。醫院、患者、醫保機構等各方可以共享檔案數據，實現信息的互通互聯，提高診療效率和質量，提供更好的醫療服務。