信息技術在高校檔案管理中的應用

黃苗珠

摘要：傳統的高校檔案信息管理存在著一定的弊端。將信息技術應用于檔案信息管理中，能夠有效地提高管理水平。本文闡述了高校檔案管理傳統方式的缺點，分析了信息技術和高校管理之間的聯系，提出了信息技術下高校檔案管理的措施。

關鍵詞：信息技術；高校；檔案管理

中圖分類號：G271文獻標識碼：A文章編號：1671-0568（2012）11-0155-02

高校是培養人才的搖籃，是高新技術的發源地。檔案是高校重要的本源性信息源，以各種文字、圖表、聲像的形式記錄著高校的教學、科研、黨政管理等工作，最真實地記錄著高校的過去。高校要不斷地提高檔案信息資源的利用率，通過計算機網絡為用戶提供更便捷的服務，促進檔案管理的信息化建設。

一、傳統高校檔案管理方式的缺點

高校檔案管理系統是教育單位管理不可缺少的重要組成部分，是高校決策者和管理者實行管理的重要依據。高校檔案管理系統能為用戶提供信息，方便用戶進行快速的查詢。但是，在傳統的高校檔案管理中，人們使用的人工管理文件檔案的方式存在著一些弊端。

1.高校檔案管理觀念落后

過去，很多高校的領導往往把注意力集中在了教學和科研工作上，沒有對檔案信息的價值、作用以及資源管理工作引起重視。教師作為教學活動的主體，同樣也把精力放在了日常的教學和科研活動中，忽視了檔案信息資源的建設和管理，想當然地認為檔案管理是學校領導和行政管理部門的事，與己無關。觀念落后使得檔案信息的建設不太完整，長期的信息資料都積壓一起，整理起來比較混亂，降低了歸檔率。檔案信息的不完整或缺失，從很大程度上影響了檔案信息的真實性和客觀性。

2.高校檔案管理模式陳舊

隨著社會的發展，檔案信息資源已逐漸成為社會發展的戰略性資源。然而，有些高校的檔案信息管理手段還比較落后，依然使用傳統的手工操作方法來完成檔案的收集、整理等工作，不僅工作量很大，效率也很低，也沒有一個統一的檔案信息資源庫。另外，“重管理，輕服務”的管理方式造成封閉性和單一性，不利于檔案的借閱和查找，降低了查找檔案的完整率和準確率，也不利于充分利用檔案信息的價值。

3.高校檔案管理水平整體低下

由于有的高校延用傳統的人工管理方式，降低了管理效率，傳統的人工管理文件檔案的方式會導致信息量過大而不方便檢索，大大地降低了檔案管理人員的工作效率。另外，傳統的人工管理方式，使得接觸檔案的人員眾多，大大增加了檔案保密工作的難度。加之傳統的管理方式不方便檔案的查找、維護和更新，因此形成長期的檔案積累，就會有大量的文件和數據產生，對檔案的查找、更新和維護造成很大的不便。

二、信息技術與高校檔案管理

隨著社會發展，科技進步，信息的存儲和處理趨于簡便、易操作，電子檔案隨之而產生。和傳統的檔案相比，電子檔案具有很多優越的特性：它是新鮮的事物。電子檔案管理比傳統的載體檔案管理有更多的優勢，并且已經廣泛應用于現代檔案的管理中；電子檔案具有存儲量大、占用空間小、傳輸快的特點；信息技術中的數據庫技術和網絡技術對高校檔案管理的作用最大。數據庫具有強大的數據管理功能，能夠通過一定的數據模型將檔案管理中涉及到的大量信息組織起來，實現文檔的一體化。輸入一次就能反復地利用，有效地提高了檔案的質量和文件立卷效率。

1.數據庫與高校檔案管理

電子檔案實際上早在幾十年前就存在了，早期的文件系統也能夠存儲電子文檔。但由于早期文件系統在檢索、數據冗余以及共享方面存在一定的弊端，所以也沒有在檔案的管理中得到廣泛應用。隨著數據庫技術的快速發展，現在很容易就能實現數據的存儲、檢索、共享和冗余的消除。檔案信息數據庫的建立，能夠將計算機快速檢索和密集存儲的功能充分地發揮出來，從而提高檔案信息的利用率，實現檔案的現代化管理。

2.網絡與高校檔案管理

互聯網是全球性的計算機網絡，由多種類型和規模的計算機網絡組成，這些網絡又通過各種線路連接成為各種組織的網絡。計算機網絡的存在，實現了資源的共享?；ヂ摼W的快速發展，使其在技術和設備上都能滿足檔案信息的網絡化管理需求。如今高校建立的網絡系統已經越來越完善，在教育科研網開通的同時，還鏈接了多種不同的網絡系統，真正實現了網上信息資源的共享，為高校檔案信息管理的網絡化建設提高了有力保障。隨著社會的進步，人們需要高層次、綜合性地利用檔案信息，所以高校檔案信息管理需要擺脫過去各自為政的傳統管理模式，將信息在互聯網上公布，以方便公眾查詢，及時地獲取需要的檔案信息，最大程度地實現檔案信息資源共享，實現全方位的檔案信息化管理。

三、信息技術下高校檔案管理的措施

為了實現檔案的信息化管理，提高高校檔案信息的管理效率，筆者提出以下應對措施：

1.更新觀念，增強對檔案信息化管理的認識

首先，應該引入競爭機制，培養競爭意識。將競爭機制引入到檔案管理當中，使工作實績和經濟利益掛鉤，提高檔案工作人員的自覺性，增強他們的責任心。進一步提高檔案管理的效益，有效推進檔案管理的改革。其次，應該有意識地增強科研意識并應用于實踐中。要充分地應用現代化管理技術來進行高校檔案管理，積極地探索行之有效的檔案管理方法，及時發現并解決檔案管理中存在的問題，不斷地在工作中進行總結，從而進一步提高管理水平。

2.加大對高校檔案管理基礎設施的投資

高校實行檔案管理的信息化建設需要投入資金，要配備相應的設備、軟件系統以及人員技術等，還要準備一筆資金用作維護。然而，目前資金投入不足的現狀嚴重阻礙著高校檔案管理信息化建設。要想加強檔案管理的信息化建設，就必須投入大量的資金，用來購置信息處理的硬件設備，建立局域網，進行信息安全維護。

3.提高檔案管理人員的專業化技能

隨著信息技術的發展，高校檔案管理工作人員的工作也面臨著新的挑戰。高校的檔案管理人員需要具備較高的綜合素質，不僅需要扎實的專業技能，還需要熟練掌握相關管理軟件的操作以及系統的維護技術。檔案信息管理人員還要增強安全防范意識。從客觀上來講，我國高校目前的檔案管理整體水平不是很高，無法滿足信息時代檔案事業的發展需求。雖然有些高校已具備實施檔案管理信息化建設的條件，但是由于有些管理人員的文化程度較低，知識結構和能力結構有所欠缺，十分缺乏既精通檔案業務、又懂計算機技術的復合型人才，人才因素阻礙著高校檔案管理的信息化建設。

4.強化標準化建設

標準化是網絡化自動化的基礎，構建高校檔案管理網絡化協調機制，應該針對檔案信息化管理的業務工作、設備、技術方法等，組織相關人員共同制定出一套完整的規范，并結合行業的發展趨勢以及國內外的標準，制定一套在信息化建設中共同遵守的標準。在高校領導的統一協調組織下，統一運用高質量的應用軟件，建立一個標準化的數據庫。

總而言之，在高校檔案管理中引入現代信息技術能夠有效的提高檔案管理人員的工作效率，增強檔案管理的保密性，使人們及時、準確地查找到所需的檔案信息。所以，各高校應該轉變觀念，大力開發檔案信息資源，實現檔案管理的信息化和科學化。

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