高職院校人事檔案信息化建設初探

文/云南體育運動職業技術學院 謝曉蕓 蔡慶紅

一、高職院校人事檔案信息化建設的內涵及目標體系

（一）高職院校人事檔案信息化建設的內涵?！丁笆奈濉比珖鴻n案事業發展規劃》明確提出要“著力推動檔案工作走向依法治理、走向開放、走向現代化”，為新時代檔案事業創新發展提出了根本要求，同時，統籌“四個體系”建設的發展思路，為“人事檔案信息化建設”的內涵提供了重要參考。筆者認為，“高職院校人事檔案信息化建設”的內涵可以描述為：高職院校在人事檔案管理過程中堅持創新發展原則，以人事檔案數字化為依托，逐步形成具有完備的人事檔案資源體系、科學的人事檔案利用體系、先進的人事檔案安全體系和健全的人事檔案治理體系的人事檔案管理模式。主要體現在以下四個方面。1.自主化建設。高職院校根據干部管理權限獨立開展人事檔案管理工作，自主開展數字人事檔案的收集、審查和利用工作。2.規范化建設。高職院校在紙質人事檔案整理工作的基礎上開展信息化建設，明確人事檔案專項審核的方案和程序，統一業務標準，確保人事檔案材料真實準確、完整規范。3.制度化建設。高職院校人事檔案的收集、審查、錄入、利用等步驟都應配備相關制度，以保證人事檔案的信息安全。4.信息化建設。高職院校應改變傳統的人事檔案管理理念，以人事檔案數字化資源為依托，為高職院校的創新發展奠定基礎[1]。

（二）高職院校人事檔案信息化建設的目標體系。1.完備的人事檔案資源體系。人事檔案資源體系包括紙質人事檔案和數字人事檔案兩種形態，高職院校自主開展人事檔案紙質載體的整理和專項審核工作，嚴格規范人事檔案數字化加工流程，按照“整理—審核—掃描—再整理”的思路，將日常審核與數字化掃描相結合，實現紙質人事檔案與電子人事檔案相互印證的“雙保險”。2.科學的人事檔案利用體系。根據《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國保守國家秘密法》等相關的人事檔案保密規定和查閱檔案注意事項，科學設置人事檔案信息化數據管理平臺的使用權限和查閱模塊，實現精準的數據匯總和教師隊伍結構分析等功能?？茖W的系統權限設置可實現賬號專人專用，從技術層面上避免人事檔案造假、非法盜取人事檔案數據信息等問題，能從教師隊伍學歷、年齡、職稱、職業技能等維度分析師資隊伍結構，有利于及時發現問題并調整學校崗位設置。3.先進的人事檔案安全體系。在物理環境方面，需增強人事檔案庫房、機房、信息化加工場所的防火、防盜、防高低溫、防潮濕、防水、防光、防塵、防有害氣體、防蟲、防霉等功能；在網絡環境方面，人事檔案信息化數據管理平臺需從技術層面解決人事檔案數字資源易遭遇的中間人攻擊、病毒攻擊、系統崩潰、數據丟失等問題。同時，人事檔案工作者應對人事檔案數字資源的安全保持高度的警惕性，防止人事檔案數字資源被損壞、被非法盜取。4.健全的人事檔案治理體系。強化學校黨委主體責任，層層落實人事檔案工作組織紀律，建立健全的人事檔案工作制度，學校應建立主動移交人事檔案材料的工作機制，人事檔案材料的收集、審查、錄入、利用等日常工作均需按照統一的技術標準和操作流程開展，制定崗位管理制度、人員管理制度、場地管理制度、設備管理制度、數據管理制度、檔案實體管理制度、問題反饋機制等人事檔案工作制度。

二、高職院校人事檔案信息化建設的現狀

《干部人事檔案工作條例》《“十四五”全國檔案事業發展規劃》等相關文件對人事檔案工作的保密性、紀律性、安全性提出了更高要求，意味著傳統的人事檔案管理模式已不能適應目前的工作需要。近年來，高職院校人事檔案信息化建設實效為國家信息化建設注智賦能，但在結合新階段新目標新任務方面仍存在一些問題。

（一）觀念障礙?！秶衣殬I教育改革實施方案》明確提出：“沒有職業教育現代化就沒有教育現代化”，因此，加強職業教育信息化建設是大力發展職業教育的需要，也是增強職業院校競爭力的需要。目前，高職院校內外部環境急劇變化，人事檔案傳遞速度增快，人事檔案工作具有人員調動頻繁、涉及范圍廣、手續煩瑣等特點，大部分高職院校仍存在對人事檔案信息化建設認識不足、依賴傳統的人事檔案管理模式等問題。相關人員思想觀念落后，未看到人事檔案信息化建設的社會效益和經濟效益，導致信息化建設動力不足，亟待尋找切合實際的優化路徑，創新高職院校人事檔案管理工作的工作理念和方式方法，為高校發展提供強勁的后勤保障[2]。

（二）制度缺陷。受傳統人事檔案管理模式的影響，目前大部分高職院校人事檔案材料的收集、審查、錄入、利用等日常工作仍采取全人工的方式，配套的管理制度不健全。在人事檔案整理歸檔階段，未對歸檔文件進行仔細檢查和評估，未制定符合標準的裝訂方案，存在多次裝訂、選擇的裝訂材料存在損壞歸檔文件的物質等問題；在人事檔案數字化加工階段，未制定科學的工作方案和操作標準，工作人員缺乏必要的網絡安全意識，人事檔案紙質載體和人事檔案數字資源的質量和安全得不到保障；在人事檔案保管利用階段，未建立嚴格的人事檔案信息安全保密制度，存在未對查閱、復制、下載或打印等利用行為進行嚴格登記或未對利用單位、人員、內容、日期和方式進行逐項登記等問題。

（三）技術瓶頸。實現高職院校人事檔案信息化建設，必須有專業的人事檔案信息化數據管理軟件和配套的硬件作為支撐，如何結合學校實際設計好人事檔案信息化數據模塊、如何在學?，F有辦公環境下為人事檔案信息化建設提供配套的硬件設施等問題，是目前高職院校人事檔案信息化建設的重點和難點。在場地設備方面，大多數高職院校并未嚴格按照標準分開設置人事檔案庫房、人事檔案整理室、人事檔案閱覽室，未能全方位無死角裝置攝像頭，未配備單獨的服務器、計算機、掃描儀等設備；在數據分析方面，大多數高職院校未能將人事檔案信息作為切入口，以形成系統的師資隊伍結構數據分析，未能為高職院校師資隊伍建設和專業建設提供科學直觀、有價值的依據。

（四）人才短板。高職院校人事檔案信息化建設工作是一項長期的系統性工作，需要有熟練掌握人事檔案相關政策及計算機網絡知識的復合型人才作為支撐。目前，西部地區高校的檔案學專業較為冷門、規模偏小、布局有待優化，不能滿足人事檔案工作對專業人才的需求。同時，大部分高職院校在人事檔案管理工作中并未設置和配備明確的人事檔案管理工作機構和專門的管檔人員，大多數人事檔案管檔人員對人事檔案材料的鑒別、整理和審核能力不強，掌握各類問題的準確性不高，普遍存在結合工作節點突擊性收集整理檔案材料、未對收集到的材料進行查證核實、人事檔案材料歸檔工作有著較大的被動性、人事檔案日常性管理工作不嚴謹等問題[3]。

三、高職院校人事檔案管理信息化建設的優化路徑

高職院校人事檔案管理信息化是實現學校治理體系和治理能力現代化的重要支撐，針對目前高職院校人事檔案信息化建設工作中存在的困難和問題，建議從人事檔案信息化建設制度、日常審核機制、硬件和軟件建設、配備專門人事檔案管理人才等方面進行優化。

（一）建立健全人事檔案信息化建設制度。人事檔案工作走向依法管理，規范的工作標準和操作流程不可或缺。在崗位職責設計環節，應設立符合高職院校實際的人事檔案管理工作機制，明確各類崗位的職責和工作要求，形成具體的業務操作流程、獎勵懲罰辦法、工作考核內容等；在日常工作環節，應對工作人員的日常行為、安全保密責任、出入證使用、通訊及存儲設備等進行規范；在場地環境管理環節，應對人員出入、檔案庫房環境標準、監控設備、網絡安全、現場物品等的管理進行規范；在硬件設備維護環節，應對工作場地存放的基礎設備的操作、保管、檢查、維修等行為進行規范；在數據資源管理環節，應對數字化加工、系統軟件利用、數據備份、軟硬件維護等各環節所產生的數據的管理進行規范；在檔案實體管理環節，應對人事檔案紙質載體的審核、存放、加工、利用等行為進行規范；在問題反饋環節，應對人事檔案材料審核、加工、利用過程中發現的問題及時進行反饋和修正，并對反饋和修正行為進行規范。

（二）建立健全日常審核機制。高職院校對教師日常管理活動中形成的大量關于考核、職稱、學歷、晉升、工資的材料，均應按照“隨收隨審，隨審隨歸檔”的工作要求錄入教職工的人事檔案。建立健全人事檔案的日常審核機制，即以流水線方式完成人事檔案信息的整理審核、數字采集工作。首先，對入檔紙質材料的形成時間、材料制式、真實性進行審核，對審核中發現的問題區分不同類型，采取實地走訪、談話函詢、信息對比和綜合分析等方式進行調查核實。其次，對調查審核后的各類人事檔案材料進行同步數字收錄，將紙質人事檔案提卷后，先拆卷校對頁數，并按掃描標準分類建立電子檔案目錄后掃描錄入。最后，由專人開展復核，確認人事檔案原件及電子數據一致后，按順序將紙質材料重新裝入檔案盒，并對電子文件進行存檔備份，保證人事檔案數字資源的準確性。

（三）加強硬件和軟件建設，服務高職院校師資隊伍建設。1.硬件建設方面。高職院校應嚴格執行人事檔案庫房、整理室、閱覽室三室分開標準，配備專門的電腦、打印機、掃描儀等設施，人事檔案查閱過程應實現軟件系統監控和現場無死角攝像頭監控。2.軟件建設方面。高職院校所選擇的人事檔案信息化數據管理平臺應兼顧人事檔案的安全保護和開放利用，具有人事檔案數據安全功能和服務功能。設置閱檔權限可按電子人事檔案目錄分類授權、身份類型授權或功能授權；閱檔期限可按時間、日期或有效期等多種方式行進設置；設置借閱監控可采用加密信道傳輸，并對閱檔過程進行記錄；設置數據分析模塊可匯總教師年齡、學歷、職稱、職業技能、履歷等字段，用數據展現學校師資隊伍的整體素質和能力水平，為管理者提供直觀的量化數據。

（四）配備專業的人事檔案管理人員。高職院校人事檔案信息化數據管理平臺在完成基礎的數據錄入后，仍需要持續進行維護與更新，因此，高校應進一步拓寬檔案學專業人才培養和檔案學科建設的思路和視野，在人事檔案管理工作中明確專門的工作機構，配置符合崗位需要的具備相應文化程度和業務技能的專門人才，包括熟悉人事檔案相關政策并具有較強的人事檔案業務問題研究能力和組織領導能力的管理人員，熟悉檔案工作法律法規、規章制度、標準規范并能為人事檔案信息化工作提供技術支持的技術人員，以及系統掌握人事檔案專業基礎理論和專業知識且具備較高業務工作能力的操作人員等[4]。

四、結語

奮進新征程、建功新時代。高職院校人事檔案是關乎每位教職工個人基本信息、學歷、工作經歷、干部身份等方面的重要證據，大數據技術、區塊鏈技術等的應用越發普及，深刻影響和改變著人事檔案工作的理念、內容、方法、模式。如何利用信息技術優化高職院校人事檔案管理模式，服務學校師資隊伍建設，對高職院校的管理和發展具有重要意義。高職院校應盡快建立人事檔案數字資源庫，優化人事檔案管理模式，以人事檔案信息化支撐高職院校治理體系和治理能力現代化。